Từ đồ thị 2.2 chúng ta thấy chi phí vận chuyển hàng hóa về Hà Nội là rất lớn. Chiếm tới 24% chi phí của nhà máy. Do đó cần phải phân tích, tìm ra giải pháp giảm chi phí này.
b. Hệ thống tổ chức của công ty:
Cơ cấu tổ chức của Tân An bao gồm:
-Hội Đồng Tân An: là cơ quan quản lý cao nhất của Tân An Group, là các cổ đơng
đóng góp xây dựng lên Tân An.
-Ban giám đốc: là cơ quan điều hành của Tân An gồm Tổng giám đốc, phó tổng giám
đốc, giám đốc, phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực do Hội đồng bổ nhiệm;
- Các đơn vị trực thuộc: bao gồm 10 đơn vị trong đó có Bộ máy điều hành, 3 Xí nghiệp thành viên..
47
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Tân An Group(nguồn tanangroup.com)
2.1.2 Vai trò của logistics trong Tân An Group:
Hoạt động logistics của Tân An bao gồm tất cả các hoạt động diễn ra nhiều nơi
nhưng ở phần nghiên cứu này chúng ta xét đến hoạt động tại nhà máy sản xuất gỗ MDF tại huyện n Thủy tỉnh Hịa Bình. Vì đây là hoạt động logistics chính ở Hà Nội. Dưới đây là đôi nét giới thiệu về huyện n Thủy tỉnh Hịa Bình.
Huyện n Thủy phía Bắc giáp huyện Kim Bơi, phía đơng giáp huyện Lạc Thủy, phía Tây giáp huyện Lạc Sơn và phía Nam giáp tỉnh Ninh Bình ( huyện Nho Quan) Diện tích 282,1 Km2. Dân số 65780 người ( số liệu thống kê tháng 1 năm 2012) trong đó có 32.795 nam và 32.805 nữ. Huyện có 6 dân tộc sinh sống, trong đó dân tộc Mường chiếm 67,57%, dân tộc kinh chiếm 32,22% các dân tộc khác chiếm 0,21 %. Huyện có thị trấn Hà Tram ( huyện lị) và 12 xã: Bảo Hiếu, Đa Phúc, Đoàn Kết, Hữu Lợi, Lạc Hưng, Lạc Lương, Lạc Sỹ, Lạc Thịnh, Ngọc Lương, Phú Lai, Yên Lạc, Yên Trị.
48
tích 270ha và 4 444 nhân khẩu.
Huyện Yên Thủy được thành lập ngày 17/8/1964 trên cơ sở tách từ huyện Lạc Thủy, Ban đầu có 11 xã: Bảo Hiệu, Đồn Kết, Hữu Lợi, Lạc Hưng, Lạc Dương, Lạc Sỹ, Lạc Thịnh, Ngọc Lương, Phú Lai, Yên Lạc, Yên Trị.
Ngày 27/3/1999, chuyển xã Đa Phúc thuộc huyện Lạc Sơn về huyện Yên Thủy quản lý. Địa hình Yên Thủy được bao bọc bởi dãy núi đá vơi, phía nam là dãy núi đá ba bọc rừng quốc gia Cúc Phương của tỉnh Ninh Bình trải dài từ đầu huyện đến cuối huyện, phía bắc là các dãy núi xen kẽ đồi và song suối nhỏ. Về phía đơng và tây thì tương đối bằng phẳng.
Khí hậu: n thủy có khí hậu tương đối đặc trưng của Miền Bắc Việt Nam, lạnh về mùa đơng, nóng về mùa hè, vào mùa Hè cịn có cả gió phơn từ phía tây thổi qua, mát mẻ mùa thu và ấm áp vào mùa xn. Đặc biệt do địa hình có độ dốc nhẹ về phía đơng và khơng có nhiều sơng suối nên trên địa bàn hầu như khơng có lũ lụt vào mùa mưa.
Giao thông : Quốc lộ 12A nối từ thành phố Tam Điệp qua thị trấn Hàng Trạm đến
huyện Tân Lạc. Đường Hồ Chí Minh chạy qua huyện.
Nhà máy sản xuất gỗ MDF Tân An – Vinafor Hồ Bình bắt đầu xây dựng từ năm 2009 và dự kiến sẽ chạy hết công suất vào năm 2011.
- Nhà máy có cơng nghệ sản xuất gỗ MDF tiên tiến được Công ty trực tiếp nhập khẩu và
giám sát lắp đặt.
- Công suất 54.000m3/ năm.
- Sản phẩm chủ yếu của Công ty là gỗ ván sợi nhân tạo MDF có độ dày từ 8 ÷ 25mm.
Chiều dài 1.830mm, chiều rộng 1.220mm rất tiện lợi trong cơng việc xây dựng, trang trí nội thất và ngoại thất cho các cơng trình. Là vật liệu chủ yếu cho sản xuất đồ mộc. Gỗ MDF rất thuận lợi cho công việc gia công khung ngoại làm cửa sổ, cửa đi cho các cơng
trình, sản xuất từ các loại sản phẩm gia dụng khác. Sản phẩm MDF Tân An – Vinafor
Hồ Bình đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.
- Nguyên liệu để sản xuất chủ yếu là gỗ rừng trồng (gỗ thông, keo, bạch đàn, tràm).
- Lao động: 190 người gồm kỹ sư, đại học, cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹ thuật từ
bậc 3 đến bậc 7.
49
Tất cả các hàng hóa vật tư thiết bị nhập vào nhà máy gỗ MDF bao gồm từ nhiều nguồn:
- Các hợp đồng kinh tế do nhà máy gỗ MDF của Tân An ký kết được với các đơn
vị trong nước.
- Các hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị từ nước ngoài, và các nguyên vật liệu đầu
vào trong nước do xí nghiệp sản xuất gỗ tìm kiếm được.
- Hàng hóa, vật tư thiết bị đã qua sử dụng được các đơn vị thành viên chuyển về để lưu kho hoặc để sử dụng cho tương lai.
Hoạt động Outbound Logistics tại kho:
Hàng hóa, vật tư thiết bị khi ra khỏi kho sẽ theo con đường sau:
Kho hàng của các đơn vị thành viên trong Tân An, là chủ sở hữu của các hợp đồng kinh tế, nhập khẩu, xuất khẩu.
Kho hàng của các đại lý, chủ sở hữu của các hàng hóa được chuyển từ nhà máy
tới kho hàng của các đại lý.
Đưa xuống ô tô dịch vụ, để vận chuyển ra các khu vực thăm dò khai thác nguyên liệu.
Sau đi đã phân tích sơ qua hoạt động đầu vào và đầu ra của chu trình logistics của
cơng ty, ta sẽ đi vào chức năng nhiệm vụ cụ thể và cơ cấu tổ chức của nhà máy gỗ Tân An Group:
Dưới đây, ta sẽ đi vào chi tiết chức năng nhiệm vụ chính của kho hàng của Tân An, cũng như cơ cấu tổ chức của kho mà Tân An Group đã giao cho các xí nghiệp thay mặt mình chủ quản và báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm về cho Tân An Group. Danh mục các dịch vụ mà kho hàng ở nhà máy gỗ của Tân An cung ứng cho các đơn vị
thành viên :
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bốc xếp
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa được thực hiện theo quy trình các bước sau:
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng (từ các đơn vị thành viên của Tân An cũng như các nhà
50
Các kỹ sư tại phòng thương mại của bộ máy điều hành của Tân An đối với yêu cầu vận chuyển vào kho với các vật tư thiết bị từ các đơn hàng xuất phát từ các đơn vị thành viên của Tân An;
Các kỹ sư tại phịng vật tư của bộ máy điều hành của cơng ty đối với yêu cầu vận
chuyển ra khỏi kho với các vật tư thiết bị từ các đơn hàng xuất phát từ các đơn vị thành
viên của công ty.
Sau khi tiếp nhận các yêu cầu, các kỹ sư phụ trách sẽ làm công văn gửi xuống các
phòng ban ở đơn vị dịch vụ để giải quyết:
Đối với vật tư thiết bị xuất phát từ các đơn hàng của đơn vị thành viên thì sẽ được
gửi xuống phòng thương mại – dịch vụ của đơn vị dich vu để làm chứng từ hàng hóa chuẩn bị nhập vào kho;
Đối với hàng hóa xuất ra khỏi kho theo yêu cầu từ các nhà thầu hóa chất thì sẽ được gửi xuống phịng thực hiện hợp đồng của đơn vị dịch vụ để đối chiếu làm giấy tờ theo hợp đồng cho lưu kho từ trước.
Tiếp theo, chuyển yêu cầu cho phòng kiểm định nhập xuất vật tư thiết bị của nhà
máy gỗ, phòng này sẽ làm các giấy tờ gửi xuống căn cứ kho để làm việc.
Sau khi nhận được xác nhận từ căn cứ kho:
thành viên
Đối với vật tư thiết bị nhập vào, sẽ cần sự có mặt của đại diện đơn vị
cơng ty để kiểm tra theo đúng đơn hàng mà họ đặt mua, và giám sát việc vận chuyển vào kho, thường sẽ là kỹ sư phòng thương mại của đơn vị thành viên;
Đối với các hàng hóa xuất ra khỏi kho, thì tùy thuộc chủ sở hữu là ai, sẽ có sự tiếp nhận bàn giao ngay tại kho, và vận chuyển ra khỏi cảng sau khi hoàn tất mọi khâu kiểm tra
tình trạng hàng hóa, số lượng, chứng nhận …
Dưới đây là hệ thống các nguồn lực phục vụ cho dịch vụ vận chuyển, bốc xếp
hàng hóa:
Để thực hiện tốt phạm vi cơng việc của mình, cơng ty đã trang bị cần cẩu chân đế KПM3/12 có sức nâng 32 tấn. Sau thời gian sử dụng, hiện tại tải trọng làm việc cho phép đối với cần cẩu này là 24 tấn.
Bên cạnh đó với số lượng xe nâng hàng chuyên dụng của cảng gồm có 06 chiếc tải trọng từ 2 đến 2,5 tấn và 02 chiếc có tải trọng 3,5 tấn phục vụ cơng tác xếp dỡ hàng tại cầu cảng và sắp xếp hàng hóa trong kho.
51
Xe tải thùng các lọai từ 1,5 T đến 20 T : 5 xe gồm các lọai xe, FAW, Mitsubishi.
Xe chuyên dùng vận chuyển xếp dỡ hàng hóa cẩu, kéo, nâng : 5 chiếc loại cần
cẩu 10 tấn.
Các phương tiện chuyên dùng khác xe xúc có: 2 xe. Dịch vụ lưu kho, bảo quản vật tư thiết bị:
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa được thực hiện theo quy trình các bước sau:
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng (từ các đơn vị thành viên trong Tân An Group cũng như các nhà thầu ngồi cơng ty) qua hệ thống văn bản/Email/Fax… cơng việc được thực hiện bởi các kỹ sư của phịng vật tư cơng ty.
Sau khi tiếp nhận các yêu cầu, các kỹ sư phụ trách sẽ làm cơng văn gửi xuống các phịng ban ở đơn vị dịch vụ để giải quyết:
Đối với vật tư thiết bị xuất phát từ các đơn hàng của đơn vị thành viên thì sẽ được
gửi xuống phòng kiểm định nhập xuất vật tư thiết bị của đơn vị dịch vụ để làm chứng từ
hàng hóa chuẩn bị nhập vào kho, dưới sự giám sát của kỹ sư phòng vật tư của cơng ty và
kỹ sư phịng thương mại của đơn vị thành viên;
Đối với hàng hóa từ các đối tác của Tân An thì sẽ được gửi xuống phịng thực
hiện hợp đồng của đơn vị để đối chiếu làm giấy tờ theo hợp đồng cho lưu kho.
Đối với hàng hóa dịch vụ bị trả về từ phía khách hàng thì sẽ được gửi xuống
phòng kinh doanh lập phiếu, biên bản gửi xuống kho nhập lại hàng hóa bị trả về.
Tiếp theo, yêu cầu được gửi xuống căn cứ kho để cho nhập vật tư thiết bị vào
kho. Căn cứ kho sẽ phân loại các hàng hóa theo danh mục từ trước và vận chuyển vào kho lưu trữ tương ứng dưới sự giám sát và chứng nhận của các bên liên quan.
Dịch vụ thuê nhân lực:
Dịch vụ thuê nhân lực được thực hiện theo quy trình các bước sau:
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng (từ các đơn vịtrong Tân An cũng như các nhà thầu
ngồi cơng ty) qua hệ thống văn bản/Email/Fax… công việc được thực hiện bởi các kỹ
sư của phòng lao động tiền lương của công ty.
Đối với nhân lực làm việc tại nhà máy gỗ, thì yêu cầu sẽ được chuyển xuống phòng thực hiện hợp đồng của nhà máy gỗ;
52
Đối với nhân lực làm việc trên các cơng trình cho các đơn vị khác của Tân An
Group, thì sẽ được gửi đến các phịng cán bộ của các đơn vị thành viên tương ứng với
chuyên môn yêu cầu
Sau khi tiếp nhận các yêu cầu, các kỹ sư phụ trách sẽ làm hợp đồng cho thuê nhân lực, gửi yêu cầu về các phòng ban chức năng của xí nghiệp thành viên tương ứng chun mơn để sắp xếp nhân lực chuẩn bị nhận nhiệm vụ từ phía khách hàng.
Sau khi hồn thành, sẽ tiến hành thanh toán hợp đồng và gửi báo cáo lên cho phịng lao động tiền lương của cơng ty để thống kê.
Dịch vụ cung cấp hàng rời chuyên dụng:
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng (từ các đơn vị trong Tân An Group cũng như các nhà
thầu ngồi cơng ty) qua hệ thống văn bản/Email/Fax… công việc được thực hiện bởi các kỹ sư của phịng vật tư của cơng ty
Đối với ô tô phục vụ cho cơng trình của cơng ty, thì u cầu sẽ được chuyển xuống phòng kiểm định nhập xuất vật tư thiết bị của đơn vị dịch vu để làm giấy tờ cấp
hàng cho ô tô, và gửi xuống kho tiến hành côngviệc;
Đối với ô tô phục vụ cho cơng trình ngồi cơng ty, thì sẽ được gửi đến phịng
thực hiện hợp đồng trước, sau khi xuất hợp đồng mua bán thì gửi xuống phịng vật tư thiết bị của đơn vị dịch vu để tiếp tục làm giấy xuất hàng gửi xuống kho tiến hành bốc
hàng lên xe.
Sau khi tiếp nhận các yêu cầu, kho sẽ phân phối nhân lực, cũng như sắp xếp thứ tự làm việc cho từng ô tô để tiến hành bốc rỡ vật liệu rời xuống tàu thông qua hệ thống cẩu tự hành.
Sau khi hoàn thành, sẽ tiến hành thanh toán hợp đồng và gửi báo cáo lên cho phòng vật tư của công ty để thống kê.
Dưới đây là hệ thống các nguồn lực phục vụ cho dịch vụ cung cấp vật liệu rời: Để không ngừng nâng cao năng suất lao động, đảm bảo an tồn và có hiệu quả
trong việc vận chuyển vật liệu rời Nhà máy gỗ đã trang bị một hệ thống cẩu hiện đại .
53
Ngoài ra với khoảng hơn 00 thùng gỗ các loại cùng với các công cụ hỗ trợ khác, 5
Công ty đảm nhận tốt công tác xếp dỡ và gửi hàng hóa từ kho phân phối tới các điểm tập kết không bị hư hỏng.
Dịch vụ của kho:
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng (từ các đơn vị trong Tân An Group cũng như các
nhà thầu ngồi cơng ty) qua hệ thống văn bản/Email/Fax… cơng việc được thực hiện bởi
các kỹ sư của phòng vận tải chuyên nghiệp của công ty.
Đối với ơ tơ phục vụ cho cơng trình vận chuyển của cơng ty, thì u cầu sẽ được chuyển xuống kho của công ty để làm giấy tờ cho phép ô tô vào kho làm dịch vụ;
Đối với ô tô phục vụ cho cơng trình vận chuyển ngồi cơng ty, thì sẽ được gửi đến phịng thực hiện hợp đồng của đơn vị dịch vụ trước, sau khi xuất hợp đồng cho thuê ơ tơ thì gửi xuống kho của đơn vị dịch vụ để tiếp tục làm giấy tờ cho phép ô tô vào kho làm dịch vụ.
Sau khi tiếp nhận các yêu cầu, kho sẽ phân phối nhân lực, cũng như sắp xếp thứ
tự làm việc cho từng ô tô.;
Sau khi hồn thành, sẽ tiến hành thanh tốn hợp đồng và gửi báo cáo lên cho phịng vận tải của cơng ty để thống kê.
2.1.3 Kết quả của các hoạt động logistics trong Tân An Group:
Bảng 2.3: Báo cáo khối lƣợng vận chuyển,xếp dỡ trong năm 2015 và 2016
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2015 Năm 2016
Hàng nhập vào kho Tấn 60,125 66,976
Đơn hàng Tấn 35,321 37,098
Hàng vào từ đường bộ Tấn 60,125 66,976
Vận chuyển nội bộ kho Tấn 30,546 32,654
Hàng xuất khỏi kho về Hà Nội Tấn 29,579 34,322
54
Bảng 2.4: Báo cáo chi phí dịch vụ trong năm 2015 và 2016
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2015 Năm 2016 Chi phí vận chuyển VNĐ 10,944,230,00 12,699,140,000 Phí lưu kho VNĐ 1,406,955,000 1,530,403,000 Kho hàng VNĐ 1,565,160,000 1,570,425,000 Ngoài bãi VNĐ 841,795,000 959,978 Dịch vụ đậu ô tô VNĐ 450,199,000 438,640,000 Dịch vụ bảo dưỡng VNĐ 517,444 395,286,000 Tổng chi phí VNĐ 15,208,856,44 16,634,853,978
Sau khi tổng hợp, ta nhận thấy chi phí vận chuyển hàng hóa về thị trường Hà Nội là rất lớn. Do đó cần phải có giải pháp cho vấn đề này giảm thiểu chi phí vận chuyển.
2.2 Đánh giá thực trạng hoạt động logistics tại nhà máy gỗ của Tân An Group: 2.2.1 Phân tích các hoạt động logistic nhà máy gỗ của Tân An Groups : 2.2.1 Phân tích các hoạt động logistic nhà máy gỗ của Tân An Groups :
Dưới đây ta sẽ tổng hợp chi phí vận chuyển theo đơn giá của các loại hình dịch vụ
để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tiêu chí này.
Theo bảng Báo cáo doanh thu và chi phí năm 2015, 2016 đính kèm trong phụ lục, ta