Cũng giống nh trờng hợp mua sắm mới, đầu t TSCĐ, khi phát sinh nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐ, bộ phận quản lý sử dụng phải có cơng văn đề nghị lên Giám đốc công ty, giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho tổ t vấn về giá của công ty (là các trởng phịng: Kỹ thuật an tồn, Kế tốn tài chính, phịng Thiết kế và đầu t) đảm nhiệm việc giám định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện tại và lựa chọn nhà thầu sửa chữa. Sau đó, tổ t vấn trên phải có “Tờ trình” lên Giám đốc cơng ty, trong tờ trình phải nêu lên giá trị dự tốn của cơng trình (kèm theo Bảng tổng hợp giá trị dự tốn). Căn cứ vào đây, Giám đốc cơng ty mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt dự tốn cơng trình sửa chữa. Riêng trờng hợp sửa chữa nhỏ TSCĐ, các phòng ban tự quyết định việc sửa chữa tài sản khi cần thiết. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán sửa chữa TSCĐ là:
− Hợp đồng sửa chữa.
− Tờ trình về dự tốn sửa chữa lớn TSCĐ.
− Bảng tổng hợp giá trị dự tốn cơng trình sửa chữa lớn. − Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành.
− Bảng tổng hợp giá trị quyết tốn cơng trình sửa chữa lớn hồn thành. Ví dụ: nghiệp vụ sửa chữa nhà kho công ty (từ ngày 10/11/2002 đến 25/11/2002) do Công ty Xây dựng Duệ Đông nhận thầu. Ngày 7/11/2002, thủ trởng cơ quan văn phịng cơng ty gửi Tờ trình số 640/TT-VP lên Giám đốc cơng ty về việc xin duyệt dự tốn sửa chữa TSCĐ cơng trình nhà kho cơng ty. Ngày 10/11/2002, hội đồng t vấn về giá của cơng ty họp và gửi Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ lên Giám đốc công ty, đồng thời gửi kèm Bảng tổng hợp giá trị dự tốn cơng trình sửa chữa nhà kho cơng ty.
Cơng ty Hố chất mỏ cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phòng KTAT, KTTC, TK&ĐT Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2002
Tờ trình
V/v thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ Tên cơng trình: sửa chữa nhà kho cơng ty − Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ đã đợc công ty phê duyệt
− Căn cứ Tờ trình 640/TT-VP ngày 7/11/2002 của Văn phịng Cơng ty Hố chất mỏ V/v xin phê duyệt dự tốn sửa chữa nhà kho cơng ty
Sau khi 3 phòng đã kiểm tra xem xét hồ sơ dự toán sửa chữa cơng trình nói trên, chúng tơi nhận thấy:
1. Về thủ tục: phù hợp với quy định hiện hành của công ty
2. Về khối lợng: khối lợng đợc thực hiện đa vào sửa chữa phù hợp với Biên bản giám định trong hồ sơ dự tốn.
3. Về giá trị: các phịng đã kiểm tra xin đề nghị 53.819.218 đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT 5%).
Kính trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt giá trị dự tốn sửa chữa cơng trình là:
Năm mơi ba triệu, tám trăm mời chín nghìn, hai trăm mời tám đồng
Phòng KTTC Phòng TK&ĐT Phòng KTAT
Biểu số 29: Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự tốn sửa chữa TSCĐ
Sau đó, Cơng ty Hố chất mỏ và Cơng ty Xây dựng Duệ Đông tiến hành ký kết hợp đồng. Khi cơng trình hồn thành bàn giao, các bên tổ chức giao nhận, nghiệm thu cơng trình và tiến hành thanh lý hợp đồng. Lúc này, tổ t vấn
về giá của cơng ty phải trình Bảng tổng hợp giá trị quyết tốn lên Giám đốc xin xét duyệt. Khi đó, kế tốn mới tiến hành ghi sổ phản ánh nghiệp vụ sửa chữa này.
Bảng tổng hợp giá trị quyết tốn
Cơng trình: sửa chữa nhà kho Công ty
Nội dung Hệ số Thành tiền (đồng)
I. Chi phí trực tiếp
1. Chi phí nguyên vật liệu 34.063.474 x 1,02 34.744.743 2. Chi phí nhân cơng theo đơn giá 3.292.018 x 2,01 x 1,05 6.947.804 3. Chi phí máy thi cơng theo đơn giá 2.756.238 x 1,13 3.114.549
Tổng cộng 44.807.096
II. Chi phí chung CP nhân cơng x 58% 4.029.726
Tổng cộng I + II 48.836.822
III. Thuế GTGT 5% 2.441.841
IV.Giá trị quyết toán sau thuế I + II + III 51.278.663
Biểu số 30: Bảng quyết tốn cơng trình sửa chữa nhà kho công ty