1 Đị h ạ g trang in
Bạn có thể định dạng trang cho tài liệu của bạn thêm phong phú: định dạng lề trang,
màu sắc, chèn Header và Footer hay tạo cho mình một trang bìa riêng. Tất cả sẽ đƣợc trình bày trong bài dƣới đây:
a. Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang
Lề trang có thể đƣợc chỉnh s qu các bƣớc sau: • Nhấp chuột tab Page Layout trên nhóm Ribbon • Trên nhóm Page Setup, nhấp chuột ch n Margins • Nhấp chuột Default Margin, hoặc
• Nhấp chuột vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại.
Để th y đổi hƣớng, nhấp chuột thƣớc hay cột c a trang: • Nhấp chuột tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trong nhóm P ge Setup, nhấp chuột Orientation, Size hay Columns • Ch n kiểu thích hợp.
Trang 69
b. Áp dụng đường viền trang và màu sắc
Để áp dụng đƣờng viền trang hay màu sắc: • Nhấp chuột tab Page Layout trên nhóm Ribbon.
• Trong nhóm Page Background, nhấp chuột Page Colors và lựa ch n màu mu n áp dụng cho trang hoặc Page Borders và ch n đƣờng viền thích hợp cho trang.
c. Tạo một ngắt trang
Để chèn một ngắt trang:
• Nhấp chuột tab Page Layout trên nhóm Ribbon • Trong nhóm Page Setup, nhấp chuột menu Breaks. • Ch n Page Break.
d. Chèn một Trang bìa
Để chèn một trang bìa:
• Nhấp chuột tab Insert trên nhóm Ribbon • Nhấp chuột nút Cover Page trên nhóm Pages. • Ch n một kiểu trang bìa.
Trang 70
e. Chèn một trang trống
Để chèn một trang tr ng:
• Nhấp chuột tab Insert trên nhóm Ribbon. • Nhấp chuột nút Blank Page trên nhóm Page.
2. Header, Footer
Để chèn He der và Footer nhƣ đánh s trang, ngày tháng, hoặc tiêu đề. Nếu bạn mu n chèn thơng tin trong ph n Header (phía trên cùng c a trang) hay trong ph n Footer (phí dƣới
cùng c a trang) thì:
• Nhấp chuột tab Insert trên vùng Ribbon. • Nhấp chuột Header hoặc Footer.
Trang 71 • T b He der/Footer Design sẽ hiển thị trên nhóm Ribbon.
• Ch n thơng tin mà bạn mu n có trong header hay footer (ngày tháng, thời gian, s tr ng, …) hay nhập thông tin bạn mu n vào header hoặc footer.
S u khi đ chèn He der và Footer xong, bạn có thể nhấp chuột vào nút Close Header and Footer trên nhóm Close. Lúc này bạn sẽ thấy tài liệu đƣợc chèn He der và Footer nhƣ
mong mu n.
3 I vă bả
a. Xem trước khi in:
Các bƣớc xem văn bản trƣớc khi in: Nhấp nút Office Button
Trang 72 Ch n Print tam giác bên cạnh nút Print Ch n Print Preview
Xuất hiện c a sổ:
Nhấp n t Close Print Previw để trở về c a sổ soạn thảo.
b. In văn bản Các bƣớc in văn bản: Cách 1: Nhấp nút Office Button Ch n Print Cách 2: Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Trang 73
Bài 6. Bảng iểu – table
1 Tạ bả g biểu
a. Tạo bảng
Để tạo một bảng, thực hiện:
• Đặt con trỏ vào tr ng nơi bạn mu n tạo bảng • Nhấp chuột tab Insert trên vùng Ribbon. • Nhấp chuột vào nút Tables trên nhóm Tables.
Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:
- Đánh dấu s dòng và cột - Ch n Insert Table và nhập s dòng và cột
- Ch n vào Draw Table, tạo bảng bằng cách nhấp chuột và nhập s dòng và cột - Ch n Quick Tables và ch n bảng.
b. Nhập dữ liệu trong một bảng
Đặt con trỏ vào ô bạn mu n nhập thông tin. Và bắt đ u nhập
2 Hi u hỉ h bả g biểu
Trang 74 • Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table). • Chèn dịng và cột (có trên nhóm Row & Columns). • Xó bảng, Dịng và cột (nhóm Rows & Columns). • Trộn hoặc tách các ơ (có trên nhóm Merge).
• Tăng và giảm nhấp chuột thƣớc ơ (có trong nhóm Cell Size).
• C nh lề văn bản trong các ơ và th y đổi hƣớng văn bản (nhóm Alignment).
3 T ì h b y v g bả g biểu
Trên tab Design, bạn có thể ch n: • T ble Style Options
• T ble Styles • Dr w Borders
Trang 75
Bài 7. Cột chữ - Cloumn
1 Dạ g ộ hữ đơ giả
Dạng cột chữ đơn giản là dạng 1 cột tức là dạng văn bản thơng thƣờng khi ta trình bày trên trang giấy.
2 Dạ g ộ hữ hứ ạ , ộ b
Dạng cột báo là dạng văn bản trình bày thành các cột nhƣ trên báo h y trình bày: Mu n chia cột một đoạn văn bản nào đó bạn làm nhƣ s u:
- Đ u tiên bạn ch n vùng văn bản mu n chia cột. - Tiếp đó nhấn vào menu Page Layout.
- Nhấn Column:
- S u khi đ vào đƣợc mục Column bạn dùng m i tên xu ng để ch n các mục r i enter: + One: một cột
+ Two: hai cột + Three: ba cột
+ Left: hai cột (cột trái nhỏ hơn cột phải) + Right: hai cột (cột phải nhỏ hơn cột trái) + More Columns… sẽ xuất hiện hộp thoại:
Trang 76
Khung Presets : ch n s cột hoặc nhập s cột trong hộp Number of columns
Line between : nếu đƣợc ch n sẽ có đƣờng k phân chia giữa các cột.
Equal column with: nếu đƣợc ch n sẽ tạo ra các cột có nhấp chuột thƣớc bằng nhau và không thể hiệu chỉnh nhấp chuột thƣớc về sau.
- Để đ c nội dung văn bản ở các cột bạn s dụng các phím tắt sau:
* ALT + “m i tên xu ng": Di chuyển tới cột tiếp theo trong văn bản. * ALT + “m i tên lên”: Di chuyển ngƣợc về cột trƣớc đó trong văn bản. * Ctrl + m i tên xu ng, Ctrl + m i tên lên: đ c t ng đoạn văn.
3 Hi u hỉ h ộ hữ
a. Ngắt cột:
Giả s sau khi chia cột, văn bản nhƣ s u:
Các bƣớc ngắt cột:
- Đặt con nháy trƣớc đoạn thứ 3 (trƣớc “- Mạng Intr net..”)
- Vào Page Layout/ ch n Breaks/ trong danh sách liệt kế, ch n Column
Trang 77
b. Thay đổi nhấp chuột thước cột:
Nhấp chuột thƣớc cột chỉ có thể th y đổi khi trong hộp thoại Columns không đánh dấu
ch n vào Equal column with
Các bƣớc thực hiện:
- Đặt con trỏ vào vị trí bất k c a cột
- Qu n sát trên th nh thƣớc sẽ xuất hiện các n t nhƣ trong hình, đặt con trỏ chuột vào nút này khi nào con trỏ chuột chuyển sang dạng m i tên h i đ u, giữ chuột vào kéo để thay đổi nhấp chuột thƣớc cột.
Trang 78
Bài 8. Hình vẽ
1. Microsoft Wordart
WordArt là cơng cụ giúp cho ta làm cho các ký tự đẹp và ấn tƣợng hơn. Nó x lý các
văn bản chi tiết nhƣ thể nó là một đ i tƣợng đ h a.
Hình ảnh hiển thị một s ví dụ về WordArt. Để tạo WordArt bạn làm theo cách sau:
1. Tô kh i các ký tự.
2. Nhấn vào tab Insert ch n WordArt. 3. Ch n các hiển thị mà bạn thích.
2. Microsoft Draw
a. Vẽ hình
Vào Insert/ ch n Shapes/ ch n hình mu n vẽ
Trang 79
b. Xóa hình
Nhấp chuột ch n hình sẽ xuất hiện các nút xung quanh hình:
Nhấn phím Delete để xóa
c. Chỉnh sửa, định dạng hình:
Tất cả hình vẽ có thể tăng h y giảm nhấp chuột thƣớc bằng cách nhấp chuột vào ảnh và nhấp chuột vào một góc c a ảnh r i kéo để tăng h y giảm nhấp chuột thƣớc ảnh cho phù hợp.
N t màu x nh dùng để xoay hình
Nhấp ch n hình sẽ xuất hiện thêm menu Format:
S dụng các nút lệnh trong menu này để định dạng lại hình ảnh (màu nền, màu viền,…)
3. Chèn hình
Word 2007 c ng cho phép bạn chèn các minh h a và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các hình ảnh t thƣ viện c a Word (Clip Art) thực hiện các bƣớc: • Đặt con trỏ vào nơi bạn mu n chèn hình minh h a hay hình ảnh
• Nhấp chuột tab Insert trên vùng Ribbon • Nhấp chuột nút Clip Art
• Hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫu • Ch n hình minh h a bạn mu n chèn
Để chèn một hình ảnh t thƣ mục trong máy tính: • Đặt con trỏ vào nơi bạn mu n chèn
• Nhấp chuột tab Insert trên vùng Ribbon • Nhấp chuột nút Picture
• Duyệt qua hình ảnh bạn mu n chèn và ch n ảnh. • Nhấp chuột Insert
Trang 80
Tất cả hình có thể tăng h y giảm nhấp chuột thƣớc bằng cách nhấp chuột vào ảnh và nhấp chuột vào một góc c a ảnh r i kéo để tăng h y giảm nhấp chuột thƣớc ảnh cho phù hợp.
Hình mờ
Một hình mờ là một ảnh trong su t mà xuất hiện ng y s u văn bản trong tài liệu. Để chèn một hình mờ:
• Nhấp chuột tab Page Layout trên vùng Ribbon
• Nhấp chuột nút Watermark trong nhóm Page Background
• Nhấp chuột ch n Watermark bạn mu n hoặc nhấp chuột Custom Watermark và tạo một hình mờ riêng.
Trang 81
4 C ứ g g
Smart Art là tập hợp các loại đ h a bạn có thể s dụng để tổ chức thông tin trong tài
liệu. Để chèn SmartArt:
• Đặt con trỏ vào nơi bạn mu n chèn minh h a hay hình ảnh • Nhấp chuột tab Insert trên vùng Ribbon
• Nhấp chuột nút SmartArt
• Nhấp chuột vào SmartArt bạn mu n
Trang 83
Chương 3. Bảng tính điện tử Bài 1 Bắt đầu Microsoft Excel 2007
1. Làm quen với Microsoft Office Exce 2007
Microsoft Office Excel là chƣơng trình thuộc bộ ph n mềm Microsoft Office đƣợc s dụng trong h u hết tất cả các văn phịng trên tồn thế giới. Excel là chƣơng trình bảng tính có thể ứng dụng cho các cơng việc quản lý, kế toán, th ng kê ...
a. Khởi động
Cách 1: Nhấn nút Start, Ch n Programs, ch n Microsoft Office, ch n Microsoft Office Excel 2007.
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tƣợng Microsoft Office Excel 2007 trên màn hình nền. Hình 1. Khởi động chƣơng trình Excel
b. Giới thiệu bảng tính Excel
- Sau khi khởi động chƣơng trình Excel, ch ng t có một sổ bảng tính (Workbook). Trong một sổ bảng tính có rất nhiều trang bảng tính.
Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Chức năng c a những tính năng này sẽ đƣợc trình bày chi tiết bên dƣới.
Bảng tính
Một bảng tính là một tài liệu điện t lƣu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau. Có các cột d c và dịng ngang. Một ô là sự giao nhau c a dịng và cột. Một ơ có thể chứa dữ liệu và đƣợc s dụng trong các phép toán c a dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể chứa các workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên qu n đến nhau.
Microsoft Office Button
Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà đƣợc đặt trong menu File ở các phiên bản Excel trƣớc. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook đ có sẵn (Open), lƣu (S ve), lƣu với tên file (Save As), in (Print), g i (Send) và đóng (Close).
Trang 84 Ribbon
Ribbon là vùng phía trên cùng c a tài liệu. Nó g m 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi t b đƣợc chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng đƣợc thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ s dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh s a bảng tính Excel.
Các tính năng phổ biến đƣợc hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích m i tên ở phía góc bên phải c a mỗi nhóm.
Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation
Trang 85
Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes
View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là một thanh cơng cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể s dụng. Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phí dƣới vùng Ribbon. Để th y đổi vị trí c Quick Access Toolb r, kích vào m i tên phí cu i thanh cơng cụ và kích Show Below the Ribbon.
Bạn c ng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar. Kích phải vào bất k mục nào trong Office Button hay Ribbon và Kích Add to Quick Access Toolbar và một phím tắt sẽ đƣợc thêm.
Thanh cơng cụ mini
Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là một thanh công cụ nổi đƣợc hiển thị khi bạn bơi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các cơng cụ định dạng phổ biến, nhƣ Bold, It lics, Fonts, Font Size và Font Color.
Trang 86
C a sổ hươ g ì h:
C a sổ hươ g ì h Ex el
- Một bảng tính g m có 256 cột đƣợc đánh chỉ s theo chữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC… và 65536 dòng đƣợc đánh chỉ s theo s thứ tự 1,2,3…65536
- Theo mặc định, mỗi l n tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và ch ng đƣợc đặt tên là Sheet4, Sheet5,…
- Ô (Cell): Ô c a trang tính là giao c a một cột và một dịng. Ơ trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định g m chữ cái tên cột đứng trƣớc và s thứ tự dịng đứng sau.
VD: Địa chỉ ơ đ u tiên là A1 và địa chỉ ô cu i cùng trên trang bảng tính là IV65536 - C a sổ bảng tính: C a sổ bảng tính Excel có các thành ph n chính sau:
+ Th nh tiêu đề: Cho biết tên chƣơng trình ứng dụng, tên tệp tin.
+ Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính. + Thanh cơng cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh.
+ Thanh công thức (Formula Bar): G m ô Name Box hiển thị t độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu c a ô.
+ Đƣờng viền ngang: Ghi tên cột t trái sang phải theo chữ cái A, B…Y, Z, AA, AB,…IV. Mỗi cột có chứa 65536 ơ.
Trang 87
+ Th nh trƣợt ngang, d c: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất.
+ Thanh trạng thái: Ở dƣới đáy c a sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản.
Re dy: Đ ng sẵn sàng làm việc.
Enter: Đ ng nhập dữ liệu hay công thức.
Pointer: Đ ng ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ. Edit: Đ ng điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
+ C a sổ Bảng tính (Worksheet Window) là ph n lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính tốn, vẽ đ thị… 2. Tùy hỉ h g Ex el Excel 2007 • Kích Office Button • Kích Excel Options Popular
Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trƣờng làm việc với th nh công cụ mini, sự ph i hợp màu sắc, các tùy ch n mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên ngƣời dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trƣớc kết quả c việc thiết kế và định dạng những th y đổi.
Trang 88
Formulas
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy ch n tính tốn, làm việc với các cơng thức, kiểm tr lỗi và kiểm tr các quy tắc.
Trang 89
Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh s và định dạng t cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qu các t h y các lỗi trong tài liệu thông qu Custom Dictionaries.
Save
Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook đƣợc lƣu. Bạn có thể xác định cách tự động lƣu khi chạy và nơi bạn mu n workbook đƣợc lƣu.
Trang 90
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy ch n để chỉnh s , s o chép, dán, in, hiển thị, cơng thức, tính tốn và các thiết lập khác.
Customize
Tùy ch n này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolb r. Nếu có nhiều cơng cụ mà bạn s dụng thƣờng xuyên, bạn có thể mu n thêm ch ng vào Quick Access Toolb r.
Trang 91
Bài 2. Làm việc với Work ook, Worksheet