1 Nhậ ữ li u iểu v vă bả
- Dữ liệu một ơ c a bảng tính sau khi nhập sẽ đƣợc chƣơng trình tự động phân loại và đƣ về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu s (Number), kiểu văn bản (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error)
+ Kiểu s : Khi nhập dữ liệu s vào ô -> s đƣợc canh sang phải.
Dữ liệu kiểu s đƣợc tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + - . Nếu mu n nhập s âm, đánh dấu “-” vào trƣớc s đó hoặc nhập s vào giữa cặp dấu ngoặc đơn ( ). Để nhập s có ph n thập phân, s dụng dấu “,” ngăn cách với ph n nguyên.
+ Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel đƣợc xem là kiểu s . Kiểu nhập ngày tháng đƣợc hệ điều hành qui định trong mục Region l Setting đặt trong c a sổ Control Panel c a hệ điều hành. Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy c a bạn đ ng đặt hệ ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy).
Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu đƣợc canh sang phải.
Khi nhập s mà canh sang trái thì phải xố bỏ định dạng hoặc định dạng lại.
- Chƣơng trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết dữ liệu trong một ô nhƣng nếu một ô đ c định độ rộng làm cho dữ liệu s khơng thể hiện đƣợc hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy dạng thơng báo “#########”.
Lưu Giá trị c a dữ liệu s sau khi nhập là không th y đổi khi ch ng t th y đổi khuôn
dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình.
Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ơ D4, D6, D7 đều là 20000000. S u đó th y đổi khuôn dạng ô D6 và D7 ch ng t có đƣợc các dạng thể hiện s khác nh u nhƣng giá trị dữ liệu vẫn không th y đổi, ở ô D7 vẫn là 20000000 đƣợc hiển thị rõ ràng trên thanh công thức.
+ Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu đƣợc canh sang trái.
Dữ liệu kiểu văn bản đƣợc tạo bởi các kí tự, kí tự s hoặc là khoảng tr ng và các kí tự khơng phải là s .
Khi kí tự nhập vƣợt quá độ dài ơ và ơ bên phải cịn tr ng thì Excel tiếp tục hiển thị ph n kí tự cịn lại c ơ đó s ng bên phải.
Khi kí tự nhập vào vƣợt quá độ dài ô mà ô bên phải đ có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vƣợt q ơ nhƣng điều đó khơng làm th y đổi giá trị dữ liệu nhập c a ô.
2 Chỉ h ữ li u g ơ
Trang 100
Cách 1: Nhắp đ p chuột vào ô m n chỉnh s để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo khi
đó có thể chỉnh s a dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 2: Ch n ô mu n chỉnh s s u đó nhấn phím F2 khi đó t sẽ thấy con trỏ chuột
nhấp nháy, chỉnh s a dữ liệu r i nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar s u đó nháy chuột vào vị trí c n chỉnh
s a, nhấn phím Enter để kết thúc.
3 Th h /h y h ơ, ị g, ộ
a. Ch n một ô
Để ch n một ô, chúng ta chỉ c n nhắp chuột vào ơ đó.
b. Ch n vùng ơ liên tục hình chữ nh t
- Nhắp chuột vào ơ trên cùng bên trái
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ơ dƣới cùng bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc ch n
Trong trƣờng hợp này địa chỉ vùng ô đƣợc viết theo khuôn dạng (địa chỉ ô trên cùng bên trái:địa chỉ ô dƣới cùng bên phải), tách nhau bởi dấu hai chấm “:”
VD: Ch n vùng ô (A1:D6). Nhắp chuột vào ô A1 s u đó nhấn và giữ phím Shift r i nhắp
chuột vào ô D6 ta ch n đƣợc một vùng ơ nhƣ hình.
c. Ch n vùng ơ rời rạc
- Đ u tiên ch n một ô hoặc một vùng ơ liên tục hình chữ nhật
- Giữ phím Ctrl trong khi ch n một hoặc một vùng ơ liên tục hình chữ nhật tiếp theo.
Lưu ý: Chúng ta có thể nh nh chóng th y đổi vùng ch n bằng cách nhắp chuột một l n
nữ trên các ô đ ch n để h y ch n mà không c n phải làm lại t đ u. - Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc.
d. Ch n một cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc
Ch n một cột: Để ch n một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đƣờng viền
ngang.
Ch n dãy cột liền kề nhau
- Nhắp chuột vào tên cột đ u tiên (bên trái hoặc bên phải c d y) trên đƣờng viền ngang - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cu i cùng cùng c a dãy
- Sau khi lựa ch n xong thì thả phím Shift ra.
Ch n dãy cột rời rạc
- Trƣớc tiên chúng ta ch n cột hoặc dãy cột liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột ch n dãy cột tiếp theo. - Sau khi lựa ch n xong thì thả phím Ctrl.
Trang 101
e. Ch n một dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc
Ch n một dòng
- Để ch n một dòng, chúng ta nhắp chuột vào s thứ tự dịng có trên đƣờng viền d c.
Ch n dãy dòng liền kề nhau
- Nhắp chuột vào s thứ tự dòng đ u tiên (trên cùng hoặc dƣới cùng c a dãy) trền đƣờng viền d c.
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào s thứ tự dòng sau cùng c a dãy. - Thả phím Shift ra.
Ch n dãy dịng rời rạc
- Trƣớc tiên chúng ta ch n dòng hoặc dãy dịng liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột ch n s thứ tự dịng tiếp theo, thả phím Ctrl khi kết thúc việc ch n dịng.
f. Ch n tồn bộ bảng tính
Cách 1: Chỉ c n nhắp chuột vào ô giao nhau c đƣờng viền ng ng và đƣờng viền d c.
Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A g. Hủy ch n
Để h y ch n các ô, chúng ta chỉ c n nhắp đ p chuột vào ô bất k trên trang bảng tính.
4 Điề hứ ự ự độ g
- Nhập một s vào một ô bất k - Nhấn và giữ phím Ctrl
- Trỏ chuột vào hình vng nhỏ ở góc dƣới, bên phải ơ đó, con trỏ chuyển thành hình dấu cộng có m .
- Nhấn và kéo chuột xu ng theo chiều d c, chúng ta sẽ thấy s thứ tự đƣợc điền tự động vào các ô tiếp theo, tăng d n.
Trang 102
5 S hé , i huyể , xó , hè ô
a. Sao chép các ô
Thao tác sao chép một ô trong Excel không chỉ bao g m sao chép nội dung, định dạng c ơ đó. Ch ng t có thể nhìn thấy trong bảng dƣới đây nhiều mục lựa ch n khi dán một ô đ sao chép.
All – Sao chép tất cả (nội dung, định dạng…)
Formulas – Sao chép công thức
Values – Sao chép giá trị
Formats – S o chép định dạng
Comments – Sao chép chú thích
All except borders – Sao chép tất cả tr đƣờng viền
Column widths – S o chép độ rộng cột
Formulas and number formats – Sao chép công thức và định dạng s
Values and number formats – Sao chép giá trị và định dạng s
- Thao tác sao chép giữa các ô trên cùng trang bảng tính.
+ Ch n ơ c n sao chép (ơ này có thể là một ơ hoặc một vùng ơ). + Nhấn nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép. + Chuyển con trỏ đến vị trí mu n dán.
+ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô.
- Thao tác sao chép giữa các ô khác trang bảng tính
+ Trên trang bảng tính hiện hành, ch n các ơ c n sao chép + Nhấn vào nút lệnh Copy hoặc s dụng tổ hợp phím Ctrl + C
+ Chuyển trạng thái hiện hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác. + Đặt con vào vị trí m n dán + Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô b. Di chuyển các ô - Ch n các ô c n di chuyển - Nhấn nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển con trỏ đến vị trí mu n dán - Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ơ
Trang 103 - Ch n các ơ mu n xóa
- Nhắp ch n th Home, ch n Delete, ch n Delete Cells
6. Thêm/xó dịng, cột - Thêm dịng
+ Ch n vị trí m n thêm dịng, bơi đen một hoặc một s dòng mu n thêm.
+ Nhắp ch n th Home, ch n Insert, ch n Insert Sheet Row để tạo một dòng tr ng nằm giữa hai dịng. Dịng mới sẽ có định dạng gi ng nhƣ dòng đƣợc lựa ch n.
VD: Mu n thêm 3 dịng vào vị trí dƣới dịng s 6 trong d nh sách, t bôi đen 3 dòng s 7, 8, 9 s u đó nhắp ch n menu Insert ch n Rows, ta sẽ có đƣợc 3 dịng mới vào vị trí dƣới dịng s 6.
- Xóa dịng
+ Ch n một hoặc nhiều dịng mu n xóa.
+ Nhắp ch n th Home, ch n Delete, ch n Delete Sheet Rows
- Thêm cột
+ Ch n vị trí mu n thêm cột, bơi đen một hoặc một s cột mu n thêm.
+ Nhắp ch n th Home, ch n Insert, ch n Insert Sheet Column để tạo một dòng tr ng nằm giữa hai dịng. Dịng mới sẽ có định dạng gi ng nhƣ dịng đƣợc lựa ch n.
Trang 104
- Xóa cột
+ Ch n một hoặc nhiều cột mu n xóa.
Trang 105
BÀI 4. THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
1 Th đị h ạ g ơ
Chúng ta có thể th y đổi cách hiển thị dữ liệu một ô bằng th o tác định dạng. Thao tác định dạng không làm th y đổi giá trị c a dữ liệu chứa trong ô. Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô g m:
General: Dạng chung do Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô.
Number: Dạng s .
Currency: Dạng tiền tệ.
Date: Dạng ngày tháng.
Time: Dạng thời gian.
Text: Dạng văn bản.
Custom: Dạng do ngƣời dùng tự định nghĩ theo các qui định mà Excel hỗ trợ. . Định dạng dữ liệu số thực
- Ch n ơ có chứa dữ liệu s
- Nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. - Ch n th Number
- Ch n mục Number trong nhóm định dạng Category tích ch n vào ơ Use 1000 Separator (.) (s dụng dấu chấm để ngăn cách ph n nghìn). Chúng ta có thể thấy giá trị c a ô
đƣợc định dạng sẽ hiển thị ở mục Sample. - Nhấn nút OK để kết thúc.
Hì h 17 Định dạng dữ li u kiểu s thực
. Định dạng dữ liệu theo dạng ngày tháng
Khuôn dạng mặc định c a Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yy hoặc mm/dd/yyyy). Chúng ta có thể th y đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày/tháng/năm nhƣ s u:
Trang 106
- Nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. - Ch n th Number
- Trong hộp danh sách Category nhắp ch n mục Date - Ở ô Type ch n dạng hiển thị:
- Nhấn nút OK để kết thúc.
c. Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ
- Ch n những ơ có chứa dữ liệu dạng tiền tệ
- Nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. - Ch n th Number
- Trong hộp danh sách Category nhắp ch n mục Currency
Hì h 19 Định dạng dữ li u kiểu tiền t
- Nhấn nút OK để kết thúc.
d. Định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm
Trong một vài trƣờng hợp, ngƣời s dụng mu n biểu diễn một s dƣới dạng ph n trăm.
Ví dụ: 0,98 sẽ đƣợc hiển thị 98% thì chúng ta thực hiện nhƣ s u:
- Ch n ơ có chứa dữ liệu mu n hiển thị dƣới dạng ph n trăm.
Trang 107 - Nhấn chuột vào n t trên th nh công cụ.
Hoặc nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. - Ch n th Number
- Trong hộp d nh sách Category nhắp ch n mục Percentage, ch n s s l :
- Nhấn n t OK để kết th c.
2 Đị h ạ g ô hứ vă bả
. Th y đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ
Trong Excel việc th y đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ đậm/nghiêng/gạch chân đƣợc thao tác gi ng nhƣ trong Word.
. Th y đổi màu chữ và màu nền - Th y đổi màu chữ
+ Ch n chữ mu n th y đổi màu
+ Nhấn chuột vào m i tên trỏ xu ng trên th nh định dạng Font Color , ch n màu theo ý thích.
- Th y đổi màu nền
+ Ch n các ô mu n th y đổi màu nền
+ Nhấn chuột vào m i tên trỏ xu ng trên th nh định dạng Fill Color , ch n màu theo ý thích.
c. S o chép định dạng ô
- Ch n ô đ đƣợc định dạng trƣớc. Nếu ch n cả vùng ơ thì vùng ơ đó phải có cùng kiểu (kiểu chữ, màu chữ…)
- Nhấn nút Format Painter , di chuyển con trỏ chuột tới vị trí mu n sao chép định dạng khi đó bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ.
- Quét lên ô hoặc vùng ô để áp dụng s o chép định dạng.
Trang 108
Hình 21. Nhắp ch n Wrap text trong m c Text control
Đây là một cơng cụ cho phép tự động xu ng dịng trong một ô nếu nhƣ dữ liệu nhập vào vƣợt quá độ rộng ô.
- Ch n ơ mu n áp dụng đặt thuộc tính
+ Nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. + Ch n th Alignment
+ Trong ph n ch n Text Control, tích ch n ơ Wrap Text để đặt thuộc tính tự động đƣ nội dung ơ xu ng dịng làm cho nội dung đƣợc hiện đ y đ .
3 Că lề, vẽ đườ g viề ơ
. Căn vị trí chữ trong ơ: Giữa, trái, phải, trên, dưới
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ phân tích xem nếu dữ liệu dạng văn bản thì tự động căn lề bên trái, nếu dữ liệu dạng s thì căn lề bên phải. Tuy nhiên, chúng ta có thể ch n cách căn lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính. Cách thực hiện nhƣ s u:
- Ch n ô mu n áp dụng định dạng.
Cách 1: Nếu căn nội dung ơ đó theo chiều ngang thì nhắp chuột vào một trong ba nút
căn trái, căn phải, căn giữa trên thanh công cụ.
Cách 2: Nếu mu n căn nội dụng ơ đó theo cả chiêu ngang và chiều d c thì ta nhắp chuột
phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells. + Ch n th Alignment
Trong ph n Text alignment có 2 hƣớng căn chỉnh lề
Horizontal (theo chiều ng ng): Dùng để căn chỉnh theo lề trái và lề phải c a ô.
Vertical (theo chiều d c): Dùng để căn chỉnh theo lề trên và lề dƣới c a ô.
+ Nhấn nút OK để kết thúc
b. Hòa nh p dãy để tạo tiêu đề bảng biểu
Có thể hịa nhập nhiều ơ liền nhau thành một ô.
Cách thực hiện nhƣ s u: - Ch n các ơ c n hịa nhập
Cách 1:
Trang 109 + Ch n th Alignment
+ Trong ph n ch n Text Control, tích ch n Merge cells để hịa nhập các ơ. + Nhấn nút OK để kết thúc
Cách 2: Nhấn nút Merge and Center trên thanh công cụ.
c. Th y đổi hướng chữ trong ô
Mu n th y đổi hƣớng chữ trong ơ thì thực hiện các thao tác sau: - Ch n vùng ô mu n th y đổi hƣớng chữ
+ Nhắp chuột phải ch n Format Cells xuất hiện hôp thoại Format Cells.
- Trong ph n Orientation, nhắp chuột vào m i tên màu đỏ, kéo qu y trên đƣờng cung
tròn đến độ nghiêng phù hợp. Ở trong ô Degrees sẽ hiển thị độ nghiêng c văn bản. - Nhấn vào nút OK để hoàn thành.
d. Thêm đường viền cho ơ, vùng ơ
Hình 22. Hịa nhập ơ
Trang 110
Cách 1: S dụng nút Borders trên thanh công cụ
- Ch n vùng ô mu n vẽ đƣờng viền
- Trên thanh công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác nhỏ