2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
(1) Mở L/C cho người nhập khẩu a. Tiếp nhận yêu cầu
Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập 02 bản chính và chuẩn bị các hồ sơ sau:
Hồ sơ pháp lý:
- Giấy phép thành lập, giấy đăng ký kinh doanh - Quyết định bổ nhiệm đại diện theo pháp luật
- Văn bản uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu ký theo uỷ quyền) - Điều lệ doanh nghiệp
- Nghị quyết Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên giao quyền cho người đại diện trước pháp luật/ người được uỷ quyền ký các giao dịch về mở L/C, ký quỹ, ký hợp đồng bảo đảm với ngân hàng (nếu điều lệ không quy định)
- Chứng minh thư nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện/ người được uỷ quyền giao dịch.
- Các giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải cấp phép
Nếu khách hàng đã có giao dịch tại Techcombank thì chuyên viên khách hàng không cần yêu cầu khách hàng xuất trình hồ sơ pháp lý.
Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng
Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100%: - Hợp đồng nhập khẩu và các giấy tờ tương đương hợp đồng
- Giấy phép hoặc hạn ngạch được cấp đối với lô hàng nhập nếu là hàng hoá quản lý bằng hạn ngạch
- Hợp đồng mua bán ngoại tệ để ký quỹ thanh toán L/C (nếu khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ)
- Hợp đồng đầu ra hoặc phương án kinh doanh và các tài liệu liên quan đến kế hoạch tiêu thụ hàng hoá theo L/C
- Văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngoài đối với yêu cầu mở L/C trả chậm trung, dài hạn.
Trường hợp ký quỹ dưới 100% và trường hợp thanh toán bằng vốn vay - Các giấy tờ yêu cầu tại mục trên
- Hồ sơ tài sản bảo đảm, trừ trường hợp được cấp tín dụng không có tài sản bảo đảm thực hiện theo quy định hiện hành của Techcombank.
b. Kiểm tra, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mở L/C
Kiểm tra, thẩm định:
Chuyên viên khách hàng kiểm tra và xác định rõ tính đầy đủ, rõ ràng của yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, so sánh với hợp đồng ngoại thương để
kịp thời lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn. Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh L/C không được tẩy xoá, nếu có thay đổi thì phải có xác thực của người ký trên yêu cầu của người phát hành hoặc điều chỉnh L/C và người ký sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc xác thực này.
Chuyên viên khách hàng chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để phát hành, điều chỉnh L/C hay không theo các hướng dẫn hiện hành về thẩm định khách hàng tại Techcombank, cụ thể:
- Thẩm định pháp lý: xem xét các giấy tờ trong hồ sơ pháp lý của khách hàng.
- Thẩm định rủi ro: thẩm định báo cáo tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, số tiền ký quỹ, tiền phí, mặt hàng nhập, khả năng tiêu thụ hàng nhập, bên xuất khẩu và các rủi ro có thể xảy ra.
- Thẩm định tín dụng: thẩm định uy tín, ngành nghề kinh doanh truyền thống, kinh nghiệm xuất nhập khẩu…
- Thẩm định hồ sơ tài sản đảm bảo
Sau khi kiểm tra, thẩm định, chuyên viên khách hàng có trách nhiệm lập tờ trình về yêu cầu phát hành, điều chỉnh L/C của khách hàng và trình cấp có thẩm quyền kiểm soát, phê duyệt.
Kiểm soát và phê duyệt
Trưởng hoặc phó phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm soát nôij dung đơn yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh L/C, kiểm soát những nội dung mà chuyên viên khách hàng đã kiểm tra, thẩm định. Nếu đồng ý thì phê duyệt chấp nhận trong phạm vi uỷ quyền.
c. Phát hành L/C
Sau khi hồ sơ được cấp thẩm quyền phê duyệt, chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng về việc đơn yêu cầu phát hành L/C đã được chấp nhận và chuyển lại cho khách hàng 01 bản chính yêu cầu phát hành. Đồng thời yêu cầu khách hàng ký hợp đồng hạn mức (khách hàng được cấp hạn mức mở L/C) và hợp đồng tín dụng (nếu có). Sau đó, chuyên viên khách hàng trình cấp có thẩm quyền ký
duyệt rồi chuyển bộ phận thanh toán tại đơn vị hoặc Trung tâm thanh toán và hướng dẫn khách hàng mở tài khoản.
Chuyên viên thanh toán tại đơn vị hoặc Trung tâm thanh toán tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng và kiểm tra. Nếu mâu thuẫn hoặc sai sót thì báo cho chuyên viên khách hàng. Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh được fax (scan) gửi Trung tâm thanh toán phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của đơn vị, đồng thời phải gắn Testkey nội bộ của Techcombank để xác định tính chân thực của bản fax hoặc bản scan. Chuyên viên thanh toán tiến hành nhập dữ liệu trên T24 (Hệ thống lưu trữ tất cả các thông tin kinh doanh của ngân hàng) và thực hiện hạch toán phát hành (thu ký quỹ và thu phí liên quan đến phát hành hoặc điều chỉnh).
Tại Trung tâm thanh toán, sau khi soạn điện và được cấp có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng thì tiến hành phát điện vào phiên giao dịch gần nhất. Phát điện là khâu chính thức phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng của Techcombank.
(2) Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán
Ngay khi nhận được chứng từ, chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với người thụ hưởng; sau đó giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu để người nhập khẩu nhận hàng.
Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền:
Khi nhận được điện đòi tiền, chuyên viên thanh toán phải kiểm tra tính xác thực của bức điện, sau đó đối chiếu nội dung bức điện với quy định của L/C. Chuyên viên thanh toán lập điện thanh toán cho ngân hàng gửi đến nếu thấy nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền hợp lệ và đã được xác thực. Thông thường, bộ chứng từ đến sau so với điện đòi tiền. Trong trường hợp có sai sót, chuyên viên thanh toán phải gửi điện từ chối thanh toán, đồng thời liên hệ ngay với khách hàng về những sai sót của bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ bị người nhập khẩu từ chối thanh toán, TTGDHS tiến hành truy đòi cả gốc lẫn lãi kể từ ngày đến hạn thanh toán đến khi đòi được tiền.
Thanh toán L/C dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ qua đường bưu điện
Chuyên viên thanh toán kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy bộ chứng từ hợp lệ, không có sai sót thì căn cứ vào các quy định trả tiền trong L/C để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
Với loại L/C trả ngay:
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ chứng từ, chuyên viên thanh toán sẽ lập điện và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó tiến hành phát điện; đồng thời thông báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng
Với loại L/C trả chậm:
Cũng với quy trình nghiệp vụ như trên, chỉ khác là chuyên viên thanh toán lập điện để thông báo chấp nhận thanh toán đúng thời hạn quy định trong L/C, sau đó theo dõi việc trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận. Trường hợp ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu thì gửi đi liên thứ nhất của hối phiếu, liên thứ hai được lưu trong hồ sơ của Trung tâm.
Ngược lại, trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót thì phải lập điện thông báo các sai sót và từ chối thanh toán, đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Về phần mình, khách hàng xem xét và đưa ra quyết định có chấp nhận những sai sót đó hay không vào ngay bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng và gửi trả ngân hàng trong thời gian quy định chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Nếu trong thời gian đó, khách hàng không có ý kiến gì thì sẽ được hiểu đương nhiên là từ chối thanh toán bộ chứng từ; ngược lại nếu khách hàng chấp nhận những sai sót đã được phát hiện và được sự đồng ý của ngân hàng thì chuyên viên thanh toán sẽ lập điện thanh toán bình thường để trình duyệt và phát đi.
2.2.1.2. Thực trạng hoạt động thanh toán L/C nhập khẩu tại Trung tâmgiao dịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam giao dịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam
Trong những năm gần đây, Việt Nam luôn ở trong tình trạng nhập siêu. Nhập siêu năm 2007 ở mức 12,4 tỷ USD, bằng 25,7% giá trị xuất khẩu hàng hoá và gấp 2,5 lần mức nhập siêu của năm trước. Thực trạng đó dẫn đến hoạt động thanh toán
hàng nhập khẩu của các ngân hàng thương mại, đặc biệt là thanh toán L/C nhập khẩu ngày càng được mở rộng. Tại TTGDHS NHTMCP Kỹ Thương, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu luôn chiếm trên 90% Tổng doanh số thanh toán L/C.
Bảng 2.4. Tình hình thanh toán L/C nhập khẩu
Đơn vị: nghìn USD Chỉ tiêu Quý Phát hành Thanh toán Số món Trị giá Số món Trị giá Quý I Quý II 29 6.741,9 26 5.579 Quý III 42 10.991 39 10.583,9 Quý IV 77 26.868,65 64 20.453,5
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các quý)
Số món cũng như trị giá phát hành và thanh toán L/C tại Trung tâm giao dịch mặc dù còn chưa nhiều nhưng đều tăng dần qua các Quý; cụ thể, số L/C được mở trong Quý III tăng 13 món so với Quý II, Quý IV tăng 35 món so với Quý III. Giá trị L/C phát hành cũng tăng trưởng với tốc độ cao, đặc biệt Quý IV tăng hơn gấp đôi so với Quý III. Một mặt là do khách hàng sử dụng dịch vụ thanh toán của Trung tâm tăng, mặt khác, trị giá thanh toán của mỗi thương vụ cũng tăng. Dự kiến trong thời gian tới, trị giá phát hành và thanh toán L/C tại Trung tâm vẫn sẽ tiếp tục tăng với tốc độ cao.
2.2.2. Tình hình hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu2.2.2.1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu 2.2.2.1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu
Ngay từ khi bước vào hoạt động, TTGDHS đã hội tụ đủ điều kiện để khẳng định về tư cách và khả năng thực hiện các dịch vụ thanh toán cho khách hàng bằng nhiều phương thức, trong đó có phương thức tín dụng chứng từ. Khi thực hiện thanh toán L/C xuất khẩu, Trung tâm giao dịch đóng vai trò là ngân hàng thông báo, thay mặt người xuất khẩu trong nước đòi tiền người nhập khẩu nước ngoài thông qua ngân hàng phát hành L/C cho người nhập khẩu. Quy trình thanh toán L/C nhập
khẩu của Trung tâm được thực hiện dựa trên UCP 600 và phù hợp với luật pháp của Việt Nam.
(1) Thông báo về việc phát hành hoặc sửa đổi L/C
Khi nhận được thông báo về việc phát hành hoặc sửa đổi L/C từ một ngân hàng nước ngoài hay một ngân hàng khác trong nước, chuyên viên thanh toán sẽ kiểm tra tính xác thực cũng như nội dung các điều khoản và điều kiện của L/C để có thể tư vấn cho khách hàng là nhà xuất khẩu trong nước về những rủi ro tiểm ẩn nếu trong L/C có những điều kiện và điều khoản khó thực hiện. Sau đó, chuyên viên thanh toán lập thông báo kèm theo ý kiến tư vấn gửi cho người xuất khẩu. Đồng thời thu phí thông báo khi giao L/C hoặc sửa đồi L/C cho người xuất khẩu.
(2) Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán
Sau khi người xuất khẩu trong nước nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C và kiểm tra thấy phù hợp với những gì đã thoả thuận với người nhập khẩu thì sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán theo quy định của L/C để xuất trình cho ngân hàng phát hành thông qua TTGDHS. Khi nhận được bộ chứng từ của người xuất khẩu, chuyên viên thanh toán yêu cầu họ xuất trình:
- Bản gốc L/C và các sửa đổi L/C (nếu có) đã được xác thực
- Bản gốc thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C (nếu có) của ngân hàng nhằm xác định tính chân thực của L/C và đảm bảo rằng L/C này chắc chắn chưa thanh toán.
Chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra số lượng, loại chứng từ và nội dung chứng từ có đúng với quy định của L/C không và đồng thời đối chiếu với bản kê chứng từ của khách hàng. Sau khi kiểm tra, tuỳ từng trường hợp mà sẽ xử lý như sau:
Trường hợp chứng từ có sai sót:
- Với những sai sót có thể sửa chữa được, chuyên viên thanh toán đề nghị người xuất khẩu khắc phục trong thời hạn hiệu lực của L/C
- Với những sai sót không thể sửa chữa hay thay thế, chuyên viên thanh toán đề nghị người xuất khẩu (trong trường hợp có thể) yêu cầu người nhập khẩu sửa đổi
L/C; hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành, nêu rõ những sai sót và xin được chấp nhận thanh toán. Nếu không được ngân hàng phát hành chấp nhận thì chuyên viên thanh toán đề nghị người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu hoặc buộc phải trả lại bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
Trường hợp bộ chứng từ hợp lệ, không có sai sót, Trung tâm giao dịch sẽ gửi bộ chứng từ tới ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng được chỉ định trong L/C; đồng thời, chuyên viên thanh toán lập điện đòi tiền ngân hàng phát hành.
(3) Thanh toán L/C
Khi nhận được lệnh thanh toán bằng điện hoặc thư từ ngân hàng phát hành, chuyên viên thanh toán thực hiện thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu và thu phí theo quy định.
Trong trường hợp L/C trả chậm, nếu khách hàng có nhu cầu chiết khấu bộ chứng từ, Trung tâm giao dịch sẽ căn cứ vào cách đòi tiền, loại tiền, thời gian dự kiến thanh toán để tính toán tỷ lệ chiết khấu phù hợp.
2.2.2.2. Thực trạng hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu tại Trungtâmgiao dịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam tâmgiao dịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam
Do tình trạng nhập siêu ở Việt Nam, giá trị thanh toán hàng xuất khẩu luôn nhỏ hơn hàng nhập khẩu ở hầu hết các ngân hàng thương mại Việt Nam. Tuy vậy, giá trị tuyệt đối của hàng xuất khẩu vẫn liên tục tăng qua các năm, cụ thể, giá trị hàng hoá xuất khẩu năm 2007 tăng 21,5% so với năm 2006; năm 2006 tăng 22% so với năm 2005. Do vậy, dịch vụ thanh toán hàng xuất khẩu của các ngân hàng luôn giữ một vai trò rất quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp xuất khẩu mà còn đối với nền kinh tế trong việc phát triển sản xuất trong nước và thu hút ngoại tệ.
Bảng 2.5. Tình hình thanh toán L/C xuất khẩu Đơn vị: nghìn USD Chỉ tiêu Quý Số bộ Trị giá Quý I Quý II 6 291 Quý III 19 1.176,1 Quý IV 18 1.076,5
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các quý)
Số bộ chứng từ gửi đi thanh toán qua Trung tâm giao dịch còn khá khiêm tốn, với trị giá thanh toán nhỏ. Một mặt là do Trung tâm chưa thiết lập được hệ thống khách hàng rộng rãi. Mặt khác, quan hệ đại lý của Trung tâm còn chưa rộng khắp, hạn chế việc mở rộng quy mô thanh toán hàng xuất khẩu của Trung tâm.
2.3. Đánh giá hoạt động thanh toán quốc tế bằng L/C tại Trung tâm giaodịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương dịch Hội sở NHTMCP Kỹ Thương
2.3.1. Kết quả đạt được
Trong thời gian đầu, do chưa có bộ phận thực hiện chức năng chuyên biệt về thanh toán quốc tế nên hoạt đông thanh toán còn nhỏ lẻ, doanh số thanh toán thấp. Song chỉ sau chưa đầy một năm, hoạt động thanh toán quốc tế của Trung tâm giao dịch đã thực sự khởi sắc, đặt nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng dịch vụ thanh toán quốc tế và các dịch vụ phi tín dụng khác.