I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬT TƯ BƯU ĐIỆN
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty
1.2- Quá trình phát triển và những bước ngoặt quan trọng của Công ty
Công ty Vật Tư Bưu Điện I (VTBĐ I) là Doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, là đơn vị hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT), kinh doanh vật tư chuyên ngành.
Địa chỉ : 178 Triệu Việt Vương, Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội Tele : 9782362
Fax : 9782368
TM41B
+ Thứ nhất: Công ty Vật Tư Bưu Điện : thành lập 21/6/1980.
+ Thứ hai: Công ty dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông thành lập 6/4/1987 theo quyết định số 564/ QĐ của Tổng cục Bưu Điện.
Công ty Vật Tư Bưu Điện trước đó là Cục Vật Tư Bưu Điện được thành lập 14/11/1978 theo quyết định số 564/ QĐ của Tổng cục Bưu Điện Việt Nam. Ngày 21/6/1980 Tổng cục có quyết định số 1074/ QĐ giải thể Cục Vật Tư Bưu Điện thành lập Công ty Vật Tư Bưu Điện có chức năng cung cấp vật tư, thiết bị thông tin cho toàn ngành Bưu Điện.
Ngày 8/10/1987 Tổng cục Bưu điện có Quyết định số 1090/QĐTCCB tách chuyển Công ty Vật tư Bưu điện II thuộc Công ty vật tư Bưu điện. Ngày 30/3/1990 Tổng cục Bưu Điện ra quyết định số 372/QĐ - TCCB hợp nhất Công ty Vật Tư Bưu Điện và Công ty Dịch Vụ Kỹ Thuật và Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị bưu chính viễn thông gọi tắt là Công ty dịch vụ kỹ thuật Vật tư Bưu Điện tên giao dịch quốc tế viết tắt là COKYVINA.
Ngày 3/4/1990 Tổng cục Bưu Điện ra quyết định số 398/QĐ -TCCB quy định về cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý tổ chức cán bộ cho Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư Bưu Điện.
Ngày 4/4/1990 Tổng cục ra quyết định số 428/QĐ - TCCB - LĐLĐ phê duyệt bản điều lệ tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu trực tiếp của Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư bưu điện.
Ngày 1/5/1990 Công ty dịch vụ kỹ thuật bưu điện chính thức đi vào hoạt động.
Ngày 9/9/1996 Tổng cục Bưu Điện có quyết định đổi tên Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư Bưu Điện thành Công ty Vật Tư Bưu Điện I. (Đơn vị kinh doanh chuyên ngành còn lại là Công ty Vật Tư Bưu Điện II tại thành phố Hồ Chí Minh).
Như vậy, Công ty VTBĐ I bắt đầu hoạt động từ năm 1990, Công ty được phép thực hiện mọi hoạt động kinh doanh có quy định trong đăng ký kinh doanh của Công ty, theo điều lệ hoạt động đã được Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) phê duyệt, trên cơ sở tuân thủ các chính sách pháp luật của Việt Nam và các quy định liên quan đến luật quốc tế. Công ty có nghĩa vụ trách nhiệm vật chất về những hoạt động của mình.
TM41B
4.495.000.000 đồng. Tổng vốn kinh doanh của công ty được phân loại theo bảng sau:
Biểu 1. Phân loại vốn kinh doanh của công ty sau khi hợp nhất.
Chỉ tiêu phân loại vốn kinh doanh Diễn giải Số tiền (ĐV: đồng VN) 1. Theo giác độ hình thành vốn kinh doanh
+Do ngân sách Nhà nước cấp +Công ty tự bổ sung
3.486.000.000 1.009.000.000 2. Theo giác độ chu
chuyển vốn kinh doanh
+Vốn cốđịnh. +Vốn lưu động
1.706.500.000 2.788.500.000
(Nguồn Quyết định của tổng cục trưởng tổng cục Bưu điện). 1.3- Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn.
1.3.1- Chức năng.
Để đạt được mục tiêu kế hoạch của Nhà nước do Tổng công ty giao. Công ty Vật Tư Bưu Điện I có chức năng sau:
+ Nhập khẩu trực tiếp vật tư thiết bị cho các công trình của ngành Bưu điện bằng vốn đầu tư tập trung của công ty theo hình thức nhập khẩu uỷ thác, Công ty Vật Tư Bưu Điện I hưởng phí uỷ thác với một mức phí nội bộ do Tổng công ty quy định.
+ Kinh doanh vật tư thiết bị Bưu chính viễn thông, phát thanh truyền hình và các ngành hàng khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh thông qua xuất nhập khẩu trực tiếp và khai thác các nguồn hàng trong nước.
+ Liên doanh liên kết các đơn vị trong nước và nước ngoài về lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ kỹ thuật chuyên ngành bưu chính viễn thông phù hợp với quy định của pháp luật.
+ Kinh doanh các ngành nghề các vật tư khác trong phạm vi Tổng công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
1.3.2- Nhiệm vụ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và các kế hoạch khác có liên quan đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dịch vụ cuả Công ty.
TM41B
+ Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất và cung ứng vật tư cho các đơn vị mà Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông có đề nghịđể đạt được mục tiêu kế hoạch kinh doanh chung phục vụ Tổng công ty.
+ Đổi mới, hiện đại hoá công nghệ trang thiết bị và phương thức quản lý trong quá trình xây dựng và phát triển của Công ty.
+ Làm tốt công tác dịch vụ kỹ thuật và hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng điều lệ BCVT trong việc phát triển ngày càng lớn mạng thông tin liên lạc.
+ Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại.
+ Thực hiện tốt chính sách cho cán bộ công nhân viên, chế độ quản lý tài chính, lao động tiền lương do Công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng và đời sống vật chất tốt cho cán bộ công nhân viên.
+ Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa, bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.(Làm thật chậm.
1.3.3- Quyền hạn
+ Được mở rộng hoạt động hợp tác kinh doanh với nước ngoài trong các hoạt động dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh xuất nhập khẩu theo đúng điều luật đầu tư và các quy định về quan hệ đối ngoại của Nhà nước, liên doanh với các đơn vị trong nước để thực hiện các hợp đồng đã ký.
+ Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, được huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài nước nhằm phục vụ cho kinh doanh của công ty. Công ty đảm bảo tự lo trang trải nợ đã vay để kinh doanh, thực hiện các quy định về ngoại hối của Nhà nước.
+ Được ký kết hợp đồng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ với các đơn vị thuộc các thành phần kinh tế, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật, trong và nước ngoài trong việc liên doanh, hợp tác đầu tư sản xuất, uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện, các bên đều có lợi.
+ Được mở cửa hàng buôn bán các sản phẩm do mình kinh doanh theo quy định của Nhà nước.
TM41B
1.4- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty.
+ Nhập khẩu uỷ thác vật tư thiết bị cho các công trình của ngành Bưu Điện. Công ty VTBĐ I được Tổng công ty BCVT giao nhiệm vụ thay mặt Tổng công ty ký kết và thực hiện một số lượng lớn các hợp đồng nhập khẩu vật tư, thiết bị và hệ thống thiết bị hoàn chỉnh nằm trong kế hoạch phát triển chung của ngành với nước ngoài, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương và làm thủ tục trực tiếp nhận hàng hoá.
+ Hoạt động tự kinh doanh hàng hoá. Công ty thực hiện nhập khẩu hay tìm kiếm từ nguồn hàng trong nước để bán buôn và bán lẻ.
+ Hàng nhập khẩu được căn cứ vào nhu cầu của thị trường, khả năng cung ứng của Công ty và hàng hoá thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông.
+ Hàng xuất khẩu là các sản phẩm thuộc ngành Bưu điện và các sản phẩm thuộc công nghiệp thông tin do liên doanh đầu tư sản xuất và gia công chế biến hoạt động này mới được triển khai gần đây và sẽ tiếp tục được phát huy trong những năm tới.
+ Dịch vụ tư vấn kỹ thuật các vấn đề liên quan đến chuyên ngành Bưu chính viễn thông.
+ Sản xuất, lắp đặt, vận hành, phục hồi và sửa chữa thiết bị do công ty bán ra.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ kinh tế với các chủ thể của Công ty Vật Tư Bưu Điện I.
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của công ty.
a. Cơ cấu tổ chức.
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là người có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng (gồm có các phòng sau: phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính,
TM41B
Trang 35
phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương); Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật tư xuất nhập khẩu tại Hải Phòng; Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng... Quan sát sơ đồ tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I Sơđồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I Trung tâm KD XNK Giám Đốc P.Giám đốc
kinh doanh P.Giám đốc nội chính P.kế hoạch thị trường P.nghiệp vụ pháp chế ngoại thương P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán Trung tâm KD1 Trung tâm KD2 Trung tâm KD3 Trung tâm KD4 Trung tâm KD5 Trung tâm vận chuyển và bảo vệ Trạm tiếp nhận hàng hoá tại HP CN tại Đà Nẵng số 2 Thanh Hải Kho tại đồi Kho tại Yên Bộ phận vận Khu trung chuyển Khu kho Hoà Khu kho Cam Cửa hàng số 7 Lạch
TM41B
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu công ty do Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước pháp luật với Tổng Cục Trưởng Tổng cục Bưu Điện và với cán bộ của công nhân viên trong Công ty.
Các phó giám đốc là người trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phòng ban trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách công tác nội chính của Công ty. Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Công ty.
* Các phòng ban chức năng.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có một trưởng phòng, một phó phòng còn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là thường xuyên nghiên cứu nhu cầu thị trường, những chủ trương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, phương hướng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản có tính khả thi cao. Phòng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương: Làm nhiệm vụ về các hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy cả hai vừa là phòng chức năng vừa là phòng kinh doanh.
+ Phòng tài chính kế toán: Có một kế toán trưởng và một phó phòng làm nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế toán, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh toán với ngân sách và với các đối tác trong nước. Phòng còn có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo
TM41B
thực hiện công tác quản lý tài chính hạch toán kế toán của Công ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo toàn phát triển vốn phù hợp với cơ chế chính sách cuả Nhà nước.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chỉ có một trưởng phòng, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực lượng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho người lao động và làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý phương tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực lượng lao động hiện có của Công ty. * Mạng lưới tiêu thụ hàng hoá
+ Công ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị trường có nhu cầu về thiết bị, vật tư bưu điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật tư tại Hải Phòng.
+ Các đơn vị làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh có 2 đơn vị.
b. Cơ cấu quản trị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dưới.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là người chỉ huy cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của toàn công ty. Để giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề lớn, có tính chiến lược, việc phụ trách kinh doanh và công tác nội chính được giao cho hai phó giám đốc của công ty.
Các phòng chức năng (kế toán tài chính, kế hoạch, tổ chức hành chính...) được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hướng dẫn các trung tâm kinh doanh, các chi nhánh... cũng như các nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
TM41B
Bên cạnh đó các trung tâm kinh doanh cũng là một cấp quản trị trong đó trưởng các trung tâm đóng vai trò là một thủ trưởng đơn vị, tự thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình sao cho có hiệu quả nhất. Tuy vậy, các trung tâm kinh doanh vẫn được sự trợ giúp hết sức hiệu quả của công ty nói chung và của phòng Nghiệp vụ pháp chế ngoại thương, phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu... nói riêng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, hỗ trợ vốn, cơ chế kinh doanh dân chủ, tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu