Trong Tổng Công ty Thương mại Hà Nội, hàng tồn kho (vật tư, hàng hóa) chiểm tỷ trọng khá lớn trong tổng Tài sản và các nghiệp vụ về vật tư hàng hóa cũng diễn ra với số lượng rất lớn.
•Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ mua hàng - Hóa đơn mua hàng
- Phiếu yêu cầu mua hàng được phê chuẩn - Hợp đồng kinh tế (mua hàng)
- Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng - Giấy báo Nợ của ngân hàng
Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng - Hợp đồng kinh tế ( bán hàng)
- Đơn đặt hàng của người mua
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận hàng hóa - Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng
- Biên bản ghi nhận Nợ
- Các chứng từ có liên quan khác
•Tài khoản sử dụng
TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ - TK 153 “ Công cụ, dụng cụ” - TK 155 “ Thành phẩm” - TK 156 “ Hàng hóa” TK 1561 Giá mua hàng hóa
TK 15611 Giá mua hàng hóa phòng XNK I TK 156111 Giá mua hàng hóa nông sản
TK 156112 Giá mua hàng hóa thủ công mỹ nghệ TK 156113 Giá mua hàng hóa kinh doanh nội địa TK 15612 Giá mua hàng hóa phòng XNK II TK 15613 Giá mua hàng hóa phòng XNK III TK 15614 Giá mua hàng hóa trung tâm XNK máy TK 15615 Giá mua hàng hóa tổ thêu
TK 15617 Giá mua hàng hóa tổ gốm TK 15618 Giá mua hàng hóa khác TK 15619 Giá mua hàng nông sản TK 1562 Chi phí mua hàng hóa - TK 157 “ Hàng gửi bán”
- TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
• Quy trình ghi sổ kế toán - Đối với nghiệp vụ xuất kho
Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, kế toán lập hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho. Tại kho, khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và điền số lượng hàng hóa thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho tính số tồn từng loại hàng hóa, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết Nhập – Xuất – Tồn về số lượng hàng hóa.
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ xuất kho phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính phân hệ nghiệp vụ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” và nhập dữ liệu. Phần mềm kế toán sẽ tự kết chuyển số liệu vào NKCT số 1,2,8.. và Bảng kê số 3,4,5,8,10…, tập hợp và đối chiếu số liệu lên sổ cái các tài khoản 152, 155,156…
- Đối với nghiệp vụ nhập kho.
Trên cơ sở Phiếu mua hàng được phê chuẩn, hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành lập biên bản giao nhận vật tư hàng hóa và Phiếu nhập kho.
Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ xuất kho phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán cập nhật số liệu vào máy vi tính phân hệ nghiệp vụ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” vào phần “Phiếu nhập mua hàng” và nhập dữ liệu.
Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự kết chuyển số liệu vừa nhập vào NKCT số 1,2,8.. và Bảng kê số 3,4,5,8,10…, tập hợp và đối chiếu số liệu lên sổ cái các tài khoản 152, 155,156…
Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán vật tư hàng hóa theo hình thức Nhật ký – chứng từ