Đối với công ty thường sử dụng cách thức giao hàng nguyờn container. Với cỏch thức này, cụng ty rất khú chủ động trong việc giao hàng cũng như cần có số lượng hàng lớn để giao một lần. Tuy nhiờn việc giao nhận hàng nguyờn container lại tiết kiệm được chi phí do không phải gởi nhiều lần và việc giám sát quá trỡnh đóng hàng vào cũng khụng bị hạn chế do phõn tỏn nhiều lần.
2.4.2. .Trỡnh tự thực hiện hoạt động giao hàng theo các điều kiện cơ sở giao
hàng:
2.4.2.1.Khi công ty xuất theo điều kiện CFR:
Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Châu Á. Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ và trỡnh độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng că phí xuất khẩu của công ty.
Trỡnh tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR được tiến hành như sau:
a. Chuẩn bị hàng hoỏ:
Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, cỡ của hợp đồng và tổ chức chế biến. Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vỡ nú sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được. Công ty cũng có thể đặt gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn. Công tác chuẩn bị hàng luôn được tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả món được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra. Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vỡ ngoài mục tiờu lợi nhuận cụng ty cũn coi trọng uy tớn để tạo được niềm tin nơi bạn hàng.
b. Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải:
Đi đôi với việc tích cực chuẩn bị hàng hoá, công ty đồng thời tiến hành liên hệ và tỡm hiểu thụng tin để lựa chọn hóng tàu cú lịch trỡnh và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải. Khi lựa chọn thường dựa vào những yếu tố: thiết bị của hóng tàu, dịch vụ, lịch trỡnh, giỏ cước thuê tàu và các yếu tố khác. Đây là công tác quan trọng nó không những quyết định đến kết quả xuất khẩu mà cũn quyết định đến uy tín của công ty. Sau khi hàng đó chuẩn bị xong, nếu cụng ty đóng hàng tại kho riêng của mỡnh thỡ yờu cầu hóng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận vỏ Container rỗng tại bói Container khi được hóng tàu thụng bỏo. Địa điểm nhận Container là kho Container của hóng tàu. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhõn viờn cụng ty kiểm tra một cỏch kĩ lưỡng Container. Nếu Container không đảm bảo các thông số kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyờn chở hàng hoỏ thỡ bỏo ngay với hóng tàu để xin đổi vỏ Container khác. Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán. Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thỡ phải thuờ xe chuyờn dung chở hàng và bói Container ở cảng để giao hàng.
Cụng tỏc thuờ tàu chuyờn chở mặt hàng cà phờ xuất khẩu a. Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty:
Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thỡ quyền thuờ tàu vận tải thuộc về cụng ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đó lựa chọn phương thức thuê tàu chợ.
Phương thức thuê tàu chợ không đũi hỏi hai bờn phải tiến hành kớ kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đó quy định sẵn trong B/L của hóng tàu nờn khụng yờu cầu cao về trỡnh độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu.
Hơn nữa trong phương thức thuê tàu chợ, do sự cạnh tranh giữa các hóng tàu trờn thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trỡnh tàu chạy, biểu cước của cỏc hóng tàu, giỳp cho cụng ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng. Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theobiểu cước đó quy định sẵn của các hóng tàu.
Đồng thời công ty cũng thấy được nhược điểm của thuê tàu chuyến là giá cước trên thị trường thường xuyên biến động, nếu không nắm vững tỡnh hỡnh thị trường thuê tàu công ty rất dễ bị động hoặc buộc phải thuê với giá cước đắt, và nghiệp vụ thuê tàu chuyến lại khá phức tạp, đũi hỏi nhiều thời gian giao dịch, đàm phán.
Vỡ vậy sau khi xem xột cỏc ưu điểm và nhược điểm cuả hai phương thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến mà công ty đó quyết định chọn phương thức thuê tàu chợ để áp dụng trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của công ty.
b. Trỡnh tự thực hiện cụng tỏc thuờ tàu chuyờn chở hàng cà phờ xuất khẩu tại cụng
ty:
Việc thuê tàu được thực hiện theo trỡnh tự cỏc cụng việc sau:
Cỏn bộ thực hiện nghiệp vụ thuờ tàu tiến hành tỡm hiểu cỏc hóng tàu thụng qua cỏc tạp chớ, bỏo kinh tế và cỏc phương tiện thông tin đại chúng khác. Liên hệ với hóng tàu cú lịch trỡnh chạy qua cỏc cảng giao hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty. Sau đó hóng tàu sẽ gởi cho cụng ty lịch trỡnh và biểu cước mới.
Sau khi tỡm hiểu về lịch trỡnh tàu chạy, giỏ cước mà các hóng tàu cung cấp, cụng ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hóng tàu thớch hợp.
Sau khi đó lựa chọn được hóng tàu thớch hợp, cụng ty và hóng tàu thống nhất với nhau về cỏc điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực hiện bằng diện thoại. Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gỡ thay đổi về điều kiện vận tải. Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hóng tàu. Việc kớ Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 5-7 ngày.
Thụng qua cụng tỏc lựa chọn hóng tàu tại cụng ty ta thấy được những cái ưu và những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa chọn hóng tàu là hoàn toàn hợp lớ, vỡ như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hóng tàu diễn ra nhanh chúng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hóng tàu mà mỡnh đó lựa chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trỡnh chuyờn chở. Bờn cạnh đó cũn cú mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hóng tàu chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đói đặc biệt của các hóng tàu dành cho những khỏch hàng truyền thống. Ngoài ra cũng vỡ lớ do này mà cụng tỏc thuờ tàu cũn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao hàng.
c. Làm thủ tục hải quan và cỏc chứng từ xuất khẩu:
Đây là công việc rất quan trọng, khá phức tạp và khó khăn, đũi hỏi phải tiến hành một cỏch cẩn thận để tránh sai sót. Công ty thường cố gắng tiến hành công việc này
Lựa chọn hóng tàu Kớ Booking note Liờn hệ với cỏc hóng tàu
sớm để chủ động bảo đảm được tiến độ giao hàng xuất khẩu phũng khi có khó khăn nảy sinh.
Bộ tờ khai đăng kí hải quan gồm có: -3 tờ khai hải quan.
-1 bảng kờ hàng hoỏ. -Hợp đồng thương mại.
-Giấy phộp xuất khẩu (nếu cú).
-Đơn xin đăng kiểm hàng xuất khẩu nếu muốn làm đăng kiểm hàng ngoài giờ. Đây là các chứng từ rất quan trọng và cần thiết phục vụ cho việc giao hàng. Nếu các chứng từ này được lập chính xác, đúng theo yêu cầu của hợp đồng thỡ việc giao hàng sẽ thuận lợi. Tuy nhiờn, trong việc lập cỏc chứng từ núi trờn lỗi mà cụng ty thường mắc phải là có sự thiếu xót, hồ sơ xuất xuất không đúng cơ cấu, vỡ vậy cụng ty cần cố gắng khắc phục để việc giao hàng được thực hiện đúng tiến đô. Song song là công việc kiểm hoá hàng xem có đúng về số lượng và kiểm tra chất lượng bên ngoài của hàng có phù hợp với mó hàng như công ty đó khai bỏo hay khụng.
d. Đóng hàng vào Container:
Sau khi kiểm tra Container, công ty sẽ tổ chức xếp hàng vào Container. Việc đóng hàng vào Container theo cách thức nào là phụ thuộc vào loại hàng được vận chuyển. Thông thường, hàng hoá của công ty được đóng vào thùng carton, ràng dây buộc cẩn thận, bên ngoài thùng có ghi loại hàng, chất lượng, số lượng, qui cách cấp đông. Việc bốc xếp hàng vào Container ở kho của công ty thỡ do nhõn viờn của cụng ty thực hiện. Cũn đối với trường hợp giao hàng tại bói Container của cảng, công việc này có thể do nhân viên của công ty hoặc nhân viên của cảng thực hiện. Tuy nhiên, công ty thường sử dụng nhân viên của mỡnh trong hầu hết cỏc trường hợp do sự khác biệt về mức độ trách nhiệm và sự am hiểu về hàng hoá bốc xếp giữa nhân viên trong và ngoài công ty. Nhân viên của công ty thường thông thạo về việc bốc xếp hàng hoá của công ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hàng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hàng được tiến hành làm sao mà chiều cao của chồng thùng carton không vượt quá vạch đỏ kẻ gần trần Container. Đây là một qui định bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho Container . Việc xếp hàng được giám sát bởi thủ kho, đại diện công ty, đại diện hóng tàu, cỏn bộ hải quan và nhõn viờn cảng vụ (nếu giao hàng tại cảng).
Nhỡn chung, công tác đóng hàng vào Container được công ty thực hiện tương đối tốt, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc khi xếp hàng vào Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiên, mức hư hỏng, tổn thất của công ty do lỗi đóng gói hàng hoá vẫn chiếm tỷ lệ trờn 1%. Vỡ vậy cụng ty cần quan tõm hơn nữa trong công tác đóng gói hàng hoá chẳng hạn như thiết kế bao bỡ sao cho tận dụng tối đa khoảng trống
cho phép trong Container mà vẫn đảm bảo nguyên tắc xếp hàng, cần thiết kế bao bỡ sao cho khi xếp hàng, hàng hoá không bị dẹp. Ngoài ra công ty phải nâng cao nghiệp vụ xếp hàng vào Container để vừa tận dụng khoảng trống vừa hạn chế hàng hoá va chạm đảm bảo chất lượng tốt khi đến tay của khách hàng.
e. Giao nhận hàng với hóng tàu và lấy B/L:
Khi hàng hoá đó được đóng vào Container lúc này hải quan sẽ tiến hành kẹp chỡ, niờm phong Container lại, đồng thời công ty cũng tiến hành kẹp seal. Sau đó trên cơ sở số lượng hàng thực tế đóng vào Container, nhân viên hải quan sẽ ghi biên bản tờ khai và kí. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan.
Sau khi hoàn tất các công việc trên, công ty sẽ tiến hành làm thủ tụcvới cảng và đóng các loại phí, đồng thời hoàn tất thủ tục với hóng tàu để lấy Clean B/L (vận đơn hoàn hảo) để hoàn thành bộ chứng từ.
f. Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng:
Sau khi hàng hoá đó được giao, công ty nhận được vận đơn từ hóng tàu và sẽ thụng bỏo tỡnh hỡnh hàng hoỏ và kết quả giao hàng cho người mua. Việc thông báo được thực hiện bằng fax hoặc điện thoại với nội dung sau:
+Ngày giao hàng. +Tờn tàu chuyờn chở.
+Chi tiết, đặc điểm hàng được giao. +Ngày phỏt hành B/L.
+Ngày dự kiến tàu đến cảng đích. +Giỏ trị lụ hàng.
g. Thanh toán cước phí và chi phí xếp dỡ:
Công ty thường sử dung 2 loại Container có kích thước như sau: Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m
Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m
Cước phí Container sẽ được tính theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao gồm cước phí cho chặng vận tải chính và cước vận chuyển nội địa. Trong đó, cước phí vận tải nội địa bao gồm chi phí vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho của công ty...) và chi phí vận chuyển Container hàng từ cụng ty ra cảng. Nếu cụng ty giao hàng tại kho thỡ chi phớ thanh toỏn cho hóng tàu bao gồm: Cước phí chặng chính, chi phí nâng, hạ Container, lên xuống xe, chi phí kéo Container từ bói về kho của cụng ty và ngược lại.
Nếu cụng ty giao hàng tại bói Container thỡ chi phớ thanh toỏn cho hóng tàu chỉ bao gồm cước phí chặng chính, cũn nếu uỷ quyền cho hóng tàu làm luụn vận tải nội địa thỡ thờm cước phí vận tải nội địa. Các khoản chi phí này sẽ được thanh toán cho
hóng tàu sau khi tàu đi bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng hoặc có thể trả trước khi tàu chạy tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên.
Chi phí xếp dỡ hàng được tính như sau:
-Nếu công ty giao hàng đủ nguyên Container công ty sẽ trả chi phí bốc xếp cho nhân viên Container khi thực hiện cụng việc này.
-Nếu công ty giao hàng với số lượng ít, không đủ chứa đầy một Container thỡ phải tiến hành vận chuyển đến bói CFS để nhân viên cảng đóng vào Container và công ty sẽ thanh toán chi phí xếp dỡ cho nhân viên của cảng.
h. Giỏm sỏt quỏ trỡnh vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu cú --- → khiếu nại:
Việc giỏm sỏt quỏ trỡnh vận chuyển và ghi nhận tổn thất hầu như không có xảy ra, bởi vỡ cụng ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang do vậy khi đó hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mỡnh với hóng tàu là đó chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này hầu như không được công ty quan tâm trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hóng tàu.
i. Hoàn thành bộ chứng từ thanh toỏn:
Khi nhận được vận đơn hoàn hảo, công ty sẽ tiến hành hoàn tất mọi thủ tục có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gởi đến ngân hàng để được thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toỏn bao gồm cỏc chứng từ sau: +Hoá đơn thương mại.
+Hối phiếu. +Bill of Lading.
+Giấy chứng nhận xuất xứ. +Phiếu đóng gói.
+Giấy chứng nhận kiểm dịch.
2.Giao hàng theo điều kiện FOB:
+ FOB: Giao hàng bao hoặc thổi vào container tại bói cảng hoặc tại kho riờng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu …Người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu ( người bán miễn trách khi hàng đó lờn boong tàu )..
Quy trỡnh giao hàng FOB: Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng của khách nước nước ngoài, người xuất khẩu làm hướng dẫn cho nhà cung ứng giao hàng theo chỉ định: quy cách chất lượng, bao bỡ, cơ quan giám định , địa điểm và thời gian giao hàng. Người xuất khẩu liờn hệ với hóng tàu( khỏch nước ngoài chỉ định và trả trước) lấy Booking Note và xin lệnh cấp cont, kéo cont về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng ( mẫu phải được khách ngoại chấp nhận trước khi đóng hàng), đếm và cân hàng
100%, sau khi đóng hàng mời cơ quan khử trùng phun khử trùng vào cont. Cont đóng xong đưa vào bói xuất để đưa lên tàu. Ngay sau khi tàu chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L và làm bộ chứng từ giao hàng trỡnh cho khỏch ngoại để thanh toán.