CHƯƠNG 2 : NỘI DUNG THỰC TẬP
2.1 Mô tả quy trình thực tập và cơng việc thực tế nơi đang thực tập
Thời gian thực tập tại công ty TNHH Dược Phẩm AAA, em được phân cơng vào vị trí thủ quỹ thuộc phịng kế tốn. Cơng việc thủ quỹ giúp em tiếp xúc và là người trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
2.1.1 Quy trình thực tập tại bộ phận thủ quỹ:Quy trình thu tiền mặt: Quy trình thu tiền mặt:
Mơ tả quy trình
Bước 1: Nhân viên nộp tiền ( sales, hành chánh,…) lập phiếu đề nghị nộp tiền chuyển cho kế toán thanh toán, sau khi kiểm tra kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu, chuyển phiếu thu kèm theo đề nghị thu cho kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng kiểm tra, ký và trình cho giám đốc.
Bước 2: Sau khi giám đốc ký duyệt thu sẽ trả bộ chứng từ lại cho kế toán thanh toán, kế toán đưa cho nhân viên nộp tiền ký vào phiếu thu và chuyển qua thủ quỹ để nộp tiền.
Bước 3: Thủ quỹ nhận phiếu thu, thu tiền, ký nhận vào phiếu thu, cập nhật vào sổ quỹ sau đó chuyển trả phiếu thu đã thu tiền lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu chứng từ.
Giám Đốc (Thanh Hoa) Kế Toán Trưởng
(Thùy Linh) Kế Toán Thanh Toán
(Huyền Trang) Thủ Quỹ (Thanh Hương) Nhân Viên Nộp Tiền
Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Kiểm tra Ký & duyệt thu
Nhận lại phiếu thu Ký vào phiếu
thu & nộp tiền
Nhận phiếu thu & thu tiền
Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế tốn
Quy trình chi tiền mặt:
Mơ tả quy trình:
Bước 1: Nhân viên đề nghị chi tiền ( sales, hành chánh,…) lập phiếu đề nghị chi tiền chuyển cho kế toán thanh toán, sau khi kiểm tra kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi, chuyển phiếu chi kèm theo đề nghị chi cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra, ký và trình cho giám đốc.
Bước 2: Sau khi giám đốc ký duyệt chi sẽ trả bộ chứng từ lại cho kế toán thanh toán, kế toán đưa cho nhân viên nhận tiền ký vào phiếu chi và chuyển qua thủ quỹ để chi tiền.
Bước 3: Thủ quỹ nhận phiếu chi, chi tiền, ký nhận vào phiếu chi, cập nhật vào sổ quỹ sau đó chuyển trả phiếu chi đã chi tiền lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu chứng từ.
2.1.2 Cơng việc tìm hiểu được thực tế:
- Qua thời gian làm việc tại công ty với nhiệm vụ được giao là thủ quỹ cũng thuộc một bộ phận của kế tốn. Tuy thủ quỹ khơng làm nhiều tới các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng có sự liện quan mật thiết tới nhau. Nhờ làm ở bô phận thủ quỹ mà em được học hỏi và làm thực nghiệm và biết đến các khoản chi thu phát sinh bằng
Giám Đốc (Thanh Hoa) Kế Toán Trưởng (Thùy Linh) Kế Toán Thanh
Toán (Huyền Trang)
Thủ Quỹ (Thanh Hương) Nhân viên đề nghị chi Lập phiếu đề nghị
chi, tạm ứng Lập phiếu chi Kiểm tra Ký & duyệt chi
Nhận tiền & ký vào phiếu chi
Ghi sổ quỹ
Ghi sổ kế toán tiền mặt
Nhận phiếu chi
- Thủ quỹ là cơng việc địi hỏi tính cẩn thận cao, do đó cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ phải ln rõ ràng và có tính khoa học, các chứng từ hàng tháng được lưu trữ cẩn thận theo từng nội dung, từng đối tượng. Như vậy, giúp cho công tác kiểm tra, kiểm tốn được thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng. Các phiếu chi phải có đầy đủ các chữ ký của giám đốc kế toán trưởng mới được chi. Các phiếu thu phải ghi chính xác số tiền được nhận. Hàng tháng thủ quỹ sẽ đối chiếu chứng từ và tiền quỹ.
- Cách phân công cơng việc trong phịng rõ ràng cho từng người, mọi người trong phịng phối hợp với nhau để cơng việc đạt hiệu quả tốt nhất.
2.2 Học hỏi và viết báo cáo nghiệp vụ chun mơn về kế tốn vốn bằng tiền 2.2.1 Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền
2.2.1.1 Khái niệm:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc Nhà Nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
2.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
- Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sổ kế tốn tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu vối thủ quỹ.
- Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí, ...
- So ánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý.
2.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
- Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào các Ngân hang phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao giá hối đoái tại ngày giao dịch (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế tốn.
• Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng hoặc thanh tốn cơng nợ ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh tốn. Bên Có các TK 1112, 1122 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam. Hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế tốn theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hóa đặc biệt).
• Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đối thì phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu, chi phí tài chính (nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD, kể cả doanh nghiệp SXKD có hoạt động đầu tư XDCB) hoặc phản ánh vào TK 413 (Nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB – giai đoạn trước hoạt động). Số sư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thì trường ngoại tệ lien ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
• Ngoại tệ được hạch tốn chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn).
- Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bác, kim khí quý, đá quý.
- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh tốn) khi tính giá xuất của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tốn kho.
Nhóm Tài khoản Vốn bằng tiền, có 3 tài khoản:
- Tài khoản 111 – Tiền mặt.
- Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng. - Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển.
2.2.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ2.2.2.1 Khái niệm: 2.2.2.1 Khái niệm:
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Mọi nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng và mẫu chứng từ:
- Phiếu thu, phiếu chi. - Phiếu đề xuất.
- Phiếu đề nghị chi, phiếu đề nghị thu. - Biên bản kiểm kê quỹ.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Phương pháp kế toán chi tiết tiền mặt tại quỹ: Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt.
- Bảng kê chứng từ Nợ - Có TK 111. - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái tiền mặt.
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng:
TÀI KHOẢN 111 – TIỀN MẶT TK 111
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ;
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ; Chứng từ gốc
(Hóa đơn mua hàng, bán hàng, giấy đề nghị tạm ứng,...)
Phiếu Chi Bảng kê Có TK 111
Bảng kê Nợ TK 111 Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111 Phiếu Thu
- Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí q, đá q cịn tồn quỹ tiền mặt.
Phương pháp ghi chép:
- Thủ quỹ thu hoặc chi tiền mặt tại quỹ, ghi tình hình thu tiền vào sổ quỹ tiền mặt. - Kế toán thanh toán nhận chứng từ, ghi vào các sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ nhật ký …..
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
2.2.2.4 Nguyên tắc hạch toán:
- Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được (chuyển nộp ngay vào Ngân hàng không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì khơng ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
2.2.2.5 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
TK 112 TK 111 (1111) TK 112
Rút tiền gửi Ngân hàng Chi tiền mặt nộp nhập quỹ tiền mặt vào ngân hàng
Thu hồi công nợ hoặc Thanh tốn cơng vay bằng tiền mặt nhập quỹ nợ, phải trả
TK 152, 156, 211 TK 511,515,711
Doanh thu, thu nhập khác Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ bằng tiền nhập quỹ thanh tốn các khoản chi phí TK 338 (3381) TK 138 (1381)
Chênh lệch thừa phát hiện qua kiểm Chênh lệch thiếu phát hiện kê quỹ chưa biết rõ nguyên nhân qua kiểm kê quỹ chưa biết rõ nguyên nhân
Sơ đồ 2.1: Kế toán tiền mặt (VNĐ)
Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể tại doanh nghiệp trong tháng 3:
Ngày 01/03/2014, Phiếu thu số PT01, thu tiền bán hàng của công ty TNHH Xuân Bắc Hà 141.009.641 triệu đồng về nhập quỹ tiền mặt:
Nợ TK 1111 141.009.641
Có TK 1311 141.009.641
Ngày 01/03/2014, Phiếu chi số PC03, chi 4.031.000 đồng - tiền cơng tác phí Nợ TK 334 4.031.000
Có TK 641 4.031.000
Ngày 03/03/2014, Phiếu chi số PC07, chi 200.000 đồng - tiền sinh hoạt nhà tập thể tháng 02/2014:
Nợ TK 3388 200.000
Có TK 1111 200.000
Ngày 04/03/2014, Phiếu thu số PT03, thu 6.808.000 đồng tiền bán giấy phế liệu 2960 kg – Hồng Văn Đại.
Có TK 131 6.808.000
Ngày 06/03/2014, Phiếu thu số PT11, thu tạm ứng tiền trả khách hàng trưng bày Top To Toe 500ml 42.000.000 đồng.
Nợ TK 1111 42.000.000
Có TK 141 42.000.000
Ngày 06/03/2014, Phiếu chi số PC10, chi 750.000 đồng thuê máy photocopy tháng 02/2014:
Nợ TK 6422 750.000
Có TK 1111 750.000
Ngày 11/03/2014, Phiếu chi số PC15, chi 80.000 đồng - tiền lệ phí hải quan, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu – Tờ khai hải quan: EMS046490-BL:0007903 Nợ TK 6425 60.000
Nợ TK 33312 10.000
Có TK 1111 70.000
Ngày 12/03/2014, Phiếu chi số PC12, chi 4.174.000 đồng mua vật tư ở cửa hàng Cao Bá Đại Nghĩa cho kho - xưởng, Hóa đơn số 46184.
Nợ TK 3311 4.174.000
Có TK 1111 4.174.000
Ngày 17/03/2014, Phiếu thu PT14, thu 1 phần tạm ứng của Trần Quang Kinh tiền đi công tác ở Lâm Đồng là 250.000 đồng (PC11 - 09/02):
Nợ TK 1111 250.000
Có TK 141 250.000
Ngày 22/03/2014, Phiếu chi PC19, chi 242.000 đồng - tiền mua nón, giầy (BHLĐ) của cơng ty CP An Phú Thịnh, Hóa đơn số 166463.
Nợ TK 6427 220.000 Nợ TK 1331 22.000
Có TK 1111 242.000
Tập hợp các phiếu thu – phiếu chi trong tháng 03/2014 kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Tên đơn vị: CN Cty TNHH Dược Phẩm AAA SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Địa chỉ: F7/8 QL.51, KP.1, P.Long Bình Tân, BH-ĐN THÁNG 03/2014
Mả số thuế: 0301000691-005 ĐVT: Đồng
Ngày tháng
Số phiếu
Diễn giải Đối ứng Số tiền
Thu Chi Thu Chi
Tồn đầu tháng 03 40.530.368
…………………….. 01/03 01
Thu tiền bán hàng của Cty TNHH Xuân Bắc Hà
(25/02/2014) 131.03 141.009.641
01/03 03 Thanh toán tiền CTP tháng02 cho NV Nguyễn Ngọc Hiền 64181.03 133.03 4.140.100 Mẫu số S07-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
…………………….. 06/03 10 Thanh toán tiền thuê máy
Photocopy tháng 02/2014 6422.03 750.000
06/03 11
Thu lại tạm ứng tiền trả khách hàng trưng bày Top
To Toe 500ml 141.03 42.000.000
……………………...
Tổng cộng số phát sinh
trong tháng 03 752.571.339 698.521.695
Số dư cuối tháng 03 94.580.012
Biên Hòa, ngày 31 tháng 03 năm 2014 Giám Đốc CN Kế toán trưởng Lập bảng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Dựa vào sổ quỹ tiền mặt để lâp bảng kê chứng từ ghi Nợ - Có TK 111
Tên đơn vị: CN Cty TNHH Dược Phẩm AAA BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ - TK 111 Địa chỉ: F7/8 QL.51, KP.1, P.Long Bình Tân, BH-ĐN THÁNG 03/2014
Mả số thuế: 0301000691-005 ĐVT: Đồng
Diễn giải Số tiền Ghi Nợ tài khoản 111-ghi có các tài khoản
khác Số Ngày 131 141 …… ……. ………… ………. ………… ………….. … … … … PT01 01/03 Thu tiền kháchhàng 141.009.641 141.009.641 - - - - - PT11 06/03 Thu lại tạm ứng 42.000.000 - 42.000.000 - - - - …… …….. ………… …………. ………….. ………….. … … … … Tổng cộng 619.706.000 132.865.339
Biên Hòa, ngày 31 tháng 03 năm 2014 Giám đốc CN Kế toán trưởng Lập bàng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tên đơn vị: CN Cty TNHH Dược Phẩm AAA BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ - TK 111 Địa chỉ: F7/8 QL.51, KP.1, P.Long Bình Tân, BH-ĐN THÁNG 03/2014
Mã số thuế: 0301000691-005 ĐVT: Đồng
Diễn giải Số tiền Ghi nợ tài khoản 111-ghi có các tài khoản
khác
Số Ngày 133 641 642
…… ……. ………………. ………. ……… ……..... … … . .
PC03 01/03 Thanh tốn tiềncơng tác phi 4.140.100 109.100 4.031.000 - - - - PC10 06/03 Thanh toán tiền
thuê máy photocopy
750.000 - 750.000 - - -
…… ……. ……………….. ………… ……… ………….. ……… … . .
Tổng cộng 9.388.116 193.894.701 13.871.760
Biên Hòa, ngày 31 tháng 03 năm 2014 Giám đốc CN Kế toán trưởng Lập bảng