3.1 Tổ chức quản trị
3.1.2 Vai trò của các phòng ban với hoạt động chung của công ty
a. Ban kinh doanh
Trong các cơng ty, phịng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phịng ban khác trong cơng ty như phịng hành chính, phịng kế tốn, phịng tài chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.
Đối với ban kinh doanh của công ty VAFUCO, bộ phận này chịu trách nhiệm tìm về các dự án, các cơng trình, các hợp đồng trong nước phù hợp với lĩnh
vực hoạt động của công ty. Ban kinh doanh tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty đến các dự án sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất. Ban kinh doanh cũng xây dựng phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
b. Ban triển khai dự án
Đây là một trong những ban nòng cốt của VAFUCO. Ban triển khai dự án là tập hợp của đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, hoạt động lâu năm trong ngành xây lắp cơ điện và cung cấp thiết bị công nghiệp, kết hợp với đội ngũ nhân sự trẻ trung sáng tạo, ban chịu trách nhiệm về kiểm sốt chất lượng, đảm bảo thơng số kĩ thuật của sản phẩm mà công ty nhập về, trực tiếp tham gia vào hoạt động thi công giám sát tại hiện trường.
Ban kinh doanh được chia ra làm 2 nhóm phụ trách các hoạt động khác nhau là nhóm triển khai thiết bị cơng nghiệp và nhóm triển khai thiết bị thủy nhiệt điện. Tùy vào yêu cầu của mỗi dự án mà các nhóm này có thể hoạt động riêng rẽ hoặc hoạt động chung đối với dự án đòi hỏi yếu tố kĩ thuật cao cũng như đa dạng trong nhu cầu về các thiết bị.
c. Ban tài chính – kế tốn
* Chức năng: Ban Tài chính – Kế tốn có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
- Hạch tốn kế tốn kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản, Vốn chủ sở hữu, nợ phải trả; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Công ty, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của cơng ty.
- Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế tốn của Nhà nước và nội bộ tại công ty
* Nhiệm vụ:
- Hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơng ty một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Chủ trì và phối hợp với các phịng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty. Thực hiện kịp thời, đầy
đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của cơng ty
- Thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý cơng tác đầu tư tài chính, cho vay tại công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế tốn của Nhà nước và của nội bộ công ty.
d. Ban mua hàng
Ban mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách sn sẻ. Bên cạnh đó ban mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của công ty.
1. Ban mua hàng chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau: 2. Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp. 3. Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp. 4. Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho.
5. Kiểm soát chất lượng.
6. Đảm bảo việc tn thủ các chính sách mua hàng của cơng ty. 7. Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng.
e. Ban hành chính nhân sự
Chức năng của ban hành chính nhân sự chính là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc tồn bộ các cơng tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ cơng chúng. Ban hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Đối với VAFUCO, ban hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
1. Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp 2. Quản lý các cơng tác hành chính
3. Quản lý các vấn đề pháp lý
Nhận xét: Cơ cấu tổ chức bộ máy của CTCP phát triển Công nghệ và Dịch vụ
năng, nhiệm vụ riêng biệt của các bộ phận được phân công rõ ràng giúp nâng cao hiệu quả công việc, phát huy đầy đủ các thế mạnh chun mơn hóa; giúp cho cơng việc không bị chồng chéo và phù hợp với mơ hình hoạt động của Cơng ty; thuận tiện trong việc điều hành, quản lý cũng như giám sát đạt được hiệu quả tốt nhất.