1. Đặc điểm tình hình chung của Cơng ty Bút Bi Thiên Long
Công ty Bút Bi Thiên Long là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành sản xuất văn phòng phẩm ( năm 1981 ) . Qua hơn hai mươi năm hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao , từ một cở sở sản xuất thủ công với vài nhân công nay Thiên Long đã trở thành một trong các doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn phòng phẩm
Do yêu cầu của thị trường , để đáp ứng kịp thời ngày càng nhiều hơn về số lượng sản phẩm cũng như chất lượng hàng hố năm 1996 Cơng Ty quyết định thành lập Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với phương châm phục vụ người tiêu dùng nhanh nhất thuận tiện nhất
Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với tư cách pháp nhân không đầy đủ , hạch tốn phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo tồn và phát triển vốn do Công Ty giao cho
Là một đơn vị kinh doanh trực thuộc nên chi nhánh Hà Nội thực hiện chức năng nhiệm vụ của Cơng Ty giao cho . Chi Nhánh có nhiệm vụ phân phối hàng hố của Cơng Ty theo địa bàn hoạt động của Chi Nhánh
Địa chỉ chính của Cơng Ty đặt tại khu Cơng Nghiệp Tân Tạo – Bình Chánh – Hồ Chí Minh
Địa chỉ của Chi Nhánh tại số 7 Đào Duy Anh - Đống Đa - Hà Nội
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cuả Chi Nhánh công ty Bút Bi Thiên Long Thiên Long
+ Giám Đốc Chi Nhánh : Là người đứng đầu Chi Nhánh có quyền ra quyết định chỉ đạo tồn bộ hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh . Trong quá trình ta quyết định giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các trưởng phòng
Các phịng nghiệp vụ của cơng ty có chức năng tham mưu giúp giám đốc
Chi Nhánh quản lý và điều hành cơng việc. Các phịng là:
+ Phịng tổ chức hành chính : Có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt như công tác tổ chức nhân sự , công tác lao động tiền lương, xác định phương hướng chiến lược đầu tư và nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của tồn Cơng ty.
+ Phịng tài chính-kế tốn: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc công ty về cơng tác tài chính-kế tốn. Đảm bảo phản ánh đúng, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn Cơng ty. Phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , lập báo cáo tài chính theo tháng gửi về Cơng Ty , cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác sử dụng thơng tin
+ Phịng kinh doanh : Thực hiện kế hoạch đặt hàng với Công Ty , kế hoạch bán hàng , tiêu thụ hàng hoá , theo dõi hàng hoá đáp ứng nhu cầu khách hàng
+ Phòng thống kê: Thực hiện thống kê đầy đủ, kịp thời sản lượng hàng hoá tiêu thụ, thống kê số lượng hàng hố nhập từ Cơng Ty, theo dõi doanh số theo từng khu vực , cuối tuần báo cáo cho Giám Đốc Chi Nhánh
+ Phòng thị trường : Đi thực tế tại các thị trường trong phạm vi Chi
Nhánh quản lý kiểm tra doanh số bán hàng từng khu vực , đốc thúc quá trình bán hàng taị các điểm phân phối hàng hố của Cơng Ty. Xác định biến động của thị trường về hàng hoá
Sơ đồ 3 : Tổ chức quản lý ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long:
3. Đặc điểm tổ chức kế tốn của Chi Nhánh Cơng ty Bút Bi Thiên Long
Từ ngày ngày mới thành lập , Chi Nhánh Công Ty Bút Bi Thiên Long đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu cịn gặp một số khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào nề nếp. thơng tin kế tốn cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của Công ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung và bố trí thành phịng kế tốn, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học cơng nghệ, Cơng ty đã sử dụng máy tính trong cơng tác kế tốn. Phần mềm kế tốn có tên gọi “Avt - Soft”
GIÁM ĐỐC Phịng tổ chức h nhà chính Phịng T i chínhà Kế tốn Phịng kinh doanh Phịng thị trường Phịng thống kê
a. Bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty Bút Bi Thiên Long được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức cơng tác kế tốn kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm việc tại phịng tài chính-kế tốn của Cơng ty có 6 người. Nhiệm vụ được phân công như sau:
Trưởng phịng kế tốn (kế tốn trưởng): Là người chịu trách nhiệm
phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về cơng việc của mình.
Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng hoá (kế toán thanh tốn):
có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời, kế tốn thanh tốn có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng cơng ty có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng và giám đốc Công ty.
Chịu tránh nhiệm kiển tra số lượng hàng hoá nhập xuất, hàng ngày đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hoá. Theo dõi hạch tốn cơng cụ dụng cụ, hàng hố nhập-xuất-tồn trong kỳ hạch tốn, tính tốn phân bổ cơng cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp gửi về Cơng Ty
- Kế tốn tổng hợp : Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế toán
trưởng về việc xử lý số liệu kế toán trước khi khoá sổ kế tốn. Lưu trữ tồn bộ chứng từ kế toán và báo cáo kế tốn của Cơng ty theo tháng, q, năm. Lập chứng từ hạch tốn của Cơng ty, kế tốn tổng hợp tồn Chi nhánh Cơng ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đơn vị nội bộ.
- Kế tốn cơng nợ + Khu vực I
Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng khu vực, đối chiếu công nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu có phát sinh). Làm bảng thưởng cho khách hàng theo tháng, quý . Báo cáo về công nợ cho Giám Đốc Chi Nhánh hàng tuần