3.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất.
a.Vốn.
Theo số liệu của năm 1999, tổng số vốn cố định của cụng ty là khoảng 20 tỷ VNĐ. Tớnh đến nay, tổng số vốn cố định của cụng ty là trờn 23 tỷ VNĐ.
Bảng 1:Tổng số vốn kinh doanh của cụng ty vật tư cụng nghiệp Hà nội (1999-2001).
Năm 1999 2000 2001
Vốn cố định 19,5 21,3 23,1
Vốn lưu động 2,3 3,2 3,7
Vốn vay 5,7 8,3 7,6
Tổng VKD 26,5 32,8 34,4
Qua bảng tỡnh hỡnh vốn của cụng ty Vật tư cụng nghiệp Hà nội ta cú thể thấy, nguồn vốn của cụng ty luụn tăng theo thời gian. Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của cụng ty trong thời gian qua cú hiệu quả. Cụng ty đó biết huy động và sử dụng hợp lý cỏc nguồn vốn, cỏc sản phẩm do cụng ty kinh doanh đó đạt được hiệu quả tốt, do đú cụng ty đó đem một phần lợi nhuận trớch vào vốn kinh doanh. Vốn cố định cũng tăng do ban lónh đạo cụng ty đó mạnh dạn đầu tư thờm mỏy múc, thiết bị mới, mở rộng dõy chuyền sản xuất nhằm tăng năng xuất cũng như chất lượng sản phẩm. Qua bảng tình hình vốn của công ty Vật t công nghiệp Hà nội ta có thể thấy, nguồn vốn của công ty luôn tăng theo thời gian. Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua có hiệu quả. Công ty đã biết huy động và sử dụng hợp lý các nguồn vốn, các sản phẩm do công ty kinh doanh đã đạt đợc hiệu quả tốt, do đó công ty đã đem một phần lợi nhuận trích vào vốn kinh doanh. Vốn cố định cũng tăng do ban lãnh đạo công ty đã mạnh dạn đầu t thêm máy móc, thiết bị mới, mở rộng dây chuyền sản xuất nhằm tăng năng xuất cũng nh chất lợng sản phẩm.
b. Đặc điểm về lao động và cơ cấu lao động.
Là một đơn vị thuộc ngành sản xuất cụng nghiệp nờn yờu cầu về lực lượng lao động của cụng ty là khỏ lớn. Tớnh đến cuối năm 2001, toàn cụng ty cú tổng số lao động là 630 người, trong đú cụng nhõn thuộc phõn xưởng sản xuất chiếm 583 người số lao động cũn lại thuộc cỏc phũng ban chức năng. Mặc dự lực lượng cỏn bộ chủ chốt cũn mỏng, trỡnh độ chuyờn mụn cũn nhiều hạn chế nhưng với tinh thần trỏch nhiệm cao, đoàn kết gắn bú giỳp đỡ lẫn nhau, giàu trớ sỏng tạo, đội ngũ cỏn bộ của cụng ty luụn hoàn thành xuất sắc kế hoạch sản xuất kinh
doanh được đề ra của cụng ty, đảm bảo cung cấp sản phẩm cho mọi khỏch hàng với giỏ cả hợp lý. Đõy là một trong những điều kiện khỏ quan trọng tạo đà cho sự phỏt triển nhanh trúng của cụng ty trong thời gian qua.
c. Đặc điểm về sản phẩm giầy vải.
Đặc thự của ngành sản xuất giầy là mang tớnh chất thời vụ và sản lượng tuỳ thuộc vào đơn đặt hàng của khỏch hàng. Hiện nay mặt hàng giầy vải đang trở thành nhu cầu rộng rói cho người tiờu dựng ở hầu hết cỏc lứa tuổi và giới tớnh. Tuy nhiờn yờu cầu của khỏch hàng về mẫu mó, chủng loại, kớch cỡ... luụn phải đổi mới cho phự hợp với thị hiếu của người tiờu dựng. Chớnh vỡ vậy để đỏp ứng được nhu cầu của khỏch hàng cụng ty đó liờn tục đầu tư đổi mới trang thiết bị hiện đại, nõng cao chất lượng sản phẩm tạo nhiều mẫu mới như cỏc loại giầy nữ, giầy trẻ em, giầy vải thời trang, giầy vải phối da, giầy vải thể thao... từ đú giỳp cho cụng ty tỡm được chỗ đứng trờn thị trường.
3.2. Đặc điểm về thị trường và khỏch hàng nước ngoài.
Với cỏc đặc điểm đó mụ tả như trờn, sản phẩm của cụng ty đó và đang chinh phục được nhiều thị trường khú tớnh. Quy mụ thị trường của cụng ty ngày càng được mở rộng, chỉ từ 4 nước năm 1998 nay đó tăng lờn 14 nước gồm: Đài loan, Singapore, Hongkong, Nhật bản, Đức, Phỏp, Bỉ, Hàlan, Anh, Italy, Tõy ban nha, Newzealand, Mờhicụ và Nga. Nguyờn nhõn chớnh của sự mở rộng thị trường là do đối với mặt hàng giầy dộp cú xuất xứ Việt nam được xuất sang thị trường EU thỡ được hưởng mức thuế suất ưu đói và việc nước ta cam kết tham gia AFTA mà trọng tõm của AFTA là xoỏ bỏ hàng rào thuế quan, tạo cơ hội thuận lợi cho cụng ty được tiếp xỳc với nhiều bạn hàng mới và nhu cầu mới để cụng ty mởi rộng cỏc mối quan hệ, nõng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu.
Để xỏc định vị trớ của mỡnh trờn thị trường đang cú sức cạnh tranh hết sức gay gắt thỡ cụng ty phải chỳ trọng nghiờn cứu đặc điểm của từng nhúm khỏch hàng khỏc nhau nhằm đỏp ứng một cỏch linh hoạt cỏc nhu cầu đa dạng và phức tạp của họ. Đối với khỏch hàng Chõu Âu và Mờhicụ thỡ họ đũi hỏi rất cao về
chất lượng, mẫu mó, mầu sắc, kớch cỡ...chủng loại phải phong phỳ để đỏp ứng được nhu cầu tiờu dựng của khỏch hàng ở mọi lứa tuổi.
Với những sự quyết tõm nõng cao chất lượng, hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn mà những sản phẩm của cụng ty ngày càng được khỏch hàng nước ngoài mến mộ. Số khỏch hàng đến ký hợp đồng với cụng ty ngày càng gia tăng.
Bảng 2: Số lượng khỏch hàng nước ngoài đến ký kết hợp đồng với cụng ty.
Năm Tờn đơn vị giao dịch ký kết hợp đồng XNK Nước
1999 Chengpao Rubber Industrial Co,Ltd. Greenstyle International Corp.
Sihro Merchandise Corp. Marco GMBH
Hein rich Deichman-Schuhe Co.
Đài loan Đài loan Hongkong Phỏp Đức 2000 Hein rich Deichman-Schuhe Co.
Greenstyle International Corp. Scappino B.V.,Industriweg Lambert Howarth T/A Ltd Bershka Mexico S.A De C.V Vetir DPT Chaussures Đức Đài loan Hà lan Anh Mờhicụ Phỏp 2001 Moshi Fashion Victims,S.L
Mitsubishi Corp Hoko Footwear, Ltd Marco GMBH
Tõy ban nha Nhật
Anh Phỏp
Trinon Co, Ltd.
Chengpao Rubber Industrial Co,Ltd. Greenstyle International Corp.
Bershka Mexico S.A De C.V
Phỏp Đài loan Đài loan Mờhicụ
Qua bảng số lượng khỏch hàng đó đến ký kết hợp đồng với cụng ty trong 3 năm qua ta cú thể thấy, khụng những cụng ty vẫn giữ được những khỏch hàng cũ mà số lượng khỏch hàng mới liờn tục tăng theo thời gian. Điều này chứng tỏ uy tớn của cụng ty ngày càng tăng, số lượng sản phẩm đạt chất lượng được đưa ra thị trường nước ngoài năm sau lớn hơn năm trước gúp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cụng ty.
3.4. Đặc điểm về phương thức kinh doanh.
Phương thức kinh doanh chủ yếu của cụng ty là xuất nhập khẩu trực tiếp, gia cụng chế biến và nhập khẩu uỷ thỏc.Trong đú xuất nhập khẩu trực tiếp và gia cụng ỏp dụng phổ biến đối với mặt hàng giầy vải, nguyờn vật liệu sản xuất giầy cũn nhập khẩu uỷ thỏc thỡ tuỳ thuộc vào mặt hàng của đơn vị uỷ thỏc.
II. VIỆC THỰC HIỆN Kí KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY.
Hiện nay việc thực hiện cỏc nghiệp vụ cho cụng tỏc xõy dựng một hợp đồng xuất nhập khẩu như chào giỏ, hỏi hàng, đàm phỏn và thoả thuận cỏc điều khoản trong hợp đồng của Cụng ty cũn nhiều bị động hoặc theo những nguyờn tắc cứng nhắc do vậy đó gõy ra nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng. Thực trạng việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu ở Cụng ty vẫn cũn nhiều vấn đề tồn tại. Đú là cỏc vấn đề cụ thể sau:
1. Việc xỏc lập cỏc căn cứ để ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.
Nhận thức được việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu là một khõu mở đầu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu vỡ chỉ thụng qua cỏc hợp đồng đó được ký kết Cụng ty mới sản xuất theo yờu cầu về khối lượng, mẫu mó, màu sắc,... Song trờn thực tế, khụng phải bất cứ khi nào cú khỏch hàng là khi ấy Cụng ty đều cú thể ký kết hợp đồng mà việc ký kết cú thành cụng hay khụng cũn
phải phụ thuộc vào rất nhiều vấn đề và đi đến quyết định ký kết đú phải dựa trờn một số căn cứ sau:
Một là chớnh sỏch quản lý của nhà nước Việt nam về kinh tế đối ngoại và ngoại thương. Hiện nay chớnh sỏch khuyến khớch xuất khẩu của nhà nước ta đó tạo điều kiện cho tất cả cỏc doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Hai là đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng, nghiờn cứu cỏc điều khoản như giỏ xuất nhập khẩu, điều khoản chất lượng và thời hạn giao hàng sao cho hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất là một căn cứ quan trọng của người làm cụng tỏc hợp đồng.
Ba là phải lựa chọn đối tỏc. Phần lớn bạn hàng của Cụng ty là cỏc khỏch hàng mới nờn bắt buộc Cụng ty phải tiến hành nghiờn cứu dựa trờn một số yếu tố như: Quan điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chớnh, người làm đại diện, phạm vi và trỏch nhiệm của họ,... khi cú quan hệ làm ăn với Cụng ty.
Bốn là phải căn cứ vào khả năng sản xuất. Nếu cỏc căn cứ trờn đều hợp lệ mà năng lực sản xuất của Cụng ty khụng phự hợp và khụng đỏp ứng được thỡ việc ký kết hợp đồng trở thành vụ nghĩa.
2. Phương phỏp ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu.
Cũng giống như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thụng thường nào việc ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu của Cụng ty cũng cú thể là trực tiếp gặp gỡ hoặc giỏn tiếp thụng qua con đường thư tớn, điện tớn.
Đối với khỏch hàng quen thuộc thỡ Cụng ty đúng hàng theo yờu cầu của khỏch hàng cũn khỏch hàng ở xa thỡ Cụng ty thường ký theo hỡnh thức giỏn tiếp cú nghĩa là Cụng ty gửi đơn chào hàng đến cho khỏch hàng, trong đú bao gồm những yếu tố cần thiết cho việc ký hợp đồng, nếu bờn đối tỏc cú sự đồng ý hoàn toàn cỏc điều kiện của đơn chào hàng thỡ hai bờn sẽ thoả thuận cỏc điều khoản và nhất trớ cựng ký vào hợp đồng.
Đối với những khỏch hàng mà cụng việc cần bàn bạc giải quyết cặn kẽ để ký kết một hợp đồng mới hay bổ sung tiếp cho hợp đồng cũ hoặc những khỏch
hàng lần đầu cú quan hệ làm ăn với Cụng ty thỡ thường ký theo hỡnh thức trực tiếp.
3. Chuẩn bị ký kết.
Nhận thức được khõu chuẩn bị trước khi ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu là rất quan trọng, đũi hỏi Cụng ty phải thường xuyờn nghiờn cứu tỡnh hỡnh thị trường tiờu thụ. Việc nghiờn cứu thị trường cỏc nước và khu vực, đặc biệt là thị trường của mặt hàng mà Cụng ty định xuất hoặc nhập khẩu cú ý nghĩa lớn lao và nú chớnh là việc làm cần thiết đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Tại Cụng ty vật tư cụng nghiệp Hà nội việc nghiờn cứu thị trường đó được quan tõm bởi nhờ nú mà Cụng ty cú thể nắm bắt kỹ cỏc thụng tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phỏn. Khụng chỉ dừng lại đú Cụng ty phải lựa chọn hỡnh thức và phương phỏp phự hợp đồng thời xỏc định hướng đớch rừ ràng cho cuộc đàm phỏn nhằm thu được hiệu quả tối đa. Hiện tại Cụng ty đó ỏp dụng phương phỏp đàm phỏn hai bờn cựng cú lợi. Vỡ theo phương phỏp này cỏc nhà đàm phỏn của cỏc bờn thường khụng giấu thụng tin về nhau, cựng thống nhất mục tiờu chung nhằm tối đa hoỏ lợi nhuận cho cỏc bờn tham gia đàm phỏn mà khụng làm phương hại đến quan hệ giữa cỏc bờn.
Trong nền kinh tế thị trường, cỏc doanh nghiệp kinh doanh khụng cũn người “cầm tay chỉ việc” như trong nền kinh tế tập trung kế hoạch hoỏ nữa, mà phải tự lo cho sự tồn tại và phỏt triển của mỡnh. Bởi vậy, cỏc doanh nghiệp phải luụn tỡm tũi những lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả cao và sử dụng cỏc kỹ xảo kinh doanh một cỏch hợp lý để đạt được kết quả. Một trong cỏc cụng việc cần làm là phải hoạch định chiến lược phỏt triển hữu hiệu, xõy dựng hàng loạt cỏc biện phỏp, trong đú cú đàm phỏn thương mại.
Mục đớch của cuộc đàm phỏm thương mại là nhằm đạt được sự thoả thuận giữa người mua và người bỏn về tất cả cỏc điều khoản của hợp đồng. Những yờu cầu để cuộc đàm phỏn được tiến hành thuận lợi là:
- Chuẩn bị chiến lược, bởi trong đàm phỏn chiến lược liờn quan đến một kế hoạch cú định hướng. Nú xỏc định đường hướng cơ bản, kết hợp đường hướng
chung với cỏc chủ trương hành động. Bởi vậy chiến lược càng hay thỡ kết quả thu được càng tốt.
- Chuẩn bị về kế hoạch cụ thể là thu thập số liệu, dữ liệu thụng tin giỳp cho việc đưa ra giả thiết cú tớnh thuyết phục. Từ đú xõy dựng cỏc mục tiờu đàm phỏn thớch hợp, bố trớ nhõn sự và địa điểm đàm phỏn một cỏch khoa học tạo sự tự tin trong đàm phỏn. Bờn cạnh đú cụng tỏc tự đỏnh giỏ mỡnh và đỏnh giỏ đối phương cũng khụng kộm phần quan trọng, cổ nhõn cú cõu “Biết mỡnh biết người trăm trận trăm thắng”. Cõu núi đú thật cú ý nghĩa trong khi chuẩn bị đàm phỏn. Biết được những điểm yếu, điểm mạnh của mỡnh về tất cả cỏc mặt như: uy tớn, khả năng tài chớnh, trỡnh độ cỏn bộ đàm phỏn, vị trớ của ta trờn thị trường, cơ cấu bộ mỏy tổ chức,... để cú thể phỏt huy ưu thế của mỡnh khi cú thời cơ đến tạo ra sức mạnh ỏp đảo đối phương, buộc đối phương chấp nhận ý kiến của mỡnh đưa ra.
Vai trũ của cụng tỏc chuẩn bị về kế hoạch đàm phỏn là nhằm: Tạo một mụi trường ra quyết định an toàn trong đàm phỏn; Chuyển trọng tõm chỳ ý từ cỏc vấn đề chung sang cỏc vấn đề cần giải quyết cụ thể về quan hệ, xung đột, quỏ trỡnh thực hiện cỏc thoả thuận; Tạo sự hiểu biết lẫn nhau, xõy dựng quan hệ làm ăn hợp tỏc và hiểu biết nhau. Trong quỏ trỡnh chuẩn bị kế hoạch đàm phỏn Cụng ty phải tỡm hiểu, thu thập cỏc thụng tin về khỏch hàng như : thụng tin về con người, hoạt động kinh doanh, nhu cầu, tõm lý, thủ tục đàm phỏn...để nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của họ. Nhưng việc tỡm hiểu này vẫn cũn mang tớnh thụ động, chưa đạt hiệu quả cao. Việc mà Cụng ty đó làm được thể hiện ở:
- Cú sự chuẩn bị về thời gian, địa điểm đàm phỏn và những lý lẽ nhằm giải thớch cho cỏc điều khoản được nờu ra trong hợp đồng.
- Cú sự trao đổi về việc ký kết hợp đồng giữa cỏc phũng ban cú trỏch nhiệm liờn quan trước khi đàm phỏn để lường trước mọi tỡnh huống cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh đàm phỏn.
4. Đàm phỏn.
Khi mọi vấn đề đó được chuẩn bị kỹ Cụng ty tiến hành cuộc đàm phỏn và chỉ nờn ra quết định cuối cựng sau khi nắm bắt được cỏc bước sau:
+ ý thức được vấn đề. + Tỡm hiểu rừ đối tỏc.
+ Đỏnh giỏ nội dung đơn chào hàng, đơn đặt hàng.
+ Đỏnh giỏ khả năng sản xuất hay khả năng tiờu thụ mặt hàng đú của cụng ty. + Đỏnh giỏ, dự đoỏn cỏc rủi ro đối với hợp đồng đú.
+ Thụng bỏo giỏ hoặc chấp nhận giỏ cho bạn hàng. + Ra quyết định và tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng.
Cú những cuộc đàm phỏn thành cụng tốt đẹp nhưng cũng cú những cuộc đàm phỏn khụng đưa lại cho Cụng ty kết quả gỡ, tức là hợp đồng khụng được ký kết. Song Cụng ty khụng bi quan bởi Cụng ty xỏc định phải tỡm được cỏi được trong cỏi mất. Khụng ký được hợp đồng nhưng Cụng ty cú thể tỡm được cỏc lợi ích khỏc như: thiết lập mối quan hệ lõu dài, nõng cao uy tớn của mỡnh trờn thị trường và những điều này dự ít nhiều đều cú ích cho hoạt động kinh doanh sau này và điều này cú thể cú giỏ trị cho cỏc hoạt động khỏc của Cụng ty trong thời gian tới.
Đối với mỗi khỏch hàng ở mỗi nước khỏc nhau Cụng ty thực hiện việc