Bùi Thị Thu - Lớp Q10K2 27 Chứng từ gốc Nhật ký sổ câi TK 334, 338… Bảng cđn đối số phât sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hăng ngăy
Ghi cuối thâng hoặc ghi định kỳ Đối chiếu
1.4.2. Hình thức ghi sổ kế tơn chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tơn chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toân tổng hợp lă "Chứng từ ghi sổ".
Câc loại sổ kế tôn sử dụng trong hình thức kế tơn chứng từ ghi sổ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ câi vă câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết.
Trình tự hạch tơn tiền lương vă câc khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình hức chứng từ ghi sổ
1.4.3. Hình thức ghi sổ kế tơn nhật ký chứng từ
Ngun tắc cơ bản của hình thức kế tơn nhật ký chứng từ lă: Chứng từ gốc Chứng từ - ghi sổ Sổ câi TK 334, 338 Bảng cđn đối số phât sinh Bâo câo t i chínhă Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
- Tập hợp vă hệ thống hoâ câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo bín có của câc tăi khoản kết hợp với việc phđn tích câc nghiệp vụ kinh tế đó theo câc tăi khoản đối ứng nó.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoâ câc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tăi khoản).
- Kết hợp rộng rêi việc hạch toân tổng hợp với hạch tơn chi tiết trín cùng 1 sổ kế tơn vă trong cùng một q trình ghi chĩp.
Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch tơn tiền lương vă câc khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
1.4.4. Hình thức ghi sổ kế tôn nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tơn nhật ký chung: Tất cả nghiệp vụ kinh tế tăi chính phât sinh đều phải ghi văo sổ nhật ký, trọng tđm lă sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phât sinh vă định khoản nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trín câc sổ nhật ký để chuyển ghi văo sổ câi theo từng nghiệp vụ phât sinh.
Chứng từ gốc vă câc bảng phđn bổ Sổ quỹ Sổ câi TK 334, 338 Bâo câo t i chínhă Nhật ký chứng từ
Sổ kế tôn chi tiết TK 334, 338 Bảng kí
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch tơn tiền lương vă câc khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau
Chứng từ, bảng liệt kí chứng từ Nhật ký chung Sổ câi TK 334, 338
Bâo câo t i chínhă
Sổ kế tôn chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ quỹ
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÂC KẾ TƠN TIỀN LƯƠNG VĂ CÂC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ
PHÍA BẮC
2.1. Đặc điểm chung của Cơng ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc
2.1.1. Q trình hình thănh vă phât triển của Cơng ty
Vận tải lă mộtngănh sản xuất vật chất hết sức quan trọng trong đời sống xê hội nói chung vă nền kinh tế nói riíng. Kinh tế căng phât triển thì vận tải căng khẳng định vai trị quan trọng của mình. Với xu hướng kinh doanh như hiện nay, câc doanh nghiệp không chỉ mong muốn chiếm được ưu thế trong thị trường nội địa mă luôn muốn vươn ra thế giới. Vận tải trở thănh một phương thức vận chuyển được lựa chọn với nhiều ưu điểm nổi bật: an toăn, nhanh chóng… Do đó, cùng với sự phât triển của kinh tế xê hội nói chung ngănh vận tải biển ngăy nay cũng phât triển không ngừng ở qui mơ mang tính toăn cầu, ở mức độ hiện đại hô vă ở hiệu quả kinh tế cao.
Căn cứ văo nhu cầu phât triển đó của ngănh hăng hải vă căn cứ văo Nghị định số 239/HĐBT ngăy 29/6/1992 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vă cơ cấu tổ chức của Cục Hăng hải Việt Nam ngăy 9/2/1995 Cục trưởng Cục Hăng hải Việt Nam ra quyết định thănh lập "Cơng ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc" trực thuộc đại lý hăng hải Việt Nam.
- Tín tiếng Anh để giao dịch: Northein Freight Company - Tín để giao dịch tín hiệu: North Freight
- Điện thoại: 031 551 501 - Fax: 031 551 502
Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc lă cơng ty trực thuộc đại lý vận tải Việt Nam có tư câch phâp nhđn, thực hiện hạch toân kinh tế theo phđn cấp của Tổng giâm đốc đại lý hăng hải Việt Nam, được mở tăi khoản tại ngđn hăng, được sử dụng con dấu riíng. Cơng ty có trụ sở chính đặt tại 24 Điện Biín Phủ, quận Ngơ Quyền, thănh phố Hải Phịng.
Sau gần một năm hoạt động kinh doanh với tư câch lă một công ty đại lý vận tải. North Freight đê tìm được chỗ đứng ở thị trường đại lý vận tải miền Bắc: Công ty đê đảm nhận đại lý cho hêng tău NYK (NIPPON YUSEN
KAISHA) lă hêng vận tải biển lớn nhất của Nhật Bản - một trong năm hêng tău biển lớn nhất thế giới thường xun có doanh thu cao nhất. NYKline được thănh lập ngăy 1/10/1885, lă tổ chức hợp thănh từ 2 hêng vận tải nhỏ.
Ngoăi ra, cơng ty đê có hợp đồng đại lý với một số công ty đại lý vận tải quốc tế ở nước ngoăi. Công ty đê thực hiện vận chuyển được một khối lượng hăng hoâ tương đối lớn mang lại hiệu quả doanh thu tốt. Đội ngũ cân bộ vă bộ mây quản lý đê được bố trí ổn định ở Hải Phịng vă Hă Nội đâp ứng được u cầu kinh doanh. Giâm đốc VOSA Hải Phòng, sau khi đê băn bạc với ban chỉ huy vă được chỉ huy đồng tình thấy:
1. Northi Freight đê kinh doanh đại lý vận tải một câch thực thu, có khâch hăng, có tín nhiệm ở miền Bắc Việt Nam vă quốc tế, có doanh thu ổn định đủ trang trải vă có lêi.
2. Bộ mây đê được bố trí thích hợp vă vận hănh tốt. Vì vậy mă khơng cần phụ thuộc văo VOSA Hải Phòng nữa mă cần cho North Freight tâch ra khỏi kinh doanh của VOSA Hải Phịng hạch tơn riíng trực thuộc tổng VOSA. Cũng sau khi North Freight tâch ra thì cơng việc đại lý vận tải của bản thđn VOSA Hải Phòng mới tự thấy cần phải vươn lín trong thị trường.
Tổng Giâm đốc quyết định cho North Freight bắt đầu hạch tơn riíng trực thuộc tổng VOSA từ ngăy 1/1/1996.
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc hiện nay trực thuộc Tổng VOSA, chịu sự quản lý chung của VOSA. Nhưng đó chỉ lă quản lý về mặt hănh chính (về mặt Nhă nước) chứ khơng phải quản lý về mặt kinh tế. Điều năy có nghĩa lă cơng ty phải kinh doanh tự chủ, tự chịu trâch nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, lêi được hưởng, lỗ phải chịu. Công ty kinh doanh độc lập vă được tự do trong cơng việc kinh doanh của mình về tìm kiếm nguồn hăng, khâch hăng vă những hoạt động khâc.
Tuy nhiín ở một chừng mực năo đó North Freight cũng phải hoăn thănh những chỉ tiíu chung của toăn ngănh (Tổng cơng ty VOSA). Nói tóm lại, mặc dù chịu sự quản lý của Tổng VOSA - Tổng Đại lý Hăng hải Việt Nam nhưng
North Freight vẫn lă một công ty kinh doanh độc lập như câc doanh nghiệp độc lập khâc.
Cơ cấu tổ chức bộ mây quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ mây quản lý của công ty
1. Ban giâm đốc: 3 người
- Một giâm đốc điều hănh chung
- Một phó giâm đốc phụ trâch về sản xuất kinh doanh Giâm đốc Phó Giâm đốc Phịng H nh ă chính Phịng T i ă chính Kế tôn Phịng Đại lý NYK Phòng Đại lý vận tải Văn phòng tại H Nă ội Văn phòng tại TP HCM Marketing Đại lý Khai thâc Dịch vụ hải quan v t i ă ă liệu Kế toân Marketing Vận tải biển Vận tải h ng khôngă Khai thâc h ngă Dịch vụ Kho Dịch vụ hải quan Đội phục vụ h ng ă không Đội phục vụ h ng ă biển Đội phục vụ h ng ă không Đội phục vụ h ng ă biển
- Một phó giâm đốc đại diện văn phịng tại Hă Nội
Giâm đốc điều hănh chung có trâch nhiệm giâm sât, bao quât hết câc hoạt động của công ty, chịu trâch nhiệm toăn bộ về câc hoạt động của công ty. Nhận vốn, tăi sản vă câc nguồn lực do Nhă nước giao để quản lý, sử dụng vă phât triển vốn, tổ chức điều hănh hoạt động của cơng ty.
Phó giâm đốc sản xuất kinh doanh: Giâm sât bao quât toăn bộ câc hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giâm đốc, giúp giâm đốc điều hănh công ty theo sự phđn công, uỷ quyền của Giâm đốc, chịu trâch nhiệm trước Giâm đốc về nhiệm vụ được Giâm đốc phđn công vă uỷ quyền, ký câc văn bản theo chức năng vă nhiệm vụ của mình.
Phó Giâm đốc đại diện văn phịng tại Hă Nội: Giúp giâm đốc trong việc chỉ đạo toăn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hă Nội của cơng ty.
2. Phịng NYK
Lă phịng chun về lĩnh vực đại lý cho hêng tău NYK (hêng tău lớn nhất Nhật Bản), phục vụ công việc vă quyền lợi chủ tău, phòng được chia ra thănh câc bộ phận chuyín trâch.
- Bộ phận marketing - Bộ phận khai thâc - Bộ phận tăi liệu - Bộ phận kế toân - Bộ phận đại lý Nhiệm vụ của NYK
a) Lăm đại lý tău: Lăm thủ tục cho tău ra văo cảng.
b) Lăm đại lý giao nhận hăng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng.
c) Vận chuyển hăng từ cảng đến người tiíu dùng trong trường hợp những lô hăng mă điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hăng vă chủ tău lă "Door to door" hay nằm dưới hình thức năo khâc của vận tải đa phương thức. Hoặc ký kết câc hợp đồng vđn tải nội địa với câc hêng tău hoặc chủ hăng. Trong cả hai trường hợp thì đại lý khơng trực tiếp lă người vận tải mă đóng vai trị bín chính để th hay uỷ thâc.
d) Ký kết câc hợp đồng thuí tău hoặc lưu khoang với chủ hăng. Trong trường hợp năy đại lý đại diện cho chủ tău để ký kết.
e) Tìm nguồn hăng xuất khẩu để bân dịch vụ vận tải.
g) Thay mặt chủ tău kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểm sơt cơng tâc trơng nom vă tính phí lưu kho của cảng.
3. Phịng đại lý vận tải
Hình thănh để lăm đại lý vận tải cho câc hêng vận tải đa phương thức với câc hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ. Phịng được chia lăm câc bộ phận chun trâch sau:
- Bộ phận đại lý vận tải
- Bộ phận đại lý giao nhận (giao nhận hăng biển vă hăng không) - Bộ phận khai thâc hăng chung chủ
- Bộ phận tăi liệu.
* Nhiệm vụ của phòng đại lý vận tải. a) Bộ phận đại lý vận tải
Lă bộ phận đem lại lợi nhuận lớn nhất cho cơng ty. Nhiệm vụ chính được thể hiện qua câc hoạt động cơ bản sau:
- Tiếp thị nguồn hăng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải. - Thu xếp lăm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận.
- Thu xếp uỷ thâc hay thuí vận chuyển đưa hăng về kho của người nhận hăng.
- Thanh toân với cảng, người uỷ thâc vận tải vă với chủ hăng.
- Với hăng xuất: Đi tìm nguồn hăng, thay mặt cho hăng ký kết hợp đồng vận tải đa phương thức hay vận tải nội địa từ kho chủ hăng đến cảng, lăm thủ tục xuất hăng, phât hănh vận đơn.
- Với hăng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trâch nhiệm gom hăng đóng container lăm thủ tục xuất hay khai thâc giao cho từng chủ hăng lẻ.
b) Bộ phận tăi liệu
- Lấy lệnh giao hăng từ hêng tău Feeder - Thông bâo hăng đến cho người nhận
- Phât lệnh giao hăng cho chủ hăng hoặc cho người do chủ hăng uỷ thâc. - Thanh toân với hêng tău Feeder vă với chủ hăng về câc hoạt động đại lý giao nhận vă câc chi phí liín quan phatsinh.
4. Phịng Hănh chính
* Lập kế hoạch kinh doanh hăng năm
- Quản lý nhđn sự, lập kế hoạch dăi hạn về công tâc bồi dưỡng đăo tạo lực lượng lao động. Quản lý, kiểm tra, đânh giâ việc sử dụng thời gian vă hiệu quả lao động toăn công ty.
Triển khai thực hiện câc công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý vă thực hiện câc nhiệm vụ về hănh chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hănh.
Fax vă gửi câc chứng từ cần thiết cho công việc giao hăng tại công ty vă câc dịch vụ khâc.
Tổng hợp câc bâo câo sản xuất kinh doanh.
Lăm công tâc tổ chức công đoăn trong công ty: Tổ chức câc cuộc đi thăm quan, nghỉ mât cho cân bộ cơng nhđn viín, thăm nom…
5. Văn phịng đại diện tại Hă Nội Còn được gọi lă Northfreight Hă Nội Bộ phận NYK Hă Nội:
- Lăm cơng tâc tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận thị trường để quảng câo vă chăo bân dịch vụ vận tải của hêng NYK tại khu vực Hă Nội vă câc vùng lđn cận.
- Lăm công việc tăi liệu như: Phât hănh vận đơn, manifest cho chủ hăng, thống kí quản lý tình hình xuất nhập khẩu ở Hă Nội, lăm đại diện câc thơng tin liín lạc khâc… Bộ phận NYK Hă Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng NYK.
- Bộ phận đại lý vận tải: Lăm công tâc giao nhận vă tìm nguồn hăng tại khu vực Hă Nội, cùng phối hợp cơng việc với phịng đại lý vận tải.
- Bộ phận hăng không: Lăm thủ tục hăng đường không cũng như thu xếp thủ tục vă vận chuyển bằng hăng không trong những trường hợp chủ hăng u cầu.
6. Văn phịng đại diện tại thănh phố Hồ Chí Minh
Lăm câc cơng việc giao nhận hăng hơ tại đầu thănh phố Hồ Chí Minh. Văn phịng đại diện năy được thănh lập văo năm 2002 chịu sự chỉ đạo trục tiếp của phòng đại lý vận tải.
7. Bộ phận quản lý kho, quản lý hăng hoâ khai thâc chung chủ, hăng container về trực tiếp tại công ty. Lăm cơng tâc giao hăng cho khâch hăng, đóng hăng văo container cho câc lơ hăng xuất.
8. Phịng Tăichính - kế tơn
Quản lý chung về tình hình tăi chính kế tơn của cơng ty bao gồm:
- Phản ânh, ghi chĩp đầy đủ, trung thực, đúng thời hạn câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo đúng câc quy định Nhă nước đê ban hănh.
- Tiếp cận câc hoâ đơn, chứng từ của câc hợp đồng vă tiến hănh giải quyết mọi vấn đề tăi chính liín quan đến thanh tôn hợp đồng.
- Sử dụng câc nguồn vốn có hiệu quả, quản lý thu, chi, cđn đối, điều tiết luđn chuyển tiền tệ cho câc hoạt động kinh doanh.
- Kết hợp với câc phịng nghiệp vụ, mở thư tín dụng, tiếp nhận chứng từ giao hăng, thanh toân, chuyển tiền lịch trình thanh tơn trong thư tín dụng vă hợp đồng nhập khẩu cho câc đối tâc kinh doanh.
- Lập câc bâo câo tăi chính đúng với câc quy định của Nhă nước vă tổng công ty.
2.1.2.2. Chức năng vă nhiệm vụ của cơng ty
* Cơng ty có câc chức năng sau:
- Kinh doanh dịch vụ, gửi nhận hăng hoâ, đại lý vận tải cho câc hêng tău biển nước ngoăi.
- Nhận uỷ thâc XNK ngoăi ngănh nhằm hỗ trợ cho công tâc XNK của tổng công ty vă ngănh hăng hải Việt Nam.
- Kinh doanh XNK câc mặt hăng của Việt Nam theo đơn đặt hăng.
- Thực hiện liín kết với câc công ty đại lý vận tải khâc (trong vă ngoăi