1. Ban giâm đốc: 3 người
- Một giâm đốc điều hănh chung
- Một phó giâm đốc phụ trâch về sản xuất kinh doanh Giâm đốc Phó Giâm đốc Phịng H nh ă chính Phịng T i ă chính Kế tôn Phịng Đại lý NYK Phịng Đại lý vận tải Văn phòng tại H Nă ội Văn phòng tại TP HCM Marketing Đại lý Khai thâc Dịch vụ hải quan v t i ă ă liệu Kế toân Marketing Vận tải biển Vận tải h ng khôngă Khai thâc h ngă Dịch vụ Kho Dịch vụ hải quan Đội phục vụ h ng ă không Đội phục vụ h ng ă biển Đội phục vụ h ng ă khơng Đội phục vụ h ng ă biển
- Một phó giâm đốc đại diện văn phòng tại Hă Nội
Giâm đốc điều hănh chung có trâch nhiệm giâm sât, bao quât hết câc hoạt động của công ty, chịu trâch nhiệm toăn bộ về câc hoạt động của công ty. Nhận vốn, tăi sản vă câc nguồn lực do Nhă nước giao để quản lý, sử dụng vă phât triển vốn, tổ chức điều hănh hoạt động của cơng ty.
Phó giâm đốc sản xuất kinh doanh: Giâm sât bao quât toăn bộ câc hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giâm đốc, giúp giâm đốc điều hănh công ty theo sự phđn công, uỷ quyền của Giâm đốc, chịu trâch nhiệm trước Giâm đốc về nhiệm vụ được Giâm đốc phđn công vă uỷ quyền, ký câc văn bản theo chức năng vă nhiệm vụ của mình.
Phó Giâm đốc đại diện văn phịng tại Hă Nội: Giúp giâm đốc trong việc chỉ đạo toăn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hă Nội của cơng ty.
2. Phịng NYK
Lă phịng chun về lĩnh vực đại lý cho hêng tău NYK (hêng tău lớn nhất Nhật Bản), phục vụ cơng việc vă quyền lợi chủ tău, phịng được chia ra thănh câc bộ phận chuyín trâch.
- Bộ phận marketing - Bộ phận khai thâc - Bộ phận tăi liệu - Bộ phận kế toân - Bộ phận đại lý Nhiệm vụ của NYK
a) Lăm đại lý tău: Lăm thủ tục cho tău ra văo cảng.
b) Lăm đại lý giao nhận hăng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng.
c) Vận chuyển hăng từ cảng đến người tiíu dùng trong trường hợp những lơ hăng mă điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hăng vă chủ tău lă "Door to door" hay nằm dưới hình thức năo khâc của vận tải đa phương thức. Hoặc ký kết câc hợp đồng vđn tải nội địa với câc hêng tău hoặc chủ hăng. Trong cả hai trường hợp thì đại lý khơng trực tiếp lă người vận tải mă đóng vai trị bín chính để thuí hay uỷ thâc.
d) Ký kết câc hợp đồng thuí tău hoặc lưu khoang với chủ hăng. Trong trường hợp năy đại lý đại diện cho chủ tău để ký kết.
e) Tìm nguồn hăng xuất khẩu để bân dịch vụ vận tải.
g) Thay mặt chủ tău kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểm sôt cơng tâc trơng nom vă tính phí lưu kho của cảng.
3. Phịng đại lý vận tải
Hình thănh để lăm đại lý vận tải cho câc hêng vận tải đa phương thức với câc hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ. Phịng được chia lăm câc bộ phận chun trâch sau:
- Bộ phận đại lý vận tải
- Bộ phận đại lý giao nhận (giao nhận hăng biển vă hăng không) - Bộ phận khai thâc hăng chung chủ
- Bộ phận tăi liệu.
* Nhiệm vụ của phòng đại lý vận tải. a) Bộ phận đại lý vận tải
Lă bộ phận đem lại lợi nhuận lớn nhất cho cơng ty. Nhiệm vụ chính được thể hiện qua câc hoạt động cơ bản sau:
- Tiếp thị nguồn hăng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải. - Thu xếp lăm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận.
- Thu xếp uỷ thâc hay thuí vận chuyển đưa hăng về kho của người nhận hăng.
- Thanh toân với cảng, người uỷ thâc vận tải vă với chủ hăng.
- Với hăng xuất: Đi tìm nguồn hăng, thay mặt cho hăng ký kết hợp đồng vận tải đa phương thức hay vận tải nội địa từ kho chủ hăng đến cảng, lăm thủ tục xuất hăng, phât hănh vận đơn.
- Với hăng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trâch nhiệm gom hăng đóng container lăm thủ tục xuất hay khai thâc giao cho từng chủ hăng lẻ.
b) Bộ phận tăi liệu
- Lấy lệnh giao hăng từ hêng tău Feeder - Thông bâo hăng đến cho người nhận
- Phât lệnh giao hăng cho chủ hăng hoặc cho người do chủ hăng uỷ thâc. - Thanh toân với hêng tău Feeder vă với chủ hăng về câc hoạt động đại lý giao nhận vă câc chi phí liín quan phatsinh.
4. Phịng Hănh chính
* Lập kế hoạch kinh doanh hăng năm
- Quản lý nhđn sự, lập kế hoạch dăi hạn về công tâc bồi dưỡng đăo tạo lực lượng lao động. Quản lý, kiểm tra, đânh giâ việc sử dụng thời gian vă hiệu quả lao động toăn công ty.
Triển khai thực hiện câc công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý vă thực hiện câc nhiệm vụ về hănh chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hănh.
Fax vă gửi câc chứng từ cần thiết cho công việc giao hăng tại công ty vă câc dịch vụ khâc.
Tổng hợp câc bâo câo sản xuất kinh doanh.
Lăm công tâc tổ chức công đoăn trong công ty: Tổ chức câc cuộc đi thăm quan, nghỉ mât cho cân bộ cơng nhđn viín, thăm nom…
5. Văn phịng đại diện tại Hă Nội Còn được gọi lă Northfreight Hă Nội Bộ phận NYK Hă Nội:
- Lăm cơng tâc tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận thị trường để quảng câo vă chăo bân dịch vụ vận tải của hêng NYK tại khu vực Hă Nội vă câc vùng lđn cận.
- Lăm công việc tăi liệu như: Phât hănh vận đơn, manifest cho chủ hăng, thống kí quản lý tình hình xuất nhập khẩu ở Hă Nội, lăm đại diện câc thơng tin liín lạc khâc… Bộ phận NYK Hă Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng NYK.
- Bộ phận đại lý vận tải: Lăm công tâc giao nhận vă tìm nguồn hăng tại khu vực Hă Nội, cùng phối hợp cơng việc với phịng đại lý vận tải.
- Bộ phận hăng không: Lăm thủ tục hăng đường không cũng như thu xếp thủ tục vă vận chuyển bằng hăng khơng trong những trường hợp chủ hăng u cầu.
6. Văn phịng đại diện tại thănh phố Hồ Chí Minh
Lăm câc cơng việc giao nhận hăng hô tại đầu thănh phố Hồ Chí Minh. Văn phịng đại diện năy được thănh lập văo năm 2002 chịu sự chỉ đạo trục tiếp của phòng đại lý vận tải.
7. Bộ phận quản lý kho, quản lý hăng hoâ khai thâc chung chủ, hăng container về trực tiếp tại công ty. Lăm công tâc giao hăng cho khâch hăng, đóng hăng văo container cho câc lơ hăng xuất.
8. Phịng Tăichính - kế tơn
Quản lý chung về tình hình tăi chính kế tơn của cơng ty bao gồm:
- Phản ânh, ghi chĩp đầy đủ, trung thực, đúng thời hạn câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo đúng câc quy định Nhă nước đê ban hănh.
- Tiếp cận câc hoâ đơn, chứng từ của câc hợp đồng vă tiến hănh giải quyết mọi vấn đề tăi chính liín quan đến thanh tôn hợp đồng.
- Sử dụng câc nguồn vốn có hiệu quả, quản lý thu, chi, cđn đối, điều tiết luđn chuyển tiền tệ cho câc hoạt động kinh doanh.
- Kết hợp với câc phịng nghiệp vụ, mở thư tín dụng, tiếp nhận chứng từ giao hăng, thanh tôn, chuyển tiền lịch trình thanh tơn trong thư tín dụng vă hợp đồng nhập khẩu cho câc đối tâc kinh doanh.
- Lập câc bâo câo tăi chính đúng với câc quy định của Nhă nước vă tổng công ty.
2.1.2.2. Chức năng vă nhiệm vụ của công ty
* Cơng ty có câc chức năng sau:
- Kinh doanh dịch vụ, gửi nhận hăng hoâ, đại lý vận tải cho câc hêng tău biển nước ngoăi.
- Nhận uỷ thâc XNK ngoăi ngănh nhằm hỗ trợ cho công tâc XNK của tổng công ty vă ngănh hăng hải Việt Nam.
- Kinh doanh XNK câc mặt hăng của Việt Nam theo đơn đặt hăng.
- Thực hiện liín kết với câc công ty đại lý vận tải khâc (trong vă ngoăi nước) để tạo nguồn kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường, cùng nhau phât triển.
* Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
- Tổ chức thực hiện đại lý vận tải nhận sự uỷ thâc của chủ hăng vă câc công ty đại lý nước ngoăi lăm công việc đại lý vận tải đưa hăng từ cửa đến cửa, trong đó có những cơng việc kế tiếp của vận tải đa phương.
- Nhận sự uỷ thâc của chủ tău chuyín chở hăng container theo tuyến lăm đại lý theo u cầu của chủ tău trong đó chủ yếu lă tìm được nhiều hăng xuất khẩu từ Việt Nam.
- Tổ chức thực hiện câc dịch vụ hăng hải. - Lăm đại lý vận tải hăng quâ cảnh Việt Nam
- Thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổng giâm đốc đại lý hăng hải Việt Nam.
- Thực hiện câc lĩnh vực kinh doanh khâc khi cần thiết vă được cơ quan có thẩm quyền cho phĩp.
North Freight chủ yếu lăm đại lý cho hêng tău NYK line của Nhật Bản với câc việc lă: Đại lý tău biển, đại lý giao nhận, đại lý vận tải vă đại diện cho câc hêng tău đi gom hăng, ký kết câc hợp đồng thuí tău, lưu khoang với câc chủ hăng Việt Nam có hăng xuất đi câc nước trín thế giới chủ yếu trong lĩnh vực vận tải container, chăo bân câc dịch vụ vận tải đa phương của hêng.
2.1.2.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty
a) Đặc điểm về vốn
Mọi hoạt động của doanh nghiệp địi hỏi phải có vốn. Với mỗi ngănh nghề kinh doanh sẽ cần một lượng vốn tương ứng nhất định. Vốn kinh doanh lă nhu cầu thường xun mă doanh nghiệp cần phải có để đảm bảo cho hoạt động kinh
doanh được tiến hănh liín tục. Do vậy, việc khai thâc vă tạo lập vốn cho doanh nghiệp lă một vấn đề quan trọng vă cần thiết.
Nói đến tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp cũng có nghĩa lă ta đề cập đến quy mơ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Quy mơ kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc văo tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp đó nhiều hay ít.
Tổng vốn kinh doanh của Cơng ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc tính đến ngăy 31/12 câc năm như sau: