c. Loại tài khoản nghiệp vụ
3.5.2 Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ
Mẫu: BẢNG ĐỐI CHIẾU KIỂU BÀN CỜ
TK ghi Cĩ TK ghi Nợ SDĐK bên nợ Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Nợ SDCK bên Nợ SDĐK bên cĩ X 2,2 Tiền mặt TGNH ... NVKD Cộng SPS Cĩ Xn-1,n-1 SDCK bên Cĩ Xn,n
* Cách lập bảng
Căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản để vào bảng:
- Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Cĩ thì ghi vào dịng “ Số dư đầu kỳ bên Cĩ”.
- Lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản cĩ quan hệ đối ứng với bên Cĩ của tài khoản khác ghi vào ơ giao điểm cột với hàng cĩ tài khoản ghi Nợ, ghi Cĩ.
- Số cộng phát sinh bên Nợ của từng tài khoản ghi vào cột “ Cộng số phát sinh Nợ”, số cộng phát sinh bên Cĩ của từng tài khoản ghi vào dịng “ Cộng số phát sinh Cĩ”
- Lấy số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư cuối kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Cĩ thì ghi vào dịng “ Số dư cuối kỳ bên Cĩ”.
* Cách kiểm tra
- Cộng số dư đầu kỳ bên Nợ, số dư đầu kỳ bên Cĩ nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đĩ vào ơ X 2,2
- Cộng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Cĩ nếu chúng bằng nhau ghi số liệu bằng nhau đĩ vào ơ X n-1,n-1
- Cộng số dư cuối kỳ bên Nợ, số dư cuối kỳ bên Cĩ nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đĩ vào ơ X n,n.
Khi thực hiện so sánh các cặp số nĩi trên, nếu cĩ sự phát sinh chênh lệch số liệu ở trong từng cặp, chứng tỏ đã cĩ sự sai sĩt, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện cơng việc ghi chép kế tốn. Cần nhanh chĩng kiểm tra rà sốt để tìm và điều chỉnh những chỗ cịn sai sĩt.
Về cơ sở để thực hiện kiểm tra, đối chiếu của bảng này cũng được lý luận tương tự như đối với bảng cân đối tài khoản.
Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ ngồi việc cĩ ý nghĩa đối chiếu kiểm tra như trên cịn cĩ ý nghĩa trong việc phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, cụ thể biểu hiện như sau:
Số tiền ghi Nợ của tài khoản này đối ứng Cĩ với những khoản nào, số tiền đối ứng Cĩ của từng tài khoản là bao nhiêu...
Qua việc đối chiếu cịn cĩ thể đi vào từng tài khoản trong quan hệ đối ứng với các tài khoản khác và tăng thêm được thơng tin cho quản lý.
Tuy nhiên cách đối chiếu này cũng gặp một số nhược điểm như:
- Khĩ áp dụng với các đơn vị cĩ quy mơ lớn, sử dụng nhiều tài khoản vì khi lập bảng rất phức tạp.
- Một số trường hợp sai sĩt, nhầm lẫn vẫn khơng được phát hiện, lý do tương tự như đối với bảng cân đối tài khoản.
Trong thực tế từ nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu kiểu bàn cờ, người ta đã vận dụng để thiết kế nhiều loại sổ cĩ quan hệ đối chiếu chặt chẽ, phục vụ cho cơng tác kế tốn.