Do áp dụng phương pháp nhập xuất thẳng nên khi mua vật tư thì Phịng vật tư sẽ lập đồng thời phiếu nhập kho kèm với phiếu xuất kho. Do đĩ, chứng từ kế tốn là phiếu xuất.
Phương pháp lập phiếu xuất kho:
- Căn cứ vào mẫu để lập: Phiếu được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn, vào
cuối tháng đĩng thành tập. - Ghi rõ ngày tháng năm xuất.
- Ghi họ, tên, địa chỉ người nhận hàng.
- Ghi rõ lý do xuất, xuất tại kho: vật liệu Bình Minh, vật liệu nhập xuất thẳng.
- Ghi rõ tên vật liệu, số lượng yêu cầu và thực xuất, đơn giá của từng loại. - Dịng cuối cùng, tổng cộng số tiền thanh tốn ghi cả số và chữ, người bán.
Phương pháp luân chuyển:
Căn cứ vào định mức vật tư, ứng với từng tiến độ cơng trình do phịng Kỹ thuật lập đã được Giám Đốc duyệt, phịng Vật tư tiến hành việc mua vật liệu và xuất thẳng về cơng trình. Khi nhận được hố đơn cĩ chữ ký của Đội Trưởng hoặc người được uỷ quyền nơi thi cơng và chữ ký của bên giao hàng, Phịng vật tư
thiết bị lập 4 liên phiếu nhập kho (cĩ ghi rõ là do đội mua hoặc Cơng ty mua) kèm theo phiếu xuất kho gồm 4 liên:
+ Liên 1: lưu tại phịng Vật Tư + Liên 2: phịng Kế Tốn + Liên 3: giao thủ kho
Phiếu nhập: lập 4 liên
+ Liên 1: lưu tại phịng Vật tư.
+ Liên 2: lưu tại phịng Tài Chính Kế Tốn.
+ Liên 3: định kỳ tháng gửi về kho để theo dõi lượng vật tư đã mua. + Liên 4: lưu tại cơng trình.