2.1. Khái quát về công ty
2.1.3.2. Chức năng và mối liên hệ giữa các phòng ban
Cơng ty gồm có các phịng ban với các chức năng nh sau :
Chức năng của Ban giám đốc : Đa ra các phơng hớng và các chính sách hoạt động của công ty. Giám sát bao quát các hoạt động của công ty và lắng nghe các ý kiến phản hồi. Phê duyệt các báo cáo và chứng từ liên quan đến hoạt động của cơng ty. Thờng xun báo cáo tình hình hoạt động của cơng ty với tập đồn.
Chức năng của phòng nhân sự là quản lý tồn bộ nhân sự trong cơng ty. Có trách nhiệm báo cáo với Ban giám đốc về những thay đổi trong vấn đề nhân sự và tiến hành tuyển chọn thêm nhân sự nếu cơng ty có nhu cầu.
Chức năng của phịng Tài chính - kế tốn là quản lý vấn đề tài chính của cơng ty, các vấn đề thu chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trả l- ơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Sau mỗi giai đoạn hoạt động của cơng ty thì kế tốn có trách nhiệm báo cáo tài chính, xác định mức doanh thu mà doanh nghiệp đạt đợc và mức lợi nhuận của doanh nghiệp sau các năm tài chính.
Ban giám đốc Phịng nhân sự Phịngtài chính kế tốn Phịng kế hoạch Phịng quản lý chất lợng Phịng bán hàng Bộ phận sản xuất Phịng kỹ thuật
Phịng Kế hoạch gồm có các bộ phận sau :
+ Bộ phận lập kế hoạch : Là bộ phận lập kế hoạch chung cho các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
+ Bộ phận mua bán : Là bộ phận chuyên trách về vấn đề mua, nhập khẩu các thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu...phục vụ cho các hoạt động của công ty.
+ Bộ phận giao nhận : Là bộ phận có chức năng nhận nguyên vật liệu đầu vào dùng cho sản xuất và chuẩn bị các thủ tục xuất khẩu, lợng hàng hoá xuất khẩu và tiến hành xuất khẩu hàng hố cho cơng ty.
Phịng quản lý chất lợng : Có chức năng kiểm tra tồn bộ chất lợng hàng hố đợc sản xuất ra trớc khi tiêu thụ hoặc tiến hành xuất khẩu, đảm bảo các hàng hoá đạt tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14000 (đạt tiêu chuẩn quốc tế).
Phịng bán hàng : Có chức năng tìm kiếm khách hàng cho công ty trong việc tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện ký kết các hợp đồng với các khách hàng để bán sản phẩm. Liên tục tăng cờng mối quan hệ với các khách hàng và tìm ra những thiếu sót trong sản phẩm hoặc dịch vụ của cơng ty thông qua các thông tin phản hồi từ khách hàng để có sự điều chỉnh cho hợp lý. Mục tiêu là doanh số hàng bán liên tục tăng lên.
Bộ phận sản xuất : Đây là bộ phận trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm truyền dẫn của công ty. Hoạt động sản xuất phải liên tục để đảm bảo cho các lô hàng đợc giao đúng hạn cho khách hàng và đảm bảo chất lợng.
Phịng kỹ thuật : Có chức năng đảm bảo cho tồn bộ hệ thống máy móc của cơng ty hoạt động tốt để duy trì và nâng cao năng suất sản xuất của cơng ty. Đây là bộ phận hết sức quan trọng trong cơng ty vì nếu hệ thống máy móc của cơng ty không hoạt động tốt sẽ ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của cơng ty. Ngồi ra, bộ phận này cũng có trách nhiệm đảm bảo các thơng tin cho công ty đợc cập nhật liên tục để cơng ty hoạt động có hiệu quả. Đảm bảo liên lạc giữa các phịng ban đ- ợc thơng suốt.
* Mối quan hệ giữa các phịng ban : Các phịng ban trong cơng ty đợc kết nối với nhau thông qua mạng internet và mạng điện thoại trong nội bộ công ty. Giữa các bộ phận có thể liên lạc với nhau nhanh chóng và thuận tiện bằng cách gửi email hoặc gọi điện. Mỗi nhân viên ở các phịng ban đều có 1 máy vi tính và 1 điện thoại bàn phục vụ cho quá trình làm việc.
Tất cả các phịng đều phải có liên lạc thờng xuyên với nhau, kết hợp với nhau trong cơng việc. Phịng Bán hàng sẽ tìm kiếm khách hàng cho cơng ty, sau đó sẽ thơng báo với phòng Kế hoạch để kết hợp lên kế hoạch nhập khẩu nguyên liệu và sản xuất cho phù hợp. Tiếp đó, Bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất các sản phẩm, các sản phẩm này khi hồn thành sẽ đợc kiểm tra chất lợng thơng qua phịng Quản lý chất lợng của cơng ty để đảm bảo cho chất lợng hàng hoá đạt tiêu chuẩn quốc tế. Những hàng hoá đạt tiêu chuẩn sẽ đợc xuất khẩu, bán cho khách hàng hoặc lu kho chờ tiêu thụ. Toàn bộ hoạt động này đợc Kế toán ghi bút toán để cuối mỗi giai đoạn hoạt động tổng kết và báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban giám đốc. Từ đó, Ban giám đốc sẽ có những điều chỉnh cụ thể trong kinh doanh hoặc đề ra phơng hớng hoạt động cho giai đoạn tiếp theo.