2.1.1. Nhiệm vụ của phòng Chứng từ
Sau khi Phòng kinh doanh liên hệ, tìm kiếm được khách hàng cho công ty thì cũng là lúc bộ phận chứng từ chuẩn bị liên lạc với khách hàng để lấy thông tin về hàng hóa mà khách hàng muốn công ty thực hiện xuất hay nhập khẩu cho mình. Nói cách khách, bộ phận chứng từ hay Phòng Chứng từ là đơn vị có nhiệm vụ chuẩn bị tất cả các loại văn bản, giấy tờ cần thiết để bộ phận giao nhận có thể lấy hàng nhập khẩu hay xuất khẩu hàng cho khách hàng, liên hệ với các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu như khách hàng, các đại lý vận tải trong và ngoài nước, các hãng tàu, đơn vị vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa tại sân bay, bến cảng, lấy thông tin về vị trí hàng hóa trong kho bãi của sân bay, bến cảng … là bộ phận quan trọng trong việc đảm bảo tính xuyên suốt của quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của phòng Giao nhận.
2.1.2. Tình hình nhân sự
Phòng Chứng từ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tiếp vận và Thương mại Toàn Cầu gồm có 5 nhân viên, là những người phải thường xuyên trao đổi thông tin với khách hàng, trực tiếp giao bộ chứng từ để khách hàng có thể nhận hàng hóa về cơ sở của mình, theo dõi thông tin về hành trình của hàng hóa, thông tin cung cấp từ các đại lý hãng tàu và các đơn vị vận chuyển.
Cơ cấu tổ chức Phòng Chứng từ gồm:
Trưởng phòng: chủ yếu thực hiện việc quan hệ và giữ mối liên lạc với
khách hàng, hỗ trợ giải quyết vướng mắc cho khách hàng khi sự cố nằm ngoài khả năng của nhân viên cấp dưới, và những vấn đề liên quan đến chuyên môn chuyên sâu trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu. Ngoài ra, Trưởng phòng Chứng từ còn ở cương vị người làm việc với đại diện của đối tác, khách hàng, đặc biệt là đối tác và khách hàng nước ngoài.
28
Phó phòng: hỗ trợ tham mưu cho trưởng phòng, là người thừa hành, điều
hành công việc của đơn vị, đồng thời là người ký thay một số giấy tờ trong phạm vi cho phép khi trưởng phòng vắng mặt. Phó phòng cũng thực hiện những công việc như bất cứ nhân viên nào của phòng Chứng từ.
Nhân viên của Phòng Chứng từ: như những nhiệm vụ đã nêu trên của
bộ phận chứng từ là liên hệ với khách hàng, hãng tàu, đại lý dịch vụ xuất nhập khẩu để hoàn tất bộ chứng từ, lấy thông tin về hành trình, trạng thái của hàng hóa, chuẩn bị đầy đủ mọi giấy tờ để phòng giao nhận tiến hành lấy hàng hay giao bộ chứng từ cho khách hàng để họ mang hàng về kho của đơn vị mình… . Mỗi nhân viên còn tự tìm kiếm khách hàng mới dựa trên những mối quan hệ với những khách hàng hiện tại của công ty thông qua quá trình làm việc với khách hàng hiện tại. thực hiện những nhiệm vụ theo điều động của giám đốc công ty như tham gia khảo sát thị trường hay hỗ trợ đối tác thương mại nước ngoài trong việc nghiên cứu triển vọng thị trường, tìm kiếm thị trường, khách hàng… .
2.1.3. Các quy trình làm việc của Phòng Chứng từ Quy trình OPS hàng xuất LCL/FCL
1. Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhận đặt mua dịch vụ từ khách hàng.
2. Liên hệ với hãng tàu/người vận tải để lấy lệnh cấp container rỗng. 3. Fax lệnh cấp container cho khách hàng.
4. Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ qui định trên lệnh cấp container.
5. Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HB/L gấp.
6. Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, đánh máy HB/L nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. In HB/L gốc cho khách.
7. Gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của người nhận hàng ở nước nhập khẩu cho hãng tàu đánh MB/L. Khi nhận MB/L nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số container/seal, tên đại lý, … .
29
8. Đến hãng tàu nhận MB/L đối với MB/L gốc, thông thường chỉ cần MB/L Surrender cho nên chỉ cần nhận MB/L bằng Fax mà thôi.
9. Giao HB/L gốc cho khách hàng và thu tiền Phí vận đơn (Bill fee). 10.Lưu tệp: HB/L, MB/L, hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, C/O (bản
sao), giấy giới thiệu.
Quy trình OPS hàng nhập LCL/FCL
1. Nhận và kiểm tra chứng từ từ đại lý ở nước ngoài (đại lý cung cấp dịch
vụ xuất nhập khẩu cho người xuất khẩu hàng). Bộ chứng từ bao gồm: Vận đơn chủ.
Vận đơng thứ cấp.
Giấy ghi nợ cho khách hàng. Giáy ghi nợ cho đại lý.
2. Trình Bản lược khai hàng hóa (Manifest), kiểm tra ngày tàu đến. Cần
kiểm tra chi tiết, chính xác, đầy đủ trước khi trình Danh sách đính kèm (Attached List) cho hãng tàu/người vận tải.
3. Lập thông báo hàng đến (Notice of Arrival - N/O) cho khách hàng.
Trước ngày tàu cập cảng dự kiến một ngày, nếu chưa nhận được thông báo hàng đến thì nhân viên chứng từ cần liên hệ với hãng tàu/người vận tải xác nhận ngày tàu đến chính xác và yêu cầu gửi thông báo hàng đến. 4. Dựa trên Thông báo hàng đến của hãng tàu, nhân viên chứng từ tiến
hành phát hành giấy báo nhận hàng gửi khách hàng, đồng thời xin các
thông tin để xuất hóa đơn.
5. Lập và chuẩn bị lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) của công ty cho khách hàng: Bộ lệnh giao hàng bao gồm: 4 bản lệnh giao hàng (3 bản giao khách hàng, 1 bản ký nhận lưu tệp); 2 bản sao HB/L; 3 lệnh giao hàng của hãng tàu/người vận tải.
6. Nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu: khi nhận lệnh cần xuất trình các loại
30 Giấy báo tàu đến của hãng tàu. Giấy giới thiệu.
MB/L bản gốc hoặc bản sao (nếu đã surendered). Tiền thanh toán lệnh.
7. Giao Lệnh giao hàng cho khách hàng: Khi khách hàng đến nhận D/O,
yêu cầu khách hàng xuất trình :
Giấy báo nhận hàng của GLOBAL. Giấy giới thiệu.
HB/L gốc - nếu HB/L SURRENDER thì phải kiểm tra đối chiếu.
Quy trình OPS hàng xuất đường hàng không
1. Nhận thông tin đặt chỗ từ người vận tải: Khi nhận được Xác nhận đặt
chỗ (BOOKING CONFIRMATION) tiến hành chuẩn bị tờ cân, nhãn của công ty, nhãn của hãng hàng không và sẽ có nhân viên ra kho nhận hàng và cân hàng.
* Do tính chất hàng gửi theo đường hàng không đi rất nhanh nên phải gởi HAWB & MAWB nháp để đại lý vận tải xác nhận.
2. Phát hành HAWB và Air Cargo Manifest: Khi nhân viên ra kho nhận
hàng và cân hàng báo số kiện, số kg thực tế, sau đó tiến hành làm HAWB và Bản lược khai hàng hóa đường hàng không (AIR CARGO MANIFEST).
* Lưu ý tổng trọng lượng (Gross Weight) và trọng lượng tính phí (Charge Weight).
3. Kẹp chứng từ và nhận MAWB từ người vận tải: Mang tờ cân liên trắng
cho co-loader để phát hành MAWB.
4. Chứng từ gởi cho đại lý gồm: 3 Cargo, 3 HAWB ( 1 bản cho người nhận
– chủ hàng, 2 bản sao), hóa đơn, danh mục đóng gói… tất cả nằm trong bì thư. Ngoài bì thư kèm thêm AIR CARGO MANIFEST và số HAWB.
31
5. Gởi Cảnh báo trước (Pre-alert) cho đại lý: MAWB, HAWB, Air Cargo
Manifest, Debit note, Packing List, Invoice…(nếu có).
Quy trình OPS hàng nhập đường hàng không
1. Nhận và kiểm tra chứng từ: OPS nhận bộ chứng từ đầy đủ từ đại lý bao
gồm: MAWB, HAWB, credit/debit note (nếu có). Tiến hành mở tệp lưu trữ tại công ty (Job file).
2. Liên hệ với TCS/SCSC xem khi nào có thể tách vận đơn thứ cấp (HAWB).
3. Làm ủy quyền và giao cho khách hàng.
2.2. Giới thiệu Phòng Giao nhận
2.2.1. Nhiệm vụ của Phòng Giao nhận
Phòng Giao nhận là đơn vị thực hiện các bước cuối cùng để hàng hóa đến được với khách hàng nhập khẩu và hoàn thành nghĩa vụ của công ty trước khi hàng xuất khẩu rời cảng.
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ do phòng Chứng từ chuẩn bị, nhân viên Phòng giao nhận hoàn tất hồ sơ và tiến hành công việc giao nhận hàng: làm việc với cơ quan Hải quan, thực hiện quá trình khai thuế, nộp thuế cho Nhà nước, thông quan nhập khẩu, liên hệ đơn vị vận tải chuyển hàng đến cho khách hàng nhập khẩu, đưa hàng ra đến sân bay, bến cảng cho khách hàng xuất khẩu.
2.2.2. Tình hình nhân sự
Phòng Giao nhận gồm có 6 nhân viên bao gồm:
Trưởng phòng + phó phòng: bên cạnh công việc điều hành hoạt động của bộ
phân giao nhận, trưởng phòng và phó phòng giao nhận còn có nhiệm vụ chuẩn bị các bộ hồ sơ, chứng từ để nhân viên giao nhận thực hiện các nghiệp vụ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, liên hệ với đối tác, khách hàng để nắm thông tin, chuẩn bị phương tiện vận tải nếu khách hàng có nhu cầu.
Hầu hết các nhân viên của Phòng Giao nhận thường xuyên hoạt động ngoài trời, di chuyển nhiều, thực hiện các công việc tại hiện trường như nộp thuế, mở tờ khai, kiểm
32
hóa, thông quan, cắt seal, mở container để lấy mẫu, rút ruột container đối với hàng lẻ, kiểm đếm hàng nguyên container…
Bên cạnh những nghiệp vụ cá nhân, tất cả thành viên của Phòng Giao nhận, kể cả trưởng phòng và phó phòng còn đảm nhận việc tìm kiếm khách hàng, bán dịch vụ tiếp vận.
2.2.3. Các quy trình làm việc của Phòng Giao nhận
Hình 2.1: Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo phương thức hàng lẻ
Nguồn: Phòng Giao nhận.
1. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập, gồm:
Giấy giới thiệu của công ty khách hàng: 02 bản chính. Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): 01 bản sao.
Hóa đơn thương mại (Commercal Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao.
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chính và 01 bản sao.
Vận đơn (B/L): 01 bản chính và 01 bản sao. Giấy thông báo hàng đến: 01 bản chính.
2. Liên hệ với hãng tàu để lấy D/O (Delivery Order – Lệnh giao hàng), để lấy lệnh giao hàng cần phải có các chứng từ sau:
Chuẩn bị chứng từ để nhập khẩu
hàng hóa
Liên hệ với hãng tàu để lấy D/O
Làm thủ tục nhập khẩu (khai báo
Hải quan) Đến Thương vụ ra phiếu xuất kho, nhận hàng Thanh lý Hải quan cổng Bàn giao tờ khai và chứng từ cho khách hàng Nhận hàng, giao hàng cho khách hàng
33
Vận tải đơn gốc, hoặc vận đơn có đóng dấu Surrendered. Giấy giới thiệu của công ty khách hàng.
Giấy thông báo hàng đến.
Những chứng từ trên được đưa vào qua bộ phận hàng nhập, nhân viên thu ngân của đại lý hãng tàu sẽ tiếp nhận và căn cứ vào D/O để viết hóa đơn các loại phí: Phí D/O, vệ sinh container, phí CFS (nếu có),… nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đóng phí và ký xác nhận một D/O (bảng lưu hãng tàu), sau đó đại lý hãng tàu sẽ cấp:
03 bản D/O gốc.
01 bản sao B/L có đóng dấu của hãng tàu. Hóa đơn đóng phí.
Khi nhận được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra tên công ty nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, số khối, tên tàu, số chuyến, số B/L,..trên D/O có khớp với nhau hay không; thời hạn cho phép lưu kho trong vòng bao nhiêu ngày… .Nếu có bất cứ sai sót gì thì yêu cầu đại lý hãng tàu chỉnh sửa và đóng dấu Correct hoặc phát hành D/O mới.
3. Làm thủ tục Hải quan:
Đăng ký tờ khai và mở tờ khai. Kiểm hóa.
Đóng tuế, lệ phí. Trả tờ khai Hải quan. 4. Nhận hàng:
Tại phòng Thương vụ cảng và kho CFS. Tại Hải quan giám sát kho.
Tai Hải quan giám sát cổng.
34
2.3. Đánh giá, nhận xét
2.3.1. Những thuận lợi
Những yếu tố thuận lợi xuất phát từ bên trong của công ty TNHH Tiếp vận và Thương mại Toàn Cầu:
Tổ chức nhân sự
Với quy mô trung bình, cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến, cấp trên quản lý trực tiếp cấp dưới, tương đối đơn giản nhưng hoạt động có hiệu quả. Tổ chức phân công lao động trong công ty linh động theo khối lượng công việc và áp lực công việc. Mỗi nhân viên phụ trách công việc theo khu vực được phân công và tổ chức phối hợp tương tác theo năng lực làm việc cá nhân. Điều này vừa giúp nhân viên nắm bất chính xác tình hình các lô hàng kiểm hóa đang phụ trách, vừa kết hợp lấy ưu điểm người này bổ sung khuyết điểm người kia, tạo được tâm lý đoàn kết và cảm giác an tâm cho từng nhân viên. Các cuộc họp định kỳ được tổ chức hàng tháng, nhằm phân tích, xếp loại kết quả công việc của từng nhân viên. Điều này tạo ra động lực khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hơn.
Công tác nghiệp vụ
Nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm, có mối quan hệ thân thiết với nhiều khách hàng vì vậy ít nhiều đã tạo được uy tín và tích lũy kinh nghiệm ngoại thương, tạo đà thuận lợi cho sự phát triển về sau của công ty. Các khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng quen, có mối quan hệ tốt, tin cậy lẫn nhau trong quan hệ làm ăn.
Công ty xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan nhà nước là một lợi thế trong công tác giao nhận, khai Hải quan.
Công ty tập trung vào nhóm đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cơ sở sản xuất tư nhân, các hộ kinh doanh cá thể, những cá nhân muốn gửi hàng như quà, bưu phẩm tới người thân ở trong nước hoặc nước ngoài hay những khách hàng không thường xuyên sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
35
Nhân viên các bộ phận hợp tác làm việc, hỗ trợ, liên kết mật thiết với nhau trên từng bước quy trình, giúp đỡ nhau bằng cách bổ sung các điểm hạn chế của mỗi cá nhân như về khả năng giao tiếp, tiếng Anh, kinh nghiệm làm việc nhằm một mục tiêu lợi ích của Công ty.
Những thuận lợi xuất phát từ môi trường bên ngoài Chính sách nhà nước
Nước ta hiện nay đã là thành viên của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới ( WTO), các hạn ngạch, rào cản thuế quan dần được bãi bỏ, chính sách mở cửa rộng rãi của nhà nước, ký kết các hiệp định song phương, đa phương trong những năm gần đây đã tạo điều kiện cho công ty có những bước tiến tốt hơn trong vấn đề tiếp xúc, hợp tác, giao lưu học hỏi những kinh nghiệm về ngành nghề giao nhận giữa các quốc gia với nhau.
Sự phát triển của hệ thống cảng biển, sân bay mà đặc biệt là việc áp dụng khai Hải quan điện tử trong thủ tục Hải quan đã đơn giản hóa phần nào quy trình giao nhận cũng như giúp công ty tiết kiệm được một phần thời gian và chi phí.
2.3.2. Những khó khăn
Những khó khăn xuất phát từ bên trong của công ty TNHH Tiếp vận và Thương mại Toàn Cầu:
Nguồn lực
Hiện tại công ty vẫn còn đang thiếu hụt nhân lực được đào tạo bài bản, có trình độ quản lý lĩnh vực Logistics. Dù có kinh nghiệm công tác nhưng một số nhân viên nghiệp vụ không chuyên, trình độ trung cấp, chưa được đào tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, chậm xử lý các vấn đề ngoài luồng phát sinh trong công việc. Sự hạn chế về chất lượng nguồn nhân lực đã phần nào làm chậm lại tiến trình phát triển của công ty.
Một bất cập hiện nay là quy mô của công ty tương đối nhỏ, chưa có sự đào tạo chuyên môn hóa dẫn đến sự chồng chất trong công việc, gây áp lực cao cho nhân viên trong những lúc hàng hóa nhiều thậm chí có lúc nhân viên làm việc không hiệu quả.
36
Các khâu dịch vụ của công ty hiện chỉ đáp ứng được một phần nhỏ nhu cầu của
