b. Hình thức thể hiện:
1.5.1. Hình thức nhật ký sổ cá
a. Đặc điểm.
Hình thức nhật ký – sổ cái chỉ sử dụng một sổ kế toán duy nhất là nhật ký – sổ cái, đây là quyển sổ sử dụng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống.
b. Các sổ sách kế toán sử dụng. - Sổ nhật ký – sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ nhật ký – sổ cái bao nhiều trang, mỗi trang chia làm hai phần: phần nhật ký, phần sổ cái.
Phần nhật ký gồm các cột từ cột số 1 đến cột số 5, phần còn lại là phần sổ cái. Mỗi tài khoản trên phần sổ cái được chia làm 2 bên: bên ghi nợ và bên ghi có, số lượng của các tài khoản nhiều hay ít tùy thuộc các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
Các sổ, thể kế toán chi tiết bao gồm:
- Thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định, khấu hao TSCĐ, vốn kinh doanh
- Thẻ (sổ) kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Sổ kế tốn chi tiết các loại vốn bằng tiền, sổ chi tiết tiền vay.
- Sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán: thanh toán với người bán, người mua…, thanh toán nội bộ.
- Sổ, thẻ chi tiết chi phí vốn đầu tư cơ bản, cấp phát kinh phí. - Các sổ, thẻ khác trong yêu cầu quản lý.
c. Trình tự ghi sổ.
- Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc phát sinh, nhân viên giữ sổ nhật ký – sổ cái phải kiểm tra nội dung của các chứng từ gốc, sau đó sử dụng những chứng từ gốc đủ điều kiện để ghi vào nhật ký – sổ cái, ghi trên cả hai phần của sổ và ghi cùng trên một dịng kẻ. Cuối tháng, nhân viên kế tốn giữ sổ tiến hành khoá sổ và tính tổng số tiền ở phần nhật ký, tổng phát sinh nợ và có, số dư cuối kỳ của các tài khoản ở phần sổ cái.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái theo sơ đồ sau:
33
Lớp: Kế toán doanh nghiệp A_K53
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ quỹ Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Đồ án môn học Nguyên lý kế tốn
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu d. Ưu nhược điểm
- Ưu điểm : Dễ áp dụng, dễ ghi chép, mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
- Nhược điểm :
+ Khó khăn trong cơng việc phân công lao động
+ Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản kế tốn thì mẫu sổ sẽ cồng kềnh, gặp khó khăn trong việc bảo quản.
e. Điều kiện áp dụng
Hình thức nhật kí – sổ cái sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản sử dụng và ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
35
Đồ án môn học Nguyên lý kế toán
Chương 2