Một kế hoạch dự án hiệu quả và toàn diện nhất cũng sẽ bị lãng phí nếu bạn khơng áp dụng phương ph|p kiểm sốt sự thay đổi n{o đó. Tương tự như việc lập kế hoạch dự án, mức độ chu đ|o v{ khả năng đầu tư công sức của bạn vào việc thiết lập một quy trình kiểm sốt sự thay đổi sẽ t|c động trực tiếp đến thành công hay thất bại của dự án. Bàn về quy trình thay đổi, cuốn
PMBOK® Guide nhận định: “Khi ph|t hiện các vấn đề trong quy trình thực hiện cơng việc của dự
|n, người ta có thể đưa ra những yêu cầu thay đổi liên quan đến việc điều chỉnh chính sách hoặc quy trình dự án, quy mơ dự án, chi phí hoặc ngân sách dự án, tiến độ hoặc chất lượng của dự |n.” Nếu bạn khơng duy trì kế hoạch như hiện tại, thì bạn l{ người làm việc khơng có kế hoạch. Và kế hoạch gốc ban đầu được lập trước đó sẽ khơng cịn giá trị và mất tính hiệu quả trong xử lý các kịch bản dự án hiện nay.
Kiểm sốt sự thay đổi là cơng việc khơng hề dễ d{ng. Cơng t|c n{y địi hỏi phải có sự đ|nh gi| cẩn trọng về các biến số (PCTS) và việc thông qua các quyết định thay đổi về ngưỡng cơng việc. Quy trình kiểm sốt sự thay đổi tạo ra sự ổn định cần thiết để bạn quản lý rất nhiều những thay đổi có t|c động đến dự án trong suốt chu kỳ dự án. Nếu khơng được kiểm sốt, thì những thay đổi trong kế hoạch dự án sẽ gây ra sự mất cân bằng nghiêm trọng về quy mô, tiến độ và ngân sách dự án. Khi tập trung đến việc quản lý dự |n có nghĩa l{ c|c nh{ quản lý dự án phát triển một vũ khí hiệu nghiệm nhằm chống lại sự mất kiểm sốt phạm vi dự |n xem Chương 3 . Nhờ đó, khi những thay đổi xảy ra, bạn sẽ đ|nh gi| được t|c động toàn diện của chúng lên dự án và có h{nh động phản ứng kịp thời.
Bạn khơng thể kiểm sốt sự thay đổi nếu không thu hút được sự tham gia của tất cả mọi người. Khi bạn phản ứng trước những thay đổi v{ đưa ra c|c đề nghị điều chỉnh, thì kế hoạch dự án phải được xem xét lại v{ được chuyển đến cho c|c bên liên quan đ~ được x|c định trước. Những người n{y thường được x|c định trong kế hoạch truyền thông dự án. Bên cạnh việc xác định rõ các bên liên quan, kế hoạch này quyết định đường lối truyền thông cần thiết, mức độ phổ biến dữ liệu v{ c|c định hướng hoặc các hình thức tương t|c cho đội dự |n. Đ}y l{ những chỉ dẫn hữu ích về cách thức mà các thành tố khác nhau của một kế hoạch dự án tổng thể bổ sung cho nhau. Các bên liên quan tiêu biểu cần có tên trong danh sách thơng báo hoặc phân phối
bao gồm người phụ trách dự |n, c|c th{nh viên đội dự |n, c|c gi|m đốc chức năng, c|c nh}n viên hỗ trợ, các nhà cung cấp được lựa chọn bên ngoài tổ chức và cố vấn về pháp lý. Cũng có thể có các bên liên quan khác trong từng dự án cụ thể.
Các nguồn thay đổi
Sự thay đổi ln diễn ra. Khi mọi thứ chín muồi và phát triển, những thay đổi xảy ra một cách tự nhiên, thường là lành mạnh v{ được hoan nghênh. Các dự |n cũng khơng có gì khác cả. Tuy nhiên, các vấn đề nảy sinh khi c|c thay đổi diễn ra nhưng lại khơng có ai đưa ra những đ|nh gi| cần thiết về t|c động của chúng đối với dự án, dù là tích cực hay tiêu cực. Các nguồn thay đổi có thể rất nhiều và rất khác nhau, phụ thuộc vào từng dự |n. H~y suy nghĩ về những dự án mà bạn đang tham gia ngay lúc n{y. Điều gì đ~ khiến bạn phải bổ sung hay điều chỉnh kế hoạch của bạn? Với một số dự án, khách hàng hoặc một bộ phận trong tổ chức có thể là yếu tố thúc đẩy những nội dung bổ sung đó. Trong một số dự án khác, sự thay đổi có thể đến từ mọi hướng có thể. Hình 10-1 minh họa khái niệm này bằng hình ảnh cụ thể.
Như bạn có thể thấy, mỗi cạnh của tam giác giới hạn này thể hiện một giới hạn then chốt của dự án. Các nguồn thay đổi thường gắn với một hoặc nhiều cạnh của tam gi|c đó: quy mơ, tiến độ
hoặc ngân sách. Chất lượng dự án luôn là và luôn cần được coi là một nguồn tiềm tàng và phải được tập trung trong q trình kiểm sốt sự thay đổi. Sự thay đổi về quy mô cần được coi là những yếu tố t|c động đến kết quả của dự án. Khi những thay đổi xuất hiện trong tam giác, nhiệm vụ của bạn là giữ cho tam gi|c đó c}n bằng bằng c|ch đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch của bạn. Nếu không l{m được điều này, một hoặc hơn một cạnh của tam giác sẽ trở nên mất cân xứng và vì vậy khơng cịn cân bằng được nữa. Khi đó, bạn sẽ buộc phải thực hiện thêm một số cơng việc kh|c để có thể hồn thành dự án một cách thành công. Các nguồn thay đổi điển hình trên tam giác bao gồm, nhưng khơng hạn chế, trong những nội dung sau: Quy mơ
• C|c dự |n kh|c được bổ sung để củng cố dự án của bạn • Kh|ch h{ng thay đổi các yêu cầu
• C|c điều kiện thị trường thay đổi • C|c vấn đề về kỹ thuật phát sinh • Tiến độ
• Ng{y ho{n th{nh bị đẩy sớm lên • Áp lực cạnh tranh
• Kh|ch h{ng yêu cầu đẩy nhanh tiến độ • Ng}n s|ch
• Quản lý giảm 20% ngân sách dự án • Chi phí ngun liệu thơ gia tăng
Hiểu rõ v{ x|c định đúng c|c nguồn thay đổi đối với các dự án sẽ giúp bạn duy trì thế chủ động. Quy trình kiểm sốt sự thay đổi đòi hỏi bạn phải đưa ra quyết định nên hay không nên giải quyết yêu cầu thay đổi v{ sau đó x|c định cách giải quyết hiệu quả nhất. Một số quyết định khá dễ dàng, ví dụ như việc khách hàng yêu cầu cải thiện thiết kế cho phù hợp hoặc người phụ trách dự án giảm ưu tiên cho dự án của bạn và gia hạn thời gian ho{n th{nh thêm ba th|ng. Nhưng thực tế hoạt động của các dự án cho thấy việc đ|nh gi|, ph}n tích nhiều yêu cầu thay đổi tỏ ra hết sức khó khăn v{ cần được nhiều bên liên quan thơng qua trước khi có thể giải quyết những thay đổi đó. Khơng phải lúc nào bạn cũng có thể thấy rõ liệu một thay đổi cụ thể có giúp làm tăng gi| trị dự án hay chỉ là những điều chỉnh mang tính hình thức cho kế hoạch dự án mà thơi. Quy trình kiểm so|t thay đổi chính tắc thực sự là một người bạn chân thành của nhà quản lý dự |n. Như bạn sẽ thấy trong nội dung phần sau, quy trình đó hỗ trợ v{ hướng dẫn bạn vượt qua những tình huống thay đổi khó x|c định thường phát sinh khi dự án tiến triển.
S|u bước trong quy trình kiểm so|t thay đổi
Quy trình kiểm so|t thay đổi có thể kh|c nhau nhưng thường bao gồm một số c|c bước quan trọng và bắt buộc. Trong phần này, tôi xin phác thảo 6 bước thơng thường trong một quy trình điển hình nhằm kiểm sốt sự thay đổi của dự |n. Văn hóa của tổ chức, thủ tục và loại dự án là những nội dung trực tiếp ảnh hưởng đến cách thức thực hiện c|c bước này. Nhà quản lý dự án thường nhận được yêu cầu thay đổi từ các thực thể yêu cầu (bao gồm các cá nhân/các phòng ban/các khách hàng). Ở điểm n{y, điều quan trọng là bạn phải xác nhận phiên bản kế hoạch dự án hiện thời. Nếu một sự thay đổi được giải quyết, thì t|c động của sự thay đổi đó sẽ được xác định khi bạn so sánh với kế hoạch dự |n v{ trên cơ sở đó đưa ra c|c điều chỉnh phù hợp. Hãy
duy trì kế hoạch gốc.
Bước 1: Ghi chép c|c thông tin ban đầu về kiểm so|t thay đổi vào sổ tay kiểm soát sự thay đổi của bạn.
Ghi chép c|c thông tin ban đầu về kiểm so|t thay đổi vào sổ tay kiểm soát sự thay đổi của bạn được coi l{ bước tóm tắt lại tất cả những hoạt động đ~ được thực hiện liên quan đến những thay đổi được các thực thể đề nghị và/hoặc đ~ được giải quyết. Cuối cùng, khi dự án hoàn tất,
một nhật ký chi tiết như thế về những thay đổi của dự án có thể trở thành một sử ký về dự án của bạn (xem Hình 10-3).
Bước 2: X|c định nhu cầu cần hay không cần giải quyết sự thay đổi đó.
Bằng việc x|c định xem liệu sự thay đổi đó có cần được giải quyết hay khơng, bạn đ~ đảm nhận vai trò của người gác cổng cho dự án. Tôi chứng kiến rất nhiều nhà quản lý dự |n đồng ý thay đổi đơn giản chỉ vì họ được yêu cầu như vậy. Nếu sự thay đổi đó khơng có ý nghĩa gì, tức là khơng l{m tăng gi| trị dự án hoặc khơng nên được giải quyết vì những lý do khác, thì hãy bỏ qua yêu cầu thay đổi đó. Bạn h~y đề nghị làm rõ hoặc giải trình các yêu cầu thay đổi để giúp bạn có đủ thơng tin đi đến một quyết định hợp lý. Nếu sự thay đổi đó được chấp nhận, bạn hãy bắt tay vào việc đ|nh gi| khả năng t|c động đến kế hoạch dự án bằng c|ch đặt câu hỏi: “Sự thay đổi
đó tác động như thế nào đến các cạnh tam giác của tôi: quy mô, tiến độ và ngân sách?”
Chất lượng, mục tiêu và các thành tố khác của dự |n cũng cần được cân nhắc khi đ|nh gi| t|c động. Hãy chuẩn bị các khuyến nghị liên quan đến việc thực thi sự thay đổi v{ sau đó ho{n tất mẫu kiểm so|t thay đổi.
Bước 3: Trình các khuyến nghị đến Ban quản trị và/hoặc kh|ch h{ng để được xem xét và phê duyệt.
Những khuyến nghị được đưa ra để xem xét và phê duyệt, trong đó có c|c thơng tin phục vụ việc đ|nh gi| t|c động, cần phải được trình lên Ban quản trị và/hoặc khách hàng của bạn. Bạn có thể cũng phải xin phép các bên khác nếu cần (ví dụ như gi|m đốc các bộ phận chức năng . Đưa ra những nội dung bổ sung phù hợp khi nhận được ý kiến đóng góp của các bên liên quan này.
Bước 4: Cập nhật kế hoạch dự án.
Đừng quên cập nhật kế hoạch dự |n! Điều này có thể v{ đơi khi bị bỏ quên trong tốc độ điên cuồng của môi trường dự |n. Đ}y chính l{ lúc bạn tạo ra kế hoạch gốc mới cho dự |n. Sau đó, kế hoạch này sẽ trở thành kế hoạch hiện thời của bạn.
Như đ~ đề cập ở phần trên, việc bạn trao đổi với c|c bên liên quan sau khi đ~ phổ biến cho họ kế hoạch mà bạn đ~ cập nhật là rất quan trọng. Bạn sử dụng bước này nhằm đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều nhận thức rõ về sự thay đổi đó v{ về kế hoạch gốc đ~ được điều chỉnh (ví dụ, bản duyệt số 7). Nếu danh sách phổ biến khơng đầy đủ, thì đội dự án và một hoặc nhiều bên liên quan sẽ hoạt động thiếu ăn khớp. H~y tưởng tượng đội dự án của bạn làm việc theo bản duyệt số 3 trong khi văn phòng tại California lại làm việc theo kế hoạch cũ ban đầu đ}y thực sự đ~ l{ một kinh nghiệm tồi tệ của chính bản thân tơi.)
Bước 6: Giám sát sự thay đổi và theo dõi tiến triển so với kế hoạch sửa đổi.
T|c động của các hoạt động thay đổi có thể rất nhỏ nhưng cũng có thể rất khốc liệt, có thể rất tốt nhưng cũng có thể rất tồi tệ. Vì vậy bạn đừng quên kiểm tra tam giác dự |n để đảm bảo rằng tam gi|c đó vẫn cân bằng.
Văn hóa tổ chức t|c động đến cách thức bạn thiết lập quy trình kiểm sốt sự thay đổi và quản lý những thay đổi đến dự án của bạn. Hãy linh hoạt. Tôi thường hỏi những người tham dự hội thảo của mình rằng liệu họ một quy trình kiểm sốt sự thay đổi có sẵn để áp dụng khơng; một số người trả lời có, nhưng nhiều người trả lời khơng. Thực tế đó phản ánh kinh nghiệm của chính tơi. Khi tơi chuyển từ ngành cơng nghiệp quốc phịng nơi có c|c quy trình dự án quyết liệt) tới môi trường học tập của người trưởng thành (với những quy trình kém biến động hơn , tơi cần phải điều chỉnh. Nếu bạn đối mặt với một mơi trường khơng có quy trình kiểm sốt sự thay đổi n{o đang diễn ra, thì đó l{ một kịch bản vừa hay vừa tệ. Bạn sẽ gặp khó khăn khi thiết lập quy trình kiểm sốt sự thay đổi không chỉ trong bối cảnh phải đối mặt với th|i độ chống đối mà cả khi phải nhận sự thờ ơ, hờ hững q mức. Khơng ai muốn ký kết điều gì, và ít ai ủng hộ quy trình ra quyết định của bạn. Tuy nhiên, bạn h~y l{m điều đó dù thế n{o đi chăng nữa! Đối với bạn, điều quan trọng là phải duy trì được việc kiểm sốt dự án thông qua những thay đổi này. Nếu không thể tiếp cận với một bên liên quan hoặc một gi|m đốc bộ phận n{o đó thì bạn hãy viết tên của bộ phận hoặc bên liên quan/vị gi|m đốc đó lên mẫu kiểm sốt thay đổi và ghi chú ng{y th|ng v{o. Đ}y l{ một cơ chế kiểm sốt, chứ khơng phải là một kiểu “biết rồi, khổ lắm, nói m~i.” { nh{ quản lý dự án, trách nhiệm của bạn là phải chống lại tình trạng mất kiểm sốt quy mơ dự án và phải giữ cho tam giác giới hạn ở trạng thái cân bằng và trong tầm kiểm so|t. Đ}y l{ công cụ của bạn cho dự án của bạn. Điều tốt của việc khơng tồn tại bất kỳ quy trình nào chính là
ở chỗ chưa có quy trình n{o. Khi đó, bạn có thể đưa ra một quy trình theo bất cứ cách nào mà bạn thích bởi khơng có quy trình n{o kh|c để thay thế cả. Đúng l{ việc này sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức của bạn, nhưng kết quả là bạn sẽ có được quy trình và phong cách của riêng mình.
Đối với những người làm việc trong một mơi trường đ~ thiết lập các quy trình kiểm sốt sự thay đổi, thì hãy sử dụng chúng. Thơng thường c|c quy trình n{y được thiết kế nhằm quản lý những thay đổi của sản phẩm (các bộ phận IT, R&D), chứ không phải của dự án. Hãy chắc chắn rằng bạn có cách tiếp cận toàn diện với sự thay đổi và tập trung vào chính dự |n đó.
Mẫu kiểm sốt sự thay đổi
Mẫu kiểm soát sự thay đổi là tài liệu dùng để kiểm so|t quy trình thay đổi. Tài liệu này là công cụ của nhà quản lý dự án trong việc x|c định, đ|nh gi| v{ nếu cần thiết thì giải quyết những thay đổi có t|c động đến dự án. Nói ngắn gọn, loại mẫu này giúp duy trì kế hoạch dự |n như hiện tại. Các thông tin về việc chấp nhận sự thay đổi phải được thống kê đầy đủ trong mẫu này. Dữ liệu đầu vào không chỉ đơn giản là những hồ sơ ghi chép m{ địi hỏi phải có sự phân tích, đ|nh gi| trên cơ sở phối hợp với c|c th{nh viên đội dự án, các bên liên quan và các chuyên gia. Nếu khơng có mẫu này hoặc một b|o c|o n{o tương tự như vậy thì bạn sẽ khơng thể có quy trình nào cả bởi khơng có sự kiểm sốt nào ở đ}y.
Hình 10-2 là một phiên bản rất toàn diện, chi tiết về một mẫu thay đổi. Điều quan trọng là bạn phải xem xét mẫu n{y v{ điều chỉnh nó theo yêu cầu của chính bạn khi quản lý những thay đổi trong quá trình phát triển của dự án. Có thể bạn phải sắp xếp lại mẫu đó, có thể bạn muốn mở