* Kế toán tổng hợp các khoản mục chi phí
Trong các doanh nghiệp xây lắp chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn, thường chiếm 60 85% giá thành công trình xây dựng. Do đó, việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí này là yêu cầu đặt ra cho Đơn vị nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý, từ đó đưa ra các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình thi công.
Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng (công trình, hạng mục công trình). Giá trị nguyên vật liệu bao gồm giá trị thực tế của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ phục vụ cho việc thi công công trình, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho máy thi công, phục vụ quản lý đội.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như:
- Vật liệu xây dựng: cát, đá, sỏi, sắt, thép, xi măng….
- Vật liệu khác: Ván khuôn, cây chống, bột màu, đinh, dây…. - Nhiên liệu: Xăng, dầu, than củi dùng để nấu nhựa trải đường…. - Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn….
- Thiết bị gắn liền với vật kiến trúc như: thiết bị vệ sinh, thông gió, ánh áng, thiết bị sưởi ấm,….
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được theo dõi trên tài khoản Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)
Khi công trình có nhu cầu nguyên vật liệu, trên cơ sở dự toán và tình hình thực tế đội trưởng đội thi công lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và giao cho cán bộ phụ trách vật tư mua vật tư. Do địa điểm các công trình – nơi phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau, để thuận tiện và đáp ứng kịp thời nhu cầu cho việc xây dựng công trình nên nguyên vật liệu mua về không lưu tại kho của công ty mà được chuyển tới chân công trình. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng và các chứng từ có liên quan, thủ kho viết phiếu nhập kho cho từng lần nhập. Sau đó thủ kho sẽ viết luôn phiếu xuất kho cho lần hàng vừa mới nhập, giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh. Nếu có nhiều phiếu xuất kho cho một công trình phát sinh trong tháng, kế toán các đội sẽ tập hợp các phiếu xuất kho vào bảng tổng hợp xuất vật tư và ghi một lần vào Nhật ký chung và các tài khoản liên quan.
Hàng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ gốc mà khách hàng hoặc cán bộ vật tư gửi lên, kế toán vật tư xem xét các chứng từ, phân loại chứng từ. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, các bảng tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy thông qua màn hình nhập chứng từ. Khi đó, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 621, sổ chi tiết TK 621…theo định khoản:
Nợ TK 621: Chi phí NVL trực tiếp (chi tiết cho từng công trình) Có TK 152: NVL
Phiếu xuất kho
Ngày 09 tháng 04 năm 2006
Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ tên người nhận hàng: Ô. Nguyễn Mạnh Thắng
Địa chỉ (bộ phận): Đội trưởng đội xây dựng số 1
Xuất tại kho: Công trình Nhà làm việc 3 tầng Bộ KH&ĐT
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Gạch chỉ Viên 5000 5000 735 3.675.000 2 Cát đen m3 75 75 27.000 2.025.000 Cộng 5.700.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Năm triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn.
Ngày 09 tháng 04 năm 2006
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Cuối quý căn cứ vào các Phiếu xuất kho, kế toán lập Bảng tổng hợp xuất vật tư theo đối tượng.
Bảng 1.1.
Bảng tổng hợp xuất vật tư theo đối tượng
Thời gian báo cáo: Quý II năm 2006
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền I. Công trình BKHĐT: 1 Gạch chỉ Viên 80.000 58.800.000 2 Cát vàng m3 150 8.250.000 3 Cát đen m3 350 9.450.000 4 Thép phi 8 Kg 1700 13.600.000 5 Thép phi 16 Kg 1.650 12.870.000 6 Đá 1x2 m3 145 14.645.000 ……… Cộng II. CT…… ……. ……. ……. ……. Tổng cộng …….. …….. 117.615.000
Căn cứ vào Phiếu xuất vật tư kế toán tiến hành khai báo các số liệu liên quan đến chứng từ thông qua màn hình nhập chứng từ sau:
- Số chứng từ: 1523
- Ngày chứng từ: 09/04/2006
- Nội dung: Xuất vật tư cho CT Nhà 3T BKH&ĐT - Sau đó tiến hành định khoản trên máy:
Nợ TK 621: 5.700.000
Có TK 152: 5.700.000
Khi đó trên màn hình xuất hiện bảng nhập dữ liệu chi tiết của TK 621: - Đối tượng chi phí: S1 – BKH (Công trình Nhà 3 tầng BKH&ĐT). - Yếu tố chi phí: vl (Vật liệu)
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
ĐK: Nợ TK 621: 5.700.000 Có TK 152: 5.700.000 Loại VL, CCDC sử dụng Đối tượng sử dụng
Vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ dụng cụ Giá hạch toán (HT) Giá thực tế (TT) Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT TK 621 – CP trực tiếp ….. …… Gạch chỉ 3.675.000 3.675.000 ….. …… Cát đen 2.025.000 2.025.000 ….. …… TK 627 ……. …… ……. Cộng 5.700.000 5.700.000
Khi dữ liệu nhập vào máy, chương trình kế toán CAP sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung (Bảng 1.2), sổ Cái 621 (Bảng 1.4), sổ chi tiết TK 621 (Bảng 1.3)
Đối với NVL xuất dùng cho máy thi công và cho toàn đội xây dựng cũng được hạch toán tương tự như đối với NVL xuất dùng trực tiếp cho xây lắp. Như vậy, việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại XNXD số 8 nhìn chung về cơ bản là đúng với chế độ quy định, thủ tục xuất nguyên vật liệu cung cấp kịp thời đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng chủng loại do bên A yêu cầu. Tuy nhiên, trong chi phí nguyên vật liệu lại bao gồm cả chi phí sử dụng cho máy thi công và cho công tác quản lý đội là chưa đúng theo chế độ quy định. Mặt khác, vật tư chủ yếu là mua về xuất dùng ngay nhưng đơn vị vẫn làm thủ tục nhập kho rồi xuất dùng nên vật tư tại công ty không được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng chủng loại.
XNXD số 8 Bảng 1.3
Sổ tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Quý II năm 2006
Tên đối tượng: Công trình Nhà 3 tầng BKH&ĐT đơn vị: đồng
Chứng từ
Trích yếu TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ
Số Ngày
……. ……. …… ….. ……
1523 09/04/06 Xuất kho vật tư 152 5.700.000
1524 11/04/06 Xuất kho vật tư 152 578.000
…… ….. …… …. ……
1556 05/05/06 Xuất kho vật tư 152 3.278.000
……. …… ….. ….. …..
THTL6 31/06/06
- Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Ngày nay, mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển, máy móc được sử dụng nhiều trong xây dựng nhưng vẫn không thể thay thế được cho người lao động. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Kiểm định xây dựng lao động chủ yếu là lao động thủ công nên chi phí nhân công trực tiếp chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó việc hạch toán đầy đủ, chính xác khoản mục chi phí nhân công trực tiếp là một yêu cầu bức thiết tại công ty nhằm tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm đồng thời giúp cho việc tính và thanh toán bằng tiền công tiền lương kịp thời, thoả đáng cho người lao động góp phần nâng cao chất lượng đời sống của người lao động và khuyến khích người lao động có ý thức nâng cao năng suất và chất lượng lao động.
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng của nhân công trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý đội xây dựng và các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ trên tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển máy, nhân viên quản lý đội.
Chi phí nhân công trực tiếp được theo dõi trên TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 622 được theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Công ty có 2 cách tính lương:
+ Lương sản phẩm hay còn gọi là lương khoán được áp dụng cho bộ phận trực tiếp tham gia thi công xây dựng.
+ Lương thời gian được áp dụng cho bộ máy quản lý chỉ đạo sản xuất, bảo vệ, thủ kho, lái xe…
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng hợp đồng làm khoán, kế toán định khoản trên máy:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết cho từng công trình) Có TK 334: Phải trả công nhân viên
Chi phí nhân công trực tiếp xây dựng
Sau khi được công ty giao khoán thi công công trình, đội trưởng đội xây dựng sẽ tiến hành khoán các công việc cho các tổ sản xuất trong công trường, đề ra tiến hành khoán các công việc cho các tổ chức sản xuất trong công trường, đề ra tiến độ
thi công theo hợp đồng khoán, xác định đơn giá khoán gọn cho từng công việc. Do đặc điểm của ngành đòi hỏi lao động nhiều mà lại không liên tục nên công ty sử dụng nhiều lao động thời vụ. Đơn giá áp dụng là đơn giá nội bộ được lập dựa trên đơn giá của Nhà nước và có sự thoả thuận của hai bên. Hợp đồng làm khoán là chứng từ ban đầu để hạch toán tiền lương theo khối lượng công việc.
Xí nghiệp XD số 8
Hợp đồng làm khoán
Số: 14
Công trình: Nhà 3 tầng BKH&ĐT
Tổ: Nề. Tổ trưởng Nguyễn Thanh Tuấn
TT Nội dung công việc, điều kiện sản xuất, điều kiện kỹ thuật Đơn vị tính
Giao khoán Kỹ thuật xác định chất lượng, số lượng công việc Kỹ thuật ký (họ tên) Khối
lượng Đơn giá
Thành tiền 1 Xây tường T1 m2 60 9.000 540.000 2 Trát tường T1 m2 75.6 10.000 756.000 ….. …. Tổng số 7.080.000
(Tổng số tiền bằng chữ: Bảy triệu không trăm tám mươi ngàn đồng chẵn)
Ngày 15 tháng 5 năm 2006
Người nhận khoán Người giao khoán Cán bộ định mức Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Hàng ngày, tổ trưởng các tổ xây dựng chỉ đạo, đôn đốc công nhân trong tổ thực hiện công việc đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật đồng thời theo dõi, chấm công cho công nhân vào bảng chấm công chi tiết cho từng công việc làm căn cứ cho việc thanh toán tiền công sau này.
Cuối mỗi tháng, tổ trưởng các tổ xây dựng chỉ đạo, đôn đốc công nhân trong tổ thực hiện công việc đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật đồng thời theo dõi,
chấm công cho công nhân vào bảng chấm công chi tiết cho từng công việc làm căn cứ cho việc thanh toán tiền công sau này.
Cuỗi mỗi tháng, chủ nhiệm công trình, cán bộ phụ trách thi công có trách nhiệm nghiệm thu và tính toán khối lượng công việc hoàn thành. Nhân viên kế toán của Xí nghiệp căn cứ vào hợp đồng giao khoán và biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành tính ra số lượng của tổ xây dựng bằng cách lấy khối lượng công việc hoàn thành nhân với đơn giá khoán và lập Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân.
Căn cứ vào bảng chấm công và tổng số công, kế toán tính ra đơn giá một công và tiền lương nhận được của một công nhân theo công thức sau:
Đơn giá công = Tổng số lương của tổ xây dựng trong tháng Tổng số công
Tiền lương của một công nhân trong tháng = Đơn giá công x Số công
Kế toán hạch toán như sau:
+ Đối với công nhân trong danh sách (lao động dài hạn): Nợ TK 622: CP nhân công trực tiếp
Có TK 334: Phải trả công nhân viên
+ Riêng đối với công nhân thời vụ ký hợp đồng ngắn hạn: Nợ TK 622: CP nhân công trực tiếp
Có TK 331: Phải trả lao động thuê ngoài
Khi thanh toán lương cho lao động thuê ngoài, kế toán hạch toán: Nợ TK 331:
Có TK 111: Ví dụ:
Theo hợp đồng làm khoán và bảng thanh toán tiền lương ta có:
Anh Tuấn có số công trong tháng là 28 công, trong đó tổng số lương thực hiện theo hợp đồng làm khoán của cả tổ nề là 7.080.000 (đồng)
Vậy tiền lương của anh Tuấn được tính như sau:
177
Tiền lương của anh Tuấn = 40.000 x 32 công = 1.280.000 (đồng)
Căn cứ vào hợp đồng làm khoán và bảng thanh toán tiền lương của các tổ xây dựng (tổ nề, tổ điện nước, tổ sắt, tổ sơn vôi,…) kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo các bước sau:
+ Đối với công nhân trong danh sách: - Số chứng từ: 1574
- Ngày chứng từ: 15/05/06
- Nội dung: Trích tiền lương phải trả T4 cho công nhân CT Nhà 3T BKHĐT - Sau đó tiến hành định khoản:
Nợ TK 622: 45.382.871
Có TK 334: 15.190.355 Có TK 331: 30.192.516
Khi đó màn hình sẽ hiện lên một bảng nhập chi tiết TK 622: - Đối tượng chi phí: S1 – BKH
- yếu tố chi phí: nc (nhân công) Số tiền: 45.382.871
Sau khi dữ liệu được nhập vào máy tính, chương trình CAP sẽ tự động ghi vào số Nhật ký chung, Sổ Cái TK 622 (bảng 2.2), sổ chi tiết TK 622 (bảng 2.1)
Tiền lương nhân viên quản lý đội.
Nhân viên quản lý đội bao gồm đội trưởng công trình, chủ nhiệm công trình, nhân viên kỹ thuật, lái xe…Tiền lương của nhân viên quản lý đội được tính trên cơ sở tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định, hệ số lương, bậc lương. Hàng tháng, nhân viên kinh tế tại các đội theo dõi chấm công vào bảng chấm công, cuối tháng tính ra tiền lương, lập bảng thanh toán lương và gửi về phòng kế toán.
Hiện nay, theo quy định của Nhà nước tiền lương tối thiểu 450.000 đồng, thực hiện chế độ làm việc 40giờ/tuần, vậy mức lương ngày được tính như sau:
Mức lương tháng = Hệ số lương x Hệ số cấp bậc x Tiền lương tối thiểu
Mức lương ngày = Mức lương tháng 22 ngày
Tiền lương phải trả = Mức lương ngày x Số ngày làm việc
Ví dụ:
Căn cứ vào bảng chấm công thời gian ta có: anh Thắng đội trưởng đội CT số 1 có bậc lương là 4, hệ số lương là 2,02. Trong tháng số công làm việc là 30 ngày. Vậy tiền lương của anh được tính như sau:
Lương phải trả = [(450.000 x 4 x 2,02)/22] x 30 công = 4.958.181.818 (đồng) Sau khi tính được lương phải trả cho nhân viên quản lý đội, kế toán các đội lập bảng thanh toán lương, bảng chấm công gửi về phòng kế toán của XN. Kế toán sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 622: Chi tiết cho từng công trình Có TK 334: Phải trả cho công nhân viên.
Ví dụ:
Trong tháng 4/2006, căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương của nhân viên quản lý đội CT Nhà 3 tầng BKHĐT được nhập vào máy như sau:
- Số chứng từ: 1545
- Ngày chứng từ: 30/4/2006
- Nội dung: Chi phí lương của đội CT Nhà 3T BKHĐT - Sau đó tiến hành định khoản:
Nợ TK 627: 6.565.000 Có TK 334: 6.565.000
Khi đó màn hình sẽ hiện lên bảng nhập chi tiết TK 622: - Đối tượng chi phí: S1 – BKH
- Yếu tố chi phí: nc (nhân công) - Số tiền: 6.565.000
Việc tính tiền lương đối với công nhân trực tiếp lao động và tiền lương của quản lý đội CT nhà 3 tầng BKHDT được tính căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương.
Ghi có TK Đối tượng
sử dụng
TK 334 – Phải trả cho CNV TK 338 – Phải trả phải nộp khác
TK 335 chi phí phải trả Cộng Lương chính Lương phụ Các khoản khác Cộng có TK 334 KPCD (3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng có TK 338 TK 622 – CPCNTT 15.190.355 15.195.355 303.807 2.278.553 303.807 2.886.167 18.071.522 TK 627 – CP chung 6.565.000 6.656.000 121.300 984.750 121.300 1.227.350 7.792.350 ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. Cộng Nợ TK 622: 15.190.355 Có TK 334: 15.190.355 Nợ TK 627: 656500