2.1.5.a Hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể
Trước khi ký kết hợp đồng, công ty thông báo, hướng dẫn cho người lao động được tuyển dụng về: Thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế phân phối tiền lương của công ty, mức lương ký hợp đồng lao động và hiểu biết về truyền thống lịch sử xây dựng của công ty...
Những người được trúng tuyển trước khi tuyển chính thức vào làm việc phải qua thời gian thử việc. Sau đó sẽ qua kỳ tổ chức sát hạch. Nếu kết quả thử việc đạt yêu cầu, người lao động mới được tuyển chính thức và ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn theo quy định của Bộ Luật lao động và các quy định khác của công ty. Việc xếp lương cho lao động mới tuyển dụng thực hiện theo đúng chế độ tiền lương của Nhà nước.
2.1.5.b Kỷ luật lao động
Các đơn vị trực thuộc hay khối phòng ban chức năng sẽ tự xây dựng các nội quy, quy định về kỷ luật lao động dựa trên hướng dẫn của công ty và tùy thuộc vào tính chất công việc, điều kiện thực tế với mức phạt vi phạm rõ ràng. Việc xử lý vi
phạm kỷ luật lao động cũng được đơn vị tiến hành công khai và công bằng, có căn cứ để đảm bảo tính răn đe.
2.2 Đánh giá về công tác quản trị tại công ty 2.2.1 Những kết quả đạt được
- Công ty đã dần ổn định tổ chức bộ máy và nhân lực, giúp cho toàn Chi nhánh Đào tạo và Cung ứng lao động Quốc tế tập trung vào công tác kinh doanh.
- Các nội quy, quy chế trong cơ quan được thực hiện nghiêm minh; Thoả ước lao động tập thể, quy chế dân chủ... đã được đông đảo cán bộ, công nhân viên quan tâm, nghiên cứu, đóng góp ý kiến xây dựng, người lao động và người sử dụng lao động thực hiện tự giác, giúp kỷ luật đơn vị chặt chẽ, phát huy tính dân chủ trong doanh nghiệp, phát huy trí tuệ tập thể cùng góp sức vì mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh, tạo đà tăng trưởng cao theo yêu cầu của Tổng công ty.
- Hội đồng thi tuyển dụng, nâng bậc lương; Hội đồng sáng kiến; Hội đồng định mức; Hội đồng hoà giải... được kiện toàn, rút kinh nghiệm và hoạt động ngày càng hiệu quả giúp Tổng công ty có các phương án tốt nhất trong hoạt động năng cao tinh thần sáng tạo, lao động đạt năng suất chất lượng cao, đoàn kết tương trợ, hiệp đồng hiệp tác giữa các chi nhánh thành một khối đoàn kết, thống nhất.
- Quy chế phân phối thu nhập tiền lương hàng tháng, tiền thưởng năng suất chất lượng hàng quý thực hiện tốt, khuyến khích người lao động tích cực, đảm bảo chất lượng công việc được giao, không để xảy ra sai sót lớn, tuyệt đối không để xảy ra chất lượng giáo dục, công tác ngành nghề không đạt yêu cầu do các đối tác đề ra.
2.2.2 Một số tồn tại và nguyên nhân
- Điều kiện kinh phí ngày càng eo hẹp, việc trích lập các quỹ khó khăn, thậm chí không trích được dẫn đến các điều kiện phúc lợi cho người lao động (tham quan du lịch, học hành) phải cắt giảm nên CBCNV kém phấn khởi.
- Nguồn nhân lực còn nhiều hạn chế:
+ Độ tuổi bình quân lao động cao, nên sợ tiếp xúc với công việc mới không muốn thay đổi.
+ Lao động có trình độ cao như Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ thiếu và chủ yếu là các Cử nhân sau đại học, tốt nghiệp đại học, cao đẳng.
+ Nhận thức về môi trường kinh doanh mới còn chậm, chưa cập nhật đào tạo các nghành nghề mà đối tác có nhu cầu.
- Tổng công ty cũng đã có chế độ ưu tiên đối với một số vị trí quan trọng, nhưng vẫn không đủ sức hấp dẫn đối với các sinh viên giỏi tốt nghiệp ra trường.
2.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty 2.3.1 Về công tác hoạch định
Để có thể chủ động trong các khâu của quản trị nguồn nhân lực, công tác hoạch định nhân lực đóng một vai trò quan trọng. Muốn lập được kế hoạch hoạch định nhân sự đầy đủ. Công ty cần triển khai các bước sau:
- Hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ thông tin về từng cá nhân và toàn thể nhân viên trong công ty. Ngoài các thông tin đã có sẵn trong hồ sơ như: tên tuổi, trình độ chuyên môn, thâm niên công tác… cần bổ sung cập nhật thường xuyên các thông tin cần thiết khác như: Nhu cầu đào tạo, các sáng kiến, cải tiến, năng suất...
- Thực hiện dự báo nhu cầu lao động, tạo điều kiện chủ động trong việc hoạch định, thu hút lao động trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ lao động trong mỗi giai đoạn phát triển của công ty.
- Căn cứ để hoạch định nhân sự: căn cứ vào kế hoạch công việc ngắn hạn, trung hạn, dài hạn để lập chiến lược hoạch định nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân sự phải cụ thể hoá từng ngày, tuần, tháng, từng quý, theo từng loại công việc, có tính đến lao động thay thế cho các trường hợp: thai sản, nghỉ bù, đề bạt bổ nhiệm, đào tạo, nghỉ hưu, thuyên chuyên công tác... Để công tác hoạch định nhân sự tại công ty đạt hiệu quả, các bộ phận trực thuộc công ty căn cứ vào tình hình và nhu cầu nhân sự của mình, lập phiếu đề xuất nhân sự gửi lên cho công ty để công ty xem xét, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong tháng, trong năm.
2.3.2 Về tuyển dụng nhân lực
Công tác tuyển chọn lao động đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành đội ngũ lao động thạo việc, tâm huyết với nghề, hăng say trong công việc. Việc tuyển dụng lao động trong thời gian qua vào công ty vẫn còn tình trạng tuyển chưa đúng người, đúng việc, đưa người thân quen, người không đủ tiêu chuẩn vào làm việc tại công ty.
Trong những năm qua, công ty chủ yếu tuyển dụng theo hình thức ký kết hợp đồng lao động. Do tính chất công việc ngành nghề kinh doanh phụ thuộc nhiều vào thời điểm, nhu cầu xuất cảnh của người lao động, yêu cầu tính chất công việc của đối tác nước ngoài, nên việc làm của người lao động phụ thuộc nhiều vào các đối tác của công ty, của từng quốc gia.
Do vậy, để đảm bảo việc làm cho người lao động, khắc phục tình trạng dư thừa nhân lực thì công ty nên tuyển lao động theo hợp đồng ngắn hạn để đảm bảo cho việc sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả.
Đối với việc tuyển dụng người lao động dài hạn, công ty nên căn cứ vào việc thực hiện hợp đồng ngắn hạn làm tiền đề. Công ty nên căn cứ vào kết quả của hoạt động phân tích công việc để xác định một cách chính xác số lượng lao động và các vị trí cần tuyển để từ đó tiến hành tuyển dụng lao động sát với yêu cầu thực tế.
2.3.3 Về đào tạo và bồi dưỡng nâng cao năng lực trình độ cho người lao động
Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực cho người lao động phải căn cứ vào mục tiêu phát triển của công ty. Từ đó đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo cho hiện tại và trong những năm tiếp theo.
Xuất phát từ thực tế trong đội ngũ người lao động toàn công ty để từ đó dựa theo tiêu chuẩn để xác định, phân loại rõ ràng từng công việc cụ thể. Thông qua đó để quyết định cụ thể hình thức đào tạo cho từng người lao động.
Công ty cần phối hợp với việc đào tạo bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ tay nghề cho người lao động để nâng cao chất lượng lao động, thường xuyên kiểm tra tay nghề của người lao động để đánh giá chính xác năng lực của họ. Từ đó có phương hướng đào tạo chuyên sâu tay nghề cho công nhân. Còn đối với cán bộ quản lý, công ty cần mở lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ kế toán, kinh tế thị trường, luật… nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của từng cán bộ quản lý trước những chính sách mới của Nhà nước. Ngoài ra công ty cần cử một số cán bộ đi học tập thêm về nghiệp vụ ở trong nước cũng như ở nước ngoài để kịp thời nắm bắt công nghệ mới. Để đảm bảo cho công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân lực có hiệu quả cao, công ty cần thực hiện công việc này theo một định kỳ nhất định.
2.3.3 Thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Trong những năm gần đây, với sự phát triển ổn định của nền kinh tế, nghành xuất khẩu lao động cũng có những bước tiến đáng kể như: Thị trường lao động được mở rộng, quy mô và chất lượng đào tạo nhân viên cũng như lao động cũng tăng lên, cùng với nó là sự gia tăng của lực lượng lao động. Mặc dù số lượng lao động của công ty có xu hướng tăng lên trong những năm gần đây nhưng sự gia tăng đó không theo kế hoạch, hay nói cách khác là công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại công ty chưa được làm tốt và để công tác này được nâng cao, có chất lượng, công ty cần thực hiện những biện pháp sau:
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực: Ban lãnh đạo công ty phải cùng với bộ phận quản lý nguồn nhân lực thực hiện việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Việc đó cần theo một quy trình rõ ràng với ban đầu là việc phân tích môi trường xác định mục tiêu chiến lược của công ty. Trên cơ sở đó, công ty phải xác định được mục tiêu chiến lược nguồn nhân lực. Mục tiêu này nhằm trả lời câu hỏi: Công ty sẽ huy động nguồn nhân lực như thế nào để đạt được mục tiêu chiến
lược của mình. Tiếp theo, bộ phận quản lý nguồn nhân lực phải phân tích được hiện trạng nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng, cơ cấu tuổi, giới tính, để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, phẩm chất cá nhân, mức độ nhiệt tình trong công việc… Hầu như công ty chưa có hoạt động phân tích hiện trạng nguồn nhân lực một cách đầy đủ mà chỉ mới nêu ra về mặt số lượng nguồn nhân lực.
- Công tác dự báo cầu nhân lực: Dựa vào việc phân tích hiện trạng và dự định các công việc, số lượng công nhân cần đạo tạo để xuất khẩu đi các nước trong năm tiếp theo để có thể đưa ra dự kiến cầu nhân lực.
- Công tác dự báo cung: Đối với công việc dự báo cung nguồn nhân lực phải dự đoán được cung từ bên trong và cung từ bên ngoài đó chính là những số người sẽ chuyển đi trong năm, số người nghỉ chế độ, số người nghỉ hưu ở các đơn vị thành viên để từ đó có kế hoạch trình lên công ty trước khi có quyết định bổ sung chỉ tiêu biên chế.
- Điều tiết cung cầu nhân lực: Sau khi có chỉ tiêu biên chế, công ty cần thực hiện các yêu cầu về cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực. Khi cần tinh giảm biên chế cần có hình thức như cho nghỉ hưu sớm đối với những cán bộ có trình độ thấp kém, nghỉ không lương… hoặc có kế hoạch nhằm thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài.
Ngoài ra, một bước rất cần thiết cho công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà công ty cần thực hiện được là bước kiểm tra và đánh giá chương trình. Mục đích của kiểm tra và đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và có tính khách quan hơn biện pháp khắc phục nó.
Tuy nhiên, để công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực được thực hiện tốt thì việc lập kế hoạch nguồn nhân lực phải được thực hiện một cách nghiêm túc ở tất cả các đơn vị thành viên của công ty và phải có được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ công ty, các đơn vị kinh doanh phải có báo cáo về tình hình nguồn nhân lực của đơn vị mình thường xuyên cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực chung trong toàn công ty. Có như vậy kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới thực sự đem lại hiệu quả.
2.3.5 Hoàn thiện công tác tuyển dụng
Công tác tuyển dụng là một yếu tố tạo nên sự thành công của công ty. Quá trình tuyển dụng thành công ty mới có một nguồn nhân lực đảm bảo về chất lượng và đủ về số lượng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực vào sự tồn tại
và phát triển của công ty. Thực hiện tốt công tác tuyển dụng cũng góp phần làm giảm bớt chi phí đào tạo. Vì vậy, công tác này cần được thực hiện một cách nghiêm túc, công khai dân chủ, có chất lượng và công bằng.
Công tác tuyển dụng của công ty cần được thực hiện như sau:
- Đối với hoạt động tuyển mộ
Công ty phân chỉ tiêu cho các đơn vị thành viên theo nhu cầu về nhân lực để thực hiện các nhiệm vụ được giao của các đơn vị đó. Nếu các đơn vị không được giao chỉ tiêu mà phát sinh công việc cần tuyển dụng nhân sự thì phải có phương án trình công ty xem xét. Cũng trên cơ sở phân tích về nhu cầu nhân lực của các đơn vị, bộ phận, phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng hợp lý. Công ty cần đưa ra các giải pháp thuyên chuyển, về hưu sớm. Nếu các giải pháp này không mang lại hiệu quả thì tiến hành hoạt động tuyển mộ.
Trước hết, việc tuyển mộ cần được công khai trong toàn công ty nhằm khuyến khích các nhân viên hợp đồng tham gia tuyển dụng. Nếu thực hiện được điều này sẽ có lợi cho công ty. Tuyển biên chế từ nhân viên hợp đồng sẽ giúp cho quá trình hoà nhập nhanh vì họ đã làm quen với công việc từ trước, đã sống trong bầu không khí của công ty, nên những trở ngại sau khi tuyển dụng cũng giảm đi nhiều.
Thông báo tuyển dụng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng: Trên các mục thông tin quảng cáo, có thể thông qua trung tâm giới thiệu việc làm hoặc thông báo về các trường đại học. Hoàn thành tốt quá trình tuyển mộ sẽ giúp cho công ty thu hút được một số lượng lớn người lao động tham gia dự tuyển. Đây là thuận lợi để công ty lựa chọn những người có khả năng, thích hợp nhất đối với các yêu cầu công việc.
Quá trình tuyển chọn nên chú trọng các khâu trọng yếu sau:
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin việc, bộ phận quản lý nguồn nhân lực các đơn vị cần nghiên cứu phân loại hồ sơ, lựa chọn những hồ sơ thích hợp để các ứng viên trải qua giai đoạn phỏng vấn. Nếu qua được giai đoạn phỏng vấn và quá trình thi tuyển chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ thì công ty mới tiến hành thử việc. Tuỳ theo tính chất phức tạp của từng vị trí công việc để có thời gian thử việc hợp lý. Đối với vị trí của cán bộ làm công tác nghiên cứu triển khai thì thời gian thử việc phải kéo dài hơn công tác khác. Những ứng viên trải qua thời gian hợp đồng thử việc đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn, có lòng say mê làm việc mới được xét thi tuyển viên chức do hội đồng thi tuyển của Tổng công ty cùng với công ty tổ chức. Những ứng viên qua được kì thi tuyển này thì mới được tuyển dụng vào biên chế.
- Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công ty, công ty cần thực hiện tuyển dụng nhân viên hợp đồng một cách nghiêm túc hơn, cẩn thận hơn, cần phải tuyển những người thực sự có trình độ, năng lực vào làm việc. Tránh tình trạng chỉ vì nể nang, quen biết mà tuyển những lao động không có trình độ,