2.3 Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
2.3.2.1 Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Vốn
Vốn bằng tiền:
a. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với khoản mục Vốn bằng tiền:
KTV tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của Cơng ty ABC thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn sau:
Luận văn tốt nghiệp 35 SVTH: Trần Quốc Đạt
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB đối với khoản mục Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ABC:
CÂU HỎI TRẢ LỜI CĨ KHƠNG YẾU KÉM GHI CHÚ QUAN TRỌNG THỨ YẾU
1. Cơng ty có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế tốn thanh tốn hay khơng?
2. Cuối ngày, thủ quỹ và kế tốn thanh tốn có kiểm kê quỹ với nhau khơng?
3. Có người chứng kiến kiểm kê quỹ giữa thủ quỹ và kế tốn thanh tốn khơng? Có chữ ký xác nhận của người thứ ba trên biên bản kiểm kê quỹ hay khơng?
4. Trước khi thanh tốn, chứng từ có đối chiếu với các chứng từ khác liên quan hay
không?
5. Các phiếu thu, chi tiền có được đánh số thứ tự liên tục không?
6.Các khoản chi có được xét duyệt trước khi
chi khơng?
7. Các khoản thu chi có được ghi nhận đúng
thời điểm phát sinh?
8. Các khoản thu có được thủ quỹ nộp ngay
Luận văn tốt nghiệp 36 SVTH: Trần Quốc Đạt
9. Tất cả các khoản tiền mặt thu được có
lập phiếu thu không?
10. Công ty có thực hiện hình thức thanh
tốn qua ngân hàng khơng?
11. Có quy định về số tiền thanh toán tối đa
mà một người có trách nhiệm được quyền phê duyệt hay không?
12. Việc thu tiền bán hàng có phát hành biên
lai hoặc phiếu thu tiền cho khách hàng hay
không?
13. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu tiền hay
khơng?
14. Cuối ngày có lập báo cáo thu chi khơng?
15. Có lập bảng kế hoạch thu chi đầu kỳ và
được xét duyệt hay không?
16. Định kỳ có đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng khơng?
17. Có đánh dấu các chứng từ gốc khi đã ký
phiếu chi không?
18.Các phiếu chi sau khi thanh tốn có đóng
dấu “đã thanh tốn” không?
19. Sau khi thu tiền xong có đóng dấu “đã thu tiền” trên phiếu thu hay không?
20. Cuối ngày, kế tốn thanh tốn có báo số
Luận văn tốt nghiệp 37 SVTH: Trần Quốc Đạt
Đánh giá: Tổng số câu hỏi: 20 câu
b. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm toán:
- Từ kết quả bảng câu hỏi về hệ thống KSNB liên quan đến việc kiểm soát tiền của
đơn vị được thực hiện bằng cách phỏng vấn cán bộ nhân viên có liên quan (trong
bảng gồm 20 câu, kết quả: tỷ lệ câu trả lời “CĨ” là 90% .Tuy nhiên những câu trả lời
“KHƠNG” chiếm 10% là những câu không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống
KSNB), KTV nhận xét hệ thống KSNB của công ty thiết kế như trên có thể ngăn
ngừa và phát hiện được những gian lận và sai sót.
Hệ thống KSNB của đơn vị tương đối hữu hiệu. Từ đó có thể đưa ra Mức rủi ro
kiểm soát: CR= 30%
- Do tiền là tài sản rất nhạy cảm, là đối tượng của sự gian lận, đánh cắp, liên quan
đến nhiều chu trình kinh doanh khác nên sự sai sót, gian lận của tiền sẽ ảnh hưởng đến sự sai sót ở các chu trình có liên quan và ngược lại. Đặc điểm kinh doanh của đơn vị là sản xuất thương mại nên các nghiệp vụ thanh toán thu-chi tiền tương đối
lớn.
Do đó đánh giá mức rủi ro tiềm tàng:IR=75 % Đánh giá mức rủi ro kiểm toán: AR=5%
Đánh giá sơ bộ rủi ro phát hiện:
DR = AR / ( IR x CR ) = 5% / (75% x 30% ) = 22,22%
AR: Rủi ro kiểm toán.
Lựa chọn Số lần Tỷ lệ (%)
Có 18 90
Luận văn tốt nghiệp 38 SVTH: Trần Quốc Đạt
IR: Rủi ro tiềm tàng. CR: Rủi ro kiểm soát. DR: Rủi ro phát hiện.
c. Xác định các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu:
Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
1. Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp.
- Quy định hàng ngày thủ
quỹ cần ghi chép thu, chi tiền mặt vào sổ quỹ. Các nghiệp vụ thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi đã
được xét duyệt của cấp có
thẩm quyền.
- Thủ tục hạn chế tiếp cận tiền và phải có nơi cất giữ tiền an toàn.
- Kiểm tra chứng từ liên quan
đến thu chi tiền mặt.
- Phỏng vấn xem thủ quỹ có biết quy định này hay khơng.
- Quan sát nơi cất giữ tiền, số lượng nhân viên nắm giữ tiền.
- Quan sát chứng từ có đầy đủ
thông tin và chữ ký xét duyệt của cấp thẩm quyền.
2. Tiền mặt có thể bị biển thủ, chiếm dụng, tham ô.
- Thanh toán bằng chuyển khoản đối với khoản tiền
trên hai mươi triệu.
- Hàng ngày, đối chiếu số dư trên sổ cái với sổ quỹ
tiền mặt.
- Cuối mỗi ngày kiểm kê quỹ tiền mặt, lập bảng kê thu tiền và nộp số tiền thu
- Quan sát việc kiểm tra sổ cái và sổ chi tiết (nợ phải thu).
- Phỏng vấn nhân viên cơng ty xem họ có biết những quy định
đó khơng.
- Kiểm tra biên bản kiểm kê quỹ và bản kê thu tiền.
Luận văn tốt nghiệp 39 SVTH: Trần Quốc Đạt
được vào quỹ hoặc ngân
hàng. và sổ tiền mặt. 3. Gian lận trong nghiệp vụ gửi tiền, rút tiền (sử dụng TGNH cho mục đích khơng được phép,…). - Định kỳ (hàng tháng) đối
chiếu số dư tiền trên sổ
sách kế toán của công ty với sổ phụ ngân hàng. - Việc gửi tiền vào ngân
hàng có hai người trở lên
phụ trách.
- Chứng từ có đầy đủ chữ
ký của các cấp thẩm quyền.
- Quan sát việc đối chiếu sổ sách kế toán và sổ phụ ngân hàng
- Kiểm tra việc xét duyệt chứng từ hóa đơn.
- Phỏng vấn nhân viên xem họ có biết những quy định đó khơng. 4. Thanh toán nhiều lần cho một chứng từ. Chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đóng dấu xác nhận khi đã thanh toán.
- Kiểm tra sự đầy đủ thông tin của chứng từ bằng cách chọn mẫu.
d. Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
Thử nghiệm 1: Tổng cộng nhật ký quỹ và lần theo số tổng cộng đến Sổ cái:
- KTV lần theo số tổng cộng hàng tháng của cột tổng cộng từ nhật ký thu tiền đến
tài khoản Tiền mặt và TGNH trên Sổ cái, cũng như đến tài khoản Phải thu. Tương tự,
sẽ kiểm tra từ nhật ký chi quỹ cho đến tài khoản Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng trên
Sổ cái và đến tài khoản Phải trả người bán. Sau đây là kết quả làm việc của KTV:
Luận văn tốt nghiệp 40 SVTH: Trần Quốc Đạt
Phải thu Phải trả người
bán Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Số dư đầu kỳ 143.174.888.410 187.026.898.347 4.493.535.165 23.472.684.104 Số phát sinh nợ 3.441.057.694.745 £ 6.403.462.520.504 £ 91.616.253.139 £ 13.903.130.983.216 £ Số phát sinh có 3.425.914.168.047 £ 6.382.605.960.376 £ 87.773.011.961 £ 13.877.656.862.045 £ Số dư cuối kỳ 158.318.415.108 f 166.170.338.219 f 8.336.776.343 f 48.946.805.274 f Ghi chú:
: Số liệu đã được kiểm toán năm 2012 £ : Phù hợp với sổ nhật ký và sổ cái.
f : Khớp với sổ cái.
Kết luận: Số liệu đã được ghi chép đầy đủ và tính tốn chính xác.
Thử nghiệm 2: Chọn một số chứng từ và so sánh chi tiết danh sách nhận tiền thanh toán từ sổ quỹ (báo cáo quỹ) với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi vào ngân hàng và với tài khoản Phải thu:
- Thủ tục này nhằm giảm thiểu cơ hội nhân viên chiếm dụng tiền quỹ để chi tiêu. Để
đảm bảo rằng các khoản tiền thu được gửi ngay vào ngân hàng, KTV tiến hành so
Luận văn tốt nghiệp 41 SVTH: Trần Quốc Đạt sánh chi tiết danh sách thu tiền với bảng kê gửi tiền hàng ngày vào ngân hàng. Sau
đây là kết quả làm việc của KTV:
Ngày tháng Thu của khách hàng Số thực nhận Ghi sổ khoản thu từ Ghi sổ và gửi vào ngân hàng Số tiền bị nhân viên chiếm dụng 07/01/2013 T.T.Anh 20.378.920 T.T.Anh 20.378.920 - £ 13/03/2013 V.V. Tuấn 65.678.500 V.V. Tuấn 65.678.500 - £ 23/04/2013 N.V. Tiến 43.769.450 N.V. Tiến 43.769.450 - £ 15/06/2013 L.T.Hoa 76.278.000 L.T.Hoa 76.278.000 - £ 06/08/2013 T.T.Trung 50.689.780 T.T.Trung 50.689.780 - £ 10/09/2013 N.M. Hiệp 47.980.650 N.M. Hiệp 47.980.650 - £ 12/11/2013 V.V. Luận 37.259.690 V.V. Luận 37.259.690 - £ 28/12/2013 DNTN Trung Thiên 178.000.000 DNTN Trung Thiên 178.000.000 - £ Tổng cộng 520.034.990 520.034.990 Ghi chú: £: Phù hợp với sổ nhật ký và sổ cái.
Kết luận: Thủ quỹ đã ghi chép đầy đủ chính xác các khoản phải thu của khách
hàng.
Luận văn tốt nghiệp 42 SVTH: Trần Quốc Đạt
Thử nghiệm 3: Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi trong nhật ký chi tiền với tài khoản Phải trả, và với các chứng từ có liên quan
- KTV chọn ra một số khoản chi trên Nhật ký và đối chiếu ngược trở về với các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn, và các séc chi trả. Sau
đây là kết quả làm việc của KTV:
Ngày ghi sổ Chứng từ Nội dung Số tiền
12/01/2013 PC08/01 Mua nông sản. 24.300.000 g,l
10/05/2013 PC06/05 Mua cơng cụ, dụng cụ cho
phịng quản lý.
40.200.000
g,l
25/07/2013 PC13/07 Mua lâm sản. 57.500.000 g,l
08/09/2013 PC06/09 Nhập máy móc, thiết bị mới.
24.000 USD
g,l
29/12/2013 PC17/12 Mua VLXD. 36.800.000 g,l
Ghi chú:
l: Khớp với hóa đơn mua hàng
g: khớp với phiếu nhập kho.
Kết luận: Các nghiệp vụ được ghi chép chính xác theo chứng từ gốc.
Thử nghiệm 4: Chọn mẫu chứng từ để kiểm tra các thông tin cần thiết và chữ ký xét duyệt trên chứng từ
- Kết quả làm việc của KTV được trình bày dưới đây:
Luận văn tốt nghiệp 43 SVTH: Trần Quốc Đạt STT Tên chứng từ Số hiệu 1 Phiếu thu PT07/01 H,K,P 2 Phiếu chi PC14/02 F,H,K,P 3 Phiếu thu PT05/03 H,K,P 4 Phiếu thu PT19/04 H,K,P 5 Phiếu chi PC10/05 F,H,K,P 6 Phiếu thu PT15/06 H,K,P 7 Phiếu chi PC04/07 F,H,K,P 8 Phiếu thu PT12/08 H,K,P 9 Phiếu chi PC23/09 F,H,K,P 10 Phiếu chi PC16/10 F,H,K,P 11 Phiếu thu PT25/11 H,K,P 12 Phiếu chi PC 07/12 F,H,K,P Ghi chú: F: Chứng từ có xét duyệt H: Chứng từ có đầy đủ chữ ký và đóng dấu K: Chứng từ có đánh số liên tục P: Chứng từ phù hợp nội dung
Kết luận: Chứng từ được ghi chép phù hợp với mục đích sử dụng và có xét duyệt đầy đủ.
Luận văn tốt nghiệp 44 SVTH: Trần Quốc Đạt - Trên cơ sở các đánh giá ban đầu về KSNB, KTV đã thiết kế các thử nghiệm kiểm
soát. Kết quả thực hiện các thử nghiệm này cho phép KTV chứng minh rằng hệ thống KSNB là khá tốt, RRKS đã được đánh giá ban đầu trung bình là hợp lý. Do vậy KTV ngoài áp dụng các biện pháp đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, so sánh số dư cuối kỳ với thư xác nhận của khách hàng thì cịn cần bổ sung thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận.