2.3.3.1 Đặc điểm và yờu cầu quản lý.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, tiền lương là đũn bẩy kinh tế để khuyến khớch tinh thần tớch cực lao động, là nhõn tố thỳc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với Cụng ty tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nờn giỏ trị của sản phẩm, dịch vụ do Cụng ty tạo ra. Do vậy, Cụng ty phải sử dụng sức lao động cú hiệu quả để tiết kiệm chi phớ tiền lương.
Tổ chức tốt cụng tỏc hạch toỏn lao động tiền lương giỳp cho Cụng ty quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đỳng nguyờn tắc, đỳng chế độ, kớch thớch người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phõn bổ chi phớ nhõn cụng vào giỏ thành phẩm được chớnh xỏc.
Hiện tại cơ cấu lao động hiện cú trong Cụng ty gồm: Lao động trực tiếp và lao động giỏn tiếp. Được tổ chức phõn cụng lao động hợp lý tại cỏc bộ phận để đảm bảo sử
dụng hợp lý lao động. Xõy dựng hệ thống định mức lao động và đơn giỏ trả hợp lý cho từng loại lao động, từng loại cụng việc. Cụng ty thực hiện trả lương theo thời gian, theo lương khoỏn, theo sản phẩm tựy theo từng loại lao động, từng cụng việc. Xõy dựng chế độ trả lương, trả thưởng và chế độ đói ngộ khỏc cho người lao động.
2.3.3.2 Nhiệm vụ và ý nghĩa.
* Nhiệm vụ:
- Phải ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về số lợng, chất lợng, thời gian và kết quả lao động của ngời lao động.
- Tính toán đầy đủ, kịp thời tiền lơng và các khoản liên quan khác cho ngời lao động. - Quản lý chặt chẽ việc chi tiêu và sử dụng quỹ lơng.
- Phân bổ chính xác, đúng đối tợng các khoản tiền lơng, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tổng hợp các số liệu liên quan để lập báo cáo về lao động tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi và trách nhiệm của kế toán.
- Đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động và tăng năng suất lao động.
* ý nghĩa:
- Tổ chức tốt kế toán tiền lơng sẽ góp phần thực hiện tốt nguyên tắc phân phối theo lao động, góp phần nâng cao năng suất lao động, sử dụng hợp lý lao động trong doanh nghiệp.
- Hạch toán tiền lơng chính xác góp phần tính giá thành chính xác, tìm đợc biện pháp tiết kiệm quỹ lơng nhằm góp phần hạ giá thành sản phẩm.
2.3.3.3 Cỏc tài khoản và chứng từ sử dụng.
* Cỏc tài khoản được sử dụng:
- TK 334- Phải trả người lao động: TK này sử dụng để hạch toỏn tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và thanh toỏn với người lao động. TK này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 3341- Phải trả cụng nhõn viờn + TK 3348- Phải trả người lao động khỏc - TK 335- Chi phớ phải trả
- TK 3382- Kinh phớ cụng đoàn - TK 3383- Bảo hiểm xó hội
- TK 3384- Bảo hiểm y tế
* Cỏc chứng từ sử dụng bao gồm:
- Chứng từ phản ỏnh cơ cấu lao động + Quyết định tuyển dụng
+ Quyết định thuyờn chuyển + Quyết định sa thải
+ Quyết định bói miễn + Quyết định bổ nhiệm
- Chứng từ phản ỏnh thời gian lao động + Bảng chấm cụng
- Chứng từ phản ỏnh kết quả lao động + Phiếu giao khoỏn
+ Phiếu làm thờm giờ
+ Biờn bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, cụng việc hoàn thành - Chứng từ tiền lương
+ Bản thanh toỏn lương và bảo hiểm xó hội + Chứng từ chi tiền
+ Bảng thanh toỏn bự trừ cụng nợ, chứng từ đền bự thiệt hại.
2.3.3.4 Hệ thống sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp được sử dụng.
- Sổ chi tiết cỏc tài khoản 334, 335, 3382, 3383, 3384 - Sổ tổng hợp bao gồm: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cỏi TK 334, 335, 3382, 3383, 3384 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 335, 338 Quy trỡnh ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ví dụ: Ngày 25/ 01/ 2007 chi tiền mặt trả luơng kỳ truớc công nhân viên chua lĩnh số
tiền 15,750,000 đồng. Định khoản: Nợ TK 334 15,750,000 Có TK 111 15,750,000 Chứng từ ghi sổ Ngày 25/ 01/ 2007 ĐVT : đồng Chứng từ Diễn giải
Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ Có
25 Chi tiền trả lơng kỳ trớc
334 111 15,750,000
2.3.5 Tổ chức hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm.
2.3.5.1Đặc điểm
Chi phớ sản xuất của đơn vị là toàn bộ chi phớ về lao động sống và lao động vật húa phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất và cấu thành nờn giỏ thành của sản phẩm. Xuất phỏt từ đặc điểm của sản phẩm và tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, Cụng ty xỏc định :
Đối tượng hạch toỏn chi phớ là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh từ khi bắt đầu khởi cụng cho đến khi kết thỳc hoàn thành bàn giao đều được mở sổ chi tiết theo dừi từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo từng khoản mục chi phớ. Mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh trong mỏy tớnh đều cài mó sổ riờng nờn theo dừi được chi phớ phỏt sinh của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Đối tượng tớnh giỏ thành là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đó hoàn thành, từ đú Cụng ty xỏc định phương phỏp tớnh giỏ thành theo phương phỏp tớnh trực tiếp. Cỏc chi phớ sản xuất phỏt sinh cú liờn quan đến cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nào thỡ được tập hợp trực tiếp vào cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú.
Hiện nay tại Cụng ty Chi Tin, đối tượng tớnh giỏ thành được xỏc định là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đó hoàn thành toàn bộ do đú sản phẩm dở dang được xỏc định là cỏc cụng trỡnh, hạng, mục cụng trỡnh chưa hoàn thành tới khõu cuối cựng để tiến hành nghiệp thu bàn giao. Hàng thỏng, quý, kế toỏn căn cứ vào sổ chi tiết theo dừi chi phớ sản xuất đó phỏt sinh của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh chưa được nghiệm thu và được phản ỏnh vào sổ chi tiết dư nợ TK 154- chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang.
Việc xỏc định đối tượng và phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm là cơ sở để đỏnh giỏ hiệu quả và phõn tớch tỡnh hỡnh thực tế chi phớ và kết quả kinh doanh của Cụng ty, từ đú đưa ra biện phỏp quản lý kinh doanh phự hợp.
2.3.5.2Cỏc tài khoản và chứng từ sử dụng
* Tài khoản sử dụng bao gồm:
- TK 621- Chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp: TK này phản ỏnh cỏc chi phớ NVLTT thực tế cho hoạt động xõy dựng TK này được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toỏn chi phớ: từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
- TK 622- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: TK này phản ỏnh tiền lương phải trả cho cụng nhõn sản xuất trực tiếp bao gồm cả cụng nhõn do Cụng ty quản lý và cả cụng nhõn thuờ ngoài. TK này cũng được mở chi tiết theo đối tượng hạch toỏn chi phớ
- TK 623- Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng: TK này sử dụng để tập hợp và phõn bổ chi phớ sử dụng xe, mỏy thi cụng phục vụ trực tiếp cho hoạt động xõy dựng.TK cú 6 tài khoản cấp 2: + TK 6231- Chi phớ nhõn cụng
+ TK 6232- Chi phớ vật liệu
+ TK 6233- Chi phớ dụng cụ sản xuất + TK 6234- Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng + TK 6237- Chi phớ dịch vụ mua ngoài + TK 6238- Chi phớ bằng tiền khỏc
Chi phớ mỏy thi cụng được phõn bổ cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo giờ mỏy sử dụng.
- TK627- Chi phớ sản xuất chung: TK này phản ỏnh cỏc chi phớ sản xuất của Xớ nghiệp,Chi nhỏnh xõy dựng gồm: Lương của nhõn viờn quản lý đội xõy dựng cỏc khoản trớch theo tiền lương theo tỷ lệ quy định của nhõn viờn quản lý đội và cụng nhõn trực tiếp tham gia xõy dựng, chi phớ khấu hao TSCĐ dựng chung cho hoạt động của đội, chi phớ vật liệu, chi phớ cụng cụ dụng cụ và cỏc chi phớ khỏc phỏt sinh trong kỳ liờn quan đến hoạt động của Xớ nghiệp. TK này được mở chi tiết theo Xớ nghiệp, chi nhỏnh. TK này cú 6 TK cấp 2:
+ TK 6271- Chi phớ nhõn viờn phõn xưởng + TK 6272- Chi phớ vật liệu
+ TK 6273- Chi phớ dụng cụ sản xuất + TK 6274- Chi phớ khấu hao TSCĐ + TK 6277- Chi phớ dịch vụ mua ngoài + TK 6278- Chi phớ khỏc bằng tiền
kinh doanh phục vụ cho việc tớnh giỏ thành sản phẩm xõy dựng và ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho là kờ khai thường xuyờn. TK này được mở chi tiết theo cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. TK này cú 4 TK cấp 2:
+ TK 1541- Xõy lắp: Dựng để tổng hợp chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp và phản ỏnh giỏ trị sản phẩm xõy lắp dở dang cuối kỳ.
+ TK 1542- Sản phẩm khỏc: Dựng để tổng hợp chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm khỏc và phản ỏnh giỏ trị sản phẩm khỏc dở dang cuối kỳ.
+ TK 1543- Dịch vụ: Dựng để tổng hợp chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành dịch vụ và phản ỏnh chi phớ dịch vụ dở dang cuối kỳ.
+ TK 1544- Chi phớ bảo hành xõy lắp: Dựng để tổng hợp chi phớ bảo hành cụng trỡnh xõy dựng, lắp đặt thực tế phỏt sinh trong kỳ và giỏ trị cụng trỡnh bảo hành xõy lắp cũn dở dang cuối kỳ.
* Chứng từ sử dụng bao gồm:
- Chứng từ phản ỏnh hao phớ về đối tượng lao động: + Bảng phõn bổ vật liệu, cụng cụ
+ Bảng phõn bổ chi phớ trả trước, chi phớ phải trả
+ Bảng kờ , húa đơn, chứng từ mua ngoài về dựng thẳng cho sản xuất khụng qua kho. - Chứng từ phản ỏnh hao phớ về lao động sống:
+ Bảng phõn bổ tiền lương
- Chứng từ phản ỏnh hao phớ về tư liệu lao động: + Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ
- Chứng từ phản ỏnh dịch vụ mua ngoài:
+ Húa đơn bỏn hàng, phiếu chi, giấy bỏo nợ của ngõn hàng, chứng từ thanh toỏn tạm ứng - Chứng từ phản ỏnh chi khỏc bằng tiền như: tiền chi tiếp khỏch, hội nghị, quảng cỏo, hoa hồng, vv...
2.3.5.3Hệ thống sổ kế toỏn chi tiết và sổ tổng hợp được sử dụng
- Sổ chi tiết cỏc tài khoản 621, 622, 623, 627, 154. Mỗi TK được mở trờn một cuốn sổ riờng chi tiết cho từng Xớ nghiệp, chi nhỏnh, cụng trường, chi tiết cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
- Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Chứng từ ghi sổ do đú cỏc loại sổ tổng hợp bao gồm:
+ Chứng từ ghi sổ cỏc tài khoản: 621, 622, 623, 627, 154 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cỏi cỏc tài khoản : 621, 622, 623, 627, 154 + Bảng tớnh giỏ thành sản phẩm
Qui trỡnh ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.3.6 Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ.
2.3.6.1 Đặc điểm:
Trong hoạt động xây lắp, việc tiêu thụ sản phẩm gọi là bàn giao công trình. Bàn giao công trình là một khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất của công ty. Nó giúp công ty hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, đồng thời là lúc xác định doanh thu của quá trình tiêu thụ.
Việc bàn giao công trình phải đảm bảo các qui định về nghiệm thu, bàn giao của nhà nớc và các điều kiện khác đã ghi trong hợp đồng giao thầu. Khối lợng công tác hoàn thành bàn giao cho ngời nhận giao thầu phải khớp với khối lợng xây lắp đã hoàn thành đã ghi trên sổ sách hạch toán khối lợng của công trờng hoặc bộ phận thi công.
2.3.6.2 Chứng từ và các tài khoản sử dụng:
* Khi xác định là công trình đã đợc tiêu thụ thì căn cứ vào các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT;
- Biên bản nghiệm thu khối lợng chất lợng công trình đã hoàn thành; - Biên bản bàn giao;
- Bảng tổng hợp sản lợng xây lắp hoàn thành bàn giao. * Tài khoản sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 512: Doanh thu nội bộ.
- Doanh thu bán sản phẩm xây lắp. - Doanh thu bán các sản phẩm khác.
Trong doanh thu bán sản phẩm xây lắp thì đợc mở chi tiết theo từng công trình, từng hạng mục công trình.
2.3.6.3 Các sổ sách sử dụng trong quá trình hạch toán quá trình tiêu thụ:
- Sổ cái TK 511, 512. - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
2.3.7 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền.
2.3.7.1 Nhiệm vụ
- Phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám sát chặt chẽ chấp hành các chế độ thu tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại tệ.
2.3.7.2 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền.
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam.
- Các ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nớc công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, để nghi sổ kế toán và đợc theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK007- Ngoại tệ các loại.
- Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái thực tế.
2.3.7.3 Hạch toán tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của công ty.
* Các nghiệp vụ tăng tiền kế toán ghi :
Nợ TK 111 (112): Tiền mặt (Tiền gửi ngân hàng)
Có TK 511, 512, 515 : DTBH và CCDV ,DT nội bộ và DT tài chính Có TK 711 : Thu nhập khác
Có TK 131, 138, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu Có TK 112 (111):Tiền gửi ngân hàng (Tiền mặt) Có TK 128, 222 : Thu hồi tiền đầu t
Có TK 144, 244 : Thu hồi các khoản ký cuợc ký quỹ * Các nghiệp vụ giảm tiền mặt, kế toán ghi :
Nợ TK 331,311,315: Chi tiền trả nợ cho nguời bán hàng, trả nợ vay ngắn hạn
Nợ TK 333, 334, 336: Chi tiền nộp các khoản vào ngân sách nhà nớc, thanh toán với CNV Nợ TK 112 (111),113: Chi tiền gửi ngân hàng (Tiền mặt), gửi qua bu điện …
Nợ TK 121,221, 128, 222, 228: Chi tiền đầu t, góp vốn liên doanh Nợ TK 144, 244: Chi tiền ký quỹ, ký cợc
Nợ TK 621,627,641,642,635,241: Các khoản chi phí SXKD, chi đầu t XDCB Có TK 111 (112): Tiền mặt (Tiền gửi ngân hàng)
2.3.7.4 Hạch toán thu chi bằng ngoại tệ.
* Nguyên tắc: Đối với ngoại tệ phải đổi ra đồng Việt Nam, ngoài ra còn phải theo dõi nguyên tệ trên TK007- Nguyên tệ các loại.
Khi qui đổi nguyên tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế để qui đổi.
Tỷ giá hạch toán nguyên tệ do doanh nghiệp quy định ra và đợc sử dụng trong một thời kỳ nhất định, ít nhất là một kỳ kế toán mà thông thờng là một quí, một năm.
Tỷ giá thực tế của nguyên tệ là tỷ giá mua của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.