huyện Yên Thủy năm 2009.
––––––––
Thực hiện công văn số 45/SNN - VTLT ngày 23 tháng 01 năm 2010 của Sở Nội Vụ tỉnh Hịa Bình về việc báo cáo cơng tác Văn thư Lưu trữ năm 2009.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về Văn thư Lưu trữ, đồng thời thống nhất quản lý công tác văn thư lưu trữ phù hợp với các yêu cầu của địa phương, đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ được từng bước củng cố, tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an tồn đáp ứng ngày càng tốt hơn cơng tác cảu cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Thủy báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2009 và phương hướng hoạt động năm 2010.
I. ĐÁNH GIÁ CHUNG:
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan tham mưu và phục vụ công tác cho thường trực HĐND và UBND huyện.
Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là cơ quan đầu mối về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước cấp huyện.
1. Thuận lợi:
- Công tác Văn thư, lưu trữ đã có các văn bản hướng dẫn hiện hành của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ.
- Cán bộ làm công tác Văn thư, lưu trữ đúng với nghiệp vụ chuyên môn được đào tạo, đảm bảo đủ số lượng gồm 01 cán bộ làm công tác văn thư và 01 cán bộ làm công tác lưu trữ.
2. Khó khăn:
- Phương tiện máy móc phục vụ riêng cho cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế.
- Kho lưu trữ chưa đáp ứng được với yêu cầu lưu trữ cơ quan.
II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC, CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ: LƯU TRỮ:
1. Cán bộ và trình độ cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ:
Cơ quan đã sắp xếp bố trí 01 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư làm cơng tác văn thư và 01 cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ làm cơng tác lưu trữ.
Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo đúng quy định hiện hành (Hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu).
2.1 Quản lý văn bản đi và đến: Thực hiện theo đúng hướng dẫn tại công văn số: 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2.2 Quy trình xử lý và ban hành văn bản đảm bảo theo đúng quy định, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đúng thẩm quyền ban hành văn bản.
- Thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BVN- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ;
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Đơn vị thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ; và thực hiện quy chế ban hành kèm theo Quyết định số: 04/2008/QĐ- UBND ngày 18/11/2008 của UBND huyện về việc ban hành quy chế xây dựng, ban hành vă nbanr quy phạm pháp luật của UBND huyện và UBND cấp xã trên địa bàn huyện Yên Thủy.
2.3 Đơn vị thực hiện theo quy chế chung của đơn vị, phân công cụ thể cho cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ theo thông báo phân công nhiệm vụ số 03/TB- VP ngày 12 tháng 01 năm 2010 cảu Văn phịng HĐND & UBND huyện.
2.4 Cơng tác hướng dẫn và thực hiện chế độ lập hồ sơ của đơn vị thực hiện theo đúng các văn bản hướng dẫn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ.
2.5 Trang thiết bị phương tiện kỹ thuật: Đơn vị bố trí phịng văn thư thuận tiện cho việc giao dịch (Tại tầng 1 ngay phía cổng vào), đồng thời bố trí đầy đủ 01 máy tính, 02 mát photo, 01 máy fax, 01 điện thoại...phục vụ cho việc quản lý và ban hành văn bản.
2.6 Quản lý và sử dụng con dấu: thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, việc bàn giao con dấu cảu nhân viên Văn thư khi vắng cho người khác phải có sự xác nhận của Thủ trưởng cơ quan. Người được chỉ định thay phải chịu trách nhiệm việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, có trang bị tủ, khóa đảm bảo an tồn tuyệt đối cho việc giữ, bảo quản.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác Văn thư của Văn phòng được thực hiện theo quy định của Pháp luật và quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu.
- Chánh văn phịng HĐND & UBND huyện có trách nhiệm thực thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu của Cơ quan và con dấu của Thường trực
HĐND & UBND huyện.
- Tất cả những văn bản được duyệt ký do cơ quan Thường trực HĐND huyện, UBND huyện ban hành đều được đóng dấu.
- Nhân viên Văn thư chỉ được đóng dấu vào văn bản khi:
+ Văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký đăng ký của người có thẩm quyền.
+ Văn bản, giấy tờ đó đã đúng hình thức, thể thức theo quy định chung của văn bản. Nếu phát hiện thấy có những điểm chưa đúng quy định thì phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để kịp thời quyết định, xử lý.
- Nhân viên Văn thư khơng được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khơng có nội dung, khơng có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Cơng tác Lưu trữ:
- Hiện trạng kho và diện tích kho Lưu trữ: Hiện có 01 phịng vị trí tại gác 2 với tổng diện tích 18m2, đảm bảo an tồn, kho ráo, sách sẽ và khơng có mối mọt.
- Trang thiết bị bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ: Có trang bị 03 giá kê với 02 giá đạt tiêu chuẩn 01 giá tạm và được sắp xếp lưu trữ các loại văn bản theo thứ tự hàng năm và theo từng loại văn bản đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
- Công tác thu thập tài liệu và chỉnh lý tài liệu về kho lưu trữ: Được lập và tổ chức thực hiện kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định bao gồm:
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đã được giải quyết vào lưu trữ. + Lập và thực hiện kế hoạch chỉnh lý hồ sơ tồn đọng.
+ Xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
- Chế độ bảo quản tài liệu thực hiện theo hướng dẫn hiện hành của nhà nước, bao gồm các trang thiết bị chủ yếu cho công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ như: Giá đựng tài liệu, bình cứu hỏa, giá, cặp đựng tài liệu,...
+ Thường xuyên kiểm tra, thực hiện vệ sinh và xử lý chống mối, mọt tài liệu lưu trữ.
+ Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thống kê theo quy định. - Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Thực hiện tốt chế độ sử dụng và khai thác tài liêu lưu trữ.
- Hồn thiện các cơng cụ tra cứu chủ yếu gồm mục lục hồ sơ, sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu,...
- Đối với công tác ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ: Cơ quan thực hiện theo các văn bản hướng dẫn hiện hành về công tác văn thư lưu trữ.
+ Thống kê, bảo quản, bảo về tài liệu lưu trữ.
+ Kiểm tra định kỳ hô sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thơng gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp, áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hàng năm theo quy định.