- Chủ tịch, các PCT UBND huyện; Các đơn vị khối QLNN;
QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh
Điều 1. Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các phòng, chuyên viên, cán bộ, cơng chức, viên chức trong Văn phịng HĐND- UBND huyện.
2. Đối tượng điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:
a. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong cơ quan; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.
b. Công tác lưu trữ bao gồm các công viêc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Tổ chức, biên chế của văn thư và lưu trữ Văn phòng HĐND-
UBND huyện Yên Thủy.
1. Tổ chức văn thư và lưu trữ của Văn phòng HĐND- UBND huyện theo mơ hình Tổ Văn thư và Lưu trữ, trong đó có bộ phận chuyên trách văn thư và bộ phận chuyên trách lưu trữ hiện hành trực thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện Yên Thủy.
2. Tổ Văn thư và Lưu trữ có Tổ trưởng là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ;
3. Tổ trưởng Tổ Văn thư và Lưu trữ được hưởng phụ cấp trách nhiệm do Chánh Văn phòng quyết định.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1. Chánh Văn phòng HĐND- UBND huyện, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác văn thư và lưu trữ, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ;
2. Trưởng phòng Hành chính-Quản trị có trách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng HĐND- UBND huyện triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ;
3. Tổ trưởng Tổ Văn thư và Lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phịng Hành chính- Quản trị hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của Văn phịng, xây dựng các cơng cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu quả;
4. Cán bộ công chức, viên chức cơ quan trong quá trình theo dõi giải quyết các cơng việc được giao, phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Điều 4. Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan. 1. Bộ phận văn thư chun trách có nhiệm vụ:
a. Quản lý cơng văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giao nộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến (MS: QT-HC-01) Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO-9001:2000 của Văn phòng HĐND- UBND huyện; Quyết định số 53/QĐ-VP ngày 19/10/2008 Ban hành Quy chế tạm thời về việc sử dụng chương trình eOffice của Văn phịng HĐND- UBND huyện Yên Thủy;
b. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư
c. Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về cơng tác bảo mật;
d. Hàng ngày có trách nhiệm đưa cơng văn, tài liệu vào phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phịng HĐND- UBND huyện. Phân cơng văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận văn thư theo từng phòng, bộ phận.
2. Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:
a. Phối kết hợp với các Phịng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phịng chun mơn đến hạn nộp lưu;
b. Thu thập tài liệu khơng có nhu cầu tại phịng làm việc của các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng HĐND- UBND huyện;
c. Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả;
d. Tổ chức thực hiện các các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của Văn phòng HĐND- UBND huyện theo quy định.
Điều 4. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ.
Phịng Hành chính-Quản trị hàng năm có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, mua sắm các trang bị thiết bị cơ sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ… theo nhu cầu của công tác văn thư và lưu trữ, trình lãnh đạo Văn phịng xem xét quyết định.
Điều 5. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơng tác văn thư và lưu trữ
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Cơng an; Quyết định số 103/QĐ-VP ngày 31/12/2008 ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi Văn phòng HĐND- UBND huyện Yên Thủy.
Chương II