Bài 5 : Lập chứng từ và sổ sách kế toán có liên quan đến tiền lương
2. Đăng ký người phụ thuộc
Theo Thông tư 111/2013/TT – BTC quy định
Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền cơng trên 09 triệu/tháng để được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc thì phải làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và có hồ sơ chứng minh lưu tại DN.
2.1. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc
a) Đăng ký lần đầu
Theo điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC
Người nộp thuế để được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc thì phải làm Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với con:
- Con dưới 18 tuổi: Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, khơng có khả năng lao động:
+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có). + Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
- Con đang theo học tại các bậc học: + Bản chụp Giấy khai sinh.
+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
- Con nuôi, con ngồi giá thú, con riêng thì ngồi các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, cần có thêm:
+ Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi,
+ Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...
Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
- Trường hợp vợ hoặc chồng khơng có khả năng lao động ngồi các giấy tờ nêu trên, còn cần thêm:
+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật
+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh khơng có khả năng lao động.
Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân.
- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Nếu là người khuyết tật, khơng có khả năng lao động thì cần có thêm: + Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật.
+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh khơng có khả năng lao động.
Đối với các cá nhân khác:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật như:
- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
- Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).
- Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).
Cá nhân cư trú là người nước ngồi:
- Nếu khơng có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
Lưu ý:
- Nếu người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng đang sống cùng NNT thì nộp: Mẫu số 21a/XN-TNCN.
- Nếu người phụ thuộc không sống cùng NNT nhưng NNT phải trực tiếp ni dưỡng thì nộp: Mẫu số 21b/XN-TNCN.
b) Đăng ký khi có thay đổi về người phụ thuộc:
- Khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc thì các bạn cũng yêu cầu nhân viên khai bổ sung thông tin thay đổi của người phụ thuộc theo Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN.
- Trường hợp cá nhân trong năm có phát sinh nghĩa vụ ni dưỡng mà đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc muộn hoặc đến khi quyết toán thuế mới đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì khi khấu trừ thuế hàng tháng được tính giảm trừ gia cảnh từ tháng đăng ký giảm trừ; khi quyết tốn thuế được tính giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng có nghĩa vụ ni dưỡng.
Ví dụ:
+ Ơng A phát sinh nghĩa vụ ni dưỡng 1 người con vào tháng 1/2012 nhưng đến tháng 3/2012 ông A mới đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì từ tháng 3/2012 hàng tháng ơng A được tính giảm trừ cho người phụ thuộc khi tạm khấu trừ thuế. Cuối năm khi quyết tốn thuế, ơng A được tính giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng 1/2012.
+ Ơng A phát sinh nghĩa vụ ni dưỡng 1 người con vào tháng 1/2012 nhưng không đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc thì hàng tháng ơng A khơng được tính giảm trừ cho người phụ thuộc khi tạm khấu trừ thuế. Cuối năm khi quyết tốn thuế, ơng A đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng 1/2012.
2.2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
DN phải có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.
- Trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).
- Nếu quá thời hạn trên mà NNT không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
Lưu ý: chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc
một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC GIẢM TRỪ GIA CẢNH [01] Lần đầu: [02] Bổ sung lần thứ:
[03] Họ và tên cá nhân có thu
nhập:........................................................................... [04] Mã số thuế:
[05] Địa chỉ cá nhân nhận thông báo mã số
NPT:....................................................................
[06] Nơi đăng ký giảm trừ người phụ thuộc (Tổ chức, cá nhân trả thu nhập/cơ
quan quản
lý):........................................................................................................................
[07] Mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập:
Mẫu số: 02/ĐK-NPT-TNCN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính)
NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ THUẾ Họ và tên: …………………….. Chứng chỉ hành nghề số:............ …..…,ngày … tháng … năm ... CÁ NHÂN CĨ THU NHẬP (Ký và ghi rõ họ tên)
Tơi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã khai./.