Bài 2 : Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi sổ bằng hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Căn cứ để ghi sổ chính là các hóa đơn chứng từ kế tốn. Đây là mẫu sổ hình thức Nhật ký chung:
Nhìn vào mẫu sổ Nhật ký chung trên các bạn cần quan tâm đến các cột sau: - Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày chứng từ.
- Cột chứng từ:
+ Số hiệu: Nếu là hóa đơn các bạn ghi số hóa đơn, cịn các chứng từ khác các bạn ghi số hiệu của chứng từ: ví dụ Phiếu thu ghi: PT001, hay giấy báo nợ ghi GBN...Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác khơng có chứng từ kế tốn ghi PKT... (là phiếu kế tốn). ví dụ như các bút tốn kết chuyển cuối kỳ.
+ Ngày tháng: Ghi ngày tháng trên chứng từ.
- Cột diễn giải: ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhưng phải đầy đủ để người sử dụng không phải là người lập sổ NKC vẫn hiểu được. - Cột TK Nợ - TK Có: Ghi các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh, TK Nợ ghi trước, TK có ghi sau.
- Cột TK đối ứng: Ghi TK đối ứng cho nhưng TK bên cột TK Nợ - TK Có đã định khoản. Các bạn ghi như trên ảnh đã mô tả. Nhưng trong khi làm trên Excel kế toán nên sử dụng công thức để lấy TK đối ứng để vừa nhanh cho lần đầu, và tiện lợi cho việc sửa chữa (sửa bên TK Nợ - TK có là bên cột TK đối ứng tự sửa theo)
Ví dụ: Nghiệp vụ thuê nhà năm 2012 như ảnh trên đã có:
Khi có 1 tờ hóa đơn GTGT thể hiện: Thuê nhà năm 2018 (chưa thanh toán ) Kế toán sẽ hạch toán:
Nợ 142 Nợ 1331 Có 331HT
Cịn khi làm trên Excel kế toán thực hiện:
TK Nợ TK Đối ứng
Hướng dẫn TK Có
142 331HT Đặt đấu bằng ( =) vào ơ tương ứng với TK cần lấy đối
ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HT) và bấm Enter 1331 331HT Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối
ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HT) và bấm Enter
331HT 142;133
1
Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ
nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có
nhiều TK đối ứng thì làm tương tự ). ta làm:
=142&";"&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính. Nếu dấu phẩy khơng được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy.
- Cột số phát sinh:
+ Nợ : ghi số tiền tương ứng với TK ghi Nợ. + Có: ghi số tiền tương ứng với TK ghi Có.
Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel cụ thể như sau: I. Các cơng việc đầu năm tài chính
1. Chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay:
- Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng” (nhập vào TK chi tiết, ví dụ: số sư chi tiết của TK 156 phải nhập chi tiết đến từng mã hang).
- Vào số liệu đầu kỳ các Bảng phân bổ 142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác ( nếu có )
- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐPS để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL) và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
2. Hạch tốn chi phí thuế Mơn bài phải nộp năm nay:
Nợ TK 6422 (Theo Quyết định 48) / hoặc 6428 (Theo Quyết định 15) Có TK 3338
Khi nộp tiền thuế Thuế Mơn bài:
Nợ TK 3338
Có TK 111/ TK 112 (Tiền mặt hoặc chuyển khoản).
II. Các công việc trong tháng
1. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Bảng nhập dữ liệu (BNL).
- Khi có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế các bạn phải hạch toán hết vào bảng nhập liệu này, sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan với nó.
Chú ý: Trong q trình làm việc phải đồng nhất về tải khoản và mã hàng hóa
khi hạch tốn:
- Trên CĐPS tháng bạn nhập số dư đầu kỳ vào TK nào thì khi hạch tốn trên
BNL bạn cần hạch tốn đúng vào TK đó.
- Một khách hàng hay một mã hàng chỉ được tồn tại một mã. Một khách hàng khi ghi nhận cơng nợ với mã nào (131MD) thì khi thanh tốn phải thanh tốn cho mã đó (131MD). Một mã hàng khi nhập kho mã khì thi xuất kho phải xuất đúng mã đó.
- Bạn nên thống nhất một cách đặt mã khách, mã hàng (là chữ viết tắt hoặc là số, nên viết hoa, không cách)
- Bạn nên khai báo thêm TK chi tiết cho các TK tổng hợp thì bạn phải thêm dịng và khai báo TK chi tiết đó trên DMTK.
2. Hướng dẫn cách nhập liệu một số nghiệp vụ chủ yếu:
a. Các nghiệp vụ không liên quan đến Thu, Chi, Nhập, Xuất:
Với các nghiệp vụ này bạn không phải nhập liệu vào các cột: Số phiếu Thu/Chi/Nhập/Xuất, cột số lượng Nhập và số lượng Xuất (DKT, GBN, GBC).
b. Các nghiệp vụ liên quan đến Phải thu, Phải trả:
Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng đối tượng cụ thế:
- Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên BNL theo mã TK mới khai báo.
VD: Phải thu của Công ty Cổ phần Mạnh Dũng ( là khách hàng mới ).
Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty cổ phần Mạnh Dũng
với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131MD ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
Bước 2: Hạch toán bên BNL theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty
Cổ phần Mạnh Dũng là 1311 hoặc 131MD
- Nếu khơng phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.
c. Các nghiệp vụ Mua, Bán hàng hóa (TK 156):
Hạch tốn trên BNL chi tiết đến từng mã hàng cụ thể:
- Trường hợp mua hàng hoá Nhập kho:
Bước 1: Nhập ngày tháng, số hiệu, diễn giải theo hóa đơn mua hàng.
Bước 2: Kiểm tra tại DMTK xem mã hàng đó đã tồn tại hay chưa. Nếu tồn tại
rồi thì coppy mã hàng đó về BNL để định khoản. Nếu chưa tồn tại thì đặt mã và tên cho hàng hóa đó trên DMTK, sau đó coppy mã mới đặt về BNL để định khoản. (VD: 156-DK-XD35).
Bước 3: Làm đối ứng
Bước 4: Kê số lượng nhập và thành tiền tương ứng với từng mã hàng tại cột số
Bước 5: Nhập số Phiếu Nhập kho tại cột Số phiếu Nhập/Xuất/Thu/Chi tương
ứng với các mã hàng nhập kho.
- Trường hợp có chi phí mua hàng kèm theo:
Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng tại “Bảng phân bổ chi
phí” như nhau: Chi phí của mặt hàng A = Tổng chi phí X số lượng (hoặc thành tiền) mặt hàng A Tổng số lượng (hoặc tổng thành
tiền của lô hàng)
- Trường hợp bán hàng hoá:
Bước 1: Hạch toán bút toán doanh thu: với số tiền tại dịng “Cộng tiền hàng “
trên hố đơn bán ra được ghi vào TK5111.
Bước 2: Hạch toán bút tốn giá vốn: bạn ghi Nợ TK 632/ghi Có chi tiết cho
từng mã hàng kê số lượng xuất, khơng kê tiền (vì phương pháp tính giá vốn là Bình qn đầu kỳ, cho nên cuối kỳ khi tính được giá vốn ở “Nhập xuất tồn kho” thì mới dùng cơng thức VLOOKUP để tìm số tiền tương ứng cho từng nghiệp vụ)
d. Các nghiệp vụ liên quan đến Thu/Chi:
- Sau khi định khoản xong thì tại cột “Thu/chi/Nhập/Xuất” tương ứng dịng ghi Nợ hoặc ghi Có TK 1111 bạn nhập chữ PT001 (nếu là phiếu thu số 1), PC001 (nếu là phiếu chi số 1)
e. Các nghiệp vụ phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến các TK 142, 242, 211)
- Sau khi định khoản trên BNL phải sang bảng phân boor142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
III. Hạch tốn các bút tốn cuối tháng
- Trích khấu hao tài sản cố định (số liệu từ bàng khấu hao TSCĐ)
- Phân bổ chi phí trả trướng dài hạn, ngắn hạn ( nếu có) (từ bảng số liệu từ bảng PB142, 242)
- Kết chuyển thuế GTGT
- Tìm giá vốn cho các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn trên BNL mỗi khi bạn bán hàng
- Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có): - Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ
- Kết chuyển Doanh thu hoạt động tài chính ( nếu có ) trong kỳ - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính( nếu có ) trong kỳ - Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý trong kỳ:
- Kết chuyển thu nhập khác ( nếu có) trong kỳ: - Kết chuyển chi phí khác( nếu có ) trong kỳ:
- Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý ( nếu quý đó có lãi )
- Kết chuyển chi phí thuế TNDN ( nếu có) trong kỳ ( Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính)
- Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ:
IV. Hướng dẫn lên các bảng biểu tháng:
- Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho:
- Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ - Lập bảng cân đối phát sinh tháng;
IV. Cách kiểm tra số liệu trên bảng cân đối phát sinh:
- Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có - Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ/Có trên BNL
- Các tài khoản loại 1 và loại 2 khơng có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..
- Các tài khoản loại 3 và loại 4 khơng có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..
- TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,
- TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
- TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho
- TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242 - TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao TSCĐ
VI. HƯỚNG DẪN LẬP CÁC SỔ CUỐI KỲ: - Hướng dẫn lập bảng kê phiếu Nhập Xuất kho
- Hướng dẫn lập sổ Chi tiết vật tư hàng hóa trên Excel - Hướng dẫn lập sổ Quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng. - Hướng dẫn lập sổ chi tiết các tài khoản
- Hướng dẫn lập sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán. - Hướng dẫn lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua người bán - Hướng dẫn lập sổ cái trên Excel
- Hướng dẫn lập sổ Nhật ký chung trên Excel
VII. HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Lập bảng Cân đối phát sinh năm: - Lập bảng cân đối kế toán
- Lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Lập thuyết minh báo cáo tài chính.
Câu hỏi và bài tập Bài tập 01:
Nghiệp vụ 1: Hạch tóan doanh thu bán vải cho cơng ty Thiên Nga: 3.520.900, địa chỉ: 41 Nguyễn Du, Q.1, Tp.HCM, mã số thuế: 0301034611-1, thu bằng tiền mặt, hoá đơn 846525, ký hiệu AA2007N, 4/3/2017.
Ghi s ổ k ế tóan
Ghi sổ tổng hợp: + Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Cái các TK 111, 511, 3331 Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa,chi tiết mã hàng vải 269 + Sổ quỹ tiền mặt: dành cho thủ qũy
Nghiệp vụ 2: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 12 Phan Đình Phùng, TP. Thái Bình, mã sớ th́: 1000 123 789 -1, hố đơn số 145672, ký hiệu AS2007N, 5/3/2017, PNK101, 5/3/2017, đã trả bằng tiền mặt 44.000.000, Phiếu Chi 112, 5/3/2017. Ghi s ổ k ế tóan Ghi sổ tổng hợp: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ Cái các TK 156, 133, 111. Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải 491, vải WNH481. + Sổ qũy tiền mặt.
Nghiệp vụ 3: Chi trả tiền thuê gian hàng hội chợ tại Công Viên Tao đàn, địa chỉ số 12 Huỳnh Phúc Kháng, TPHCM Phiếu Chi 113, 5/3/2007, thanh toán theo hoáđơn GTGT số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017, mã số thuế 0100123400-1: Giá chưa thuế GTGT 2.000.000, thuếGTGT 10%: 200.000
Ghi s ổ k ế tóan
Ghi sổ tổng hợp: + Sổ Nhật ký chung.
+ Sổ Cái các TK 641, 133, 111. Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. + Sổ qũy tiền mặt.
Nghiệp vụ 4: Phiếu thu số 112, ngày 8/3/2017 bán vải cho Công ty Hải Hạnh, địa chỉ 12 Tây Sơn, Hà Nội thu bằng tiền mặt 11.000.000, hoáđơn số 846526, 8/3/2017, mã số thuế 01 007 456 00-1
Ghi s ổ k ế tóan
+ Sổ Nhật ký chung.
+ Sổ Cái các TK 111, 3331, 511. Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa + Sổ qũy tiền mặt.
Nghiệp vụ 5: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 14 Quang Trung, TP. Thái Bình, mã sớ th́ 1000 123 789 -1, PNK 102, 11/3/2017, hoá đơn GTGT số 423756 ký hiệu PL2007N, 11/3/2017, chưa trả tiền người bán: 24.200.000 Ghi s ổ k ế tóan Ghi sổ tổng hợp: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ Cái các TK 156, 133, 331 Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải WNH481, vải 269. + Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán cơng ty dệt Thành Cơng
Nghiệp vụ 6: Ngày 12/3/2017 bán vải cho Công ty 28, địa chỉ 200 Cầu Giấy, Hà Nội, hoá đơn số 846527, mã số thuế 0156789456-1, 12/3/2017, chưa thu được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán 14.063.390
Ghi s ổ k ế tóan
Ghi sổ tổng hợp: + Sổ Nhật ký chung.
+ Sổ Cái các TK 131, 511, 3331 Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa chi tiết mã hàng vải WNH481, vải 269. + Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán cơng ty 28
Nghi ệ p v ụ 7: Phiếu Chi 114, 14/3/2007, trả nợ tiền mua vải của Công ty Dệt Thành Công 20.000.000 đ
Ghi s ổ k ế tóan
+ Sổ Nhật ký chung. + Sổ Cái các TK 331, 111 Sổ chi tiết:
+ Sổ qũy tiền mặt
+ Sổ chi tiết thanh tóan người mua, người bán (Cơng ty dệt Thành Công).
Bài tập 02:
Số dư đầu tháng của một số tài khoản: TK111: 1.000.000
TK 112: 3.000.000 TK 131: 6.000.000 TK 152: 2.000.000 TK 331: 4.000.000
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng: 1. Thu tiền mặt do khách hàng trả nợ 1.000.000 2. Rút TGNH về quỹ tiền mặt 1.000.000
3. Chi tiền mặt trả nợ người bán 2.000.000
4. Nhập kho 500.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền mặt
5. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng TGNH 3.000.000 6. Nhập kho 2.000.000 nguyên vật liệu trả bằng TGNH
7. Nhập kho 3.000.000 nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán. 8. Dùng TGNH trả nợ cho người bán 2.000.000
Yêu cầu:
1. Lập các chứng từ
2. Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Bài tập 03