Theo chế độ quy định, khi xuất hàng giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán, có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn chứng từ
sau:
+ Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và
từng khâu độc lập với nhau.
Theo cách này, bên giao đại lý hạch toán giống như trường hợp bán hàng trực tiếp đã trình bày ở trên.
+ Sử dụng Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
Theo cách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định, đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra (mẫu số
02/ GTGT) gửi về cơ sở có hàng hố gửi bán địa lý để cơ sở này lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) cho hàng hoá thực tế
bán ra.
Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc với các đối tượng khơng chịu thuế GTGT thì cột 6 ghi theo tổng giá thanh
tốn. Bảng kê này là căn cứ để bên giao hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) chuyển cho bên bán hàng (bên nhận bán
hàng đại lý, ký gửi hay đơn vị phụ thuộc). Ngồi ra, bảng kê này cịn được sử dụng ở các cơ sở kinh doanh để cơ sở tổng hợp, lập tờ khai
thuế giá trị gia tăng hàng tháng nộp cho cơ quan thuế.
* Phương pháp kế toán ở từng bên như sau: Bên cơ sở giao hàng cho đại lý:
- Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi
bán đại lý, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có các TK 155, 156.
- Khi hàng hố giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa
hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,... (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán.
- Số tiền hoa hồng mà DN phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi:
Nợ TK 641, 6421 - Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 131, …
Bên nhận hàng gửi bán (Bên đại lý bán đúng giá)
- Khi nhận được hàng:
Theo thông tư 200: Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, DN chủ động theo dõi và ghi chép thơng tin về tồn bộ giá trị hàng
hóa nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Khi hàng hóa nhận bán đại lý đã bán được:
+ Căn cứ vào Hố đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên
giao hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131, ...
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
+ Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
+Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112.
Ví dụ 5: Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa trị giá 80.000.000, tổng giá thanh tốn 110.000.000 thuế GTGT 10% . gửi bán đại lý hoa hồng
đại lý 5%, thuế suất của hoa hồng 10% đại lý thông báo đã bán 70% số hàng, doanh nghiệp nhập kho hàng không bán được, sau khi trừ hoa hồng đại lý chuyển TGNH cho doanh nghiệp.Hãy hạch toán tại bên giao hàng và bên nhận hàng (biết hạch toán theo phương pháp KKTX, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Giải:
*Đối với bên gửi hàng :
- Khi giao hàng : Nợ TK 157: 80.000.000 Có TK 156: 80.000.000
-Khi bên đại lý bán được hàng Giá vốn: Nợ TK 632:80.000.000*70%=56.000.000 Có TK 157:80*70%=56.000.000 Doanh thu: Nợ TK 131: 77.000.000 Có TK 511:70.000.000 Có TK 3331: 7.000.000
- Số tiền hoa hồng mà DN phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi:
Nợ TK 641:3.70.000.000 x 5% = 3.500.000
Nợ TK 133 : 350.000
Có TK 131: 3.850.000
- Đại lý thanh toán tiền cho bên gửi hàng
Nợ TK 112: 73.150.000
Có TK 131: 73.150.000
- Nhập kho hàng bán không được:
Nợ TK 156: 80.000.000-56.000.000 = 24.000.000
Có TK 157: 24.000.000
*Bên đại lý
- Khi hàng hóa nhận bán đại lý đã bán được:
Nợ các TK 131:77.000.000
Có TK 331:77.000.000
+ Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:
Nợ TK 331:3.850.000
Có TK 511: 3.500.000
Có TK 3331: 350.000
+ Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng, ghi:
Nợ TK 331:73.150.000
Có các TK 112: 73.150.000