1.3 Kiểm toán khoản mục Nợphải thu khách hàng đối với các doanh nghiệp trong kiểm tốn báo cáo tài chính
Đặc điểm kiểm toán khoản mục Nợphải thu khách hàng 1.3.1
1.3.1.1. Mục tiêu kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Bảng 1-5 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Nợphải thu khách hàng
Mục tiêu kiểm toán Diễn giải
Hiện hữu Nợphải thu khách hàng thể hiện trên BCTC là có thật
Quyền Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên BCTC thuộc quyền sở hữu của đơn vị
Đầy đủ Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đãđược ghi chép đầy đủ. Đánh giá và phân
bổ
Các khoản nợ phải thu khách hàngđược thể hiện trên BCTC và những điều chỉnh có liên quan đãđược đánh giá, ghi nhận phù hợptheo chuẩn mực và kế toán hiện hành.
Ghi chép chính xác
Số liệu chi tiết của tài khoản nợ phải thu khách hàng khớp đúng với số dư trên sổ cái
Các phép tính liên quan đến tài khoản nợ phải thu khách hàng đều chính xác về số học
Trình bày và thuyết minh
Các khoản nợ phải thu được trình bày và thuyết minh thì có thật, thuộc về đơn vị, đầy đủ, diễn đạt dễ hiểu và phân loại đúng
(Nguồn: Giáo trình Kiểm tốn tập 2– trường Đại học kinh tếTP. HồChí Minh).
2293–Dựphịng phải thu khó địi
411
642 Khoản dựphịng phải thu khó địi sau
khi bù đắp tổn thất được hạch toán tăng vốn NN (khi DN 100% vốn nhà nước chuyển thành CTCP)
Phần chênh lệch sốphải lập dự phịng kỳnày lớn hơn số đã lập từkỳ trước
Hồn nhập phần chênh lệch nếu sốphải lập dự phòng kỳnày nhỏ hơn số đã lập từkỳ trước
642
111, 112, 331, 334
Phần tổchức, cá nhân phải bồi thường
Phần được tính vào chi phí Số đã lập dựphịng
131,138,128,244
Khi các khoản nợ phải thu khó địi xác định là khơng thểthu hồi
1.3.1.2. Gian lận và sai sót có thểxảy ra đối với khoản mục Nợphải thu khách hàng
- Khả năng ghi nhận sai các khoản phải thu và sựkhông nhất quán trong ghi nhận doanh thu giữa các chi nhánh và giữa các kì khác nhau.
- Cấn trừsai nợphải thu giữa các khách hàng và phân loại sai các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộcũng như phải thu khác.
- Khơng trình bàyđầy đủkhoản phải thu với các bên có liên quan.
- Các khoản phải thu bị phản ánh sai giá trị do bị đem cầm cố, chuyển nhượng hay chiết khấu.
- Có khả năng tồn tại hóa đơn nhưng không tồn tại nghiệp vụbán hàng.
- Ghi nhận nợphải thu khơng đúng kì.
- Rủi ro đã thuđược tiền từkhoản nợphải thu kéo dài nhưng lại xóa sổkhoản nợ này để thu được lợi ích cá nhân.
- Lập sai dựphịng phải thu do đánh giá khả năng thu hồi của các khoản phải thu khơng chính xác.
1.3.1.3. Kiểm sốt nội bộ đối với các khoản phải thu khách hàng
- Nếu đơn vịkhông xây dựng HTKSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc khơng thu hồi các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi, mặt khác BCTC có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợphải thu khách hàng của đơn vị.
- HTKSNB hữu hiệu về chu trình bán hàng cần phải tách biết các chức năng, phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễbị phát hiện nhờ sự kiểm tra lẫn nhau giữa những phần hành hay việc việc đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận với nhau. Do đó khả năng xảy ra gian lận và nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu.
- Quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng, đặc biệt là trong bán chịu, được mơ tảtóm tắt như sau:
Bảng 1-6 Thủtục kiểm soát đối với Nợphải thu khách hàng Thủ tục kiểm
soát
Mụctiêu
kiểmsoát Nội dung
Xử lý yêu cầu mua hàng Xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị
- Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩmquyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua.
- Bộ phận có thẩm quyền xétduyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách,mẫu mã...để xác định khả năngcungứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng.
- Trong trường hợp nhận đơn đặt hàngqua điện thoại, email, fax, cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháplý về việc đãđặt hàng của KH.
- Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho KH
biết để tránh những tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Xét duyệt bán chịu Đảm bảo khả năng thu hồi các khoản Nợ phải thu
- Bộ phận xét duyệt bán chịu căn cứ vào đơn đặt hàng và
các nguồn thông tin khác nhau để đánh giá khả năng thanh toán của KH.
- Các thủ tục khác: Lập danh sách KH thường giao dịch;
cập nhật các thơng tin về tình hình tài chính, khả năng thanh tốn và uy tín trong thanh tốn của KH.
- Trong những mơi trường kinh doanh có rủi ro cao, có thể
Xuất kho hàng hóa Quản lý việc xuất hàng, tránh nhầm lẫn, thất thốt hàng hóa
- Thủ kho phải căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho mới xuất hàng cho bộ phận gửi hàng.
- Trên phiếu xuất kho phải có chữ ký của người lập,
ngườikiểm tra, thủ kho và ngườinhận.
- Phiếu xuất kho thường được lập 3 liên: 1 liên gốc lưu
tại bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho.
- Phân chia trách nhiệm vận chuyển hàng với việc phê
duyệt và điền phiếu xuất kho.
Chuyển hàng cho người mua Hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra
- Bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển hàng và gửi hàng cho KH.
- Chứng từ vận chuyển là cơ sở để lập hóa đơn, thường
bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan.
- Thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai
sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho với người nhận hàng.
Lập và kiểm tra hóađơn
Hóađơn được lập chính xác,
đúng thời gian
- Trước khi lập hóa đơn cần phải kiểm tra sự khớp đúng giữa các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, thơng báo điều chỉnh (nếu có)...
- Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phịng kế tốn và bộ phận bán hàng.
- Hóa đơn phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và KH. Có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể khơng cần chữ ký của KH.
- Khi lập hóa đơn phải: Kiểm tra các chứng từ có liên
quan, ghi giá vào hóa đơn, tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn, đánh số thứ tự liên tục, lập thành 3 liên, kiểm tra trước khi gửi hàng cho KH.
Theo dõi thanh toán
Kiểm soát việc thu
hồi nợ
- Cần tách biệt với chức năng bán hàng và thu tiền
- Bộ phận xét duyệt bán chịu định kỳ lập báo cáo Nợ phải
thu theo từng nhóm tuổi để có biện pháp địi nợ.
- Định kỳ gửi thư thông báo nợ cho KH. Mục đích:
+ Giúp đơn vị đơn đốc KH thanh tốn; xác minh, điều chỉnh kịp thời những chênh lệch giữa số liệu giữa hai bên. Xét duyệt các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá Đánh giá đúng giá trị của khoản phải thu khách hàng - Quy định chính sách CKTM. Xét duyệt HBBTL và GVHB rõ ràng.
- Xây dựng bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét
duyệt, khấu trừ Nợ phải thu có liên quan đến các khoản trên.
- Đối với HBBTL, khi xuất hàng trả bên mua phải lập hóa đơn ghi rõ: Hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng, hoặc cùng với bên bán lập ghi rõ: Loại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơnsố...
- Đối với các khoản giảm giá hoặc CKTM (Phát sinh ngồi hóa đơn): Phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ làđiều chỉnh hóa đơn nào.
Lậpdựphịng phải thukhó địi, cho phép
xóa sổ các khoảnnợ khơng thu hồi
được
Lập dự phịng đúng quy
định
- Bộ phận có thẩm quyền cần chú ý phân loại Nợ phải thu
quá hạn theo độ tuổi và trích lập dự phòng theo tỷ lệ quy định.
- Quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ các khoản nợ khơng thu hồi được.
Vai trị của kiểm tốn khoản mục Nợphải thu khách hàng đối với các doanh 1.3.2
nghiệp trong kiểm tốn báo cáo tài chính
- Khoản mục Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục lớn trên BCĐKT, việc kiểm tốn nhằm xác minh, bày tỏý kiến vềtính trung thực, hợp lý của khoản mục trên BCTC.
- Khoản mục Nợphải thu khách hàng trên BCĐKT liên quan trực tiếp đến khoản mục Doanh thu trên BCKQKD. Vì vậy, kiểm tốn khoản mục Nợphải thu khách hàng góp phần kiểm tra tính chính xác của khoản mục Doanh thu.
- Khoản mục Nợ phải thu khách hàng chính là tài sản của doanh nghiệp. Do đó, thực hiện kiểm tốn khoản mục này sẽ giúp kiểm tra tính trung thực của các loại tài sản cũng như khả năng hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
- Kiểm toán khoản mục Nợphải thu khách hàng bao gồm cả đánh giá việc lập dự phịng phải thu khó địi và các chi phí phát sinh liên quan. Do vậy, qua kiểm tốn Nợ phải thu khách hàng, KTV sẽ thu thập được các bằng chứng về việc ghi tăng (Hoặc giảm) chi phí, từ đó kiểm tra thêm vềtính chính xác của lợi nhuận trong kỳ.
- Nợ phải thu khách hàng phản ánh một giai đoạn trong chu trình bán hàng thu tiền. Kiểm tốn khoản mục này có thể phát hiện ra các sai phạm liên quan đến HTKSNB và giảm rủi ro kiểm tốn. Qua đó, KTV có thể đề xuất những kiến nghị trong thư quản lý giúp hoàn thiện và nâng cao hiệu quảcủa HTKSNB trong đơnvị.
Kiểm toán khoản mục Nợphải thu khách hàng 1.3.3
1.3.3.1. Nghiên cứu và đánh giá hệthống kiểm sốt nội bộ
Tìm hiểu vềhệthống kiểm sốt nội bộ
KTV có thểthu thập thơng tin vềHTKSNB bằng cách: - Thực hiện kỹthuật kiểm tra từ đầu đến cuối.
- Thực hiện phỏng vấn nhà quản lý, nhân viên giám sát và cảnhững nhân viên khác. - Thực hiện tham quan nhà xưởng và hoạt động của đơn vị.
- Kiểm tra các loại tài liệu và sổsách.
Để tìm hiểu vềkiểm sốt nội bộ đối với nợ phải thu, KTV có thểsử dụng bảng câu hỏi gồm những vấn đề chính như sau:
Bảng 1-7 Bảng câu hỏi vềkiểm soát nội bộ đối với nợphải thu khách hàng
Câu hỏi Trả lời Ghi chú Khơng áp dụng Có Khơng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1.Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước
khi gửi hàng hay không?
2. Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay khơng ?
3. Các hố đơn bán hàng có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay khơng ?
4. Có quy định bắt buộc kiểm tra để bảo đảm rằng mọi hàng hoá gửi đi đều được lập hóa đơn hay khơng?
5. Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hố đơn hay khơng ?
6. Hố đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi đi hay không ?
7. Hàng tháng có gửi một bảng sao kê công nợ cho khách hàng hay không ?
8. Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt của người có thẩm quyền hay khơng ?
9. Đơn vị có thực hiện việc đối chiếu giữa tài khoản chi tiết về các khách hàng với tài khoản nợ phải thu khách hàng trên sổ cái, và việc đối chiếu này thực hiện khi nào ?
10. v.v…
Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Trên cơ sởcác hiểu biết vềkiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra các đánh giá sơ bộvềrủi ro kiểm soát. Cần lưuý rằng khi đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, kiểm toán viên cần phải chứng minh đánh giá này bằng các thửnghiệm kiểm soát.
Thiết kếvà thực hiện các thửnghiệm kiểm sốt
Mục đích của bước này là thu thập các bằng chứng về sự hiện hữu của các quy chếvà thủtục kiểm soát để giảm các thửnghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ.
Các phương pháp thực hiện thửnghiệm kiểm soát bao gồm phỏng vấn, kiểm tra tài liệu, quan sát việc áp dụng các thủtục kiểm soát và thực hiện lại các thủtục kiểm soát.
* Một sốthửnghiệm kiểm sốt thơng dụng:
- Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng: KTV thường chọn mẫu trong các hóa đơn phát hành trong kỳ để:
+Đối chiếu với đơn đặt hàng, chứng từchuyển hàng vềchủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký,… nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn được lập trên cơ sởcác nghiệp vụbán hàng thực sựxảy ra và quy trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộcủa đơn vị.
+ Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sởxét duyệt để xem có tuân thủcác thủtục xét duyệt bán chịu hay không.
+ Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn, so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm. Thửnghiệm này nhằm chứng minh rằng hóa đơn được tính giá chính xác và việc kiểm tra chúng trước khi gửi đi được thực hiện một cách hữu hiệu.
+ Sau khi xem xét vềtính chính xác trên, KTV sẽ lần theo các hóa đơn để kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách kế toán. Thử nghiệm này nhằm thu thập bằng chứng vềsựhữu hiệu của các thủtục kiểm sốt liên quan đến việc ghi chép đầy đủvà chính xác các nghiệp vụbán hàng trên sổsách kếtoán.
- Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từchuyển hàng với những hóa đơn liên quan
Thử nghiệm kiểm soát này giúp phát hiện các trường hợp hàng đã được gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà khơng lập hóa đơn. Đểkiểm tra vấn đề này, cần chọn mẫu các chứng từchuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với hóa đơn có liên quan. Cần đặc biệt lưu ý đến sốthứtựliên tục của các chứng từlà chứng từ chuyển hàng và hóa đơn bán hàng.
- Xem xét sựxét duyệt và ghi chép vềhàng bán bị trảlại hoặc bị hư hỏng
Tất cảhàng hóa bịtrảlại, hay bị hư hỏng đều phải được chứng minh bằng các tài liệu đãđược đánh số thứtự, được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền và người này phải độc lập với việc chi quỹhay giữsổkếtoán.
KTV chọn mẫu chứng từliên quan (thí dụchứng từnhận hàng bịtrảlại) để kiểm tra chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền và đói chiếu quy trình thực thế với quy định của đơn vị. Mặt khác, cần kiểm tra việc tính giá, cộng dồn, ghi vào nhật ký, chuyển sổcái, sổchi tiết hàng bịtrảlại và tài khoản Nợphải thu khách hàng có liên quan.
Đánh giá lại rủi ro kiểm soát