5. Bố cục bài viết
2.2. Quy trình Kiểm tốn hàng tồn kho
2.2.1. Quy trình kiểm tốn chung tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I
2.2.1.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Trong tồn bộ quy trình kiểm tốn, giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn đầu tiên và hết sức quan trọng bởi nó có ảnh hưởng đến sự hữu hiệu và tính hiệu quả của một cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, nó cịn quyết định cuộc kiểm tốn có được thực hiện hay khơng cũng như giúp kiểm tốn viên có được cơ sở tốt để lập kế hoạch và chương trình kiểm tốn thích hợp với tình hình thực tế của khách hàng.
2.2.1.1.1. Tiền kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Tiếp nhận khách hàng
Tại Cơng ty TNHH Kiểm Tốn U&I, các công việc được thực hiện ở bước này chủ yếu dựa trên cơ sở tìm hiểu sơ lược về khách hàng.
Ban đầu, Công ty sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng thông qua điện thoại, email, fax hoặc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và xác định thời gian đến đơn vị khách hàng để tiến hành khảo sát.
Bước 2: Phân công nhân viên đến gặp khách hàng để khảo sát
Công ty cử đại diện 1 nhân viên của phòng Kinh Doanh và 1 nhân viên của phòng Nghiệp vụ đến gặp khách hàng.
Tại đơn vị khách hàng, nhân viên của Công ty sẽ khảo sát yêu cầu của khách hàng và xem xét hồ sơ thực tế, thơng qua đó tìm hiểu:
Ngành nghề khinh doanh
Loại hình hoạt động của khách hàng Vốn điều lệ
Vốn pháp định ...
Qua đó, đánh giá một cách khái quát nhất về tình hình tài chính và pháp lý của đơn vị được kiểm toán.
Ngồi ra, Cơng ty sẽ dựa vào những thông tin về doanh số, ngành nghề, quy mô của đơn vị,... để dự tính mức phí kiểm tốn và thơng báo cho khách hàng biết. Vì đây là cơng việc quan trọng nên chỉ có Giám đốc hoặc Phó Giám đốc mới có thẩm quyền quyết định việc đồng ý tiếp nhận khách hàng hay không.
Bước 3: Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng
Sau khi tiếp xúc với khách hàng và tìm hiểu được nhu cầu, kỳ vọng của khách hàng, đồng thời nhận thấy có thể nhận lời kiểm tốn, dựa trên tình hình thực tế của mỗi phòng Nghiệp vụ, Ban Giám đốc Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho một phịng Nghiệp vụ có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Trưởng phòng Nghiệp vụ có trách nhiệm thành lập nhóm kiểm tốn. Sau đó, nhóm kiểm tốn này đến khách hàng để trao đổi và thỏa thuận về một số vấn đề cụ thể như: mục đích và phạm vi kiểm tốn của khách hàng, những yêu cầu riêng của khách hàng (nếu có), các tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toán,...
Về phí kiểm tốn, nếu khách hàng đồng ý với mức phí dự tính ban đầu, cùng với việc căn cứ trên khối lượng cơng việc và mục đích kiểm tốn cụ thể của khách hàng, Ban Giám Đốc sẽ quyết định mức phí chính thức và báo cho khách hàng biết.
Bước 4: Ký hợp đồng kiểm toán
Sau khi báo giá cho khách hàng và nhận được sự đồng thuận từ phía khách hàng. Cơng ty sẽ thảo hợp đồng kiểm toán và tiến hành ký kết với khách hàng.
2.2.1.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán
Cùng với sự hỗ trợ của các thành viên trong nhóm kiểm tốn, Trưởng nhóm kiểm tốn chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán (Kế hoạch tổng thể và Chương trình kiểm tốn) đối với khách hàng được phân cơng kiểm tốn và gửi kế hoạch kiểm tốn đó cho khách hàng trước khi tiến hành kiểm tốn tại đơn vị khách hàng. Kế hoạch kiểm toán bao gồm:
Danh sách nhóm kiểm tốn; Các cơng việc cụ thể sẽ thực hiện; Thời gian dự kiến thực hiện kiểm toán; Yêu cầu phối hợp làm việc;
Yêu cầu cung cấp tài liệu.
Các công việc được thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm những bước như sau:
Mơ tả đơn vị được kiểm tốn; Mục đích kiểm tốn;
Đánh giá sơ bộ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát; Yêu cầu nhân lực cho cuộc kiểm toán;
Thời gian và trình tự tiến hành cơng việc kiểm tốn;
Phân công cơng việc cho từng kiểm tốn viên và trợ lý kiểm toán; Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán;
Đánh giá ban đầu về mức trọng yếu của báo cáo tài chính (nếu khách hàng gửi trước báo cáo tài chính cho Trưởng phịng Nghiệp vụ phụ trách kiểm toán doanh nghiệp khách hàng);
Xác lập mức trọng yếu cho các khoản mục.
Qua đó, căn cứ vào kế hoạch tổng thể, kiểm toán viên sẽ linh hoạt áp dụng cho từng phần hành kiểm toán, sử dụng các thủ tục kiểm tốn thích hợp để đạt được tiến độ theo kế hoạch.
2.2.1.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Dựa vào thời gian cụ thể đã được xác định trước, Nhóm kiểm tốn sẽ sắp xếp đến đơn vị khách hàng và tiến hành cơng việc theo dự tính.
Các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán sẽ tiến hành kiểm toán các phần hành, các khoản mục trên báo cáo tài chính như tiền và tương đương tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, nợ phải thu, nợ phải trả, doanh thu, chi phí,... Tất cả các bằng chứng cần thiết phải được thu thập đầy đủ và phải phù hợp với mục tiêu kiểm toán của từng khoản mục, sau đó được lưu lại trên hồ sơ kiểm tốn theo thứ tự quy định.
Sau khi đã hồn tất các thủ tục kiểm tốn và đã thu thập đầy đủ bằng chứng cần thiết, Trưởng nhóm kiểm toán sẽ trao đổi với khách hàng về các sai sót của Doanh nghiệp và đề nghị bút tốn điều chỉnh. Sau đó sẽ rút khỏi đơn vị khách hàng trở về Công ty để tổng hợp tài liệu và hồn thiện hồ sơ kiểm tốn.
2.2.1.3. Giai đoạn hồn thành kiểm tốn
Sau khi rút khỏi đơn vị khách hàng và trở về Công ty làm việc, Trưởng nhóm kiểm tốn có trách nhiệm chỉ đạo các thành viên trong nhóm hồn tất hồ sơ kiểm toán theo đúng thời hạn để theo kịp tiến độ kế hoạch kiểm toán.
Một vấn đề quan trọng cần phải xem xét trong giai đoạn này là các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế tốn lập báo cáo tài chính. Sau ngày kết thúc niên độ có thể xảy ra những sự kiện quan trọng làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính như:
Mua sắm hoặc thanh lý tài sản có giá trị lớn;
Nhà xưởng sản xuất bị phá hủy vì hỏa hoạn, bão lụt; Thực hiện tái cơ cấu chủ yếu;
Thay đổi bất thường, quan trọng về giá bán tài sản hoặc tỷ giá hối đối; Thay đổi về thuế có ảnh hưởng quan trọng đến tài sản, nợ thuế hiện hành hoặc thuế hoãn lại;
Các giao dịch chủ yếu và tiềm năng của cổ phiếu thường; Xuất hiện những vụ kiện tụng lớn.
Vấn đề này sẽ được xem xét thông qua việc phỏng vấn các nhân viên tại đơn vị khách hàng và được Trưởng nhóm kiểm tốn ghi chú lại.
Các thành viên trong nhóm kiểm tốn có trách nhiệm hồn tất hồ sơ theo quy định của Công ty và theo đúng thời hạn Trưởng nhóm kiểm tốn đã xác định. Sau đó, Trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tổng hợp tồn bộ tài tiệu và rà sốt lại hồ sơ kiểm tốn, nếu có phát hiện bất kỳ sai sót nào, Trưởng nhóm sẽ yêu cầu thành viên phụ trách phần hành đó chỉnh sửa bổ sung thêm và trình lên cho Trưởng phịng Nghiệp vụ soát xét, cho ý kiến.
Tiếp sau đó, Trưởng nhóm kiểm tốn lập dự thảo báo cáo kiểm tốn, bản dự thảo sẽ được trình lên cho Trưởng phịng Nghiệp vụ sốt xét và sau đó Trưởng bộ phận Nghiệp vụ kiểm tra lại lần cuối. Nếu khơng có vấn đề phát sinh, Trưởng nhóm kiểm tốn sẽ gửi bản dự thảo cho khách hàng.
Sau khi khách hàng đọc và chấp nhận bản dự thảo trên, họ sẽ ký tên xác nhận vào Thư đồng ý phát hành báo cáo do Công ty cung cấp và gửi về Cơng ty. Sau đó, Cơng ty sẽ tiến hành phát hành báo cáo kiểm tốn chính thức cho khách hàng.
2.2.2. Quy trình kiểm tốn hàng tồn kho tại Cơng ty TNHH Kiểm Tốn U&I
2.2.2.1. Mục tiêu kiểm toán
Đảm bảo rằng số dư hàng tồn kho được trình bày trên Bảng cân đối kế toán tại ngày kết thúc niên độ là trung thực, hợp lý.
2.2.2.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với hàng tồn kho
Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát trên lý thuyết là hai bước riêng biệt và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, trên thực tế tại Công ty TNHH Kiểm toán U&I, hai bước này thường được tiến hành lồng vào nhau. Trong khi tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên cũng đồng thời đánh giá được hệ thống này vận hành ra sao cũng như đánh giá được những rủi ro kiểm soát tồn tại và tiến hành lập chương trình kiểm tốn cho phù hợp.
Trước tiên, kiểm toán viên sẽ phỏng vấn bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và ban hành các quy định tại đơn vị khách hàng. Việc phỏng vấn này nhằm
hỗ trợ cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho, từ đó giúp kiểm tốn viên xác định mức trọng yếu của khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của khách hàng.
Bên cạnh đó, những thơng tin thu thập được từ những câu hỏi thơng qua buổi phỏng vấn cịn giúp kiểm tốn viên ước lượng được rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm sốt của khoản mục hàng tồn kho, từ đó tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán cần thiết.
2.2.2.1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát.
Nếu kiểm toán viên nhận thấy đơn vị có hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt thì rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm sốt được đánh giá là thấp, điều đó đồng nghĩa với rủi ro phát hiện được chấp nhận ở mức cao. Khi đó, kiểm tốn viên sẽ thu hẹp cỡ mẫu lại, giảm bớt các thử nghiệm cơ bản và mức trọng yếu cũng tăng lên.
Ngược lại, nếu đơn vị có hệ thống kiểm sốt nội bộ yếu kém thì rủi ro kiểm sốt sẽ được đánh giá là cao, trường hợp này kiểm toán viên sẽ hạ thấp mức trọng yếu xuống và mở rộng phạm vi kiểm toán, thực hiện nhiều thử nghiệm cơ bản.
Vấn đề đặt ra là mức trọng yếu được xác định như thế nào? Có nhiều cách để xác lập mức trọng yếu, tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I, mức trọng yếu được xác định dựa trên kinh nghiệm của kiểm tốn viên trong q trình thực hiện kiểm tốn tại đơn vị khách hàng.
2.2.2.2. Thử nghiệm cơ bản
2.2.2.2.1. Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích được thực hiện nhằm mục tiêu so sánh và nghiên cứu các mối quan hệ để giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng về tính hợp lý chung của số liệu, thông tin cần kiểm tra, đồng thời phát hiện khả năng tồn tại các sai lệch trọng yếu.
Việc thực hiện thủ tục phân tích đối với khoản mục hàng tồn kho là rất quan trọng bởi vì nếu hàng tồn kho khơng phải là khoản mục trọng yếu, các thủ tục phân tích có thể cung cấp những bằng chứng đủ để kiểm toán viên kết luận về sự trung thực và hợp lý của khoản mục này trên báo cáo tài chính mà khơng cần phải thực hiện các thử nghiệm chi tiết. Nhận thức được tầm quan trọng của các thủ tục phân tích đối với khoản mục hàng tồn kho, Cơng ty TNHH Kiểm toán U&I đã thiết lập các thủ tục phân tích dựa trên Chuẩn mực kiểm tốn số 520 - Quy trình phân tích, bao gồm:
Bước đầu, kiểm toán viên lập một bảng tổng hợp số dư đầu kì, phát sinh tăng, giảm trong kì, số dư cuối kì của các tài khoản liên quan đến khoản mục hàng tồn kho như 152, 155, 156,... sau đó sẽ tiến hành thực hiện:
a) So sánh giá trị hàng tồn kho (chi tiết từng loại hàng tồn kho) với niên độ kế toán trước và kế hoạch hoặc định mức dự trữ (nếu có).
b) So sánh tỷ lệ dự phịng giảm giá hàng tồn kho với niên độ kế toán trước và kế hoạch (nếu có).
c) Xem xét sự biến động của hàng mua, hàng xuất qua các tháng và tìm hiểu ngun nhân nếu có đột biến.
d) So sánh vòng quay hàng tồn kho qua các năm, tìm ra những biến động lớn, bất thường (ví dụ như số vịng quay ngun vật liệu chính giảm mạnh hay số vịng quay thành phẩm tăng đột biến) và giải thích nguyên nhân.
Như vậy, các thủ tục phân tích được áp dụng tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I chủ yếu nghiêng về việc so sánh các yếu tố cơ bản của hàng tồn kho giữa các niên độ mà cụ thể là giữa niên độ này với niên độ trước để có thể phát hiện ra những biến động bất thường, các sai lệch trọng yếu có thể ảnh hưởng đến sự trung thực và hợp lý của số liệu và các thông tin về hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Việc phân tích trên được ghi nhận vào giấy làm việc của kiểm toán viên phụ trách phần hành hàng tồn kho, đây là bước tổng hợp trước khi đi chi tiết vào từng khoản mục 152, 155, 156,... Bên cạnh đó, trong giấy làm việc này, kiểm tốn viên cũng phải nêu rõ phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hay
kiểm kê định kì) và phương pháp xác định giá hàng tồn kho (thực tế đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay bình quân gia quyền) được áp dụng tại đơn vị khách hàng.
2.2.2.2.2. Thử nghiệm chi tiết
Tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I, các thử nghiệm chi tiết được thực hiện đối với khoản mục hàng tồn kho chủ yếu bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm và hàng hoá. Đối với chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (tài khoản 154), Công ty Kiểm toán U&I đã kết hợp khoản này vào phần hành kiểm tốn “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tính giá thành sản phẩm”.
Ngồi ra, do tính chất riêng biệt nên khoản mục "Dự phịng giảm giá hàng tồn kho" sẽ được thực hiện với các thử nghiệm chi tiết riêng biệt.
Trong phạm vi của đề tài, người viết sẽ giới thiệu các thử nghiệm chi tiết được thực hiện đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm và hàng hóa và khoản mục Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Đối với nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm và hàng hóa, các thử nghiệm chi tiết bao gồm:
a) Chứng kiến cuộc kiểm kê thực tế tại thời điểm khoá sổ kế toán (nếu giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong báo cáo tài chính và nếu thời điểm được chỉ định làm kiểm toán trước thời điểm khố sổ). Trong q trình chứng kiến cuộc kiểm kê thực tế, kiểm toán viên sẽ thực hiện:
Kiểm tra xem khách hàng có tuân thủ các quy định về kiểm kê hàng tồn kho hay không;
Chọn mẫu xem xét những khoản mục có giá trị lớn;
Thông qua việc phỏng vấn và quan sát, ghi lại trên giấy làm việc các khoản mục hàng tồn kho đã quá hạn, hư hỏng, chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc hàng thừa;
Đảm bảo rằng các khoản mục bị loại ra khỏi danh mục hàng tồn kho (hàng giữ hộ người khác,...) đã được loại ra trong quá trình kiểm kê, được cộng và ghi sổ một cách chính xác, mơ tả đặc điểm và lý do khiến chúng bị loại ra;
Thực hiện xác nhận đối với các mặt hàng do người khác hoặc khách hàng giữ, gửi thư xác nhận bên gửi hàng hoặc giữ hàng về số lượng và chất lượng;
Kết luận về độ tin cậy của kết quả kiểm kê.
b) Trường hợp không tham gia kiểm kê tại thời điểm kết thúc niên độ, kiểm toán viên sẽ thực hiện:
Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đã thực