Sơ đồ 3.4: Cơ cấu tổ chức Phòng kế toán Kế toán thu chi, tạm ứng (1 người) Kế toán CCDC, công nợ (1 người) Kế toán ngân hàng, tiêu thụ, hàng hóa (1 người) Kế toán giá thành và kho (1 người) Phó phòng phụ trách thuế và tài sản cốđịnh (1 người) Kế toán trưởng (Trưởng phòng) chịu trách nhiệm điều hành chung và quyết toán (1 người) Thủ quỹ (1 người) 3.1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty theo dạng tổ chức kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đại điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung
ở phòng kế toán, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ).
Sơ đồ 3.5: Mô hình tổ chức kế toán tập trung
... ...
Đơn vị báo sổ Đơn vị báo sổ Đơn vị báo sổ
Đơn vị kế toán (DN)
3.1.2.3. Công tác kế toán:
Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, các loại chủ yếu: + Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết các tài khoản. + Sổ cái.
Sơđồ 3.6: Hệ thống kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng cân đối tài khoản
Sổ, thẻ chi tiết Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ chi tiết các tài khoản
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày (định kỳ):
Đối chiếu, kiểm tra: Ghi vào cuối tháng:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và lập
định khoản ngay trên đó để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển qua bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ kèm theo để ghi vào Sổ cái. Riêng các nghiệp vụ
có liên quan đến tài khoản tiền mặt (TK 111) thì căn cứ vào chứng từđể ghi vào Sổ
chi tiết có liên quan. Từ sơđồ thấy được, Bảng cân đối các tài khoản được lập từ Sổ
cái vào cuối tháng, được đối chiếu, kiểm tra với Sổ quỹ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết các tài khoản. Cuối cùng, các báo cáo kế toán sẽ được tổng hợp từ
3.2. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Hàng tuần, bộ phận sản xuất đều báo cáo lên phòng kế toán về chi phí sản xuất phát sinh. Phòng kế toán lưu giữ tất cả những số liệu có liên quan đến công việc tính giá thành sản phẩm (từ nguyên liệu nhập kho, xuất cho các tổ của bộ phận sản xuất bao nhiêu, sử dụng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, ...). Cuối tháng, công việc tính giá thành sản phẩm sẽ được thực hiện cho tất cả các loại sản phẩm song song với việc tính giá thành sản phẩm theo dạng sản phẩm (gói, ly), việc này giúp cho công ty có cái nhìn tổng quát đối với vấn đề chi phí sản xuất của hai dạng sản phẩm mà công ty đang cân nhắc tỷ trọng sản xuất hiện nay. Do đó, trong khả năng cho phép, việc kế toán được trình bày say đây thuộc công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo dạng gói, dạng ly. Tuy số liệu tổng quát nhưng vẫn phản ánh đúng cách kế toán của Công ty.
Số liệu được trình bày là tháng 12/2003. 3.2.1. Số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng 12/2003: Loại sản phẩm đvsp tỷ trọng (%) số lượng Dạng gói gói 92.28 3,985,566 Dạng ly ly 7.72 333,449 Tổng cộng 100 4,319,015 Bảng 3.1: Số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng.
Trong đó, chỉ có sản phẩm mì gói là ở dạng gói, còn dạng ly bao gồm sản phẩm mì ly và nhóm sản phẩm miến ly, phở ly, hủ tiếu ly,... có điểm chung là không sử dụng nguyên liệu vắt mì mà dùng nguyên liệu miến, phở, hủ tiếu, được mua từ các nhà cung cấp... rồi chế biến thành thành phẩm. Hiện nay có thể thấy được là tỷ trọng sản phẩm dạng gói lớn hơn rất nhiều so với sản phẩm dạng ly.
3.2.2. Kế toán chi phí nguyên liệu trực tiếp:
Từ kho nguyên liệu và kho bao bì các nguyên liệu đầu vào cần thiết được xuất cho bộ phận sản xuất bao gồm 4 Tổ: gia vị, đóng gói, soup, nồi hơi. Trong 4 tổ,
Tổ gia vị là một bộ phận sản xuất phụ chuyên sản xuất gia vị cung cấp cho công tác sản xuất, các loại gia vị này được xem như là bán thành phẩm. Nhưng do thời gian và khả năng thu thập số liệu còn hạn chế nên không thể đi sâu vào công tác tính giá thành sản phẩm trong tổ gia vị mà sử dụng giá trị sử dụng của tổ gia vị trong thành phẩm đã được tính toán sẵn.
Sơđồ 3.7: Khái quát chu trình sản xuất sản phẩm.
nhập kho nguyên liệu thừa nhập lại kho Hệ thống Kho nguyên liệu Bộ phận sản xuất: --- + Tổ gia vị. + Tổđóng gói. + Tổ nồi hơi. + Tổ soup. Thành phẩm Nguyên liệu đầu vào xuất nguyên liệu
3.2.2.1. Hệ thống kho nguyên liệu sản xuất và giá trị xuất kho trong tháng: trong tháng:
Công ty có hai kho nguyên liệu sản xuất phục vụ cho toàn bộ các hoạt động của Công ty:
+ Kho nguyên liệu.
+ Kho bao bì. Trong đó chia ra: - Kho bao bì - giấy gói. - Kho bao bì - thùng giấy.
Khi có lệnh sản xuất, hệ thống kho chịu trách nhiệm đảm bảo xuất đầy đủ nguyên liệu theo yêu cầu cả về số lượng và chất lượng của bộ phận sản xuất và báo cáo cho bộ phận kế toán.
Tình hình nhập, xuất nguyên liệu ở các kho trong tháng được khái quát trong Bảng Kê Số 4 ở trang tiếp theo.
Từ Bảng Kê Số 4 ở trang bên, ở “Phần ghi có đối ứng các TK sau” cho thấy nghiệp vụ xuất kho nguyên liệu được kế toán như sau:
Nợ TK 621 3,312,527,279
Có 152 2,357,952,318
Có 153 954,574,961
Sau đó, TK 621 được kết chuyển hết vào TK 154 như sau: Nợ TK 154 3,312,527,279 Có TK 621 (Nguyên liệu) 2,357,952,318 Có TK 621 (Giấy + Thùng) 954,574,961 Sơ đồ 3.8: Tập hợp chi phí nguyên liệu trực tiếp. 152 621 154 2,357,952,318 2,357,952,318 153 3,312,527,279 3,312,527,279 954,574,961 954,574,961
Thực chất đây chưa phải là chi phí nguyên liệu trực tiếp vì khi tính giá thành sản phẩm, chi phí nguyên liệu trực tiếp được tính cùng với chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung là một giá trị khác được trình bày tiếp sau đây.
3.2.2.2. Kế toán chi phí nguyên liệu trực tiếp:
Phòng kế toán luôn theo dõi sát các số liệu phản ánh chi phí phát sinh của các tổ. Các Bảng cân đối nguyên liệu sau đây phản ánh hoạt động của các Tổ trong tháng, trong đó, bộ phận kế toán xác định các giá trị được xem là chi phí nguyên liệu trực tiếp rồi kế toán thẳng vào TK 154. Trước khi xem từng bảng cân đối, phần
giải thích sau sẽ cho thấy cụ thể giá trị chi phí nguyên liệu trực tiếp được sử dụng để tính giá thành sản phẩm.
+ Tổđóng gói:
Trong tháng này, Tổ đóng gói không có số dư đầu kỳ, giá trị xuất sử dụng là
1,100,050,510 đồng được đưa vào TK 621 và không có nguyên liệu thừa nên Phòng kế toán không lập Bảng cân đối nguyên liệu của tổ.
+ Tổ gia vị:
Riêng Tổ gia vị có hai bảng: Bảng cân đối nguyên liệu và Bảng cân đối thành phẩm gia vị. Chi phí nguyên liệu trực tiếp được tính như sau:
Bảng kế toán Diễn giải Số tiền (đồng)
Bảng cân đối nguyên liệu. Xuất tổ nước tro (một khâu nhỏ trong Tổ gia vị). 55,530,118 Bảng cân đối thành phẩm gia vị. Xuất trong tổ. 577,163,982 Tổng giá trị nguyên liệu trực tiếp sử dụng. 632,694,100 + Tổ nồi hơi:
Tổng giá trị xuất sử dụng trong tháng là 218,599,782 đồng sẽ được đưa vào TK 621 phản ánh chi phí nguyên liệu trực tiếp của Tổ lò hơi.
+ Tổ soup:
Tổng giá trị xuất sử dụng trong tháng là 1,414,998,573 đồng sẽ được đưa vào TK 621 phản ánh chi phí nguyên liệu trực tiếp của Tổ soup.
Nguyên liệu đầu vào chủ yếu được cung cấp theo hợp đồng dài hạn (thời hạn khoảng 6 tháng hoặc 1 năm) với những điều khoản ràng buộc về giá cả và chất lượng nguyên liệu nên hầu như giá nguyên liêu đầu vào hàng tháng ổn định, một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của khâu thu mua nguyên liệu sản xuất. Hàng tháng, Phòng kế toán lập Bảng tổng hợp giá thành nguyên liệu cho từng sản phẩm để theo dõi chi tiết giá thành nguyên liệu.
Bảng 3.7: Bảng tổng hợp giá thành nguyên liệu theo loại sản phẩm.
Đơn vị tính: đồng. Loại sản phẩm Dạng gói Dạng ly Tổng cộng Đơn vị sản phẩm gói ly Số lượng 3,985,566 187,461 4,319,015 Vắt mì 1,617,104,551 72,023,922 1,689,128,473 Gói vị + Dầu 515,355,574 64,567,341 769,093,761 Giấy gói 343,689,332 160,540,324 625,159,697 Thùng 216,879,091 30,571,646 282,961,034 Tổng cộng 2,693,028,548 327,703,233 3,366,342,965 Đơn giá 1 sản phẩm 675.695 1,748.114
Như đã trình bày ở trên, TK 621 đã được kết chuyển thẳng vào TK 154 nhưng thực chất chi phí nguyên liệu trực tiếp được tính vào giá thành sẽ được tổng kết và ghi vào TK 154 như sau:
Bảng 3.8: Bảng tập hợp chi phí nguyên liệu trực tiếp vào TK 154.
Các tổ sản xuất Trích từ bảng kế toán Số tiền Ghi Có TK 154(đồng)
Tổ gia vị 632,694,100 632,694,100
BCĐ nguyên liệu 55,530,118
BCĐ thành phẩm gia vị 577,163,982
Tổđóng gói BCĐ nguyên liệu 1,100,050,510 1,100,050,510
Tổ nồi hơi BCĐ nguyên liệu 218,599,782 218,599,782
Tổ soup BCĐ nguyên liệu 1,414,998,573 1,414,998,573
Tổng cộng 3,366,342,965 3,366,342,965
Sơ đồ 3.9: Tập hợp chi phí nguyên liệu trực tiếp từ các tổ vào TK 154.
TK 154
3,312,527,279 632,694,100
1,100,050,510
218,599,782
1,414,998,573
Như vậy, với những yếu tố đặc thù riêng biệt, cách kế toán chi phí nguyên liệu trực tiếp của Công ty khác với lý thuyết ở chỗ TK 621 được sử dụng toàn bộ để theo dõi chi phí nguyên liệu (thể hiện ở những Bảng cân đối nguyên liệu cụ thể ở từng Tổ) nhưng Công ty thực hiện việc kết chuyển chi phí nguyên liệu trực tiếp từ TK 621 sang TK 154 theo một hình thức khác và vẫn đảm bảo TK 621 không có số dư cuối kỳ. Đây là cách kế toán mà Công ty đã thực hiện từ lâu và phần này sẽ được tiếp tục trình bày rõ ràng và sáng tỏ hơn ở phần kết chuyển chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
3.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Hàng tuần, bộ phận sản xuất theo dõi công việc của nhân công công nhật và báo cáo cho phòng kế toán để chi trả tiền lương công nhật. Cuối tháng, con số tổng của phần tiền này sẽ được đưa vào phần chi phí nhân công trực tiếp cùng với khoản tiền lương của công nhân chính thức để tính giá thành sản phẩm.
Theo qui định, cuối năm, công nhân và nhân viên chính thức của công ty sẽ được thưởng thêm một khoản gọi là “lương tháng 13” sau khi tổng kết hoạt động kinh doanh cả năm. Do đó, trong tháng 12/2003 này, chi phí nhân công trực tiếp tăng thêm do có phần tiền thưởng.
Bảng 3.9: Bảng tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
Ghi Có
các TK Số tiền
Ghi Nợ
TK 622 Diễn giải
334 122,727,719 122,727,719 Tiền lương tháng 12/2003: 70,146,026 Tiền thưởng cuối năm 2003: 52,581,693 338 13,327,745 13,327,745 Khoản trích KPCĐ, BHYT, BHXH (19%)
3382 1,402,921 Khoản trích KPCĐ (2%)
3383 1,402,921 Khoản trích BHYT (2%)
3384 10,521,904 Khoản trích BHXH (15%)
111 44,540,115 44,540,115 Chi trả tiền lương công nhật
Cộng 180,595,579 180,595,579
Đơn vị tính: đồng
Sơ đồ 3.10: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
334 622 122,727,719 122,727,719 338 13,327,745 13,327,745 111 44,540,115 44,540,115
Phòng kế toán theo dõi chi tiết phần chi phí nhân công công nhật đối với mỗi sản phẩm. Từ khi bắt đầu sản xuất thêm sản phẩm dạng ly, chi phí nhân công trực tiếp của dạng sản phẩm này luôn cao hơn dạng gói gấp nhiều lần vì nhiều lý do: chi phí của ly cao hơn giấy gói, công đoạn đóng ly thành phẩm phức tạp hơn nhiều so với đóng gói, tốn nhiều thùng giấy cho dạng ly hơn, .... Theo số liệu phòng kế toán cung cấp lập được bảng chi phí nhân công trực tiếp của 2 dạng sản phẩm như sau:
Bảng 3.10: Bảng phân bổ chi phí nhân công trực tiếp.
Loại sản phẩm đvsp số lượng CPNCTT Đơn giá 1 sp (đồng)
Dạng gói gói 3,985,566 117,252,692 29.419
Dạng ly ly 333,449 63,342,887 189.962
Tổng cộng 4,319,015 180,595,579.0
Ghi chú: Mẫu Bảng theo dõi kết quả lao động công nhật có thể xem ở phần phụ lục.
3.2.4. Kế toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung được theo dõi thường xuyên ở các TK có liên quan và sẽ đưa những chi phí phát sinh đó vào TK 627, sau đó chi phí này sẽ được tiến hành phân bổ cho hai dạng sản phẩm để tính giá thành sản phẩm.
Bảng 3.11: Tập hợp chi phí sản xuất chung.
Đơn vị tính: đồng Ghi Có
các TK Số tiền TK 627 Ghi Nợ Diễn giải
334 24,325,124 24,325,124 Tiền lương tháng 12/2003: 14996116 Tiền thưởng cuối năm 2003: 9329008 338 2,849,262 2,849,262 Khoản trích KPCĐ, BHYT, BHXH (19%) 3382 299,922.3 Khoản trích KPCĐ (2%) 3383 299,922.3 Khoản trích BHYT (2%) 3384 2,249,417.4 Khoản trích BHXH (15%) 153 16,508,104 16,508,104 Công cụ dụng cụ 214 108,146,042 108,146,042 Khấu hao TSCĐ
111 35,634,308 35,634,308 Tiền điện, đồ dùng sản xuất
Cộng 187,462,840 187,462,840
Sơđồ 3.11: Tập hợp chi phí sản xuất chung. 334 627 24,325,124 24,325,124 338 2,849,262 2,849,262 153 16,508,104 16,508,104 214 108,146,042 108,146,042 111 35,634,308 35,634,308
Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo số lượng sản phẩm sản xuất được trong tháng của mỗi dạng sản phẩm.
Tổng CPSXC = x SLSP dạng gói CPSXC phân bổ cho dạng gói Tổng SLSPSX 187,462,840 = x 3,985,566 = 172,990,708.8 4,319,015 Tổng CPSXC = x SLSP dạng ly CPSXC phân bổ cho dạng ly Tổng SLSPSX 187,462,840 = x 333,449 = 14,472,131.2 4,319,015
Bảng 3.12: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng dạng sản phẩm.
Đơn vị tính: đồng Loại sản phẩm đvsp số lượng CPSXC phân bổ
Dạng gói gói 3,985,566 172,990,708.8
Dạng ly ly 333,449 14,472,131.2
3.2.5. Kết chuyển chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
3.2.5.1. Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất dỡ dang) của Công ty:
Như đã trình bày ở trên, cách kế toán chi phí nguyên liệu của Công ty có nhiều điểm khác với lý thuyết, chính điều đó cũng dẫn đến những điểm khác trong cách kế toán của TK 154 (Chi phí sản xuất dỡ dang) được sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Có những khoản chi phí nguyên liệu thừa, thiếu, ... được hạch toán thẳng vào TK 154 mà không thông qua TK 621. Như vậy, TK 154 của Công ty còn được dùng để theo dõi chi phí nguyên liệu. Còn chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được kết chuyển vào cuối tháng sau khi đã tổng kết hai loại chi phí này xong.
TK 154 của Công ty được khái quát qua tài khoản chữ T như sau:
Nợ TK 154 Có Số dư đầu kỳ: tổng giá trị số dư
đầu kỳ của 4 Tổ.
- Kết chuyểnnguyên liệu xuất kho. - Nguyên liệu nhập thừa.
- Nguyên liệu nhập từ trong tổ. - Kết chuyển CPNCTT.
- Kết chuyển CPSXC.
- Phần thiếu và hao hụt trong sản xuất. - Nguyên liệu xuất trong tổ.
- Hao phí nguyên liệu trong sản xuất. - Giá thành sản phẩm nhập kho (bao gồm chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung).
Số dư cuối kỳ: tổng giá trị số dư cuối kỳ của 4 Tổ.