- Khóa sổ sồ ' vào giá vốn hàng bán
a. Lập ngân sách và kiểm soát các cam kết (Budgets and control of engagements)
Trong rất nhiều doanh nghiệp dịch vụ và một số hoạt động sản xuất, các đơn đặt hàng được sử dụng khơng chỉ cho việc tính giá thành mà cịn cho mục đích kế hoạch và kiểm sốt.
Giá thành dịch vụ được tính cho từng khách hàng (Client) hoặc dự án (project). Các chi phí chung thường được phân bổ theo giờ cơng hay chi phí nhân cơng trực tiếp.
Ví dụ: Cơng ty Luật Việt có các số kế hoạch như sau: Tổng chi phí lương cho các luật sư: 400.000 $
Chi phí khác* 300.000
Tổng chi phí kế hoạch năm 2009 : 700.000
* Chi phí khác như chi phí nhân cơng gián tiếp, văn phịng phẩm, phơtơcopy, bảo hiểm, thuê văn phòng, đào tạo, kế tốn...
Cơng ty có chính sách tính phí cho khách hàng theo tỷ lệ định trước của chi phí chuyên nghiệp . Số liệu hiện thời của cơng ty tính bình qn số giờ có thể tính phí cho khách hàng là 70% của tổng số giờ có sẵn của tất cả các nhân viên trực tiếp, số khơng tính phí cho khách hàng được tính là chi phí chung phụ thêm, số giờ khơng tính phí có thể bao gồm đào tạo, nhàn rỗi và các yếu tố tương tự.
Dùng các dữ liệu trên của Cơng tỵ Luật Việt, ta có thể tính được:
C h i p h í n h â n c ô n g t r ự c t i ế p k ế h o ạ c h : 4 0 0 . 0 0 0 $ X 7 0 % ~ 2 8 0 . 0 0 0 $
Chương 33: Kế toán các yếu tố của sản xuất, giá thành theo công việc. 941 Chí phí chung kế hoạch:
Chi phí khác: 300.000 $
Chi phí lương cho giờ khơng tính phí khách hàng (400.000-280.000) = 120.000 $ Tổng chi phí chung kế hoạch là (300.000 + 120.000) = 420.000 $ Tỷ lệ phân bổ chi phí chung kế hoạch là:
Tổng chi phí chung theo kế hoạch 420.000
= — Z Z -------------------------------1----- ---------L1------ = — = 150%
Tổng chi phí lao động trực tiếp 280.000
Mỗi một cam kết là một kế hoạch. Nhà quản trị tính phí luật sư dựa trên uức tính thời gian cần thiêt cho các luật sư hồn thành cơng việc. Giờ lao động luật sư trực tiếp là các giờ làm việc của giám đốc, trưởng phòng và các nhân viên luật sư hồn thành cơng việc đã ký kết. Chi phí nhân cơng luậí sư trực tiếp là chi phí thích họp cho mỗi giờ làm việc nhân với số giờ kế hoạch.
Tiền công mỗi giờ của giám đốc, trưởng phịng được tính cao hơn rất nhiều so với nhân viên. Chi phí chung được phân bổ như thế nào? Công ty dịch vụ luật, kiểm tốn thường sử đụng chi phí nhân cơng trực tiếp hay giờ nhân cơng trực tiếp là một điều khiển phí để phân bổ chi phí chung. Trong ví dụ của chúng ta, Cơng ty Luật Việt sử dụng chi phí nhân công trực tiếp làm cơ sở phân bổ. Điều này hàm ý rằng giám đốc, trưởng phòng yêu cầu phần dịch vụ chung nhiều hơn cho mỗi giờ tính tiền của họ.
Tổng chi phí ngân sách của một cam kết là chi phí lao động trực tiếp cộng với phần chi phí chung được phân bổ (150% như ví dụ trên) cộng với tất cả chi phí trực tiếp khác như chi phí đi lại cho dự án đó.
Giám đốc của dự' án sử dụng một ngân sách cho một dự án cụ thể mà chúng bao gồm chi tiết phạm vi và các bước tiến hành. Ví dụ cho một vụ kiện kinh tế cần có sự tham gia bao nhiêu giờ của mỗi người giám đốc, trưởng phịng và nhân viên để hồn thành công việc. Giám đốc điều khiển quá trình bằng việc so sánh số giờ nhật ký đến ngày đó và giờ trong ngân sách và ước tính số giờ cịn lại đối với dự án. Rõ ràng rằng nếu phí luật sư cố định như đã báo giá với khách hàng, khoản lợi nhuận của dự án phụ thuộc vào việc dự án có thể được hồn thành trong thời gian của ngân sách hay không.