2.3. Thực trạng hoạt động hệ thống quản lý học viên tại trung tâm tin học
2.3.2. Hoạt động đăng ký học
Trƣớc mỗi đợt khai giảng một tháng, phòng kinh doanh (tƣ vấn viên) bắt đầu nhận học viên mới. Đăng ký học tại đây có thể đƣợc thực hiện với 2 hình thức:
Đăng ký trực tiếp
Hình thức đăng ký trực tiếp đƣợc lựa chọn nhiều ở trung tâm VnPro. Khách - những ngƣời có nhu cầu học hay học viên cũ - đã học ở trung tâm sẽ căn cứ vào lịch khai giảng sắp mở và trao đổi cùng với tƣ vấn viên, cụ thể nhƣ vấn đề về chọn buổi học, chế độ giảm học phí cho lớp học ban ngày và ban đêm, đối tƣợng đƣợc hƣởng ƣu đãi, trao đổi về nội dung đào tạo, chƣơng tr nh giảng dạy, tổ chức thi, kiểm tra, giáo trình học viên đƣợc nhận, các quà tặng kèm theo…Sau khi làm việc trao đổi giữa hai bên, học viên đƣa ra quyết định chọn lớp phù hợp với nhu cầu bản thân.
Tƣ vấn viên tiến hành đƣa form đăng ký. Trên form bao gồm đầy đủ thông tin và các điều khoản kèm theo, học viên cung cấp thơng tin cá nhân và ký tên để hồn tất thủ tục. Giáo trình cùng với dụng cụ học tập kèm theo (CD, balo, áo thun…) đƣợc đƣa cho học viên trƣớc khi ngày khai giảng bắt đầu.
Đăng ký trực tuyến
Đối với việc đăng ký trực tuyến (online), học viên truy cập vào trang web của trung tâm và chọn đăng ký trực tuyến, học viên cần điền đầy đủ các thông tin: tên học viên, email, điện thoại, tên khóa học, nội dung (hình 2-2). Tất cả các thơng tin trên đƣợc sử dụng để liên lạc với học viên cũng nhƣ đƣợc dùng để xác nhận thông tin đăng ký khi học viên tới trung tâm hồn tất thủ tục. Đối với hình thức này, học viên không cần đến trung tâm thực hiện các thủ tục trên giấy mà có thể tiến hành đăng ký ngay tại nhà. Song bên cạnh đó, việc đăng ký trực tuyến chƣa đƣợc khai thác sâu khi hiện tại thơng tin đăng ký chỉ đƣợc dùng với mục đích liên lạc và xác nhận là chính yếu. Ngồi ra việc đăng ký online này không tránh khỏi nhiều trƣờng hợp đăng ký ảo, việc khơng kiểm sốt đƣợc thơng tin là điều có thể xảy ra.
H n 2-2: Form đăng ký online
(nguồn: http://www.vnpro.vn/khai-giang/dang-ky-hoc)