2.3. Thực trạng hoạt động hệ thống quản lý học viên tại trung tâm tin học
2.3.3. Hoạt động đóng học phí
Theo dõi số lƣợng lớp học tại trung tâm nhận thấy lớp học vào ca buổi tối thƣờng đƣợc mở nhiều hơn so với ca ban ngày. Dễ dàng hiểu đƣợc vì học viên của trung tâm chủ yếu là sinh viên và nhân viên đi làm tại công ty. Để cân bằng số lƣợng lớp giữa các buổi, nhằm tránh tình trạng học viên đăng ký đông nhƣng không đủ cơ sở vật chất giảng dạy và học tập, trung tâm đã thực hiện chính sách giảm học phí cho các lớp ban ngày để khuyến khích ngƣời học đăng ký vào buổi này.
Trung tâm có chính sách ƣu đãi đối với từng đối tƣợng đăng ký, tùy vào đối tƣợng là sinh viên hay ngƣời đi làm khác nhau mà có những mức học phí ƣu đãi khác nhau. Vào các dịp lễ, tết các chính sách giảm học phí cũng đƣợc áp dụng…
Học viên thanh tốn học phí cho trung tâm trong vịng 1 tháng kể từ khi lớp học khai giảng. Với số tiền tƣơng đối lớn và đối tƣợng chủ yếu là sinh viên còn đi học, trung tâm tạo điều kiện học viên có thể thanh tốn ½ học phí và khoản cịn lại sẽ hồn tất trong thời gian quy định. Đóng học phí tại trung tâm có thể đƣợc thực hiện bằng hình thức thanh tốn tiền mặt hay chuyển khoản.
Đóng tiền bằng hình thức thanh tốn tiền mặt: Học viên tới phịng kế tốn đóng học phí theo số tiền đã đƣợc thống nhất khi đăng ký lớp học. Nhân viên kế tốn nhận tiền và in hóa đơn đƣa cho học viên.
Đóng tiền bằng hình thức chuyển khoản: Học viên khi khơng chọn hình thức đóng tiền trực tiếp tại trung tâm có thể đóng tiền qua chuyển khoản ngân hàng. Nhân viên kế toán sẽ lấy biên lai để kiểm tra và nhận thơng tin thanh tốn này.