3.2.1 Sơ đồ tổ chức, bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức, bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Phịng kế tốn- tài chính của cơng ty)
BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KHỐI KINH DOANH CHI NHÁNH ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC KHỐI QUẢN LÝ KHỐI SẢN XUẤT P. Tổ chức hành chính P. Kĩ thuật- An tồn P. Tài chính Kế tốn P. Kế hoạch Đầu tƣ P. Kinh doanh đại lý P. Kinh doanh công nghiệp P. Kinh doanh xăng dầu Nhà máy sản xuất dầu mỡ nhờn Bình Chiểu Nhà máy sản xuất dầu mỡ nhờn Đông Hải Chi nhánh Miền Bắc Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Vũng Tàu Chi nhánh Hải Phòng ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban:
- Đại hội đồng cổ đông:
+ Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần, họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kêt thúc năm tài chính.
- Hội đồng quản trị:
+ Là cơ quan quản lý của cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty trừ những quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông + Quyết định chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, cơ cấu tổ chức của công ty
+ Bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ quản lý của cơng ty. - Ban kiểm sốt:
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực trong cơng tác quản lý, điều chỉnh hoạt động kinh doanh, trong bộ phận quản lý tài chính kế tốn
+ Kiểm tra báo cáo tài chính trước khi trình lên Hội đồng quản trị
+ Kiến nghị các biện pháp sửa đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của công ty.
- Ban Giám đốc gồm: Giám đốc, các Phó Giám đốc và Kế tốn trưởng cơng ty.
+ Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi nhiệm, được giao đầy đủ các quyền hạn cần thiết để điều hành công việc hàng ngày của cơng ty, có các quyền và nghĩa vụ sau:
Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị
quyết của Hội đồng quản trị.
Xây dựng, trình lên Hội đồng quản trị kế hoạch hoạt động, phát triển hàng năm. Khai thác các nguồn lực của công ty, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của công ty. Thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được Hội đồng quản trị thông qua.
Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và
pháp luật trước những sai phạm gây tổn thất cho cơng ty.
+ Phó Giám đốc và Kế toán tưởng: là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công và ủy nhiệm quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực của công ty; chịu
trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc, Hội đồng quản trị, cổ đông và pháp luật về các phần việc được phân công và ủy nhiệm.
- Phịng Tổ chức- Hành chính:
+ Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy và nhân sự cho phù hợp với sự phát triển của công ty.
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…
- Phịng Kế tốn- Tài chính:
+ Tổ chức hạch tốn về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
+ Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm sốt, thực hiện kế hoạch cơng ty, báo cáo cổ đông hàng năm.
+ Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật.
+ Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu kế toán quản trị.
- Phòng Kế hoạch đầu tư:
+ Hoạch định mục tiêu, xây dựng, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện chiến lược, kế hoạch trung, dài hạn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc trong việc khảo sát, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư.
+ Phối hợp phịng Kế tốn- Tài chính khai thác sử dụng hiệu quả nguồn vốn của công ty. Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện dự án.
- Phịng Kỹ thuật- An tồn:
+ Tham mưu cho Giám đốc các lĩnh vực như: quản lý chất lượng nguyên liệu, vật tư đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất và kiềm soát đảm bào chất lượng sản phẩm; thực hiện các hoạt động tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo kiến thức kỹ thuật dầu nhờn cho khách hàng; đảm bảo cơng tác an tồn lao động, phịng chống cháy nổ trong tồn cơng ty. + Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến kỹ thuật đối với các dự án, cơng trình đầu tư nâng cấp, phát triển nhà máy, kho chứa, cửa hàng xăng dầu.
- Phòng Kinh doanh đại lý:
+ Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc xây dựng phát triển mở rộng thị trường dầu nhờn bán lẻ
+ Lập kế hoạch xây dựng các hệ thống đại lý, nhà phân phối dầu mỡ nhờn bán lẻ của công ty, đề xuất các phương án kinh doanh phát triển dầu mỡ nhờn đại lý, nhà phân phối. + Thực hiện kinh doanh mở rộng thị trường cho các sản phẩm dầu mỡ nhờn cho các khách hàng đại lý, nhà phân phối của cơng ty trong và ngồi nước.
+ Nghiên cứu, triển khai, xây dựng các chính sách, chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng nhằm phát triển thương hiệu của công ty.
- Phịng Kinh doanh cơng nghiệp:
+ Tham mưu Ban Giám đốc trong các hoạt động kinh doanh, triển khai nghiên cứu, tìm kiếm, tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh doanh dầu mỡ nhờn cho khách hàng công nghiệp, hộ tiêu thụ trực tiếp dầu mỡ nhờn trong và ngoài ngành Dầu khí.
+ Đề xuất các phương án kinh doanh thực hiện đấu thầu các mặt hàng dầu mỡ nhờn cơng nghiệp.
+ Nghiên cứu xây dựng các chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng. - Phịng Kinh doanh xăng dầu:
+ Tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc trong hoạt động kinh doanh, triển khai nghiên cứu, tìm kiếm, tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu và kinh doanh dịch vụ tổng hợp.
+ Dịch vụ tổng hợp: Tìm kiếm, khai thác, xây dựng các phương án, cơ hội kinh doanh thương mại theo giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty.
- Các nhà máy sản xuất dầu mỡ nhờn:
+ Sản xuất, gia công pha chế dầu mỡ nhờn và các sản phẩm theo yêu cầu của công ty và khách hàng, theo các quy trình sản xuất và các quy trình có liên quan của công ty.
+ Thực hiện cơng tác kiểm tra bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị phương tiện, tài sản khác của công ty đảm bảo hoạt động sản xuất được duy trì ổn định; thực hiện kỹ thuật an tồn phịng chống cháy nổ, vệ sinh lao động và các điều kiện làm việc.
- Các chi nhánh của công ty:
Chi nhánh được thành lập theo quyết định của Hội đồng quản trị, là đơn vị trực thuộc của cơng ty và có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng của công ty theo ủy quyền.