CHƯƠNG 3 : ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
3.2. Giải pháp phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện tại khách sạn
- Chú trọng tăng liên kết, hợp tác với các khách sạn, đại lý du lịch, lữ hành có nhu cầu nhằm mở rộng thị trường kinh doanh, thu hút thêm khách hàng. Khai thác sâu hơn thị trường nội địa và cơng vụ quốc tế, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, kích thích tối đa cầu của khách hàng.
- Khai thác, tận dụng tiềm năng có sẵn ( cơ sở vật chất, hạ tầng, tài chính, nhân lực,…) và tiềm năng trong tương lai để phát triển hoạt động kinh doanh của khách sạn. Từ đó duy trì và nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn.
- Tăng cường quản lý doanh thu và chi phí, nắm bắt được các đầu mục chi phí, xây dựng hệ thống quản trị rủi ro trong kinh doanh dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2. Giải pháp phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện tạikhách sạn Sheraton Hanoi Hotel khách sạn Sheraton Hanoi Hotel
3.2.1. Đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện
Qua nghiên cứu thực tiễn cho thấy, hệ thống các sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện tại khách sạn Sheraton Hanoi Hotel vẫn cịn cơ bản và chưa thể hiện được tính đa dạng trong cung cấp dịch vụ. Bởi vậy việc đa dạng hoá các chủng loại dịch vụ tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Để thực hiện mục tiêu này, khách sạn có thể áp dụng một số các biện pháp để phát triển cơ cấu sản phẩm như:
- Tổ chức thiết kế lại các chương trình sự kiện, đa dạng hố các loại hình sự kiện, tăng sức hấp dẫn với mỗi loại sự kiện. Đặc biệt trong điều kiện khó khăn hiện nay khách sạn tập trung triển khai vào các sự kiện mang tính cá nhân hố như dịch vụ tiệc cưới, tiệc gia đình, sự kiện của doanh nghiệp như họp, hội nghị. Ví dụ như sự kiện cá nhân như tiệc cưới thì sẽ bao gồm 1 bữa ăn thử cho 6-8 người trong gia đình trước khi đặt món tại khách sạn, 1 đêm ngủ tại khách sạn tại tầng cao nhất…
- Phát triển các dịch vụ bổ sung đi kèm dịch vụ tổ chức sự kiện như có xe đưa đón, đặt vé máy bay, bán tour du lịch cho các cặp đôi đi hưởng tuần trăng mặt,…
3.2.2. Áp dụng chính sách giá ưu đãi, linh hoạt để thu hút khách nội địa
Trong điều kiện dịch Covid đang còn diễn biến phức tạp và chưa có giải pháp tối ưu cho vấn đề này trong xã hội, do đó nó ảnh hưởng nhiều tới tình hình kinh tế chung của cả nước nói chung và khách sạn nói riêng, SHH cần có những chính sách giá ưu đãi và linh hoạt để thu hút khách hàng nội địa cũng như thúc đẩy kinh doanh dịch vụ TCSK. Cụ thể:
- Khách hàng nội địa sẽ được giảm trừ tiền trực tiếp khi khách sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện như tiệc cưới, tiệc gia đình nếu đi với số lượng lớn. ( áp dụng trong mức cho phép)
- Áp dụng các voucher hoặc tặng kèm các dịch vụ bổ sung, dịch vụ hậu mãi khi khách hàng sử dụng nhiều lần dịch vụ tổ chức sự kiện tại khách sạn.
3.2.3. Đẩy mạnh các biện pháp marketing nhằm quảng bá hình ảnh dịch vụ tổchức sự kiện chức sự kiện
Để phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện, công tác marketing là rất quan trọng và cấp thiết. Marketing giúp khách sạn đến gần hơn với khách hàng của mình, qua đó hiểu được nhu cầu của chính khách hàng giúp nâng cao và hoàn thiện hơn dịch vụ tổ chức sự kiện, từ đó đạt mục tiêu lợi nhuận cũng như xây dựng thương hiệu, làm tiền đề để phát triển vững mạnh và lâu dài.
Hiện nay, khách sạn có nhận thức được tầm quan trọng của marketing và triển khai một số biện pháp marketing nhằm quảng bá hình ảnh và dịch vụ tổ chức sự kiện của khách sạn. Tuy nhiên, hoạt động này chủ yếu mới chỉ dừng lại ở kênh online và phương pháp quảng cáo, PR, chưa phát triển trên nhiều kênh và với nhiều phương pháp khác nhau. Vì vậy, để tăng cường hoạt động marketing từ đó nâng cao doanh thu dịch vụ tổ chức sự kiện, khách sạn cần nỗ lực hơn nữa trong việc triển khai hoạt động marketing online kết hợp tiến hành cả các hoạt động marketing trực tiếp với các phương pháp phong phú, đa dạng. Cụ thể như sau:
- Tận dụng trang thơng tin chính thức (website) của khách sạn nhằm cung cấp các thơng tin mang tính chính xác cao về khách sạn và dịch vụ tổ chức sự kiện của khách sạn tới khách hàng. Khách sạn Sheraton Hanoi Hotel có thể xem xét phương án tuyển dụng vị trí quản trị viên chuyển quản lý các thơng tin điện tử của khách sạn nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất.
- Xây dựng trang thông tin của khách sạn qua kênh mạng xã hội phổ biến nhất ở Việt Nam hiện nay là Facebook, Instagram, Twitter,… nhằm đưa thơng tin và hình ảnh của khách sạn tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Khuyến khích khàng hàng để lại các đánh giá, nhận xét về dịch vụ tổ chức sự kiện sau khi sử dụng lên trang thơng tin của khách sạn vừa nhằm mục đích tăng sự tương tác và quảng bá hình ảnh của khách sạn, vừa là nguồn thơng tin để khách sạn có thể căn cứ nhằm cải thiện dịch vụ của mình.
- Đưa ra các chính sách khuyến mại nhằm nhu cầu thu hút khách hàng. Khuyến mại không phải là biện pháp mới nhưng nó ln thu hút được sự chú ý của đại đa số khách hàng. Khách sạn có thể tung ra các khuyến mại về giá hay dịch vụ đi kèm khi chọn lựa dịch vụ tổ chức sự kiện.
- Phát hành thẻ thành viên cho khách hàng: Phương pháp này giúp tạo ra sự gắn bó giữa khách hàng và khách sạn đồng thời quảng bá hình ảnh của khách sạn một cách rất hiệu quả. Khách hàng là các doanh nghiệp nếu lựa chọn khách sạn là địa điểm tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp sẽ có những ưu đãi chính sách đặc biệt trở thành thành viên trung thành của khách sạn.
3.2.4. Nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện
3.2.4.1. Xây dựng chương trình đào tạo ngoại ngữ cho đội ngũ lao động tham gia kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện
Xuất phát từ những phàn nàn của khách hàng về trình độ ngoại ngữ của đội ngũ lao động, khách sạn cần xây dựng chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên. Để phù hợp với tiềm lực tài chính và mục tiêu của mình, khách sạn Sheraton Hanoi Hotel có thể sử dụng hình thức đào tạo ngoại ngữ tại chỗ cho nhân viên. Tuỳ vào tình hình và dự báo lượng khách của khách sạn trong thời gian tới có thể tổ chức các lớp học tiếng anh giao tiếp trong khách sạn hàng tuần cho nhân viên của từng bộ phận trong khách sạn. Người giảng dạy có thể là quản lý có trình độ tiếng Anh giỏi hoặc chuyên gia th ngồi. Đại điểm đào tạo có thể là tại phịng hội thảo của khách sạn, thời gia đào tạo kéo dài trong 10 tuần, mỗi tuần một buổi, mỗi buổi 3 giờ vào thời điểm vắng khách, đối tượng đào tạo là nhân viên bộ phận tổ chức sự kiện và các bộ phận khác chưa có chứng chỉ tiếng Anh. Nội dung chương trình là đào tạo chủ yếu tập trung vào cách giao tiếp và xử lý tình huống thường gặp tại bộ phận tổ chức sự kiện cũng như các bộ phận khác trong khách sạn bằng tiếng Anh. Sau khi kết thúc 10 buổi đào tạo sẽ có buổi kiểm tra đánh giá 1-1 giữa người giảng dạy và đối tượng được đào tạo. Nhân viên nào khơng vượt qua buổi kiểm tra khố học sẽ bị trừ thi đua, khen thưởng.
Việc nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên là rất cần thiết bởi khách hàng nước ngoài đến với khách sạn ngày càng nhiều, các doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn Sheraton Hanoi Hotel để tổ chức các sự kiện quảng bá ngày càng đơng. Vì vậy để có sự thấu hiểu giữa doanh nghiệp và khách hàng, tránh việc khách hàng cảm giác bực bội khi nhân viên khơng hiểu mình, khách sạn cần phải xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo ngoại ngữ phù hợp và có tính ứng dụng cao.
3.2.4.2. Nâng cao chất lượng khai thác trang thiết bị kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện
Trước hết, ban lãnh đạo khách sạn cần chỉ đạo bộ phận kỹ thuật của khách sạn lập báo cáo đánh giá lại toàn bộ trang thiết bị dịch vụ tổ chức sự kiện hiện có về số lượng, chất lượng và thời gian sử dụng trang thiết bị. Trên cơ sở đánh giá đó cần xác định rõ nhu cầu về trang thiết bị của khách sạn hiện tại và đề xuất loại nào cần thay thế hoàn tồn, loại nào cần sửa chữa,…
Sau khi đã có báo cáo đánh giá về tình trạng trang thiết bị dịch vụ tổ chức sự kiện hiện có khách sạn, ban quản lý khách sạn cần xây dựng kế hoạch khai thác, sử dụng trang thiết bị hàng năm. Đồng thời thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá quy trình thực hiện, tiến độ cung ứng, số lượng, chất lượng, việc sử dụng và bảo quản, bổ sung trang thiết bị của khách sạn theo từng quý.
Ban lãnh đạo sạn cần chỉ đạo bộ phận nhân sự mở các lớp bồi dưỡng về quy trình sử dụng trang thiết bị trong khách sạn cho các bộ phận nói chung và nhân viên bộ phận tổ chức sự kiện nói riêng giúp nhân viên nắm vững cách thức và quy trình sử dụng các trang thiết bị từ đó nâng cao hiệu sử dụng trang thiết bị dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn. Các lớp bồi dưỡng trên nên được định kỳ 2 lần một năm, tại phòng hội thảo tầng 2 của khách sạn Sheraton Hanoi Hotel và do trưởng bộ phận kỹ thuật trực tiếp giảng dạy nhằm tiết kiệm các chi phí đào tạo và thuận tiện cho nhân viên tham gia tiếp nhận đào tạo.
Về phía nhân viên bộ phận tổ chức sự kiện cũng cần có ý thức sử dụng các trang thiết bị tại bộ phận mình và tại khách sạn đảm bảo đúng cách sử dụng và đúng quy trình sử dụng đã hướng dẫn, góp phần nâng cao chất lượng khai thác trang thiết bị kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của khách sạn.
3.2.5. Quản lý chặt chẽ chi phí kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện
Số lượng khách là các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp nước ngoài sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng tăng đồng nghĩa với việc nhu cầu về tổ chức sự kiện của khách hàng cũng tăng lên về số lượng, chất lượng và tính khác biệt của sản phẩm.
Trong năm 2019, 2020 chi phí và tốc độ tăng chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện của khách sạn Sheraton Hanoi Hotel vẫn còn khá cao so với tốc độ tăng trưởng doanh thu dịch vụ tổ chức sự kiện đã đến việc tỷ suất lợi nhuận tổ chức sự kiện giảm. Để cải thiện được vấn đề này và đạt mục tiêu đề ra trong năm 2021, Khách sạn Sheraton Hanoi Hotel cần thực hiện một số biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí và kiểm sốt tốc độ tăng chi phí. Một trong các biện pháp mà khách sạn Sheraton Hanoi Hotel có thể áp dụng là quản lý và sử dụng chi phí một cách chặt chẽ, có hiệu quả.
Quản lý và sử dụng chi phí một cách chặt chẽ, có hiệu quả được thực hiện qua các hoạt động:
- Ban quản lý khách sạn cần yêu cầu và có văn bản chỉ đạo trưởng bộ phận kinh doanh và nhân viên kế toán theo dõi, giám sát các khoản chi phí phát sinh từ bộ phận kinh doanh sự kiện thơng qua báo cáo của bộ phận kinh doanh sự kiện và gửi xuống bộ phận kế toán. Các khoản chi tiêu đều phải được thể hiện thơng qua các hóa đơn , chứng từ có đầy đủ chữ ký của nhân viên thực hiện, trưởng bộ phận và kế toán trưởng. Các hóa đơn, chứng từ cần được lưu trữ trong vịng 6 tháng ở các bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán để phục vụ kiểm tra sau này.
- Bộ phận kế toán tiến hành rà soát và thống kê các khoản chi từ bộ phận kinh doanh hàng tháng để đánh giá mức chi cho mục đích gì là nhiều nhất, mức chi cho mục đích gì là thấp nhất và báo cáo lại với ban quản lý trong cuộc họp cuối tháng. Từ đó yêu cầu bộ phận kinh doanh sự kiện giải trình về các khoản chi có mức chi nhiều nhất hàng tháng tại cuộc họp, nếu ban quản lý phát hiện có sự bất hợp lý và mức chi là cao so với mức chi trung bình của một khách sạn cho mục đích đó thì cần u cầu bộ phận kinh doanh có biện pháp tiết kiệm chi phí cho mục đích đó trong tháng tiếp theo. - Nếu phát hiện sai phạm về hóa đơn, chứng từ hoặc lãng phí trong việc sử dụng chi phí tại bộ phận kinh doanh sự kiện, ban quản lý cần xử lý nghiêm theo đúng quy định của công ty nhằm răn đe và rút kinh nghiệm trong những lần tiếp theo.
- Ban quản lý khách sạn cần có chỉ đạo cho bộ phận kế tốn nói chung và kế tốn thu mua nói riêng tìm kiếm các nhà cung cấp đầu vào tốt nhất cho khách sạn nhằm tiết kiệm chi phí tối đa. Khách sạn cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết.