Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thươn- 123docz.net

5 .Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

2.3. Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng

2.3.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng

Dựng Thuận Phát Việt Nam

2.3.2.1. Thực trạng kế tốn bán bn tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Thuận Phát Việt Nam

 Quy trình hạch tốn

Tham gia q trình này phải có mặt đại diện của bốn bên: Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng; kế toán kho lập phiếu xuất kho, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT và người mua nhận hàng.

Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập kế tốn tổng hợp hạch toán trên phần mềm: Nợ TK tiền mặt (TK 1111), tiền gửi ngân hàng (TK 1121) hoặc phải thu của khách hàng (TK 131) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng hóa (TK 5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (TK 3331).

Cuối tháng chạy bút tốn: “Tính giá vốn hàng xuất” trên phần mềm, Phần mềm sẽ tự động tính tốn và cập nhật giá vốn, ghi nhận bút toán: Nợ TK giá vốn hàng bán (TK 632), ghi Có TK hàng hóa (TK 156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho và cập nhật trên Sổ cái TK 632, 156 và sổ tổng hợp nhập xuất tồn.

 Trường hợp khách hàng nhận nợ

Ngày 04/01/2021, Công ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Phát Triển Xây Dựng Và Công Nghiệp Việt Đức một lơ thép hộp vng 12x12x1 có tổng giá trị thanh tốn là: 246.400.000 đồng theo hóa đơn số 0000123 (Phụ lục 2.1). Khách hàng nhận nợ.

Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0000123 (Phụ lục 2.1), kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK_0004 (Phụ lục 2.6) và chuyển xuống cho bộ phận kỹ thuật xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ cho kế toán hạch toán vào phần mềm theo các thao tác:

- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”

- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 04/01/2021

- Số CT: HD_0004

- Mã ĐT: 8847 - Công ty TNHH Phát Triển Xây Dựng Và Công Nghiệp Việt Đức

- Chứng từ gốc: 0000123

- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 0000123 - Mã hàng: Thép hộp vuông 12x12x1 - Mã kho: KCT

Nợ TK 131– KH 8847: 246.400.000 đồng Có TK 5111: 224.000.000 đồng Có TK 3331: 22.400.000 đồng

Kế toán ấn “Ghi” để lưu lại, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0004 (Phụ lục 2.6) và tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 131 (Phụ lục

2.18)…

Cuối tháng, kế toán tổng hợp chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 632 (Phụ lục 2.16), sổ TK 156 (Phụ lục 2.17), sổ tổng hợp nhập xuất tồn…

 Trường hợp khách hàng thanh tốn chuyển khoản ngay

Ngày 07/01/2021, Cơng ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Đầu Tư Xây Dựng Và Thương Mại Chi Anh một lô thép V3 có tổng giá trị thanh tốn là: 297.000.000 đồng theo hóa đơn số 0000128 (Phụ lục 2.2). Khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản.

Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên và giấy báo có của ngân hàng số BC_0004 (Phụ lục 2.12), kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0000128 (Phụ lục 2.2) và kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK_0009 (Phụ lục 2.7) chuyển xuống cho bộ phận kỹ thuật xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ cho kế toán hạch toán vào phần mềm:

- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”

- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 07/01/2021

- Số CT: HD_0009

- Mã ĐT: 9616 - Công ty TNHH Đầu Tư Xây Dựng Và Thương Mại Chi Anh - Chứng từ gốc: 0000128

- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 0000128 - Mã hàng: V3– thép V3

- Mã kho: KCT

Kế toán thực hiện hạch tốn theo bút tốn: Nợ TK 1121: 297.000.000 đồng

Có TK 5111: 270.000.000 đồng Có TK 3331: 27.000.000 đồng

- Sau đó kế tốn Chọn “Chuyển khoản” và ấn “Ghi”

- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra giấy báo có ngân hàng số BC_0004 (Phụ lục 2.12).

Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0009 (Phụ lục 2.7) và cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 112 (Phụ lục 2.20)…

2.3.2.2. Thực trạng kế tốn bán lẻ tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Thuận Phát Việt Nam

 Quy trình hạch tốn

Cơng ty bán hàng cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ lẻ thì trình tự hạch tốn cũng giống như trường hợp bán bn qua kho. Đối với bán lẻ hàng hóa khách hàng thường thanh toán ngay và thanh toán bằng tiền mặt, với những đơn hàng giá trị lớn hơn 20 triệu khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng chuyển khoản khi nhận được hóa đơn.

 Trường hợp khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt

Ngày 15/01/2021, khi phòng kinh doanh xác thực đơn đặt hàng thép hộp chữ nhật 20x40x1của Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng An Phát qua điện thoại và email thì tiến hành lập Lệnh xuất kho chuyển cho phịng kế tốn.

Khách hàng đến cơng ty kiểm tra hàng và chấp nhận thanh tốn, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000141 (Phụ lục 2.3) và phiếu xuất kho số PXK_0022

(Phụ lục 2.8) làm căn cứ ghi sổ kế toán và chuyển cho thủ quỹ tiến hành lập phiếu

phiếu thu chuyển xuống để giao hàng cho khách. Các chứng từ bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu sẽ được tập hợp lại lưu trữ để kế toán làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm. Cụ thể:

- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”

- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 15/01/2021

- Số CT: HD_0022

- Mã ĐT: 0233 - Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng An Phát - Chứng từ gốc: 0000141

- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 0000141

- Mã hàng: 20x40x1 – thép hộp chữ nhật 20x40x1 - Mã kho: KCT

Kế toán thực hiện hạch toán theo bút tốn: Nợ TK 1111: 16.940.000 đồng

Có TK 5111: 15.400.000 đồng Có TK 3331: 1.540.000 đồng

- Sau đó kế tốn Chọn “Tiền mặt” và ấn “Ghi”

- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu thu số PT_0005

(Phụ lục 2.11)

Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0022 (Phụ lục 2.8) và cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 111 (Phụ lục 2.19)…

Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 632 (Phụ lục 2.16), sổ TK 156 (Phụ lục 2.17), sổ tổng hợp nhập xuất tồn…

 Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản

Ngày 23/01/2021, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000150 (Phụ lục 2.4) bán 1 lô thép hộp vuông 40x40x2 cho Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Và

phận kỹ thuật sẽ căn cứ vào hóa đơn chuyển xuống và tiến hành giao hàng cho khách. Khách hàng nhận được hàng và hóa đơn, báo thanh tốn bằng chuyển khoản ngay trong ngày. Các chứng từ bao gồm hóa đơn GTGT số 0000150 (Phụ lục 2.4), phiếu xuất kho số PXK_0031 (Phụ lục 2.9) và giấy báo có ngân hàng số BC_0011

(Phụ lục 2.13) sẽ được tập hợp lại lưu trữ để kế toán tổng hợp làm căn cứ nhập liệu

vào phần mềm. Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ để hạch toán trên phần mềm: - Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu”

- Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”

- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 23/01/2021

- Số CT: HD_0031

- Mã ĐT: 3737 - Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Và Thương Mại Bắc Miền Trung

- Chứng từ gốc: 0000150

- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 0000150

- Mã hàng: 40x40x2 – thép hộp vng 40x40x2 - Mã kho: KCT

Kế tốn thực hiện hạch tốn theo bút tốn: Nợ TK 1121: 64.350.000 đồng

Có TK 5111: 58.500.000 đồng Có TK 3331: 5.850.000 đồng

- Sau đó kế tốn Chọn “Chuyển khoản” và ấn “Ghi”

- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra giấy báo có ngân hàng số BC_0011 (Phụ lục 2.13).

Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0031 (Phụ lục 2.9) và cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 112 (Phụ lục 2.20)…

2.3.2.3. Thực trạng kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu tại Công ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Thuận Phát Việt Nam

 Chiết khấu thương mại

Công ty áp dụng cho các khách hàng mua hợp đồng số lượng lớn, các khách hàng quen thuộc, lâu năm và uy tín đối với cơng ty. Với từng nhóm đối tượng khách hàng thì chính sách chiết khấu thương mại của cơng ty có sự khác biệt:

+ Loại 1: Với khách hàng uy tín lâu năm (đã gắn bó với cơng ty từ 3 năm trở lên) mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 80.000.000 trở lên sẽ áp dụng mức chiết khấu từ 2% trên một hợp đồng.

+ Loại 2: Với khách hàng uy tín, gắn bó từ 1 đến 3 năm với cơng ty, mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 120.000.000 đồng sẽ áp dụng mức chiết khấu 1 – 1,5% tùy thuộc thời gian gắn bó trên một hợp đồng.

Ngày 28/01/2021, bán 1 lô thép hộp vuông 30x30x1 cho Công ty TNHH Kết Cấu Thép Và Xây Dựng Yến Huy, do công ty này là khách hàng quen thuộc gắn bó trên 3 năm với cơng ty và thường mua nhiều mặt hàng bán lẻ đi kèm với số lượng nhiều nên được chiết khấu thương mại 2%. Phần chiết khấu này được phản ánh trực tiếp trên hoá đơn. Khách hàng nhận nợ. Căn cứ vào hóa đơn số 0000156 (Phụ lục

2.5) và phiếu xuất kho số PXK_0037 (Phụ lục 2.10), kế toán hạch toán trên phần

mềm: Nợ TK 5111: 5.250.000 đồng Có TK 131 – KH 7403: 5.250.000 đồng Nợ TK 131 – KH 7403 : 282.975.000 đồng Có TK 5111: 257.250.000 đồng Có TK 3331: 25.725.000 đồng  Hàng bán bị trả lại

Khách hàng được trả lại sản phẩm trong thời hạn cho phép nếu khơng hài lịng với chất lượng hàng hóa với điều kiện hàng khơng bị hư hại so với ban đầu, nguyên tem, nhãn mác cùng các giấy tờ khác. Kế toán hạch toán giảm doanh thu hàng bán bị trả lại ghi Nợ TK 5111 theo trị giá bán chưa thuế và hạch toán giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp ghi Nợ TK 3331, giảm số tiền đã thu hay khoản phải thu ghi Có TK 111, 1121, 131. Đồng thời ghi giảm giá vốn lô hàng đã xuất và ghi tăng giá trị hàng

tồn kho: Nợ TK 156, Có TK 632 theo giá trị thực nhập kho. Hàng bán bị trả lại này rất ít xảy ra tại cơng ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận tháng 01/2021, Công ty không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.

Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, Cơng ty xử lý theo quy định kế tốn:

Trường hợp Cơng ty đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng thì phải thơng báo kịp thời tới bên bán và trả lại tồn bộ hay một phần hàng hố bị lỗi. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” theo mẫu công ty gửi ghi rõ lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hoá đơn GTGT” của

lơ hàng đó, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Sau đó kế tốn đổi hàng cho bên mua và kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Trường hợp cơng ty đã xuất hàng và lập hố đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn bộ hàng hoá hoặc một phần hàng hố, khi trả lại hàng bên mua và cơng ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hố, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho cơng ty để cơng ty lập lại hố đơn GTGT cho số hàng hoá đã nhận, và làm căn cứ cho công ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.

 Chiết khấu thanh toán

Hiện nay, Cơng ty Thuận Phát Việt Nam chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn trong bán hàng nên chưa khuyến khích được khách hàng thanh tốn cơng nợ sớm. Tình trạng nợ kéo dài sẽ khiến công ty bị chiếm dụng vốn kinh doanh, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu khách hàng khơng cịn khả năng thanh tốn cho đơn vị.

 Chứng từ sử dụng

Hiện nay, cơng ty chưa sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa khi giao hàng cho khách nên xảy ra một số trường hợp khi đã giao hàng xong thì sau vài ngày bên khách hàng phản hồi lại với cơng ty là giao thiếu hàng hóa, khơng đúng chủng loại, chất lượng họ yêu cầu nên cơng ty khơng có chứng từ gì để đối chiếu, xác nhận lại khiến việc kiểm tra và xử lý cho khách hàng mất nhiều thời gian.

Tại phòng kế tốn, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có công tác phân loại theo từng nội dung. Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có... nên khi muốn đối chiếu số liệu và tìm chứng từ để hạch tốn sẽ tốn nhiều thời gian.

 Nợ phải thu khó địi

Hiện nay cơng ty đang theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng trên TK chi tiết 131. Tuy nhiên việc đối chiếu công nợ và đốc thúc thu hồi công nợ chưa được thực hiện sát sao nên việc thu hồi nợ cịn chậm và có những khoản thu phải cho vào nợ khó địi do khách hàng khơng có khả năng thanh tốn, cơng ty bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài.

Theo báo cáo tình hình tài chính năm 2020 của công ty thì đến ngày 31/12/2020, số công nợ phải thu của Công ty Thuận Phát Việt Nam là 3.128.325.478 đồng, trong đó có đến 30% cơng nợ đang là các khoản nợ chưa thu hồi được từ 6 tháng trở lên. Theo quan sát từ các báo cáo tổng hợp cơng nợ thì hiện nay, công ty đang tồn tại 1 khoản công nợ trị giá 183.692.000 đồng của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Hưng Phúc phát sinh từ tháng 05/2019 đến nay vẫn chưa thu hồi được do khách hàng khơng cịn khả năng thanh tốn, đang tạm ngừng kinh doanh.

Mặc dù tồn tại những hạn chế trên nhưng hiện nay kế tốn của Cơng ty Thuận Phát vẫn chưa thực hiện lập dự phòng nợ phải thu khó địi để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong trường hợp không thu hồi được công nợ.

 Phần mềm kế tốn

Hiện nay, cơng ty vẫn chưa tận dụng tối đa được các chức năng của phần mềm kế tốn VACOM Online khi phịng kế tốn vẫn kiêm nhiệm các cơng việc nhập liệu báo giá và đơn đặt hàng vào phần mềm kế tốn trong khi có thể tạo user và phân

Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng

Giải pháp về chiết khấu thanh toán