5 .Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và
3.2.1. Giải pháp về chiết khấu thanh toán
Lý do đưa ra giải pháp: Cơng ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn trong cơng tác bán hàng của doanh nghiệp nên chưa khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm để hỗ trợ thu hồi cơng nợ nhanh.
Cách thức thực hiện:
Cơng ty Thuận Phát Việt Nam có thể áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn cho người mua hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc trong cam kết. Kế toán cần tiến hành phân loại các khoản nợ theo mối quan hệ với từng khách hàng, trên cơ sở đó xây dựng chính sách chiết khấu thanh tốn hợp lý.
Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể tùy vào thời gian thanh toán của khách hàng được minh họa cụ thể như trong bảng 3.1 sau:
Bảng 3.1: Các mức áp dụng chiết khấu thanh tốn của Cơng ty Thuận Phát ST
T Thời hạn thanh toán Mức chiết khấu
1 Thanh tốn trong vịng 10 ngày 1%
2 Thanh tốn trong vịng từ 11 - 20 ngày 0,6% 3 Thanh tốn trong vịng từ 21 - 30 ngày 0,4%
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Các chứng từ thường sử dụng trong chiết khấu thanh toán:
- Hợp đồng kinh tế, Biên bản thỏa thuận mua bán giữa hai bên, Quy chế bán hàng của người bán.
- Phiếu chi, giấy báo nợ của người bán lập, phiếu thu do người mua lập. - Phiếu bù trừ công nợ.
Tài khoản sử dụng
- Đây là tài khoản phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính bao gồm: Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, các khoản lỗ do thanh lý nhượng bán các khoản đầu tư, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh…
Bên Nợ:
Các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ.
Trích lập bổ sung dự phịng giảm giá chứng khốn kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phịng đã lập kỳ trước).
Bên Có:
Hồn nhập dự phịng giảm giá chứng khốn kinh doanh, dự phịng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Các khoản được ghi giảm chi phí tài chính.
Cuối kỳ kế tốn, kết chuyển tồn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Tài khoản 635 khơng có số dư cuối kỳ.
Trình tự hạch tốn
- Chiết khấu thanh toán hưởng ngay thời điểm mua:
Nợ TK 111, 112: (Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) Nợ TK 635: (Chi phí tài chính)
Có TK 131: (Khoản phải thu của khách hàng) - Chiết khấu thanh toán hưởng sau thời điểm mua: Nợ TK 635 (Chi phí tài chính)
Có TK 131 (Bù trừ ln vào khoản phải thu)
Có TK 111, 112 (Nếu trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) Cuối kỳ kết chuyển:
Nợ TK 911: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng Có TK 635: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
Sổ kế toán
Chiết khấu thanh toán được hạch toán và phản ánh trên các sổ cái TK 635, 511, 3331, 131, 632, 156, 111, 112…
Ý nghĩa: Mặc dù khi áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn cho khách hàng
sẽ tăng một khoản chi phí tài chính cho doanh nghiệp nhưng bù lại công ty sẽ thu hồi được vốn nhanh để đẩy tốc độ quay vòng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn để tái đầu tư cho hoạt động kinh doanh mới, gia tăng lợi nhuận cho cơng ty.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện chứng từ sử dụng
Lý do đưa ra giải pháp: Bộ phận kế toán chưa thực hiện phân loại và sắp xếp
chứng từ khoa học theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế nên khi cần đối chiếu số liệu hoặc tìm chứng từ gốc mất rất nhiều thời gian, làm thất thốt chứng từ. Ngồi ra, do chưa sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm khi giao hàng cho khách nên xảy ra 1 số trường hợp tranh chấp khi khơng có gì đối chứng việc khách hàng báo công ty giao nhầm, giao thiếu không đúng số lượng, chất lượng như đã cam kết.
Cách thức thực hiện:
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới quá trình bán hàng thì cơng ty cần lập biên bản giao nhận hàng hóa khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng theo mẫu cụ thể tại Phụ lục 2.22. Trên biên bản giao nhận cần giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận….
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ với Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
Ý nghĩa: Việc sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa có sự xác nhận của hai bên
cả khách hàng và người giao hàng là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp có căn cứ để xử lý các trường hợp khách hàng báo giao hàng không đúng cam kết, tránh phải bồi thường gây thiệt hại kinh tế cho đơn vị. Việc sắp xếp và phân loại chứng từ khoa học sẽ đảm bảo hồ sơ, chứng từ kế tốn khơng bị mất mát, dễ dàng kiếm tra đối chiếu khi cần thiết.
3.2.3. Giải pháp về thiết lập các khoản trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Lý do đưa ra giải pháp: Hiện nay cơng ty Thuận Phát Việt Nam vẫn cịn tồn
tại các khoản nợ tồn đọng từ 1 đến 2 năm trở lại đây chưa có biện pháp xử lý thích hợp do khách hàng có nhiều lý do khơng cịn khả năng thanh tốn. Điển hình là khoản cơng nợ trị giá 183.692.000 đồng của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Hưng Phúc phát sinh từ tháng 05/2019 đến nay vẫn chưa thu hồi được mặc dù công ty đã gửi công văn thông báo công nợ quá hạn nhiều lần nhưng không nhận được phản hồi như Phụ lục 2.23. Việc Công ty chưa thực hiện trích lập các khoản dự phịng phải thu khó địi sẽ khiến cơng ty khơng thể chủ động xử lý các tình huống phát sinh khi khách hàng phá sản, khơng cịn khả năng trả nợ, ảnh hưởng trực tiếp đến vốn kinh doanh của công ty do không thể thu hồi.
Cách thức thực hiện:
Để tính tốn mức dự phịng khó địi, cơng ty đánh giá khả năng thanh tốn của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó địi tính ra dự phịng nợ thất thu.
Theo thơng tư số 48/2019/TT – BTC được BTC ban hành ngày 08 tháng 08năm 2019 hướng dẫn trích lập dự phịng phải thu khó địi. Việc lập dự phịng được tiến hành vào thời điểm xóa sổ kế tốn để lập BCTC theo ngun tắc.
Phương pháp lập dự phòng: Cơng ty dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu có địi kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ phải thu khó địi nói trên trong đó:
Bảng 3.2: Bảng căn cứ trích lập các khoản nợ phải thu khó địi
STT Thời gian quá hạn thanh tốn Mức trích lập dự phịng
1 Từ 6 tháng đến dưới 12 tháng 30%
2 Từ 12 tháng đến dưới 24 tháng 50%
3 Từ 24 tháng đến dưới 36 tháng 70%
4 Từ 36 tháng trở lên 100%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
- Mức lập dự phịng tối đa khơng vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo cơng thức:
- Mức dự phịng phải thu khó địi = Số Nợ phải thu * % trích lập dự phịng theo quy định
Phương pháp kế tốn dự phịng phải thu khó địi
Chứng từ sử dụng
Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ đối chiếu công nợ và chứng từ khác.
Tài khoản
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – “Dự phịng phải thu khó địi”
Bên Nợ:
Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi đã lập cuối năm trước. Xử lý các khoản phải thu khó địi khơng thể địi được nữa.
Bên Có:
Số dự phịng phải thu khó địi cuối niên độ.
Cuối kỳ kế tốn năm, so sánh giữa số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay với số dư của khoản dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết.
+ Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trước, phần chênh lệch được ghi nhận vào chi phí, kế tốn ghi:
Nợ TK 642: Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó địi xóa sổ lớn hơn số lập dự phịng.
Có TK 2293: Dự phịng phải thu khó địi.
+ Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trước, được hồn nhập ghi:
Nợ TK 2293: Dự phịng phải thu khó địi.
Có TK 642: Chi tiết hồn nhập dự phịng phải thu khó địi.
+ Trường hợp các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được phép xóa nợ, ghi:
Nợ TK 642: Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó địi xóa sổ lớn hơn số lập dự phịng.
Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác
+ Trường hợp xử lý xóa nợ sau đó đã thu hồi được, kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 711
Ví dụ minh họa: Tính đến ngày 31/12/2020, cơng nợ phải thu của Công ty
TNHH Vật Liệu Xây Dựng Hưng Phúc là 183.692.000 đồng. Thời gian quá hạn thanh toán là 19 tháng, kế tốn quy ước mức trích lập dự phịng là 50% số nợ phải thu.
Bảng 3.2: Bảng trích lập dự phịng khoản nợ phải thu của Cơng ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Hưng Phúc
Đối tượng Công nợ quá hạn (Triệu đồng) Thời gian quá hạn (Tháng) Mức trích lập dự phịng (%) Số tiền trích lập (Triệu đồng) Cơng ty Hưng Phúc 183,692 15 50 91,846 Kế tốn hạch tốn: Nợ TK 6422: 91.846.000 đồng Có TK 2293: 91.846.000 đồng
Để có thể hạn chế tình trạng trên, với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, công ty có thể gửi thơng báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và không cịn khả năng thanh tốn, phải có biện pháp cứng rắn như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn.
Ý nghĩa: Các khoản trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi về bản chất đều
xây dựng trên cơ sở ước tính, đây là cơ sở quan trọng, nhưng nó khơng làm mất đi độ tin cậy của các số liệu trên BCTC nếu doanh nghiệp đưa ra được các căn cứ tin cậy cho cơng việc ước tính các khoản trích lập (các khoản nợ). Việc trích lập dự
phịng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu được các tổn thất và rủi ro từ việc không thu hồi được nợ từ khách hàng, bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài.
3.2.4. Giải pháp về phần mềm kế toán
Lý do đưa ra giải pháp: Hiện tại, các thông tin nhập liệu về đơn đặt hàng, hợp
đồng trên phần mềm kế toán vẫn do bộ phận kế toán thực hiện trong khi phần mềm kế tốn VACOM Online có chức năng tạo nhiều user để phân quyền cho các bộ phận khác cùng thao tác trên phần mềm, công ty đang chưa khai thác tối đa các chức năng của phần mềm kế tốn gây lãng phí nguồn lực và phân bổ công việc chưa đồng đều.
Cách thức thực hiện:
Công ty cần tận dụng tối đa chức năng của phần mềm kế tốn VACOM Online bằng cách nâng cao tính chun mơn hóa và sự tương tác giữa các bộ phận trên VACOM Online bằng cách: Kế toán trưởng sẽ phân quyền cho các thành viên, các bộ phận có thể sử dụng VACOM Online phục vụ cho công việc liên quan đến phần hành mình phụ trách, ví dụ như: Việc lập các “Báo giá”, “Đơn đặt hàng” trên phần mềm sẽ do Phòng kinh doanh làm và kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để lập Hóa đơn GTGT, và hạch tốn thay vì Phịng kinh doanh gửi dữ liệu về giá, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng ghi nhận vào VACOM Online như hiện nay, làm như vậy sẽ rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả và tính chun mơn hóa của doanh nghiệp.
Ý nghĩa: Việc chia sẻ công việc nhập liệu thông tin cho bộ phận kinh doanh sẽ
giảm tải công việc cho bộ phận kế tốn và đảm bảo vận hành cơng việc hiệu quả hơn, linh hoạt trong các thao tác phối hợp và sự liên kết giữa các phịng ban trong cơng ty.
3.3. Điều kiện thực hiện
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế tốn bán hàng và tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn nói chung, cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Thuận Phát Việt Nam, em đã xin đề ra một số giải giáp hồn thiện. Tuy nhiên, để có thể thực hiện các giải pháp trên một cách có hiệu quả thì:
Kế tốn viên phải thực sự nỗ lực để hoàn thành tốt phần việc của mình, phải thường xuyên cập nhật chế độ kế tốn cũng như các thơng tư hướng dẫn của Bộ Tài Chính, các văn bản luật…đảm bảo cho việc hạch tốn đúng chính sách và chế độ kế tốn hiện hành. Người làm kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng phải thấy được tầm quan trọng của kế toán bán hàng để từ đó chú trọng hơn nữa vào kế tốn bán hàng
tại công ty. Phải hiểu rõ, nắm chắc các kiến thức quy định trong Chế độ, Chuẩn mực kế toán và các văn bản pháp luật có liên quan tới kế tốn bán hàng, khắc phục những khó khăn trong việc hạch tốn cũng như hồn thiện dần về chứng từ. Thường xuyên cập nhật những thông tin, quy định mới của BTC để điều chỉnh cho phù hợp.
Ban lãnh đạo cơng ty cần có sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ đối với q trình kế tốn bán hàng. Cần phải tổ chức bộ phận nhân sự cho hợp lý, phù hợp với trình độ nghiệp vụ của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên.
Công ty cần chú ý tạo môi trường làm việc thuận lợi cho bộ phận kế toán: mua sắm trang thiết bị mới theo kịp với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, tránh tình trạng bị lạc hậu nhằm đảm bảo cho việc ln chuyển, xử lý thơng tin nhanh chóng. Cần liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa doanh nghiệp với công ty cung cấp phần mềm kế toán, để đảm bảo sự cố xảy ra được khắc phục một cách nhanh chóng. Đồng thời bộ phận kế tốn có thể truyền đạt những ý tưởng, vướng mắc trong quá trình làm trên phần mềm để được hỗ trợ và giúp phần mềm hoàn thiện hơn.
Các giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Thuận Phát Việt Nam đã nêu ở trên đều có khả năng thực hiện được. Các giải pháp được nêu ra dựa trên sự phù hợp với chính sách và chế độ kế toán Việt Nam.
Từ những đặc điểm về tình hình kinh doanh, tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty, cán bộ kế tốn đều có trình độ và kinh nghiệm trong cơng tác thì theo em các giải pháp trên sẽ được thực hiện và đem lại hiệu quả trong cơng tác kế tốn cũng như hiệu quả cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng