+ Phòng giám đốc và phó giám đốc + Phòng tổ chức hành chính + Phòng Tài chính- Kế toán + Phòng Quản lý tàu + Phòng Kế hoạch khai thác + Phòng Tổ chức vận tải
- Mô hình tổ chức của Xí nghiệp vận tải biển Vinafco
1.3.1. Giám đốc và phó giám đốc: Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Xí nghiệp và là người có quyền điều hành cao nhất trong Xí nghiệp. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Tổng giám đốc công ty và trước pháp luật về công tác điều hành hoạt động Xí nghiệp. Phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân chính:
PHÓ GIÁM
KHAI THÁC KẾ TOÁN NHÂN CHÂNH KẾ HOẠCH
TỔNG HỢP
TỔ CHỨC VẬN TẢI
GIÁM ĐỐC
- Tham mưu cho Giám đốc trên các mặt hoạt động về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính quản trị trong phạm vi toàn Xí nghiệp.
- Xây dựng mô hình tổ chức quản lý của Xí nghiệp phù hợp với điều kiện thực tế trước mắt và tương lai, trình Giám đốc duyệt
- Tham mưu và dự thảo các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ . - Xây dựng các các quy chế, các quy định liên quan đến công tác nhân
chính, hành chính của Xí nghiệp.
- Có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm nghiệp vụ phù hợp với ngành nghề đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài cho Xí nghiệp.
- Theo dõi chế độ BHXH, BHYT, BHYT.
- Xây dựng phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng công bằng hợp lý
- Giải quyết các công việc của hành chính quản trị :Mua sắm các thiết bị văn phòng, quản lý điều động xe con.
1.3.3.Chức năng nhiệm vụ của phòng quản lý tàu :
- Trực tiếp tham mưu và thực hiện việc quản lý tàu, khai thác đội tàu với hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ kế hoạch SXKD của Xí nghiệp đề ra. - Xây dựng lịch chạy tàu ( thời gian và số chuyến ) hàng tháng, quý, năm
với hiệu quả cao
- Tổ chức quản lý theo dõi, điều hành mọi hoạt động của tàu theo đúng lịch trình.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc quản lý khai thác tàu, sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng định kỳ đảm bảo chất lượng .
- Theo dõi, quản lý đầy đủ các thủ tục hồ sơ, giấy phép hoạt động của tàu.Tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động của thuyền viên trên tàu theo quy định của Luật Hàng Hải.
1.3.4.Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế hoạch tổng hợp:
- Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc xây dựng kế hoạch chuyến, tháng, quý,năm và kế hoạch đầu tư dài hạn.Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trên phạm vi toàn Xí nghiệp . - Tập hợp kế hoạch báo cáo của các Bộ phận để theo dõi và tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định khối lượng hàng hoá chuyên chở cho từng chuyến tàu.
1.3.5. Chức năng nhiệm vụ phòng khai thác vận tải:
- Trực tiếp khai thác hàng hoá vận chuyển cho tàuđem lại doanh thu cao nhất
- Tham mưu cho lãnh đạo Xí nghiệp về chiến lược thị trường và xây dựng các kế hoạch khai thác hàng theo hàng quý, năm.
- Chủ động khai thác hàng hoá từ khâu tìm kiếm đối tác cho đến khi giành được hàng hoá.
- Đánh giá kết quả hoạt động tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và thu thập thông tin, nghiên cứu giá cả.
- Chăm sóc khách hàng thường xuyên trước và sau khi bán sản phẩm dịch vụ vận chuyển
- Tổng hợp và cung cấp số liệu thực hiện cho phòng tài chính kế toán làm cơ sở thu nợ khách hàng và cùng lãnh đạo Xí nghiệp có biện pháp thu nợ hữu hiệu nhất.
1.3.6. Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức vận tải:
- Tham mưu và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động vận tải và giao nhận trên phạm vi toàn Xí nghiệp.
- Tham gia quản lý và điều hành các hoạt động vĩ mô liên quan đến công tác vận tải và giao nhận.
- Lên phương án và tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc lựa chọn và ký hợp đồng các đơn vị vận chuyển, xếp dỡ, cảng, bãi tại hai khu vực Nam Bắc.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao nhận, kiểm đếm hàng hoá ở khu vực phía Bắc.
- Chịu trách nhiệm quản lý báo cáo Giám đốc Xí nghiệp hoạt động của Phòng và các công việc tới mảng điều hành vận tải,giao nhận toàn Xí nghiệp.
1.3.7. Phòng Tài chính kế toán * Ngành nghề kinh doanh:
- Nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp là tổ chức kinh doanh dịch vụ vận tải giữa hai đầu cảng đi và cảng đến.
- Nhận uỷ thác của chủ hàng và chủ phương tiện tổ chức thực hiện các - dịch vụ vận tải, dịch vụ hàng hoá, hàng Bắc- Nam, hàng nặng, thiết bị
toàn bộ, dịch vụ giao nhận xếp dỡ, đóng gói, bảo quản và bãi gửi hàng trong quá trình tiếp nhận, vận tải.
- Kinh doanh các mặt hàng từ kho đến kho, từ kho đến cảng hoặc từ cảng đến cảng với phương tiện vận chuyển chủ yếu là đường biển, đường bộ và đường sắt. Kết hợp dịch vụ vận chuyển giữa hai đầu Nam- Bắc , kinh doanh hàng hoá
- Trụ sở của Xí nghiệp Vận Tải Biển Vinafco đặt tại 33C- Cát Linh -
Đống Đa- Hà Nội.
Toàn bộ cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp là 85 người , 95% là tốt nghiệp Đại học.
+ Văn phòng Xí nghiệp 42 người + Đại diện Hải phòng 12 người + Đại diện Sài Gòn 18 người + Nhân viên trên tàu 13 người.
1.4. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VINAFCO.
1.4.1. Những thuận lợi và khó khăn của Xí nghiệp vận tải biển
Vinafco.
a) Những thuận lợi :
- Việt Nam là một trong số ít nước được thiên nhiên ưu đãi để trở thành một quốc gia kinh tế phát triển . Vị trí địa lý của Việt Nam và chính sách mở cửa hiện nay của Đảng và nhà nước ta là những yếu tố rất thuận lợi cho việc xây dựng một ngành công nghiệp đường biển với chức năng không chỉ phục vụ các nhu cầu phát triển kinh tế , xã hội và đảm bảo an ninh quốc phòng của chính mình mà còn tham gia cung cấp dịch vụ cho hoạt động đường biển. Ngành đường biển Việt Nam đã tích luỹ được một số cơ sở vật chất , phương tiện, lao động kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh ban đầu, rất có giá trị để bước vào một giai đoạn phát triển mới theo hướng "chuyên dùng hoá - hiện đại
b. Những khó khăn chủ yếu:
- Ngành đường biển là một ngành kinh tế đặc thù, sản phẩm chủ yếu là dịch vụ , phụ thuộc nhiều vào biến động của thị trường cũng như các rủi ro thiên nhiên. Mặt khác, cơ sở vật chất kỹ thuật luôn đòi hỏi nhu cầu đầu tư vốn khá lớn nhưng thời hạn thu hồi vốn thường kéo dài hơn so với nhiều ngành kinh doanh dịch vụ khác. Hiện nay, hai lĩnh vực hoạt động kinh doanh quan trọng nhất là vận tải đường biển và lạc hậu về công nghệ và rất thiếu vốn đầu tư cải tạo, nâng cấp đổi mới trang thiết bị để đáp ứng kịp thời các đòi hỏi ngày càng cao của thị trường.
- Về dịch vụ: Xu thế chung của các doanh nghiệp lớn là tổ chức kinh doanh trọn gói, nghĩa là tổ chức riêng các doanh nghiệp dịch vụ như vận tải, bốc xếp, giao nhận để phục vụ cho mình và cạnh tranh lôi kéo khách hàng, việc làm của các doanh nghiệp dịch vụ cùng thuộc xí nghiệp. Có thể nói, thị trường dịch vụ đã, đang bị cạnh tranh khốc liệt và ngày càng bị thu hẹp. Đây là khó khăn lớn nhất của các doanh nghiệp dịch vụ làm cho một số doanh nghiệp bị mất việc làm hoặc kinh doanh thua lỗ.
- Mặc dù chính phủ và các cơ quan quản lý chuyên ngành đã quan tâm tháo gỡ một số vướng mắc về cơ chế chính sách, nhưng vẫn chưa có một chế độ ưu tiên bảo hộ thích đáng với ngành đường biển như một số nước khác vẫn làm.
1.4.2. Những đặc điểm chủ yếu ảnh hưởng đến quản lý và nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn củaXí nghiệp vận tải biển Vinafco.
1.4.2.1. Những đặc thù của ngành:
Như chúng ta đã biết, Xí nghiệp vận tải biển Vinafco có nhiệm vụ chính là thực hiện nhiệm vụ kinh doanh về vận tải đường biển, khai thác hàng hoá giữa hai đầu cảng đi và cảng đến , và so với các ngành kinh doanh, dịch vụ khác thì nhu cầu vốn đầu tư rất lớn, đặc biệt là vào tài sản cố định, nhưng thời hạn thu hồi vốn thường phải kéo dài hơn.
1.4.2.2. Tổ chức quản lý Xí nghiệp vận tải biển Vinafco.
Xí nghiệp vận tải biển Vinafco là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kinh doanh , có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước theo quy định của nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ tổ chức công ty.
Bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp vận tải biển Vinafco mô hình trực tuyến chức năng, đứng đầu là Giám đốc và phó giám đốc, sau là các phòng ban và hai đại diện ở Hà nội và Hải phòng.
Hội đồng quản trị Công ty thực hiện chức năng quản lý Xí nghiệp vận tải biển Vinafco chịu trách nhiệm về sự phát triển của theo nhiệm vụ nhà nước giao. Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo luật, hoạt động theo điều lệ về tổ chức và hoạt động của Xí nghiệp và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Xí nghiệp vận tải biển Vinafco được tổ chức và quản lý theo sự thống nhất giữa lãnh đạo về kinh tế và lãnh đạo về chính trị. Tập trung dân chủ, thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng và phát huy cao quyền làm chủ tập thể người lao động, phát huy vai trò lãnh đạo tổ chức của giám đốc và quyền hạn, trách nhiệm của tập thể công nhân viên chức của hội đồng Xí nghiệp và tập thể. Xí nghiệp sử dụng đòn bẩy kinh tế , tài chính, kết hợp hài hoà ba lợi ích trong đó lợi ích người lao động là động lực cơ bản, trực tiếp. Đảm bảo thực hiện tốt nghĩa vụ và quan hệ tài chính với ngân sách nhà nước, cơ quan chủ quản và với khách hàng .
1.4.2.3. Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ:
Hệ thống máy móc thiết bị là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Máy móc thiết bị thuộc ngành này là những loại có trọng tải lớn, cồng kềnh, và có giá trị rất lớn. Các trang thiết bị liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là các phương tiện vận tải (đường thuỷ, trên bộ) các phương tiện bốc xếp, phương tiện bảo quản hàng hoá. Theo đánh giá một cách tổng quát thì hệ thống trang thiết bị còn lạc hậu, bất hợp lý, tuổi khai thác khá lớn, khả năng chuyên dùng hoá kém... số lượng các phương tiện vận chuyển còn ít, tổng trọng tải còn nhỏ, chưa tương xứng với tiềm năng. Hiện nay Xí nghiệp đang nỗ lực và khuyến khích đầu tư phát triển theo hướng nâng cao khả năng chuyên dùng hoá, hiện đại hoá nhằm nâng cao năng lực khai thác và tránh tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh, tận dụng khả năng thiết lập dây chuyền công nghệ khép kín; chú trọng việc cải tiến công nghệ vận chuyển - bốc xếp - giao nhận theo phương thức, từ kho đến kho và phân công chuyên môn hoá cao, nâng cao hơn nữa năng lực của đội tàu biển thông qua thuê mua và mua mới các tàu đi biển có trọng tải phù hợp. Sau đây là một số số liệu chủ yếu liên quan đến hệ thống trang thiết bị.
- Phương tiện vận tải thuỷ:
+ Tàu Vinafco 18: Trọng tải 4119 Tấn sức chở 240 Teu + Tàu Vinafco 25: Trọng tải 5778 Tấn sức chở 252 Teu -Đây là hai con tàu container chuyên dụng của xí nghiệp
1.4.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp vận tải biển Vinafco Bước sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện hạch toán kinh doanh độc lậ , cũng như nhiều doanh nghiệp nhà nước khác, Xí nghiệp vận tải biển Vinafco với các thành viên của nó đã gặp không ít khó khăn, đặc biệt là về vốn sản xuất kinh doanh , máy móc thiết bị cũ, lạc hậu. Thị trường giờ đây ngày càng nhiều công ty vận tải đườngbiển , dịch vụ Đường sông lớn nhỏ lần lượt trở thành những đối thủ cạnh tranh gay gắt của Xí nghiệp.
Đánh giá đúng tình hình đó xí nghiệp đã kịp thời đầu tư thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh , quy hoạch phát triển đội tàu, đầu tư nâng cấp, cải tạo các cảng trọng điểm.... phấn đấu xây dựng xí nghiệp thành tập đoàn kinh tế lớn Việt Nam.
Từ năm 2000 đến nay, chất lượng dịch vụ của Xí nghiệp vận tải biển Vinafco không ngừng tăng lên, mặc dù còn gặp phải rất nhiều khó khăn nhưng sản phẩm dịch vụ của Xí nghiệp đã được nhiều khách hàng chấp nhận. Nhờ đó, trong những năm qua công ty dần có ưu thế, cụ thể như khách hàng đã chủ động tìm đến với tổng công ty. Ta có thể thấy qua một số chỉ tiêu sau:
Biểu: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Xí
nghiệp vận tải biển Vinafco
TT Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 1 Sản lượng tổng hợp Tấn 18.425 20.940 - Loại container 20’ Tấn 14.286 15.588 - Loại container 40’ Tấn 2.535 2.676 - Hàng rời Tấn 1.604 2.681 2. Về tài chính
- Tổng doanh thu Triệu đồng 47.256.192 56.202.314 - Tổng lợi nhuận Triệu đồng 8.161.037 9.611.021 - Tổng nộp NSNN Triệu đồng 3.840.488 4.522.834 3 Vốn cố định Tỷ đồng 1.377.158 1.512.920 4 Vốn lưu động Triệu đồng 828.847 955.287
Trên cơ sở phân tích, nhận định, đánh giá một cách khoa học, Xí nghiệp
vận tải biển Vinafcođã xác định được chiến lược phát triển, trong đó nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn hiện nay là tập trung xây dựng, phát triển nhanh đội tàu theo hướng đi thẳng lên hiện đại để nâng cao khả năng cạnh tranh, nhằm từng bước giành lại và tăng thêm thị phần vận tải hàng hoá của Việt Nam, tiến tới tham gia chia xẻ thị phần của khu vực.
Thể hiện cho sự cố gắng đó cùng với việc thực hiện đề án phát triển và trẻ hoá đội tàu , sản lượng vận tải đã tăng liên tục qua các năm, năm 2001 tăng2.515 tấn , doanh thu tăng 1.449.984 triệu VNĐ,nộp ngân sách tăng 682.346 triệu VNĐ so năm 2000.
Hiệu quả hoạt động kinh doanh , được nâng lên, tốc độ tăng trưởng cao, có đóng góp vào nguồn thu ngân sách. Sau 2 năm hoạt động với mô hình xí nghiệp độc lập, những nỗ lực, sáng tạo mới cùng với sự chỉ đạo và hỗ trợ của Công ty cổ phần Vinafco, các Bộ, các ngành có liên quan, Xí nghiệp vận tải
biển Vinafco chẳng những trụ vững trên thương trường mà còn từng bước
giành giật thị phần vận tải sông, khẳng định vai trò, vị trí của mình trên thị trường . Thể hiện ở các chỉ tiêu tài chính tăng trưởng một cách ổn định, năm 2001 tổng doanh thu tăng8.946.122 triệu VNĐ, lợi nhuận tăng 1.449.984 triệu