IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
3. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồngnhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã đợc thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng khơng chỉ là trách nhiệm pháp lý mà cịn làm nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây:
1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng đợc một hệ thống giám sát để biết đợc những công việc nào cần làm trớc, những vấn đề nào cần giải quyết, vàvào thời gian nào.
* Trớc hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lơ hàng phải đợc tiến hành khẩn trơng, nhanh chóng nh giấy phép nhập khẩu, VISA.
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh tốn.
u cầu ngời xuất khẩu thơng tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định .
* Tổ chức một đội ngũ có chun mơn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đa hàng về nhập kho.
Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn thờng làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lợng, chất l- ợng, xuất xứ hàng hóa đối với ngời xuất khẩu, ngời nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nớc. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lợng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa khơng tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của cơng ty đối với bạn hàng.
Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thơng mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dợc phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời.
* Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu.
Các phòng ban phải thờng xun báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất
cùng các phòng ban đa ra các giải pháp tối u để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
Giữa các phịng ban phải thờng xun hàng ngày trao đổi thơng tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận đợc hàng nh đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Nh vậy để đảm bảo đợc hàng hóa nh theo u cầu của cơng ty, công ty phải xây dựng đợc một phơng pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi đợc cơng việc phải làm của cả phía ngời xuất khẩu lẫn cơng ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các cơng việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ đợc quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng.
Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về cơng ty sẽ gây tâm lý tin tởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lợng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời đợc giải quyết êm đẹp.
Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, cơng ty cần có sự phục vụ chu đáo nh sử dụng các phơng tiện kỹ thuật để đa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết đợc hợp đồng hay khơng đều cảm thấy hài lịng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo đợc ấn tợng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty.
3. Giải quyết các tranh chấp.
Tranh chấp là điều cả hai bên khơng muốn xảy ra bởi vì nó khơng chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dợc phẩm của cơng ty thờng có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trớc tiên là tơn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã đợc nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thơng lợng, vào vấn đề lợi ích chứ khơng phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phơng châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt đợc sự thoả thuận”.
Đồng thời trong quá trình thơng lợng thì ngời tham gia thơng lợng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh
chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ đợc giải quyết thuận lợi.