II. Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
3. Đôn đốc bên bán giao hàng
Trong qúa trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng ln là một bớc trong q trình hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó khơng thể thiếu đợc trong việc thực hiện hợp đồng. Thông thờng công ty thờng sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác đã chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không... Đồng thời hỏi ngời bán những thông tin và các chứng từ sau:
Lịch trình của phơng tiện chở hàng của bên đối tác.
Vận đơn chở hàng.
Chứng chỉ chất lợng của cơ quan giám định. 4. Mua bảo hiểm hàng hoá:
Hiện nay, chuyên chở bằng đờng biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong thơng mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực ln có q nhiều rủi ro tiềm ẩn vợt quá khả năng kiểm soát của con ngời và tổn thất rủi ro từ biển cả thờng lại rất lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hố đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng.
Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hố là thuộc về bên đối tác nớc ngồi (Bên bán). Tuy nhiên, trong trờng hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hố là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hố trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thờng xun...) thì cơng ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hố (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của ngời bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó khơng đảm bảo đợc lợi ích cho cơng ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thờng xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử ngời đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hớng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo nh: Vận đơn, hố đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cấp cho cơng ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau:
Tên, địa chỉ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm.
Tên hàng, số lợng, trọng lợng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã hiệu.
Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu (Trên boong, dới hầm, hàng dời...).
Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải.
Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm.
Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nớc nào).
Địa chỉ và ngời giám định tổn thất để ngời nhập khẩu có thể mời giám định khi cần.
Nơi trả tiền bồi thờng, số bản chính đơn bảo hiểm đợc phát hành.
Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý.
Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trớc của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của cơng ty bảo hiểm. Nó thờng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, h hỏng hàng hoá đợc bảo hiểm.
5. Làm thủ tục thanh toán:
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thơng mại quốc tế, chất l- ợng của cơng việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh tốn quốc tế có nhiều phơng thức thanh tốn khác nhau: Phơng thức thanh toán nhờ thu, phơng thức thanh tốn chuyển tiền, phơng thức thanh tốn tín dụng chứng từ...
Trong số các phơng thức thanh tốn trên, cơng ty CIRI thờng sử dụng ph- ơng thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi ngời bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng nh L/C cha. Bộ chứng từ thơng thờng gồm có: Hố đơn thơng mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng...
Sau khi bộ chứng từ này đã đợc công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì cơng ty sẽ chấp nhận thanh tốn và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng.
6. Làm thủ tục hải quan:
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bớc nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hố về đến cảng. Cơng ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thơng quan hàng hố. Trong tờ khai hải quan cơng ty tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao
gồm những mục nh: Loại hàng, tên hàng, số lợng, khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai).
Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác nh:
02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán).
01 bản chính và 02 bản sao hố đơn thơng mại.
01 bản sao vận tải đơn.
01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói.
Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hố của cơng ty trong đó có ghi tỷ lệ nội địa hố mà cơng ty có đợc.
Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hố của cơng ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hố của cơng ty là khoảng 53%.
Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để cơng ty tính thuế u đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình nh: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lờng chất lợng của sản phẩm, mẫu sản phẩm đợc in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan.
01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hố (C/O).
Giấy giới thiệu của công ty.
Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch.
01 bản chính chứng chỉ chất lợng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nớc của nớc xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nớc xuất khẩu.
(Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào khơng xuất trình chứng chỉ này thì khơng đợc phép nhập khẩu - theo chỉ thị của Thủ tớng chính phủ và thơng báo của Bộ thơng mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001).
Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của cơng ty. Hàng hố đợc tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lợng, số lợng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay khơng, kiểm tra sự sắp xếp
hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà cơng ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lợng hàng hố nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong q trình làm thủ tục hải quan nh chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... đợc cơng ty thanh tốn vào chi mua hàng.
Sau khi đã kiểm tra hàng hố, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà cơng ty đã tự tính để xem có đúng với lơ hàng hay khơng. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thơng quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thơng báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí.
Trong trờng hợp phát hiện có sai sót khơng phù hợp với tờ khai hải quan về số lợng, trọng lợng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới đợc phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì cịn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...). Những u cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà khơng có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
7. Nhận hàng.
Công ty thờng nhận hàng theo đờng biển và thông thờng bộ chứng từ giao hàng do ngời bán nớc ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho ngời mở L/C (CIRI). Nhận đợc thơng báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phịng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận đợc bộ chứng từ nhận hàng từ phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hố đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lợng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty.
Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhng trớc khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận đợc thơng báo này thì cơng
ty đến đại lý trình vận đơn để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó cơng ty cử ngời đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lợng, chất lợng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.
8. Kiểm tra hàng hố:
Sở dĩ có bớc kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đờng dài vận chuyển có thể sẽ có những h hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nớc ngồi giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lợng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong q trình nhận hàng, cơng ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thờng là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà cơng ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lợng do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền của quốc gia nớc xuất khẩu cấp. Bởi vậy lơ hàng đó có độ đồng đều về chất lợng cao do đó cơng ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lợng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận đợc từ bộ phận sản phẩm đại diện đợc áp dụng cho tồn bộ lơ hàng. Và CIRI thờng yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng.
Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hố thì cơ quan giám định sẽ cấp cho cơng ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lợng, số lợng, trọng lợng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do h hỏng). Nếu có thiệt hại thì cơng ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã đợc cam kết giữa hai bên.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì cơng ty thờng căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tợng bồi thờng
- Đối tợng khiếu nại là ngời bán: Khi số lợng bốc xếp khơng đủ, hàng có số lợng hoặc chất lợng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì khơng đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hố bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng khơng đồng bộ...
Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo nh hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trờng hợp này thì cơng ty giải quyết bằng cách lấy chứng th giám định về số lợng và khối lợng của VINACONTROL và chữ ký của ngời có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, cơng ty lập th dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho cơng ty hay hồn lại số tiền tơng đơng là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp đồng mua bán giữa 2 bên.
- Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải: Khi số lợng hàng là ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của ngời vận tải gây ra. Tuy nhiên công ty vẫn khiếu nại ngời bán khi đó ngời bán sẽ khiếu nại ngời vận tải và ngời vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm.
- Đối tợng khiếu nại là cơng ty bảo hiểm: Khi hàng hố bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ 3 gây nên, khi những rủi ro này đã đ- ợc bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (Biên bản giám định, xác nhận của thuyền trởng trong trờng hợp hàng hoá thiếu...), hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần đợc lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.
Ngợc lại bên nớc ngồi có thể kiện cơng ty trong trờng hợp công ty chỉ định phơng tiện đến nhận hàng chậm. Nếu trờng hợp cơng ty thanh tốn chậm hoặc thanh tốn đúng lịch trình thì bên bán sẽ phạt cơng ty một khoản tiền nhất