II. Biện Pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và tổ chức quản lý hệ thống tiền
2. Tổ chức dữ liệu dữ kiện
2.2 Tập tin chấm công
Những mẫu tin trên file chấm công thường thay đổi theo kì tính lương như: ngày giờ làm việc, số giờ phụ trội, số ngày vắng mặt,... dữ kiện xảy ra trước khi làm công việc tính lương do đó còn gọi là file chi tiết (detail file) hoặc file biến động (transaction file). Người ta sẻ phối hợp file này với file HSNV để tính ra lương phải trả cho công nhân viên trong kì.
Vì file này không có tính ổn định và lâu bền vì vậy ta cần nhập chương trình nhập liệu (data entry) thành lập file này sau khi kì tính lương được hoàn tất thì file cũng sẻ được loại bỏ và kì tính lương sau ta sẻ thiết lập file mới.
khi trả lương. Mọi chi phí lương phản ánh trên bảng thanh toán lương phải trùng khớp với việc xuất tiền trên quỹ lương. Để tiện chpo việc theo dỏi kiểm tra và tổng hợp về sau những kết xuất của bảng thanh toán lương linh tinh như tiền thưởng, ... những mẫu tin ngoại lệ với số tiền được phản ảnh một mặt gộp vào thu nhập trong tháng mặt kia là tiền khấu trừ do quỹ đã trả trước. Việc này nhằm mục đích giúp cho phòng thuế có thể kiểm tra được thu nhập của nhân viên. Chính vì lẻ đó mà tất cả các chi phí bất thường giữa các kì lương phải được phản ánh trên file ngoại lệ này.
File này cũng không ổn định và luôn thay đôi dữ kiện nên sau mỗi kì tính lương xong thì sẻ loại bỏ không dùng để tính cho kì sau.
* Tóm lại, để tính được tiền lương phải trả cho nhân viên thì nhất thiết phải sử dung ba tập tin này. Ngoài ba file quan trọng trên người ta có thể bổ sung thêm các file phụ trong quá trình xử lí và tổng hợp tiền lương ví dụ: việc kết xuất từng giai đoạn tính lương có 2 file cần sử dụng để theo dỏi hổ trợ là file theo dỏi sự thay đổi và được thực hiện trên file HSNV. File tổng kết lương cá nhân được dựa trên file HSNV tập tin tổng kết được cập nhật khi giai đoại tính lương và in phiếu lương hoàn thành.
3. Tổ chức chương trình tính lương 3.1 Dữ kiện nhập
Việc đầu tiền ta cần thực hiện trước khi bước vào công việc tính lương là cập nhật tập tin HSNV đối với những thay đổi xảy ra giữa hai kì tính lương. Tuỳ vào việc tính lương của xí nghiệp có thể áp dụng kì tínhd lương một tuần hay một tháng (thường là một tháng) dữ kiện được cập nhật có thể chia làm ba bước sau:
3.11 Ghi nhận nhân viên mới vào. Kiểm tra số liệu nhập vào và sửa sai nếu có.
3.12 Ghi nhận nhân viên thuyên chuyển phòng ban hoặc thôi việc. Đối với những nhân viên thôi việc ta đánh dấu và làm cho nhân viên không được hiện dịch khi tính lương, nhưng vẫn còn nằm trong file HSNV. Cho đến cuối năm ta mới xử lí mẫu tin này của file HSNV.
3.13 Điều chỉnh sửa sai các mục tin trên file HSNV như: lên lương thay đổi địa chỉ chức vụ .. công việc cụ thể như sau:
* Đối với 3.11
- Từ phiếu lí lịch nhân viên” phải kiểm tra tính hợp lí hợp lệ trước khi nhập vào:
+ Số thứ tự nhân viên không trùng, cho chỉ mục (index) trên file HSNV trên số thứ tự nhân viên
+ Kiểm tra tính hợp lệ: phái, ngày sinh, ngày vào, LCB...
+ Nếu phiếu lí lịch nhân viên không sai thì thành lập * Đối với 3.12
Từ phiếu thay đổi nhân viên ta lựa chọn những nhân viên được thuyên chuyển phòng ban hoặc bị thôi việc để đánh vào:
+ kiểm tra sự hiện dịch của nhân viên trên tập tin HSNV. Không có mã số; có mã số nhưng khác tên; có tên có mã số
+ Nếu đúng người thì ta thực hiện công việc: nhân viên được thuyên chuyển ta sao y mẫu kềm theo : mã số nhân viên mới, ngày chuyển, mã nhận diện thay đổi, nhân viên thôi việc ta cũng sao y mẫu kềm theo: ngày thôi việc, mã nhận dịch.
* Đối với 3.13
Từ phiếu thay đổi ta tiến hành thay đổi dữ kiện các mục tin trên mẫu tin nhân viên đã kiểm tra
3.2 Xử lý lương : Gồm:
- Thu ghi dữ kiện chấm công và kiểm tra để tạo ra file chấm công.
- Thu ghi số tiền cho lãnh trong tháng trước: tạm ứng, tính sai... từ đó tạo ra một file
- Kiểm tra lại hai file vừa tạo
- Tính lương và cập nhật file HSNV Chi tiết:
+ Về thu ghi dữ kiện chấm công: được đánh số trang, hàng tổng. Dữ kiện đánh vào ( MSNV, MSPC....) phải được kiểm tra trước khi ghi mẫu tin trên file HSNV
+ Về thu ghi dữ liệu liên quan đến những vấn đề về tiền lương nói ở trên trong giai đoạn này dữ liệu cũng được kiểm tra tương tự như bảng chấm công
* Giai đoạn tính lương
Giai đoạn này rất quan trọng, tính lương từ các tập tin HSNV, tập tin chấm công... các tập tin này có thể bắt đầu xử lí đẻ cho ra những bảng kết xuất sau:
- Phiếu lương cá nhân.
- Bảng thanh toán lương chi tiết theo từng nhân viên - Bảng thanh toán lương tổng kết theo phòng ban
- Kết xuất một tập tin mới gọi là tập tin tổng kết lương cá nhân, tổng kết lại tất cả các chi tiết lương của từng người và từng kì lương. Về sau, người ta dựa vào tập tin này để tổng hợp thống kê..
- Cập nhật thông tin HSNV đối với những vùng tích luỹ như: tích luỹ thuế thu nhập, tích luỹ số tiền thu nhập...
a. Về tập tin tổng kết
hiệu diện phải tính lương sẽ được tạo ra một mẫu tin trên tập tin tổng kết . b. Kết xuất ra phiếu lương cá nhân .
Các tập tin Hồ sơ nhân viên , bảng chấm công đều được sắp xếp theo Mã số nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ co duy nhất mẫu tin và theo các trình tự sau:
* Đọc một mẫu tin (bảng ghi) nhân viên từ tập tin hồ sơ nhân viên , và một mẫu tin tương ứng trên tập tin chấm công có bao nhiêu nhân viên hiện có thì có bấy nhiêu mẫu tin chấm công, không thừa cũng không thiếu. Thứ tự tính toán như sau:
+ In các hàng tiêu đề phiếu lương cá nhân.
+ Tính lương theo thời gian bình thường và in ra hàng lương bình thường.
+Tính lương theo số giờ phụ trội và in ra hàng lương phụ trội (nếu có) + Tính tiền các phụ cấp cố định và bất định (nếu có) và in ra hàng tiền phụ cấp.
+ Tính tiền các ngay vắng mặt có trả lương( nếu có) và in ra hàng lương vắng mặt có trả lương.
+ Cộng các số tiền vào vùng một mục tin( bảng ghi) gọi là lương xỗi. * Xét từ tập tin phản ánh số tiền đã trả trong tháng trước kì lương như tạm ứng ...có hai trường hợp xảy ra:
Nếu nhân viên không có mẫu tin này , thì bó qua. Nếu nhân viên có mẫu tin này thi xem xét số tiền phái trả hoặc phải thu dựa trên mã số nhân viên. Nếu phải trả thì cộng số tiền này vào lương xỗi đã tính ở trên, nếu phải thu thì cộng số tiêìn này vào vùng tích luỹ khấu trừ. Quá trình thực hiện cho toàn bộ nhân viên rồi sang giai đoạn tiếp theo.
* Nếu kì lương đang xử lý không đúng vào kì phải tính thuế thu nhập thì bỏ qua giai đoạn tính này. Nếu không thì tinh thếu theo thu nhập hàng tháng theo qui định của nhà nước. Cho tich luỹ số tiền thu nhập , tiền thuế thu nhập từ đầu năm tới nay. Cộng số tiền thuế vào vùng khấu trừ.
* Nếu kì lương đang sử lí không đúng vào kì phải tính thì bỏ qua giai đoạn tính này. Ngược lại tính tiền trích nộp quĩ bảo hiểm xã hội hàng tháng , cộng số tiền trích nộp vào vùng khấu trừ.
* Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng. Tính lương thực lãnh bằng lương xỗi trừ đi tiền khấu trừ. Có hai trường hợp xảy ra: Thực lãnh nhỏ hơn khấu trừ nghĩa là tiền thực lãnh bị âm thì coi như nhân viên đó còn nợ tiền doanh nghiệp. Số lương thực lãnh âm này sẽ tạo ra một mẫu tin dùng cho kì lương kế tiếp để trừ cấu.
* Tạo ra một mẫ tin tổng kết chi tiết lương cá nhân. Trên mẫu tin này có đủ các dữ kiện của nhân viên để về sau có thể làm thống kê, tổng hợp
3. In kết quả
- In bảng lương thanh toán : thông qua một chương trình tư tập tin tổng kết để cho ra một baóng lương thanh toán trong kì. Tất cả mọi thông tin, mọi thanh toán trong kì lương phải tập trung thể hiện trong baóng thanh toán lương này theo qui định của nhà nước
- In baóng tổng hợp theo phòng
Vào cuối tháng , khi làm xong kì lương chót trong tháng ta phải cho tổng hợp những tập tin tổng kết của các kì trước để in ra các bảng tổng hợp. Tuỳ theo định kì tính lương: một tuần một lần , một tháng một lần... mà có một hoặc nhiều tập tin tổng kết nhân viên , phòng ban và chấm công trong một tháng. Với các tập tin này ta có các baóng báo cáo sau:
+ Baóng lương bảo hiểm xã hội + Bảng thuế thu nhập
+ Bảng phân bổ tiền lương
a. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Theo nguyên tắc ,khi ốm đau , tai nạn lao động hoặc thai sản nhân viên phải nhận trợ cấp đối với những ngày vắng mặt tại phòng bảo hiểm xã hội( bảo hiểm xã hội do cơ quan nhà nước quản lí). Còn doanh nghiệp thi đóng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội , trong đó tiền doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội dựa trên quỹ lương quỹ doanh nghiệp cộng thêm tiền trích của nhân viên. Nhưng trong thực tế để tránh gây phiền hà cho nhân viên , tất cả những vắng mặt thuộc diện bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp vẫn ứng trả trước giùm cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với nhân viên rồi sau đó có thể căn cứ và khấu trừ trong số tiền nộp phí bảo hiểm xã hội của tháng. Do dó để biết số tiền mà doanh nghiệp đã trả cho nhân viên liên quan đến bảo hiểm xã hội, dựa vào tập tin chấm cong và tập tin tổng kết liệt kê ra tất cả các nhân viên đã nhận tiền BHXH, phân theo loại vắng mặt trên bảng thanh toán BHXH này. Phòng tài vụ chỉ dựa trên số tiền này để cấn đi trên số tiền phí BHXH phải nộp cho cơ quan BHXH.
b. Bảng thúê thu nhập.
Thuế thu nhập dựa trên quy định của nhà nước. Tất cả thu nhập trong tháng phải được tính thuế. Do đó bảng thanh toán lương phải phản ánh đây đủ mọi thu nhập trong tháng. Trong giai đoạn tính lương, đối với kì lương chót phải tính thuế thu nhập và cho cập nhật tập tin hồ sơ nhân viên. Muốn kê khai bảng thuế thu nhập chỉ cần đọc tập tin hồ sơ nhân viên là đầy đủ. Tập tin này có đầy đủ các chi tiết :
- Tổng thu nhập trong tháng.
- Tích luỹ thu nhập từ đầu năm đến cuối kì lương hiện hành. - Thuế thu nhập phải trả trong tháng.
- Tích luỹ thuế thu nhập đã nộp từ đầu năm đến cuối kì lương hiện hành.
c. Bảng phân bổ tiền lương.
Tất cả mọi chi phí lương nếu biết thiết kế chính xác phối hợp với giá thành, có thể tự động hoá hoàn toàn trong việc phân bổ tiền lương vào giá thành dựa trên một mục tin đã lập để cập nhật. Mọi chi phí lương, mọi phụ cấp lương đều phải biết là nó sẻ đi vào mục tin nào.
Lời Mở Đầu
Trong giai đoạn phát triển hiện nay việc áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào quá trình quản lý là rất cần thiết, thể hiện sự sống còn của mổi doanh nghiệp. Bởi lẻ, các nhà quản lý đòi hỏi phải có luồng thông tin chính xác và nhanh chóng thuận tiện cho việc ra các quyết định nhất là trong giai đoạn nền kinh tế hội nhập toàn cầu, thông tin kinh tế phức tạp và đa dạng.
Vì thế các doanh nghiệp nước ta cần phải nhanh chóng vận dụng công nghệ mới nhất ứng dụng vào thực tế. Trong điều kiện còn nghèo và nguồn nhân lực còn hạn chế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thể hoàn thiện việc vận dụng hết cơ hội này.
Cũng vì lý do này, qua quá trình thực tập tại Xí Nghiệp Công Trình Giao Thông Và Xây Dựng - Đà Nẵng em đã thấy được sự hạn chế về vận dụng chương trình kế toán máy vào thực tế. Do đó, em chọn đề tài: “Hạch Toán Và Quản Lý Lao Động , Tiền Lương Trong Điều Kiện Aïp Dụng Máy Vi Tính”.
và hạn chế. Rất mong sự góp ý của thầy hướng dẫn và bạn đọc để đề tài được tốt hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tất cả các anh chị phòng kế toán Xí Nghiệp Công Trình Giao Thông Và Xây Dựng Đà Nẳng cùng thầy Đào Gia Phú đã tận tình giúp đở em hoàn thành đề tài này.
Kết Luận
Qua quá trình nghiên cứu và phát triển ý tưởng hoàn thiện hệ thống tiền lương tại Xí Nghiệp Công Trình Giao Thông Và Xây Dựng Đà Nẵng thành đề tài: “Hạch Toán Và Quản Lý Lao Động , Tiền Lương Trong Điều Kiện Aïp Dụng Máy Vi Tính”. Quá trình nghiên cứu để hoàn thành đề tài này không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế về mặt nội dung. Mức độ hoàn thiện công tác tổ chức quản lý đặt ra chưa phải là giải pháp tốt nhất nhưng rất mong ý kiến đóng góp ủng hộ của thầy và bạn đọc để đề tài này càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Đào Gia Phú và các anh chị phòng kế toán đã nhiệt tình giúp đở để em hoàn thành đề tài. Đà Nẵng,Ngày 18 tháng 05 năm 2004 Sinh Viên Thực Hiện 48
LỜI MỞĐẦU
PHẦN I:...1
I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán và tổ chức quản lý hệ thống lao động tiền lương trên máy vi tính...1
1. Đặc điểm tổ chức hạch toán và quản lý lao động tiền lương tại các doanh nghiệp:...1
1.1 Phân Loại Lao Động Trong Các Doanh Nghiệp...1
1.2 Các Hình Thức Trả Lương Và Tính Lương:...2
2. Đặc điểm tổ chức hạch toán và quản lý lao động tiền lương trong các doanh nghiệp...3
2.1 Chứng Từ Và Tài Khoản Liên Quan Đến Việc Hạch Toán Tiền Lương...3
2.2 Hạch Toán Tổng Hợp Tiền Lương:...4
II. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán và quản lý lao động tiền lương trên máy vi tính...6
1. Sự giống nhau và khác nhau giữa hạch toán lao động tiền lương bằng thủ công và bằng máy vi tính...7
2. Đánh giá ưu, nhược điểm giữa thủ công và bằng máy vi tính:...7
PHẦN II...9
TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN VAÌ...9
QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP...9
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP...9
I. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp...9
II. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp:...9
1. Chức Năng Nhiệm Vụ Của Từng Bộ Phận:...10
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, nhiệm vụ cụ thể của từng phần hành kế toán:. .11 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:...11
2. Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán:...12
2.1 Công tác chung bộ phận kế toán dự án- dịch vụ:...12
2.3 Công tác chung bộ phận kế toán tổng hợp:...14
2.4 Công tác chung bộ phận kế toán công trình...16
3. Hình thức kế toán áp dụng tại xí nghiệp...18
3.1 Sơ đồ hình thức sổ kế toán...18
3.2 Trình tự ghi sổ...18
B. TÌNH HÌNH H CH TOÂN VĂ QU N LÝ LAO NG, TI N L NG T I XÍ Ạ Ả ĐỘ Ề ƯƠ Ạ NGHI P.Ệ ...19 I. c i m T ch c qu n l lao ng:Đặ đ ể ổ ứ ả ý độ ...19 1. Khâi ni m v lao ng:ệ ề độ ...19 2. Phđn lo i lao ng.ạ độ ...20 2.1 Tính ch t h p ng Lao ngấ ợ đồ độ ...20 2.2 Tình hình th c t lao ng t i xí nghi pự ế độ ạ ệ ...20 3. C c u t ch c lao ng.ơ ấ ổ ứ độ ...22
3.1 ânh giâ quâ trình tuy n d ng lao ng.Đ ể ụ độ ...22