II. Biện Pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và tổ chức quản lý hệ thống tiền
1. Cấu trúc các tập tin
1.1 Cấu trúc tập tin Hồ Sơ Nhân Viên (HSNV).
Field Field name Type Width Dec
1 LOAI_NV C 1 2 MSNM C 2 3 MSPB C 2 4 STTNV C 4 5 TEN_HO C 20 6 CHUC_VU C 17 7 MSKT C 4 8 LCB N 6 2 9 MSCD1 C 2 10 TLPC1 N 5 2 11 MPCD2 C 2 12 TLPC2 N 5 2 13 PHAI C 1 14 NG_SINH D 8 15 NOI_SINH C 11 16 TG_VHOA C 5 17 CH_MON C 20 18 D_TOC C 6 19 NG_XEPLG D 8 20 CAP_BAC C 5 21 NG_VAO D 8 22 NG_BCHE D 8 23 QUE_QUAN C 15 24 DIA_CHI C 44 25 NG_GNHI D 8 26 CM_SO C 9 27 CM_NGAY D 8 28 CM_NOI C 10 38
31 SO_CON N 2
32 MS_BLG C 6
Chú Thích:
• MSNV: mã số nhân viên gồm:
+ LOAI_NV: nhằm phân biệt loại nhân viên nào thuộc biên chế hay tổng hợp hay hợp đồng hay công nhật.
+ MSNM: mã số nhà máy phân xưởng. Nếu xí nghiệp có nhiều địa điểm sản xuất đặt tại các nơi khác nhau nằm trên địa bàn thành phố đà nẵng thì có thể sử dụng mã số này.
+ MSPB: mã số phòng ban. Điều này rất cần thiết bởi vì ta có thể trả lương cũng như quản lý nhân viên theo phòng ban, theo bộ phận từ đó cũng tiện cho việc tập hợp chi phí lương theo từng phòng ban để phân bổ vào giá thanhg sản phẩm.
+ STTNV: số thứ tự nhân viên. Lúc nhân viên được tiển dụng sẻ có một con số cố định cho đến khi thôi việc vĩnh viễn số thứ tự này không thay đổi đối với từng người.
Nói tóm lại, mổi nhân viên trong xí nghiệp có thể được bởi mã số nhân viên bao gồm: * ** ** **** STTNV MSPB MS_NM LOAI_NV
Bằng cách này nếu nhân viên chuyển từ phòng ban này đến phòng ban khác thì chỉ cần thay đổi mã số phòng ban là đủ. Hiện nay tại xí nghiệp có nhiều công trình khác nhau nếu có sự thuyên chuyển nhân viên từ công trình này sang công trình khác làm việc thì cũng làm tương tự như trên. MSNV được dùng làm một mục khoá để tri tìm dữ kiện một nhân viên nào đó.
* TEN_HO: tên họ nhan viên dựa vào chứng minh nhân dân.
* NG_SINH, NOI_SINH, QUE_QUAN: ngày sinh, nơi sinh , quê quán cũng dựa vào chứmg minh nhân dân. Dữ kiện này cũng rất ít bị thay đổi và hầu như cố định và cũng không liên quan đến việc tính lương nhưng lại có quan trọng đén vấn đề quản lý nhân sự.
* PHAI, D_TOC, TON_GIAO: phái , dân tộc, tôn giáo cũng không liên quan đến vấn đề tính lương mà chỉ có tác dụng trong quản lí nhân sự.
tác dụng cho quản lí nhân sự. Đôi khi cũng cần cho việc tính thâm niên công tác để tính tiền thưởng phụ cấp...
* NG_BCHE: ngày vào biên chế. Cũng giống như trên , ngày vào biên chế không tham gia vào kì tính lương nhưng có tác dụng rất quan trọng trong việc tính ngày nghĩ hưu và ngày nghĩ phép.
* NG_XEPLG: ngày xếp lương là ngày được nâng bậc lương.
* CHUC_VU, CH_MON, TD_VHOA: có tính chất tham khảo quản lí nhân sự.
* CAP_BAC, LCB: cấp bậc, lương căn bản. Đối vớicấp bậc lương cho thang điểm nhà nước hoặc xí nghiệp quy định ví dụ: bậc 3/7 mục này rất quan trọng và phải có.
* PHU_CAP: đây là phụ cấp tính công cho nhân viên.
* G_CANH, SO_CON, TEN_VOCH: gia cảnh số con tên vợ hoặc chồng.
* Số chứng minh nhân dân: CM_SO: số chứng minh; CM_NOI: nơi cấp; CM_NGAY: ngày cấp.
* DIA_CHI: địa chỉ; TP_PHO: tỉnh, thành phố; SO_DT: số điện thoại.
* MSKT: mã số kế toán. Đây là nhiệm vụ của bộ phận kế toán giá thành sản phẩm.
* NG_NGHI: số ngày nghỉ còn chưa dùng. 1.2 Cấu trúc tập tin chấm công. (CHCG).
Field Field name Type width Dec 1 mã số
phân loại LOAI_NV C 1
2 mã số nhà máy MSNM C 2 3 mã số phòng ban MSPB C 2 4 số thứ tự STTNV C 4 5 trang FOLIO C 2 6 số ngày làm việc SO_NG N 3 7 số giờ làm việc SO_GIO N 4 1 8 số giờ phụ trội 50% SO_GPT50 N 5 1 9 số giờ phụ trội 100% SO_GPT10 N 5 1 10 vắng mặt mã số VM_MS C 2 40
12 vắng mặt số giờ VM_SGIO N 3 1 13 vắng mặt tỷ lệ VM_TLE N 4 2 14 mã phụ cấp bất định MPB C 2 15 ngày phụ cấp NPC N 2 16 tiền phụ cấp PCB N 6 17 ngày kì lương NGAY_KY D 8 18 tên tắt TEN_TAT C 7
Tập tin chấm công này, mổi nhân viên chỉ có một mẫu tin mà thôi và sau khi xử lí xong thì không dùng lại tập tin này trong kì lương tới. Chỉ lưu trữ trong một tháng rồi huỹ.
1.3 Cấu trúc tập tin ngoại lệ
Field Field name Type width Dec
1 LOAI_NV C 1 2 MSNM C 2 3 MSPB C 2 4 STTNV C 4 5 FOLIO C 2 6 DIENGIAI C 20 7 MS_NLE C 2 8 MS_NX C 1 9 QUY C 1 10 MSKT C 4 11 NGAY_NLE D 8 12 STIEN_NLE N 7 13 NGAY_KY D 8 14 TEN_HO C 20 2. Tổ chức dữ liệu dữ kiện
Ta xem xét cụ thể về dữ kiện của từng tập tin như đã giới thiệu ở phần trên như sau:
2.1 Tập tin HSNV
Những thông tin chi tiết của nhân viên được chứa trong file này cụ thể là:
- Một số thông tin về nhân viên là không thể thay đổi như: họ tên, ngày sinh, quê quán, CMND..
- Một số khác bị thay đổi thường xuyên như: LCB, chức vụ, địa chỉ...
mẫu tin trong file HSNV là duy nhất, nghĩa là một nhân viên chỉ có một mẫu tin duy nhất không thể xảy ra trường hợp một nhân viên có hai mẫu tin trên file HSNV. Dữ kiện của file này được sử dụng thường xuyên và tồn tại cùng với thời gian hoạt động của xí nghiệp. Vì có khả năng thêm mới hoặc thôi việc nhân vien ... do đó, file sẻ đảm nhận thu ghi dữ kiện thay đổi nói trên. Việc này không thể dùng file HSNV để cập nhật hết mọi sự thay đổi mà ta cần phải có thêm một chương trình bổ trì file HSNV. Bằng cách lập chương trình thêm các mẫu tin mới (add) hoặc xoá mẫu tin củ (delete) hoặc thay đổi dữ kiện mẫu tin (change).
2.2 Tập tin chấm công
Những mẫu tin trên file chấm công thường thay đổi theo kì tính lương như: ngày giờ làm việc, số giờ phụ trội, số ngày vắng mặt,... dữ kiện xảy ra trước khi làm công việc tính lương do đó còn gọi là file chi tiết (detail file) hoặc file biến động (transaction file). Người ta sẻ phối hợp file này với file HSNV để tính ra lương phải trả cho công nhân viên trong kì.
Vì file này không có tính ổn định và lâu bền vì vậy ta cần nhập chương trình nhập liệu (data entry) thành lập file này sau khi kì tính lương được hoàn tất thì file cũng sẻ được loại bỏ và kì tính lương sau ta sẻ thiết lập file mới.
khi trả lương. Mọi chi phí lương phản ánh trên bảng thanh toán lương phải trùng khớp với việc xuất tiền trên quỹ lương. Để tiện chpo việc theo dỏi kiểm tra và tổng hợp về sau những kết xuất của bảng thanh toán lương linh tinh như tiền thưởng, ... những mẫu tin ngoại lệ với số tiền được phản ảnh một mặt gộp vào thu nhập trong tháng mặt kia là tiền khấu trừ do quỹ đã trả trước. Việc này nhằm mục đích giúp cho phòng thuế có thể kiểm tra được thu nhập của nhân viên. Chính vì lẻ đó mà tất cả các chi phí bất thường giữa các kì lương phải được phản ánh trên file ngoại lệ này.
File này cũng không ổn định và luôn thay đôi dữ kiện nên sau mỗi kì tính lương xong thì sẻ loại bỏ không dùng để tính cho kì sau.
* Tóm lại, để tính được tiền lương phải trả cho nhân viên thì nhất thiết phải sử dung ba tập tin này. Ngoài ba file quan trọng trên người ta có thể bổ sung thêm các file phụ trong quá trình xử lí và tổng hợp tiền lương ví dụ: việc kết xuất từng giai đoạn tính lương có 2 file cần sử dụng để theo dỏi hổ trợ là file theo dỏi sự thay đổi và được thực hiện trên file HSNV. File tổng kết lương cá nhân được dựa trên file HSNV tập tin tổng kết được cập nhật khi giai đoại tính lương và in phiếu lương hoàn thành.
3. Tổ chức chương trình tính lương 3.1 Dữ kiện nhập
Việc đầu tiền ta cần thực hiện trước khi bước vào công việc tính lương là cập nhật tập tin HSNV đối với những thay đổi xảy ra giữa hai kì tính lương. Tuỳ vào việc tính lương của xí nghiệp có thể áp dụng kì tínhd lương một tuần hay một tháng (thường là một tháng) dữ kiện được cập nhật có thể chia làm ba bước sau:
3.11 Ghi nhận nhân viên mới vào. Kiểm tra số liệu nhập vào và sửa sai nếu có.
3.12 Ghi nhận nhân viên thuyên chuyển phòng ban hoặc thôi việc. Đối với những nhân viên thôi việc ta đánh dấu và làm cho nhân viên không được hiện dịch khi tính lương, nhưng vẫn còn nằm trong file HSNV. Cho đến cuối năm ta mới xử lí mẫu tin này của file HSNV.
3.13 Điều chỉnh sửa sai các mục tin trên file HSNV như: lên lương thay đổi địa chỉ chức vụ .. công việc cụ thể như sau:
* Đối với 3.11
- Từ phiếu lí lịch nhân viên” phải kiểm tra tính hợp lí hợp lệ trước khi nhập vào:
+ Số thứ tự nhân viên không trùng, cho chỉ mục (index) trên file HSNV trên số thứ tự nhân viên
+ Kiểm tra tính hợp lệ: phái, ngày sinh, ngày vào, LCB...
+ Nếu phiếu lí lịch nhân viên không sai thì thành lập * Đối với 3.12
Từ phiếu thay đổi nhân viên ta lựa chọn những nhân viên được thuyên chuyển phòng ban hoặc bị thôi việc để đánh vào:
+ kiểm tra sự hiện dịch của nhân viên trên tập tin HSNV. Không có mã số; có mã số nhưng khác tên; có tên có mã số
+ Nếu đúng người thì ta thực hiện công việc: nhân viên được thuyên chuyển ta sao y mẫu kềm theo : mã số nhân viên mới, ngày chuyển, mã nhận diện thay đổi, nhân viên thôi việc ta cũng sao y mẫu kềm theo: ngày thôi việc, mã nhận dịch.
* Đối với 3.13
Từ phiếu thay đổi ta tiến hành thay đổi dữ kiện các mục tin trên mẫu tin nhân viên đã kiểm tra
3.2 Xử lý lương : Gồm:
- Thu ghi dữ kiện chấm công và kiểm tra để tạo ra file chấm công.
- Thu ghi số tiền cho lãnh trong tháng trước: tạm ứng, tính sai... từ đó tạo ra một file
- Kiểm tra lại hai file vừa tạo
- Tính lương và cập nhật file HSNV Chi tiết:
+ Về thu ghi dữ kiện chấm công: được đánh số trang, hàng tổng. Dữ kiện đánh vào ( MSNV, MSPC....) phải được kiểm tra trước khi ghi mẫu tin trên file HSNV
+ Về thu ghi dữ liệu liên quan đến những vấn đề về tiền lương nói ở trên trong giai đoạn này dữ liệu cũng được kiểm tra tương tự như bảng chấm công
* Giai đoạn tính lương
Giai đoạn này rất quan trọng, tính lương từ các tập tin HSNV, tập tin chấm công... các tập tin này có thể bắt đầu xử lí đẻ cho ra những bảng kết xuất sau:
- Phiếu lương cá nhân.
- Bảng thanh toán lương chi tiết theo từng nhân viên - Bảng thanh toán lương tổng kết theo phòng ban
- Kết xuất một tập tin mới gọi là tập tin tổng kết lương cá nhân, tổng kết lại tất cả các chi tiết lương của từng người và từng kì lương. Về sau, người ta dựa vào tập tin này để tổng hợp thống kê..
- Cập nhật thông tin HSNV đối với những vùng tích luỹ như: tích luỹ thuế thu nhập, tích luỹ số tiền thu nhập...
a. Về tập tin tổng kết
hiệu diện phải tính lương sẽ được tạo ra một mẫu tin trên tập tin tổng kết . b. Kết xuất ra phiếu lương cá nhân .
Các tập tin Hồ sơ nhân viên , bảng chấm công đều được sắp xếp theo Mã số nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ co duy nhất mẫu tin và theo các trình tự sau:
* Đọc một mẫu tin (bảng ghi) nhân viên từ tập tin hồ sơ nhân viên , và một mẫu tin tương ứng trên tập tin chấm công có bao nhiêu nhân viên hiện có thì có bấy nhiêu mẫu tin chấm công, không thừa cũng không thiếu. Thứ tự tính toán như sau:
+ In các hàng tiêu đề phiếu lương cá nhân.
+ Tính lương theo thời gian bình thường và in ra hàng lương bình thường.
+Tính lương theo số giờ phụ trội và in ra hàng lương phụ trội (nếu có) + Tính tiền các phụ cấp cố định và bất định (nếu có) và in ra hàng tiền phụ cấp.
+ Tính tiền các ngay vắng mặt có trả lương( nếu có) và in ra hàng lương vắng mặt có trả lương.
+ Cộng các số tiền vào vùng một mục tin( bảng ghi) gọi là lương xỗi. * Xét từ tập tin phản ánh số tiền đã trả trong tháng trước kì lương như tạm ứng ...có hai trường hợp xảy ra:
Nếu nhân viên không có mẫu tin này , thì bó qua. Nếu nhân viên có mẫu tin này thi xem xét số tiền phái trả hoặc phải thu dựa trên mã số nhân viên. Nếu phải trả thì cộng số tiền này vào lương xỗi đã tính ở trên, nếu phải thu thì cộng số tiêìn này vào vùng tích luỹ khấu trừ. Quá trình thực hiện cho toàn bộ nhân viên rồi sang giai đoạn tiếp theo.
* Nếu kì lương đang xử lý không đúng vào kì phải tính thuế thu nhập thì bỏ qua giai đoạn tính này. Nếu không thì tinh thếu theo thu nhập hàng tháng theo qui định của nhà nước. Cho tich luỹ số tiền thu nhập , tiền thuế thu nhập từ đầu năm tới nay. Cộng số tiền thuế vào vùng khấu trừ.
* Nếu kì lương đang sử lí không đúng vào kì phải tính thì bỏ qua giai đoạn tính này. Ngược lại tính tiền trích nộp quĩ bảo hiểm xã hội hàng tháng , cộng số tiền trích nộp vào vùng khấu trừ.
* Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng. Tính lương thực lãnh bằng lương xỗi trừ đi tiền khấu trừ. Có hai trường hợp xảy ra: Thực lãnh nhỏ hơn khấu trừ nghĩa là tiền thực lãnh bị âm thì coi như nhân viên đó còn nợ tiền doanh nghiệp. Số lương thực lãnh âm này sẽ tạo ra một mẫu tin dùng cho kì lương kế tiếp để trừ cấu.
* Tạo ra một mẫ tin tổng kết chi tiết lương cá nhân. Trên mẫu tin này có đủ các dữ kiện của nhân viên để về sau có thể làm thống kê, tổng hợp
3. In kết quả
- In bảng lương thanh toán : thông qua một chương trình tư tập tin tổng kết để cho ra một baóng lương thanh toán trong kì. Tất cả mọi thông tin, mọi thanh toán trong kì lương phải tập trung thể hiện trong baóng thanh toán lương này theo qui định của nhà nước
- In baóng tổng hợp theo phòng
Vào cuối tháng , khi làm xong kì lương chót trong tháng ta phải cho tổng hợp những tập tin tổng kết của các kì trước để in ra các bảng tổng hợp. Tuỳ theo định kì tính lương: một tuần một lần , một tháng một lần... mà có một hoặc nhiều tập tin tổng kết nhân viên , phòng ban và chấm công trong một tháng. Với các tập tin này ta có các baóng báo cáo sau:
+ Baóng lương bảo hiểm xã hội + Bảng thuế thu nhập
+ Bảng phân bổ tiền lương
a. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Theo nguyên tắc ,khi ốm đau , tai nạn lao động hoặc thai sản nhân viên phải nhận trợ cấp đối với những ngày vắng mặt tại phòng bảo hiểm xã hội( bảo hiểm xã hội do cơ quan nhà nước quản lí). Còn doanh nghiệp thi đóng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội , trong đó tiền doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội dựa trên quỹ lương quỹ doanh nghiệp cộng thêm tiền trích của nhân viên. Nhưng trong thực tế để tránh gây phiền hà cho nhân viên , tất cả những vắng mặt thuộc diện bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp vẫn ứng trả trước giùm cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với nhân viên rồi sau đó có thể căn cứ và khấu trừ trong số tiền nộp phí bảo hiểm xã hội của tháng. Do dó để