quản lý
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao hiệu quả cơng tác soạn thảo – quản lý văn bản là một u cầu tất ́u. nó khơng những góp phàn giải qút cơng việc trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mà còn đánh giá được chất lượng hệ thớng hành chính của mỗi q́c gia. Nhận thức được tầm quan trọng đó Đảng ủy Xã Tủa Thàng cũng đã xây dựng những quy định về công tác soạn thảo, quản lý văn bản một cách khoa học và nề nếp, thực hiện một có hệ thớng.
Để đảm bảo công tác soạn thảo đi cùng với quản lý văn thư văn bản xã Tủa Thàng ngày càng được hoàn thiện và đáp ứng yêu cầu trong xu thế hiện nay tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác soạn thảo
Đảng ủy xã Tủa Thàng phải nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản thông qua việc mở lớp tập huấn, các khóa học về quản lý hành chính hàng năm cho các phịng ban, cán bộ, cơng chức, nhân viên làm cơng tác soạn thảo. Thường xuyên nắm bắt cơng văn và cử nhân viên văn phịng đi học phải có trọng tâm, cần xác định đúng nội dung ưu tiên trong bồi
dưỡng, đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngồi bổ sung kiến thức về trình độ cịn phải bổ sung kiến thức về máy vi tính để đáp ứng công việc tốt hơn nhất là trong xu thế mở rộng như hiện nay.
Đổi mới nhận thức của nhân viên văn thư về vị trí, vai trị và tầm quan trọng của hoạt động soạn thảo văn bản.
Thường xuyên thực hiện cơng tác kiểm tra trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, cơng chức văn phịng theo q để có thể bớ trí đúng người, đúng việc và đúng chun mơn nghiệp vụ.
Thứ hai, tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm cơng tác văn thư và soạn văn bản
Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, lãnh đạo văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư soạn thảo văn bản.
Văn phòng thực hiện ba chức năng cơ bản là: chức năng tham mưu, chức năng hậu cần, chức năng đại diện. Nên có thể nói văn phịng có vai trị rất quan trọng cho hoạt động của Đảng ủy. Do vậy, lãnh đạo cần phải có chế độ chính sách đãi ngộ cán bộ văn thư để xứng đáng với công sức mà chính họ bỏ ra, nhất là về cơ sở vật chất và tinh thần cho nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.
Đồng thời phải xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động viên kích thích tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, cũng như đáp ứng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định Nhà nước về công tác soạn thảo văn bản của nhân viên làm công tác văn thư.
Thứ ba, tăng cường đầu tư trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ cơng tác soạn thảo văn bản.
Văn phịng là nơi hàng ngày ln nhận và chuyển giao văn bản ở nhiều nơi. Do đó sớ lượng văn bản và hồ sơ cần phải được bảo quản mà trong khi đó cơ sở vật chất phục vụ cơng tác soạn thảo cịn hạn chế, chưa có tính thớng nhất. Vì vậy, văn phịng Đảng Uỷ xã cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những trang thiết bị và vật dụng cần thiết để cho công tác quản lý văn bản được tốt nhất.
Đảng ủy xã cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác soạn thảo văn bản. Đầu tư phải chú trọng đến chất lượng và hiệu quả chứ không đầu tư một cách bừa bãi, tùy tiện. Thực tế cho thấy hiện nay, hệ thớng máy tính tại văn phịng cịn q cũ. Trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra tình trạng treo máy, mất đường link kết nới với máy in, máy soạn bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm.
Thứ tư, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động soạn thảo văn bản trong văn thư
Hiện nay, công nghệ thông tin đang rất phát triển mạnh mẽ và tác động sâu sắc tới mọi mặt đời sống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động soạn thảo văn bản là một điều tất yếu. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn phịng lên nhiều lần và đồng thời giải phóng sức lao động của nhân viên văn phịng. Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, kịp thời, chính xác. Hiện nay,
máy vi tính đang được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công văn giấy tờ đến việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu góp phần tạo ra hệ thớng thơng tin liên hồng, đồng bộ, tạo sự liên kết nhịp nhàng giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn khác.
Thứ nam, thường xun kiểm tra hồn chỉnh cơng tác soạn thảo tại văn phòng Đảng ủy xã
Để đảm bảo cho công tác soạn thảo thành thảo được thực hiện tớt ngồi những biện pháp kể trên, văn phịng Đảng Uỷ xã cần phải tiến hành thường xuyên kiểm tra số văn bản được chuyển đến, số văn bản ban hành và tài liệu lưu trữ xem có đúng với quy định hay không. Nếu không đúng phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp. Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng và hoạt động các phịng ban chun mơn nói chung, nhân viên văn thư sẽ rút ra những hạn chê để từ đó có giải pháp khắc phục kịp thời.