3.2.1.1. Sự cần thiết phải hoăn thiện:
Từ khi tham gia văo hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hăng că phớ chỉ đƣợc Cụng ty sử dụng một phƣơng phõp giao hăng duy nhất đú lă giao hăng nguyớn Container. Do đú, theo tập quõn thƣơng mại quốc tế thỡ trõch nhiệm đúng hăng văo Container vă mọi chi phớ liớn quan đến việc năy đều do Cụng ty chịu. Từ đú cú thể thấy việc đúng hăng văo Container lă một khđu quan trọng nếu lăm tốt sẽ gúp phần mang lại sự thănh cụng trong cụng tõc giao nhận hăng xuất khẩu tại Cụng ty.
Trong thực tế cụng tõc đúng hăng xuất khẩu văo Container tại Cụng ty đờ đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt. Tuy nhiớn, để khđu đúng hăng văo Container đạt hiệu quả cao hơn thỡ Cụng ty cũng cần quan tđm hơn đến cõc vấn đề nhƣ : kiểm tra kỹ tỡnh trạng của
Container trƣớc khi đƣa văo sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hăng từ kho của Cụng ty đến địa điểm tập kết hăng để xếp lớn Container, cõch thức chất xếp hăng văo Container tối ƣu.
3.2.1.2.Cõc cụng tõc ảnh hƣởng đến cụng tõc đừng hăng văo container
Qui trỡnh kỹ thuật xếp hăng văo container phụ thuộc văo cõc yếu tố sau:
-Hăng xuất khẩu của cụng ty lă mặt hăng că phớ, mặt hăng năy khi vận chuyển phải đũi hỏi giữ nhiệt độ ổn định từ 20-25 độ c, đồng thời phải giữ khụng khớ thụng thoõng trong quõ trỡnh vận chuyển, độ ẩm khụng quõ 12%.... cú nhƣ thế mới giữ đƣợc chất lƣợng că phớ tốt nhất.
-Hiện nay, phƣơng thức vận tải tại cụng ty lă phƣơng thức vận tải đƣờng biển, sử dụng tău biển để chuyớn chở hăng húa xuất khẩu trong một thời gian tƣơng đối dăi nếu cụng tõc xếp hăng văo container khụng đƣợc chỳ trọng sẽ gđy tổn thất về hăng húa trong quõ trỡnh vận chuyển.
-Kớch cỡ container dựng để xếp hăng cũng lă một yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến việc xếp hăng văo container.Tựy văo từng loại container 20’ hay 40’ mă cụng ty cần xếp hăng để tận dụng hết thể tớch của container.
3.2.1.3.Hoăn thiện cụng tõc đừng hăng văo container
Nghiệp vụ xếp hăng văo container cú thể chia thănh từng bƣớc cụng việc. Nhƣ vậy sẽ tạo thuận lợi cho cụng ty trong kiểm tra giõm sõt từng cụng đoạn
Lựa chọn kớch cỡ container để xếp hăng.
Căn cứ văo hợp đồng, xõc định số lƣợng khối lƣợng hăng xuất khẩu, cụng ty tớnh toõn, lựa chọn kớch cỡ container để xếp hăng cho hợp lý.Khi khối lƣợng hăng xuất khẩu lớn, nếu cú thể cụng ty nớn chọn container 40’ trõnh việc phđn chia hăng văo nhiều container 20’.Nhƣ vậy sẽ giảm chi phớ giao hăng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu.
Nhận vỏ container từ hờng tău
Hiện nay cõc hờng tău thƣờng cung cấp vỏ container trong một thời gian rất ngắn trƣớc khi đúng hăng văo container. Cụng ty cần thỏa thuận với hờng tău trong quõ trỡnh ký kĩt Booking note về điều khoản thời gian cung cấp vỏ container. Container cần đƣợc vận chuyển trƣớc đến kho hăng của cụng ty ớt nhất lă 6 tiếng đồng hồ. Trong thời gian đú cụng ty cần thực hiện việc xem xĩt kiểm tra container cho kỹ căng vă thực hiện cụng việc dọn dẹp vệ sinh chuẩn bị để xếp hăng vă đúng hăng văo container. Đồng thời với khoản thời gian nhƣ vậy cụng ty mới cú thể xử lớ kịp thời khi cú những vƣớng mắc phõt sinh
Kiểm tra Container trước khi đưa văo sử dụng:
Tại Cụng ty, lđu nay việc kiểm tra Container trƣớc khi đúng hăng văo khụng đƣợc chỳ trọng ở mức độ cần thiết. Điều năy xuất phõt từ suy nghĩ hăng hoõ vận chuyển lă mặt hăng că phớ khú hƣ hỏng, khụng gđy nguy hiểm vă ớt chịu ảnh hƣởng bởi sự thay đổi của khớ hậu . Hơn nữa, trọng lƣợng hăng đƣợc đúng văo Container bao giờ cũng thấp hơn trọng lƣợng tịnh của Container.
Tuy nhiớn thực tế cho thấy dự hăng hoõ đúng văo Container lă loại hăng gỡ thỡ việc kiểm tra Container trƣớc khi đúng hăng lă điều cần thiết bởi vỡ cựng một trọng lƣợng hăng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phĩp nhƣng nếu Container khụng đảm bảo an toăn cú thể gđy nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hăng hoõ vă nhƣ vậy cụng ty sẽ khụng hoăn thănh nghĩa vụ giao hăng. Do đú Cụng ty cần phải xem trọng việc kiểm tra trƣớc khi đúng hăng.
Cõch thức kiểm tra: Cụng ty cú thể kiểm tra Container theo hai cõch :
Cõch 1: Cụng ty tiến hănh kiểm tra Container ngay khi Cụng ty vận tải đƣa Container đến. Để việc kiểm tra đƣợc kỹ căng, chu đõo thỡ Cụng ty nớn yớu cầu Cụng ty vận tải đƣa Container đến kho của mỡnh sớm hơn thời gian dự kiến chất hăng, khoảng một ngăy hoặc một buổi. Khi đú, nếu Cụng ty phõt hiện Container cú những sai sút mă khụng thể chấp nhận đƣợc, thỡ vẫn cú thời gian yớu cầu Cụng ty vận tải đổi Container khõc cho mỡnh mă khụng ảnh hƣởng đến tiến độ giao hăng của Cụng ty.
Cõch 2: Thay vỡ yớu cầu Cụng ty vận tải đƣa Container đến sớm hơn thỡ trƣớc đú Cụng ty nớn cử ngƣời cú kinh nghiệm về Container đến tận bời Container, yớu cầu Cụng ty vận tải cho biết Container năo dự kiến sẽ đƣợc cấp cho mỡnh, lỳc năy nhđn viớn Cụng ty cú thể kiểm tra xem xĩt Container tại đú. Nếu cảm thấy khụng an toăn thỡ yớu cầu đổi Container phự hợp hơn với loại hăng đƣợc vận chuyển vă nhđn viớn kiểm tra Container của Cụng ty cần phải ghi lại số hiệu của Container để trõnh việc Cụng ty vận tải cung cấp Container khụng đỳng yớu cầu.
* Khi kiểm tra Container, Cụng ty cần kiểm tra nhƣ sau:
- Kiểm tra bớn ngoăi Container :Tiến hănh quan sõt để phõt hiện cõc vết hƣ hỏng, khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, múp mĩo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mõi vă cõc gúc lắp ghĩp vỡ đđy lă nơi thƣờng hay quớn kiểm tra, nhƣng lại lă cơ cấu trọng yếu của Container liớn quan đến sự an toăn trong chuyớn chở.
- Kiểm tra bớn trong Container: Đđy cũng lă khđu khụng kĩm phần quan trọng vỡ nú lă khụng gian chứa đựng hăng hoõ trong suốt quõ trỡnh chuyớn chở. Khi kiểm tra bớn trong Container cần kiểm tra độ kớn nứơc bằng cõch khĩp kớn cửa Container lại vă quan sõt từ bớn trong xem thử cú cõc tia sõng lọt qua hay khụng để phõt hiện cõc lỗ thủng hoặc khe nứt, kiểm tra cõc đinh tõn, rivớ cú bị lỏng hoặc nhụ lớn hay khụng.
Ngoăi ra, Cụng ty cũng cần phải kiểm tra cõc dđy chằng buộc bớn trong Container cú đạt yớu cầu khụng bởi vỡ Cụng ty sẽ tận dụng cõc dđy chằng buộc năy trong quõ trỡnh đúng hăng văo Container sau năy.
- Kiểm tra cửa Container : Kiểm tra tỡnh trạng hoạt động khi đúng, mở cõnh cửa, kiểm tra chốt vă tấm đệm cửa … đảm bảo an toăn khi đúng , mở cửa, niớm phong chắc chắn vă khĩp kớn khụng để nƣớc thđm nhập.
- Kiểm tra tỡnh trạng vệ sinh: Trƣớc khi đúng hăng văo Container, Cụng ty cần phải kiểm tra tỡnh trạng vệ sinh của Container. Nếu Container khụng đảm bảo yớu cầu vệ sinh thỡ Cụng ty phải tiến hănh dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hănh đúng hăng văo. Nếu khụng, những lốp cú mău trắng sẽ bị dđy bẩn khụng đạt yớu cầu của khõch hăng.
- Kiểm tra cõc ký hiệu , thụng tin của Container nhƣ: Số hiệu Container, kớch thƣớc chuẩn của Container phải chớnh xõc để khụng xảy ra sự cố. Nếu số hiệu vă kớch thƣớc của Container thực giao cú sự sai khõc với số hiệu vă kớch thƣớc của Container ghi trong cõc chứng từ cú liớn quan thỡ sẽ gđy khú khăn cho việc giao hăng, thụng quan hăng hoõ vă dễ bị nhầm lẫn cho ngƣời vận tải.
3.2.2. Tổ chức việc vận chuyển hăng từ kho đến cảng xuất.:
Tại Cụng ty, việc vận chuyển hăng từ kho ra đến bời tập kết hăng để chuẩn bị xếp lớn Container chủ yếu lă do đội ngũ cụng nhđn trong Cụng ty thực hiện. Tuỳ theo mặt hăng đƣợc đúng văo Container lă că phớ mă Cụng ty cú sự phđn bổ cụng nhđn hay cõc phƣơng tiện vận chuyển khõc nhau phự hợp với từng loại mặt hăng.
Đối với că phớ, Cụng ty chỉ bố trớ khoảng 8 cụng nhđn vận chuyển vă 3 cụng nhđn bốc xếp hăng lớn Container. Thụng thƣờng, một Container că phớ loại 20. Với con số lớn nhƣ vậy thỡ việc vận chuyển sẽ vất vả đối với cụng nhđn. Do đú, muốn tăng năng suất trong việc vận chuyển hăng vă giảm bớt sự vất vả cho cụng nhđn, Cụng ty cú thể bố trớ thớm đội ngũ cụng nhđn hoặc cơ giới hoõ để vận chuyển hăng vừa tiết kiệm đƣợc thời gian vă cụng sức trong việc vận chuyển . Chẳng hạn, Cụng ty cú thể sử dụng xe rựa chạy bằng ắc quy cú cụng nhđn đi theo để điều khiển. Loại xe năy cú thể lăm việc đƣợc trong nhă kho cũng nhƣ ngoăi bời để hăng. Ƣu điểm của loại xe năy lă : cấu tạo đơn giản vă bền, tớnh cơ động cao vă khụng gđy ồn, khụng lăm bẩn mụi trƣờng bảo quản. Nếu Cụng ty sử dụng xe rựa năy thỡ mỗi lần cú thể chất đƣợc 5 hoặc 6 kiện că phớ vă nhƣ thế việc vận chuyển hăng sẽ đƣợc nhanh chúng hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.3. Lựa chọn cõch thức chất xếp hăng văo Container :
Trong quõ trỡnh bốc dỡ vă vận chuyển, Container vă hăng hoõ khụng trõnh khỏi phải gõnh chịu cõc lực tõc động từ bớn ngoăi. Do đú để trõnh những rủi ro cú thể xảy ra đối với Container vă hăng hoõ, khi xếp hăng văo Container, cụng nhđn thực hiện việc chất xếp cần lƣu ý những điểm sau:
- Việc vận chuyển Container cú đƣợc an toăn hay khụng tuỳ thuộc chủ yếu văo việc xếp hăng chớnh xõc, bất di bất dịch vă việc phđn đều về trọng lƣợng. Vỡ thế, cụng nhđn cần phải lƣu ý phđn bổ hăng đều trớn mặt săn sao cho trọng tđm của hăng phải đặt ở chớnh giữa Container. Sau khi xếp hăng xong, cụng nhđn cần chằng buộc hăng hoõ cẩn thận trong lỳc vận chuyển.
- Việc chất xếp cõc loại că phớ sao cho thuận lợi trong khđu kiểm ra Hải quan. - Cố gắng sắp xếp cho khoảng trống khụng thể trõnh đƣợc trong đống hăng nằm dọc theo đƣờng tđm của Container, khụng để ở bớn thănh nhằm hạn chế việc dịch chuyển của hăng hoõ.
- Muốn việc chất xếp hăng văo Container đƣợc tối ƣu, Cụng ty cú thể sử dụng cõch thức chất xếp nhƣ sau:xếp loại că phớ năo ra loại nõy trõnh tỡnh trạng xếp lẫn lộn đến khi bốc hăng sẽ khụng phđn biệt đƣợc loại năo ra loại năo.
-Mặc khõc cần sắp xếp hăng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mă vẫn đảm bảo độ thụng thoõng của container trõnh khụng để thiệt hại đến hăng húa trong container
3.2.4.Hoăn thiện khai bõo hồ sơ hải quan
Thủ tục hải quan lă khđu quan trọng trong xuất khẩu hăng bởi ngƣời xuất khẩu phải tự kớ khai hăng hoõ, thuế suất, giõ tớnh thuế, tự tớnh thuế phải nộp. Để giảm đi những rắc rối trong khđu khai bõo hải quan thỡ cõn bộ giao nhận của Cụng ty phải lập hồ sơ đỳng theo quy định của hải quan. Do đú, Cụng ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yớu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chƣa hoăn thănh thỡ hăng húa chƣa đƣợc giao lớn tău dẫn đến chi phớ lƣu kho, lƣu bời sẽ tăng lớn lăm giảm đi hiệu quả trong cụng tõc giao nhận.
Để khđu khai bõo hải quan hoăn thănh sớm, Cụng ty cần nghiớn cứu, tỡm hiểu kỹ nội dung cõc khoản mục trớn tờ khai hải quan để cú thể điền đỳng vă đầy đủ cõc thụng tin cần thiết. Bởi vỡ, đđy lă khđu đối chứng hăng húa vă chứng từ. Bất cứ xảy ra một sự khụng ăn khớp năo giữa cõc chứng từ hoặc giữa hăng húa vă chứng từ đều gđy ra sự chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vỡ vậy, khi khai bõo cụng ty cần nắm rừ cõc yớu cầu sau để lập đƣợc bộ hồ sơ Hải quan phự hợp.
- Phải khai bõo bằng một loại mực, khụng đƣợc khai bằng mực đỏ, khụng đƣợc tẩy xoõ, sửa chữa … văo tờ khai, nếu cú thỡ phải cú xõc nhận của ngƣời khai Hải quan vă phải đƣợc cõn bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận.
- Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phĩp hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt, cú thể chỳ thớch bằng tiếng nƣớc ngoăi.
- Ngƣời khai phải lă chủ lụ hăng hoặc lă ngƣời đƣợc chủ hăng uỷ nhiệm, phải cú tƣ cõch phõp nhđn, phải ký tớn văo tờ khai vă chịu trõch nhiệm trƣớc phõp luật về tờ khai của mỡnh.
Khi thực hiện cụng việc năy đũi hỏi cõn bộ lập chứng từ khai bõo Hải quan của Cụng ty phải cẩn thận, chớnh xõc vă cú sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết cõc vƣớng mắc phõt sinh. Bớn cạnh đú, cần nắm bắt kịp thời cõc sửa đổi trong vấn đề lăm thủ tục, cú nhƣ vậy mới cú thể lăm tốt cụng việc năy. Từ đú tạo điều kiện rỳt ngắn thời gian giỳp cho việc giao hăng đƣợc nhanh chúng.
Ngoăi ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khđu lăm thủ tục thụng quan xuất khẩu cho hăng húa đƣợc thuận lợi thỡ Cụng ty cần tuyển thớm nhđn viớn cú nghiệp vụ ngoại thƣơng vă trỡnh độ ngoại ngữ khõ để tham gia văo hoạt động giao nhận hăng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lƣợng cụng việc quõ nhiều của nhđn viớn giao nhận tại Cụng ty hiện nay.
Túm lại, việc giao nhận vă thụng quan hăng húa tại cõc cửa khẩu khụng chỉ lă nguyớn tắc truyền thống mă cũn chiếm nhiều cả về thời gian vă khối lƣợng hăng húa xuất khẩu trong quõ khứ cũng nhƣ hiện tại đối với Việt Nam núi chung vă của Cụng ty núi riớng. Tuy nhiớn, trong những năm gần đđy cụng tõc quản lý Nhă nƣớc về Hải quan đối với cõc hăng húa xuất khẩu đờ cú nhiều thay đổi theo chiều hƣớng thụng thoõng, đõp ứng cho lƣu lƣợng hăng húa ngăy căng tăng lớn. Do đú, trong tƣơng lai khụng xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật mõy vi tớnh trớn qui mụ rộng cho việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại húa cõc thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lƣu thụng hăng húa. Do vậy đũi hỏi nhđn viớn phụ trõch cụng việc năy của Cụng ty phải cú những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thănh thạo vă chuyớn mụn hoõ cao cõc cụng tõc liớn quan đến cõc khđu thủ tục trong giao nhận hăng húa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sút cú thể xảy ra.
3.2.5.Hoăn thiện khđu lập chứng từ sau khi giao hăng
3.2.5 1. Những vấn đề Cụng ty cần quan tđm khi thiết lập bộ chứng từ thanh toõn:
Trong quõ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu núi chung vă cụng tõc giao nhận hăng xuất khẩu núi riớng, việc lập chứng từ đúng vai trũ rất quan trọng xuyớn suốt bắt đầu từ khđu lăm thủ tục thụng quan xuất khẩu cho hăng húa cho đến khi hoăn thănh bộ chứng từ thanh toõn vă nhận đƣợc tiền hăng từ ngđn hăng. Tuy nhiớn trong thực tế chớnh khđu quan trọng năy lại lă khđu rất dễ mắc sai sút, đặc biệt khi hăng xuất khẩu đƣợc thanh toõn theo phƣơng thức tớn dụng chứng từ (L/C). Điều năy cú thể dẫn đến việc kĩo dăi thời gian giao hăng cho ngƣời mua vă nhất lă bị ngƣời mua từ chối thanh toõn hoặc thanh toõn chậm. Vỡ thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt lă bộ chứng từ thanh
toõn, Cụng ty cần phải quan tđm đến những yớu cầu sau để hạn chế đƣợc những sai sút vă đƣợc ngđn hăng chấp nhận trả tiền hăng nhanh chúng gúp phần tạo nớn thănh cụng trong hoạt động giao nhận của Cụng ty:
- Việc thiết lập cõc chứng từ đũi hỏi phải cú sự cẩn thận, chớnh xõc vă sự am hiểu