Đối với cụng ty thƣờng sử dụng cõch thức giao hăng nguyớn container. Với cõch thức năy, cụng ty rất khú chủ động trong việc giao hăng cũng nhƣ cần cú số lƣợng hăng lớn để giao một lần. Tuy nhiớn việc giao nhận hăng nguyớn container lại tiết kiệm đƣợc chi phớ do khụng phải gởi nhiều lần vă việc giõm sõt quõ trỡnh đúng hăng văo cũng khụng bị hạn chế do phđn tõn nhiều lần.
2.4.2..Trỡnh tự thực hiện hoạt động giao hăng theo cõc điều kiện cơ sở giao hăng:
2.4.2.1.Khi cụng ty xuất theo điều kiện CFR:
Phƣơng thức năy thƣờng đƣợc sử dụng khi giao dịch với cõc đối tõc Chđu Â. Đđy lă phƣơng phõp tớch cực trong việc tăng thớm thu ngoại tệ vă trỡnh độ nghiệp vụ của cõc cõn bộ thực hiện cụng tõc giao nhận hăng că phớ xuất khẩu của cụng ty.
Trỡnh tự thực hiện hoạt động vận tải vă giao nhận hăng theo điều kiện CFR đƣợc tiến hănh nhƣ sau:
a. Chuẩn bị hăng hoõ:
Để đảm bảo hăng hoõ đƣợc chuẩn bị đỳng theo yớu cầu của hợp đồng, cụng ty sẽ triển khai thu mua nguyớn liệu theo size, cỡ của hợp đồng vă tổ chức chế biến. Đđy lă khđu đầu tiớn vă cũng rất quan trọng vỡ nú sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu cú tiến hănh tốt hay khụng, giao hăng cú đỳng hạn khụng vă điều quan trọng hơn cả lă nú quyết định đến phần lợi nhuận mă cụng ty cú thể đạt đƣợc. Cụng ty cũng cú thể đặt gia cụng từ cõc đơn vị khõc để đảm bảo tiến độ giao hăng theo hợp đồng trong trƣờng hợp số lƣợng đặt hăng lớn trong thời gian ngắn. Cụng tõc chuẩn bị hăng luụn đƣợc tiến hănh khẩn trƣơng nhƣng cũng khụng kĩm phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hăng vừa thoả mờn đƣợc cõc yớu cầu mă hợp đồng đề ra. Đối với cụng ty, chƣa thực sự cú đƣợc chỗ đứng vững chắc trớn thƣơng trƣờng, do đú cụng tõc chuẩn bị hăng
xuất khẩu rất đƣợc cụng ty chỳ trọng vỡ ngoăi mục tiớu lợi nhuận cụng ty cũn coi trọng uy tớn để tạo đƣợc niềm tin nơi bạn hăng.
b. Tổ chức chuyớn chở hăng vă kớ hợp đồng vận tải:
Đi đụi với việc tớch cực chuẩn bị hăng hoõ, cụng ty đồng thời tiến hănh liớn hệ vă tỡm hiểu thụng tin để lựa chọn hờng tău cú lịch trỡnh vă cƣớc phớ phự hợp nhất để kớ hợp đồng vận tải. Khi lựa chọn thƣờng dựa văo những yếu tố: thiết bị của hờng tău, dịch vụ, lịch trỡnh, giõ cƣớc thuớ tău vă cõc yếu tố khõc. Đđy lă cụng tõc quan trọng nú khụng những quyết định đến kết quả xuất khẩu mă cũn quyết định đến uy tớn của cụng ty. Sau khi hăng đờ chuẩn bị xong, nếu cụng ty đúng hăng tại kho riớng của mỡnh thỡ yớu cầu hờng tău cung cấp vỏ Container vă đến nhận vỏ Container rỗng tại bời Container khi đƣợc hờng tău thụng bõo. Địa điểm nhận Container lă kho Container của hờng tău. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhđn viớn cụng ty kiểm tra một cõch kĩ lƣỡng Container. Nếu Container khụng đảm bảo cõc thụng số kĩ thuật vă an toăn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyớn chở hăng hoõ thỡ bõo ngay với hờng tău để xin đổi vỏ Container khõc. Chi phớ vận chuyển Container rỗng về cụng ty lă do cụng ty thanh toõn. Trong trƣờng hợp cụng ty giao hăng tại cõc cảng khõc thỡ phải thuớ xe chuyớn dung chở hăng vă bời Container ở cảng để giao hăng.
Cụng tõc thuớ tău chuyớn chở mặt hăng că phớ xuất khẩu a. Phƣơng thức thuớ tău õp dụng tại cụng ty:
Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hăng lă C&F thỡ quyền thuớ tău vận tải thuộc về cụng ty. Để thực hiện cụng tõc năy một cõch thuận lợi vă hiệu quả, cụng ty đờ lựa chọn phƣơng thức thuớ tău chợ.
Phƣơng thức thuớ tău chợ khụng đũi hỏi hai bớn phải tiến hănh kớ kết hợp đồng chuyớn chở mă chỉ tuđn theo những điều khoản đờ quy định sẵn trong B/L của hờng tău nớn khụng yớu cầu cao về trỡnh độ nghiệp vụ của nhđn viớn thực hiện cụng tõc thuớ tău.
Hơn nữa trong phƣơng thức thuớ tău chợ, do sự cạnh tranh giữa cõc hờng tău trớn thị trƣờng thuớ tău nớn cụng ty thƣờng xuyớn nhận đƣợc lịch trỡnh tău chạy, biểu cƣớc của cõc hờng tău, giỳp cho cụng ty chủ động trong việc thuớ tău, thủ tục thuớ tău đơn giản nhanh chúng. Cụng ty cú thể định trƣớc thời gian giao hăng cũng nhƣ cú thể tớnh toõn đƣợc chi phớ vận tải trƣớc khi kớ kết cõc điều khoản của hợp đồng mua bõn dựa theobiểu cƣớc đờ quy định sẵn của cõc hờng tău.
Đồng thời cụng ty cũng thấy đƣợc nhƣợc điểm của thuớ tău chuyến lă giõ cƣớc trớn thị trƣờng thƣờng xuyớn biến động, nếu khụng nắm vững tỡnh hỡnh thị trƣờng thuớ tău
cụng ty rất dễ bị động hoặc buộc phải thuớ với giõ cƣớc đắt, vă nghiệp vụ thuớ tău chuyến lại khõ phức tạp, đũi hỏi nhiều thời gian giao dịch, đăm phõn.
Vỡ vậy sau khi xem xĩt cõc ƣu điểm vă nhƣợc điểm cuả hai phƣơng thức thuớ tău lă thuớ tău chợ vă thuớ tău chuyến mă cụng ty đờ quyết định chọn phƣơng thức thuớ tău chợ để õp dụng trong hầu hết cõc hợp đồng xuất khẩu của cụng ty.
b. Trỡnh tự thực hiện cụng tõc thuớ tău chuyớn chở hăng că phớ xuất khẩu tại cụng ty:
Việc thuớ tău đƣợc thực hiện theo trỡnh tự cõc cụng việc sau:
Cõn bộ thực hiện nghiệp vụ thuớ tău tiến hănh tỡm hiểu cõc hờng tău thụng qua cõc tạp chớ, bõo kinh tế vă cõc phƣơng tiện thụng tin đại chỳng khõc. Liớn hệ với hờng tău cú lịch trỡnh chạy qua cõc cảng giao hăng theo hợp đồng xuất khẩu của cụng ty. Sau đú hờng tău sẽ gởi cho cụng ty lịch trỡnh vă biểu cƣớc mới.
Sau khi tỡm hiểu về lịch trỡnh tău chạy, giõ cƣớc mă cõc hờng tău cung cấp, cụng ty tiến hănh lựa chọn vă quyết định thuớ tău của hờng tău thớch hợp.
Sau khi đờ lựa chọn đƣợc hờng tău thớch hợp, cụng ty vă hờng tău thống nhất với nhau về cõc điều khoản thuớ, cho thuớ vă cõc điều khoản khõc, thƣờng lă một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ vă vận chuyển, cụng việc năy thƣờng đƣợc thực hiện bằng diện thoại. Cõc điều khoản cú thể đƣợc õp dụng theo những thỏa thuận trong cõc hợp đồng vận tải trƣớc nếu hợp đồng xuất khẩu khụng cú gỡ thay đổi về điều kiện vận tải. Sau đú, cụng ty tiến hănh kớ Booking note với đại lý hờng tău. Việc kớ Booking note đƣợc tiến hănh trƣớc ngăy bốc hăng lớn tău từ 5-7 ngăy.
Thụng qua cụng tõc lựa chọn hờng tău tại cụng ty ta thấy đƣợc những cõi ƣu vă những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc cụng ty đƣa ra cõc tiớu thức để đõnh giõ lựa chọn hờng tău lă hoăn toăn hợp lớ, vỡ nhƣ vậy sẽ giỳp cho việc lựa chọn hờng tău diễn ra nhanh chúng vă cú những căn cứ để đõnh giõ chớnh xõc về hờng tău mă mỡnh đờ lựa chọn, từ đú cú thể hạn chế đƣợc những khoản chi phớ phõt sinh trong quõ trỡnh chuyớn chở. Bớn cạnh đú cũn cú mặt hạn chế, đú lă quan hệ của cụng ty với cõc hờng tău chƣa đƣợc thƣờng xuyớn lắm, do đú, cụng ty vẫn chƣa đƣợc hƣởng những ƣu đời đặc biệt của cõc hờng tău dănh cho những khõch hăng truyền thống. Ngoăi ra cũng vỡ lớ do năy mă cụng tõc thuớ tău cũn chiếm nhiều thời gian, lăm giảm hiệu quả của việc giao hăng.
c. Lăm thủ tục hải quan vă cõc chứng từ xuất khẩu:
Đđy lă cụng việc rất quan trọng, khõ phức tạp vă khú khăn, đũi hỏi phải tiến hănh một cõch cẩn thận để trõnh sai sút. Cụng ty thƣờng cố gắng tiến hănh cụng việc năy
Lựa chọn hờng tău Kớ Booking note Liớn hệ với cõc hờng tău
sớm để chủ động bảo đảm đƣợc tiến độ giao hăng xuất khẩu phũng khi cú khú khăn nảy sinh.
Bộ tờ khai đăng kớ hải quan gồm cú: -3 tờ khai hải quan.
-1 bảng kớ hăng hoõ. -Hợp đồng thƣơng mại.
-Giấy phĩp xuất khẩu (nếu cú).
-Đơn xin đăng kiểm hăng xuất khẩu nếu muốn lăm đăng kiểm hăng ngoăi giờ. Đđy lă cõc chứng từ rất quan trọng vă cần thiết phục vụ cho việc giao hăng. Nếu cõc chứng từ năy đƣợc lập chớnh xõc, đỳng theo yớu cầu của hợp đồng thỡ việc giao hăng sẽ thuận lợi. Tuy nhiớn, trong việc lập cõc chứng từ núi trớn lỗi mă cụng ty thƣờng mắc phải lă cú sự thiếu xút, hồ sơ xuất xuất khụng đỳng cơ cấu, vỡ vậy cụng ty cần cố gắng khắc phục để việc giao hăng đƣợc thực hiện đỳng tiến đụ. Song song lă cụng việc kiểm hoõ hăng xem cú đỳng về số lƣợng vă kiểm tra chất lƣợng bớn ngoăi của hăng cú phự hợp với mờ hăng nhƣ cụng ty đờ khai bõo hay khụng.
d. Đúng hăng văo Container:
Sau khi kiểm tra Container, cụng ty sẽ tổ chức xếp hăng văo Container. Việc đúng hăng văo Container theo cõch thức năo lă phụ thuộc văo loại hăng đƣợc vận chuyển. Thụng thƣờng, hăng hoõ của cụng ty đƣợc đúng văo thựng carton, răng dđy buộc cẩn thận, bớn ngoăi thựng cú ghi loại hăng, chất lƣợng, số lƣợng, qui cõch cấp đụng. Việc bốc xếp hăng văo Container ở kho của cụng ty thỡ do nhđn viớn của cụng ty thực hiện. Cũn đối với trƣờng hợp giao hăng tại bời Container của cảng, cụng việc năy cú thể do nhđn viớn của cụng ty hoặc nhđn viớn của cảng thực hiện. Tuy nhiớn, cụng ty thƣờng sử dụng nhđn viớn của mỡnh trong hầu hết cõc trƣờng hợp do sự khõc biệt về mức độ trõch nhiệm vă sự am hiểu về hăng hoõ bốc xếp giữa nhđn viớn trong vă ngoăi cụng ty. Nhđn viớn của cụng ty thƣờng thụng thạo về việc bốc xếp hăng hoõ của cụng ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hăng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hăng đƣợc tiến hănh lăm sao mă chiều cao của chồng thựng carton khụng vƣợt quõ vạch đỏ kẻ gần trần Container. Đđy lă một qui định bắt buộc nhằm đảm bảo an toăn cho Container . Việc xếp hăng đƣợc giõm sõt bởi thủ kho, đại diện cụng ty, đại diện hờng tău, cõn bộ hải quan vă nhđn viớn cảng vụ (nếu giao hăng tại cảng).
Nhỡn chung, cụng tõc đúng hăng văo Container đƣợc cụng ty thực hiện tƣơng đối tốt, cụng ty luụn tuđn thủ cõc nguyớn tắc khi xếp hăng văo Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiớn, mức hƣ hỏng, tổn thất của cụng ty do lỗi đúng gúi hăng hoõ vẫn chiếm tỷ lệ trớn 1%. Vỡ vậy cụng ty cần quan tđm hơn nữa trong cụng tõc đúng gúi hăng hoõ chẳng hạn nhƣ thiết kế bao bỡ sao cho tận dụng tối đa khoảng trống
cho phĩp trong Container mă vẫn đảm bảo nguyớn tắc xếp hăng, cần thiết kế bao bỡ sao cho khi xếp hăng, hăng hoõ khụng bị dẹp. Ngoăi ra cụng ty phải nđng cao nghiệp vụ xếp hăng văo Container để vừa tận dụng khoảng trống vừa hạn chế hăng hoõ va chạm đảm bảo chất lƣợng tốt khi đến tay của khõch hăng.
e. Giao nhận hăng với hờng tău vă lấy B/L:
Khi hăng hoõ đờ đƣợc đúng văo Container lỳc năy hải quan sẽ tiến hănh kẹp chỡ, niớm phong Container lại, đồng thời cụng ty cũng tiến hănh kẹp seal. Sau đú trớn cơ sở số lƣợng hăng thực tế đúng văo Container, nhđn viớn hải quan sẽ ghi biớn bản tờ khai vă kớ. Hăng sẽ đƣợc giao cho tău dƣới sự giõm sõt của đại diện hải quan.
Sau khi hoăn tất cõc cụng việc trớn, cụng ty sẽ tiến hănh lăm thủ tụcvới cảng vă đúng cõc loại phớ, đồng thời hoăn tất thủ tục với hờng tău để lấy Clean B/L (vận đơn hoăn hảo) để hoăn thănh bộ chứng từ.
f. Thụng bõo cho người mua về kết quả giao hăng:
Sau khi hăng hoõ đờ đƣợc giao, cụng ty nhận đƣợc vận đơn từ hờng tău vă sẽ thụng bõo tỡnh hỡnh hăng hoõ vă kết quả giao hăng cho ngƣời mua. Việc thụng bõo đƣợc thực hiện bằng fax hoặc điện thoại với nội dung sau:
+Ngăy giao hăng. +Tớn tău chuyớn chở.
+Chi tiết, đặc điểm hăng đƣợc giao. +Ngăy phõt hănh B/L.
+Ngăy dự kiến tău đến cảng đớch. +Giõ trị lụ hăng.
g. Thanh toõn cước phớ vă chi phớ xếp dỡ:
Cụng ty thƣờng sử dung 2 loại Container cú kớch thƣớc nhƣ sau: Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m
Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m
Cƣớc phớ Container sẽ đƣợc tớnh theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao gồm cƣớc phớ cho chặng vận tải chớnh vă cƣớc vận chuyển nội địa. Trong đú, cƣớc phớ vận tải nội địa bao gồm chi phớ vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho của cụng ty...) vă chi phớ vận chuyển Container hăng từ cụng ty ra cảng. Nếu cụng ty giao hăng tại kho thỡ chi phớ thanh toõn cho hờng tău bao gồm: Cƣớc phớ chặng chớnh, chi phớ nđng, hạ Container, lớn xuống xe, chi phớ kĩo Container từ bời về kho của cụng ty vă ngƣợc lại.
Nếu cụng ty giao hăng tại bời Container thỡ chi phớ thanh toõn cho hờng tău chỉ bao gồm cƣớc phớ chặng chớnh, cũn nếu uỷ quyền cho hờng tău lăm luụn vận tải nội địa thỡ thớm cƣớc phớ vận tải nội địa. Cõc khoản chi phớ năy sẽ đƣợc thanh toõn cho hờng tău
sau khi tău đi bằng cõch chuyển khoản qua ngđn hăng hoặc cú thể trả trƣớc khi tău chạy tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bớn.
Chi phớ xếp dỡ hăng đƣợc tớnh nhƣ sau:
-Nếu cụng ty giao hăng đủ nguyớn Container cụng ty sẽ trả chi phớ bốc xếp cho nhđn viớn Container khi thực hiện cụng việc năy.
-Nếu cụng ty giao hăng với số lƣợng ớt, khụng đủ chứa đầy một Container thỡ phải tiến hănh vận chuyển đến bời CFS để nhđn viớn cảng đúng văo Container vă cụng ty sẽ thanh toõn chi phớ xếp dỡ cho nhđn viớn của cảng.
h. Giõm sõt quõ trỡnh vận chuyển vă ghi nhận tổn thất nếu cú --- → khiếu nại:
Việc giõm sõt quõ trỡnh vận chuyển vă ghi nhận tổn thất hầu nhƣ khụng cú xảy ra, bởi vỡ cụng ty thƣờng sử dụng phƣơng thức thanh toõn bằng L/C khụng huỷ ngang do vậy khi đờ hoăn thănh nghĩa vụ giao hăng của mỡnh với hờng tău lă đờ chắc chắn thu đƣợc tiền hăng nớn khđu năy hầu nhƣ khụng đƣợc cụng ty quan tđm trừ khi cú yớu cầu của ngƣời mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hờng tău.
i. Hoăn thănh bộ chứng từ thanh toõn:
Khi nhận đƣợc vận đơn hoăn hảo, cụng ty sẽ tiến hănh hoăn tất mọi thủ tục cú liớn quan để thănh lập bộ chứng từ đầy đủ theo đỳng yớu cầu trong L/C vă gởi đến ngđn hăng để đƣợc thanh toõn.
Bộ chứng từ thanh toõn bao gồm cõc chứng từ sau: +Hoõ đơn thƣơng mại.
+Hối phiếu. +Bill of Lading.
+Giấy chứng nhận xuất xứ. +Phiếu đúng gúi.
+Giấy chứng nhận kiểm dịch.
2.Giao hăng theo điều kiện FOB:
+ FOB: Giao hăng bao hoặc thổi văo container tại bời cảng hoặc tại kho riớng rồi đƣa container ra cảng để xếp lớn tău …Ngƣời mua lă khõch ngoại cú trõch nhiệm mua bảo hiểm cho hăng húa sau khi ngƣời bõn giao hăng qua lan can tău ( ngƣời bõn miễn trõch khi hăng đờ lớn boong tău )..
Quy trỡnh giao hăng FOB: Sau khi nhận hƣớng dẫn giao hăng của khõch nƣớc nƣớc ngoăi, ngƣời xuất khẩu lăm hƣớng dẫn cho nhă cung ứng giao hăng theo chỉ định: quy cõch chất lƣợng, bao bỡ, cơ quan giõm định , địa điểm vă thời gian giao hăng. Ngƣời xuất khẩu liớn hệ với hờng tău( khõch nƣớc ngoăi chỉ định vă trả trƣớc) lấy Booking Note vă xin lệnh cấp cont, kĩo cont về địa điểm tập kết hăng để đúng hăng ( mẫu phải đƣợc khõch ngoại chấp nhận trƣớc khi đúng hăng), đếm vă cđn hăng
100%, sau khi đúng hăng mời cơ quan khử trựng phun khử trựng văo cont. Cont đúng xong đƣa văo bời xuất để đƣa lớn tău. Ngay sau khi tău chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L vă lăm bộ chứng từ giao hăng trỡnh cho khõch ngoại để thanh toõn.