IV. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong
3.Phân công và phối hợp trong xây dựng và thực hiện kế hoạch
Với tình hình thực tế của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư là một doanh nghiệp còn non trẻ và lại kinh doanh trong lĩnh vực còn khá mới mẻ ở nước ta là kinh doanh thương mại kĩ thuật nên cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực cũng như cơ cấu tổ chức còn chưa được hoàn thiện. Công ty chưa có bộ phận chuyên sâu về việc xây dựng kế hoạch do đó để có thể xây dựng được một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện là cả một sự phấn đấu và cố gắng của tất cả các thành viên trong công ty, nhất là phòng kinh doanh, phòng quan hệ khách hàng và đặc biệt là của cả Giám đốc Công ty.
Trong quá trình tiến hành xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, phòng kinh doanh và phòng quan hệ khách hàng tổng hợp tất cả những thông tin từ thị trường cũng như những thông tin từ nội bộ Công ty, phối hợp chặt chẽ với các phòng khác như phòng kĩ thuật, phòng kế toán vì các phòng này đều có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Các phòng ban này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết và thường xuyên tham gia thảo luận, đánh giá đưa ra những quan điểm chung có tính thuyết phục nhất qua đó hình thành nên những chỉ tiêu cụ thể cho một bản kế hoạch kinh doanh.
Cụ thể phòng kế toán chuẩn bị các tài liệu có liên quan như kết quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá của Công ty những năm trước, các báo cáo tài chính thể hiện các chỉ tiêu đạt được về
mặt giá trị hay bảng cân đối kế toán thể hiện nguồn vốn, tài sản , cơ cấu của nguồn vốn kinh doanh. Phòng kĩ thuật chuẩn bị các tài liệu , báo cáo kết quả thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm của năm trước , tổ chức thu thập các yêu cầu , phản hồi từ phía khách hàng trong quá trình lắp đặt , trang bị từ đó tổng hợp ý kiến và báo cáo lên giám đốc công ty.
Các phòng ban, thành viên thuộc công ty trong quá trình làm việc, trong phạm vi trách nhiệm của mình nên tạo ra mối liên hệ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc ,ví dụ như : thu thập cung cấp những thông tin cần thiết cho nhau, bổ sung tham gia đóng góp ý kiến với Giám đốc để giúp công ty tiến hành lập kế hoạch chính xác, có hiệu quả hơn . Vì vậy công ty nên có sự phối hợp nhằm tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung là kinh doanh có hiệu quả . Mặt khác xây dựng chế độ trách nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa các phòng ban nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng , tạo ra bầu không khí làm việc vui vẻ, an toàn
4. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
4.1.Hoàn thiện công tác xác định nguồn hàng
Hiện nay công ty đng có những biện pháp khai thác các sản phẩm tương đối hợp lí .Tuy nhiên công ty vẫn phải tiếp tục nghiên cứu chính sách sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh để từ đó rút ra phương hướng cho công ty có biện pháp ứng phó kịp thời với mọi tình thế. Đối với mặt hàng công nghệ cao của công ty thì chất lượng và giá cả là yếu tố hàng đầu . Với các khách hàng của công ty thì nhu cầu an toàn của họ là trên hết do đó chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà họ sử dụng có đảm bảo được nhu cầu đó hay không sẽ quyết định đến việc tiêu thụ sản phẩm và uy tín của công ty. Vì vậy công ty cần chú ý đến chất lượng của sản phẩm ngay từ khâu nhập hàng về và cả trong khâu lắp đặt, bảo dưỡng. Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng đó là giá cả của sản phẩm . Tuy mặt hàng kinh doanh của công ty còn khá mới mẻ nhưng không phải vì thế mà sự cạnh tranh không cao, hiện nay cũng có khá nhiều các Công ty đang kinh doanh cùng mặt hàng với công ty và hầu hết
đều muôn khẳng định sự có mặt cũng như yếu tố tiên phong của mình trong lĩnh vực sản phẩm công nghệ cao, đặc biệt tại hai thị trường lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho nên chiến lược giá có tầm ảnh hưởng rất lớn đề kết quả tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Nguồn hàng hiện nay của Công ty khá ổn điịnh tuy nhiên toàn bộ sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài nên chịu ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái, thuế nhập khẩu, các chính sách của Nhà nước cho nên cũng tạo ra những thay đổi trong giá sản phẩm đầu vào của Công ty. Để đảm bảo có đủ sản phẩm cung ứng cho thị trường trong kỳ kế hoạch thì Công ty phải củng cố quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp truyền thống như: DATMAX - Hoa kỳ, SATO - Nhật Bản; CIM - Italia; ZEBRA – Hoa Kỳ; SYNTECH INFORMATION - Đài Loan; METROLOGIC INSTRUMENT CORP – Hoa Kỳ; SEIKO EPSPON CORP – Nhật Bản, SONY – Nhật bản; YOUNG SHIN CORP – Hàn Quốc … đồng thời phải nỗ lực và tích cực tìm những đối tác mới đáp ứng yêu cầu để có thể lực chọn được nguồn cung ứng sản phẩm có chất lượng tốt với giá cả phải chăng.
Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm hiểu các đối tác nước ngoài chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ cao như hệ thống quản lý mã vạch, hệ thống an ninh, hệ thống cảnh báo phòng cháy chữa cháy, hệ thống quản lý toà nhà thông minh … Hiện nay việc thực hiện mua hàng theo hợp đồng năm có thuận tiện nhưng cũng có bất lợi là nếu tìm được nguồn hàng tốt, có giá thành rẻ hơn Công ty sẽ không thể khai thác ngay được, mặt khác nếu đối tác cung cấp hàng không đúng như hợp đồng thì sẽ tạo khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng. Vì vậy Công ty nên đa dạng hoá các hình thức mua hàng, đối với các hợp đồng theo năm thì nên áp dụng giá biến động chứ không áp dung giá cố định như hiện nay.
4.2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư cần lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm công nghệ cao cho từng nhóm sản phẩm cụ thể, cho từng khu vực thị trường cụ thể và cho từng cán bộ nghiên cứu thị trường cụ thể tránh tình trạng chồng chéo, tiêu thụ không hiệu quả. Trên thị trường sản phẩm công
nghệ cao do còn mới mẻ và thuộc về lĩnh vực công nghệ thông tin cho nên người tiêu dùng sẽ rất khó trong việc lựa chọn sản phẩm cũng như Công ty cung cấp cho nên Công ty cần có những kế hoạch quảng bá hình ảnh của Công ty đến với người tiêu dùng, làm được điều này thì người tiêu dùng mới tin tưởng và chấp nhận những sản phẩm mới do công ty cung cấp và lắp đặt. Hơn nữa kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thực sự là “ cuộc chạy đua không có đích cuối cùng” nên để nâng cao độ thoả mãn của khách hàng, Công ty phải nghiên cứu triển khai kế hoạch dịch vụ hậu mãi một cách chu đáo. Vì khách hàng trực tiếp của Công ty là các đại lý cấp I và các dự án cho nên để hàng hoá của Công ty tiêu thụ được nhanh chóng thì công ty phải xây dựng cho được một kế hoạch hậu mãi thu hút sự quan tâm của các đại lý cấp I và các chủ dự án để khuyến khích họ đẩy mạnh hàng của công ty xuống các đại lý cấp II, cấp III cũng như tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Bên cạnh những chính sách đã áp dụng như áp dụng mức giá ưu đãi, chế độ bảo hành thường xuyên, định kỳ thì công ty nên áp dụng thêm hình thức giảm giá bán cho những đại lý chỉ bán sản phẩm của Công ty hoặc sản phẩm của Công ty chiếm trên 80% khối lượng hàng hoá mà đại lý đó tiêu thụ, cung cấp đầy đủ, tận tình các tài liệu kĩ thuật để các đại lý có thể hướng dẫn và giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng.
Ngoài ra công ty cũng phải thường xuyên tìm hiểu và phân tích các hình thức tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh để kịp thời đối phó và có biện pháp thay đổi phù hợp với tình hình thức tế nhằm lôi kéo khách hàng đến với sản phẩm của Công ty mình.
5. Hoàn thiện bộ máy xây dựng kế hoạch và công tác cán bộ
Một trong những yếu tố quan trọng nhất, cơ bản nhất góp phần to lớn trong việc tạo ra và tiêu thụ sản phẩm đó chính là nguồn nhân lực. Đây chính là yếu tố quyết định tới sự thành công hay thất bại trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty do đó công ty phải luôn chú trọng và để ý tới chất lượng của nguồn nhân lực. để có thể tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh chính xác và hoàn thiện thì việc tổ chức bộ máy xây dựng kế hoạch và việc tổ
chức công tác cán bộ của Công ty cần phải được chú trọng hơn nũa. Muốn làm được điều đó trước hết công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:
Hình thành nên một bộ máy chuyên về lập kế hoạch, cụ thể là phòng kế
hoạch và thời gian tới công ty có thể bổ sung thêm cán bộ nghiên cứu thị trường, tăng cường công tác giám sát và quản lí, gắn quyền lợi của họ với trách nhiệm mà họ phải thực hiện. Có thể thực hiện việc kiểm tra, sát hạch trình độ và kinh nghiệm của họ nếu tốt thì bổ sung thêm quyền hạn và nhiệm vụ ngược lại Công ty có thể tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cáo trình độ chuyên môn của họ.
Hình thành nên một cơ cấu tổ chức lao đông tối ưu: Cơ cấu tổ chức lao
động tối ưu là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý và nhân viên được bố trí vào các khâu, các bộ phận, các công đoạn một cách cân đối và hợp lý, đảm bảo năng suất lao đông cao, chất lượng tốt quản lý chặt chẽ và có hiệu quả.
- Đảm bảo yếu tố vật chất cho đội ngũ nhân viên: Để đạt được kết quả,
năng suất lương động cao thì người lao động phải được đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, Công ty cần phải tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên, phải có biện pháp tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho người lao động và những điều kiện khác như an toàn lao động và bảo hộ lao động. Ngoài ra Công ty cũng nên sử dụng những yếu tố phi vật chất để khuyến khích người lao động hăng say, nhiệt tình hơn với công việc như quan tâm đến đời sống tình cảm của nhân viên như những món quà vào ngày sinh nhật hay tổ chức những đợt tham quan, nghỉ mát …
- Tạo ra đội ngũ cán bộ tổ chức giỏi: để có một bộ máy cũng như một
tổ chức hoạt động tốt thì người điều hành quản lý có vai trò quyết định. Do vậy, việc đào tạo cán bộ quản lý có trình độ, khả năng, có tinh thần trách nhiệm cao là cần thiết và luôn là vấn đề trọng tâm của Công ty.
II- Biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư
Xây dựng được kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần công việc, phần quyết định chính là việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ngoại trừ kế hoạch được
lập chưa chính xác, còn nhiều chỉ tiêu xa rời thực tế thì hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm sẽ phụ thuộc vào khâu tổ chức thực hiện kế hoạch. Nếu khâu này được thực hiện tốt sẽ đem lại những nhân tố tích cực sau:
- Các đơn vị, thành viên trong công ty sẽ nắm bắt được phần công việc của mình và họ sẽ định hướng biện pháp thực hiện nó sao cho có hiệu quả nhất.
- Toàn bộ hoạt động tiêu thụ của Công ty từ khâu tạo nguồn mua hàng đến dự trữ, hoàn thiện sản phẩm và tổ chức tiêu thụ hàng hoá , cung cấp dịch vụ tất cả đều đã được kế hoạch hướng dẫn.Các đơn vị tổ chức thực hiện sẽ xó biện pháp tốt cho những mục tiêu, nội dung cần đạt được.
- Công ty sẽ kiểm soát và năm bắt được thị trường tiêu thụ hiện tại và cả xu hướng vận động của nó để từ đó có phương hướng và giải pháp để thích ứng với thị trường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngay trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, các thành viên trong công ty sẽ có điều kiện thử thách mình , trình độ năng lực tính sáng tạo của từng thành viên sẽ được bộc lộ một cách chính xác. Luôn có điếu kiện để kiểm tra, đánh giá lại mình đã hoàn thành theo dúng kế hoạch được giao hay chưa, từ đó họ sẽ có xu hướng hoàn thiện mình và điều này rất có lợi cho công ty .
Để thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ,công ty cần phải làm nhưng việc sau:
1. Quán triệt các nội dung cụ thể của kế hoạch đến các bộ phận
Trước khi bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch, Giám đốc Công ty phải quán triệt đầy đủ, sâu sát tư tưởng và nội dung chủ yếu của chiến lược đến các bộ phận liên quan và trong từng thành viên trong công ty. Phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể về phân công và phối hợp trong triển khai thực hiện cũng như trong quy định rõ hiện thời gian hoàn thành các nhiệm vụ . Cụ thể công ty cần tiến hành một số công việc sau :
- Tổ chức một cuộc họp tổng kết báo cáo kết quả kinh doanh năm trước và phổ biến kế hoạch tiêu thụ trong năm nay, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Các đơn vị này phải chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo lại với ban lãnh đạo công ty mọi diễn biến trong quá trình thực hiện và kết quả cuối
cùng công ty có thể dùng hình thức khoán đối với các đơn vị, thúc đẩy họ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
- Các đơn vị, phòng ban sau khi nhận được bản kế hoạch chính thức phải triển khai phổ biến và phân công công việc cho các thành viên trực thuộc.
- áp dụng các hình thức bắt buộc, khuyến khích các thành viên trong từng phòng ban. Mỗi phòng ban này phải luôn chú ý đến mục tiêu mà bản kế hoạch đã đề ra và có trách nhiệm góp phần hoàn thành các mục tiêu đó.
- Tuỳ theo tâm quan trọng và mối liên quan trực tiếp đến kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm của mỗi đơn vị mà tập trung nhấn mạnh những nội dung cụ thể của mỗi đơn vị cần hoàn thành.
- Quản lý và giám sát việc thực hiện kế hoạch:
Trong quá trình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty tuy đã vạch ra những nội dung và chỉ tiêu cụ thể nhưng trong một môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay Công ty sẽ không tránh khỏi những khó khăn trở ngại gây ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành kế hoạch. Những nhân tố phát sinh tiêu cực có thể là do chủ quan hay do khách quan đem lại.
Những nhân tố thuộc chủ quan như sức mạnh về tài chính, nguồn vốn còn thiếu, eo hẹp. Cơ sở hạ tầng, nhà kho còn thiếu chưa đáp ứng được yêu cầu làm giảm khả năng phát triển, có thể làm giảm sút chất lượng, số lượng sản phẩm. Trình độ quản lý và kĩ năng của con người trong từng hoạt động có thể dẫn đến việc chưa phát huy hết khả năng cũng như tính sáng tạo của từng