2.2. Quản lý các hoạt động
2.2.4. Công tác giám sát, kiểm tra các hoạt động
Giám sát, kiểm tra là hoạt động quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý. Đối với lĩnh vực thư viện, để đảm bảo thực hiện những mục tiêu đã đề ra, đồng thời nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý hoạt động cần phải tiến hành công tác kiểm tra một cách thường xuyên, từ đó đánh giá được những điểm mạnh cũng như những tồn tại, hạn chế và đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời.
Trong những năm qua, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã rất quan tâm, chú trọng tới cơng tác kiểm tra và duy trì hoạt động này một cách thường xuyên dưới nhiều hình thức.
Thư viện tỉnh Quảng Ninh với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan chuyên môn về lĩnh vực thư viện đã thường xuyên khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống thư viện công cộng trên địa bàn tỉnh, từ đó tham mưu cho lãnh đạo Sở Văn hóa và Thể thao, phối hợp với phịng Phịng Nghiệp vụ văn hóa và Gia đình tổ chức các đợt khảo sát, kiểm tra thực tế các hoạt động của hệ thống thư viện cơng cộng trên địa bàn tồn tỉnh. Thơng qua đó giúp các nhà quản lý kịp thời đưa ra những định hướng, chỉ đạo phù hợp với tình hình thực tế, khắc phục những tồn tại, phát huy những điểm mạnh để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của hệ thống thư viện trên toàn tỉnh.
Đối với các toàn bộ hoạt động tại Thư viện, Thư viện tỉnh Quảng Ninh cũng rất chú trọng tới cơng tác kiểm tra và duy trì thường xun hoạt động này thơng qua Ban Thanh tra nhân dân. Ban Thanh tra nhân dân Thư
viện tỉnh thực hiện những nhiệm vụ sau: Giám sát, kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ công tác năm của đơn vị; Giám sát việc sử dụng kinh phí hoạt động từ nguồn ngân sách nhà nước, sử dụng các quỹ, chấp hành chế độ quản lý tài chính, tài sản và cơng cụ tự kiểm tra tài chính của đơn vị; Giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan; Giám sát việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, viên chức và người lao động theo quy định của pháp luật; Tiếp nhận các ý kiến của CBVC-NLĐ kịp thời phản ánh với Ban Giám đốc, Ban chấp hành Cơng đồn cơ sở.
Đối với công tác chuyên môn nghiệp vụ, Ban Giám đốc Thư viện kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của CBVC-NLĐ thông qua kế hoạch công tác, kết quả thực hiện nhiệm vụ và chỉ tiêu đạt được của từng cá nhân và tập thể.
Đối với từng hoạt động chuyên môn cụ thể, việc giám sát, kiểm tra được phân công trực tiếp cho lãnh đạo các phòng và thực hiện như sau:
Giám sát, kiểm tra hoạt động bổ sung và xử lý tài liệu:
Việc giám sát và kiểm tra trong suốt quy trình bổ sung vốn tài liệu do Ban Giám đốc thực hiện. Công tác này được thực hiện từ đầu quy trình bổ sung đến kết thúc quy trình, với sự phối hợp từ phịng Nghiệp vụ, phịng HCTH. Khi có sự sai lệch trong cơng tác bổ sung, sẽ có sự chỉ đạo và quyết định điều chỉnh kịp thời.
Tập thể viên chức, người lao động phòng Nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện các quy trình xử lý nghiệp vụ tài liệu dưới sự giám sát, điều hành của lãnh đạo phịng. Lãnh đạo phịng có trách nhiệm kiểm tra và đưa ra những quyết định điều chỉnh đối với những sai sót trong q trình xử lý tài liệu, báo cáo tiến trình xử lý nghiệp vụ, những vấn đề phát sinh hoặc đề xuất ý kiến liên quan đến cơng tác xử lý tài liệu với Phó Giám đốc Thư viện phụ trách nghiệp vụ.
Giám sát, kiểm tra hoạt động thông tin tuyên truyền:
Trưởng phòng TTTM&PTCS chịu trách nhiệm theo dõi và điều hành, kiểm tra trực tiếp các hoạt động trong quá trình tổ chức thực hiện và tham mưu, đề xuất, báo cáo kịp thời với Phó Giám đốc phụ trách về các vấn đề phát sinh cũng như kết quả sau khi hồn thành cơng việc.
Giám sát, kiểm tra hoạt động phục vụ bạn đọc:
Phịng HCTH có nhiệm vụ giám sát, trực tiếp điều hành hoạt động cấp thẻ. Đồng thời tổng hợp và báo cáo tình hình cấp thẻ định kỳ vào cuối tháng cho Ban Giám đốc. Kế tốn phối hợp cùng Phụ trách Phịng HCTH theo dõi, kiểm tra, tổng hợp về mặt tài chính số lệ phí, tiền cược thu được hàng tháng cũng như số tiền hoàn trả bạn đọc khi bạn đọc trả thẻ.
Thủ thư phụ trách các phòng đọc, mượn, thiếu nhi, đa phương tiện trực tiếp thực hiện các khâu trong quy trình mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc, đồng thời báo cáo các nội dung thực hiện cho trưởng phòng CTBĐ trong từng tuần. Trưởng phòng CTBĐ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về mọi hoạt động liên quan đến công tác này và tổng hợp, báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc vào cuối tháng. Giám sát, kiểm tra và phát hiện kịp thời các vấn đề cần điều chỉnh trong quá trình tổ chức phục vụ, đồng thời tham mưu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này trình Ban Giám đốc xem xét và quyết định.
Giám sát, kiểm tra hoạt động phát triển văn hóa đọc cơ sở:
Phịng TTTM&PTCS có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tồn bộ q trình triển khai hoạt động cũng như kết quả đạt được tới Ban Giám đốc, đồng thời trực tiếp điều hành hoạt động và có những tham mưu, đề xuất kịp thời khi gặp những vướng mắc, phát sinh trong q trình thực hiện. Phó Giám đốc Thư viện phụ trách giám sát tồn bộ hoạt động, tiếp nhận báo cáo và đưa ra những quyết định cần thiết khi có vấn đề cần giải quyết.
Giám sát, kiểm tra hoạt động ứng dụng CNTT
Ban Giám đốc phê duyệt các nội dung, kế hoạch và lộ trình ứng dụng CNTT. Trưởng phòng Nghiệp vụ, cán bộ phụ trách bộ phận tin học có trách nhiệm kiểm tra, giám sát toàn bộ các hoạt động cụ thể và báo cáo kịp thời kết quả cũng như đề xuất giải pháp khi có vấn đề phát sinh trong q trình ứng dụng CNTT cho Ban Giám đốc bằng văn bản. Trong quá trình thực hiện, khi xảy ra lỗi, trưởng phịng Nghiệp vụ có trách nhiệm liên hệ với các đơn vị hợp tác như: Công ty VDOC, CMC,… để phối hợp, xử lý kịp thời.
Duy trì thường xuyên hoạt động giám sát, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ giúp Ban Giám đốc đánh giá chính xác và khách quan hơn hiệu quả hoạt động cũng như năng lực, chuyên môn của từng cá nhân và tập thể, từ đó kịp thời nắm bắt được những tồn tại hạn chế để đưa ra các hướng đi đúng đắn và phù hợp.