3.1.1 Chọn cơng cụ RPA phù hợp.
Có nhiều cơng cụ RPA trên thị trường hiện tại để chế tạo robot phần mềm, nhưng mọi cơng cụ đều khơng có khả năng và tính thân thiện với người dùng để thực hiện quá trình RPA lâu dài. Vì vậy, tốt hơn hết chúng ta nên chọn một trong những cơng cụ tự động hóa hàng đầu như: Automation Anywhere, UiPath or BluePrism ...vv. Các tính năng mới được thêm vào các cơng cụ của họ thường xun Vì tính cạnh tranh của các cơng cụ này. Đừng quyết định sử dụng công cụ
nào bằng giá cả, hãy cân nhắc về khả năng mở rộng và kinh nghiệm trong ngành của từng cơng cụ đó.
3.1.2 Chọn Quy trình phù hợp để bắt đầu RPA
Mọi người nên bắt đầu hành trình RPA với quy trình dễ dàng nhất. Trong giai đoạn đầu của RPA, không ai có ý tưởng về những gì đang diễn ra vì vậy nó cần phải bắt đầu với một quy trình đơn giản và tiến lên với những quy trình phức tạp.
3.1.3 Các ứng dụng được kiểm soát
RPA cần được thực hiện trên các ứng dụng được kiểm sốt có quyền kiểm soát đối với khách hàng. Khi các ứng dụng đó thay đổi và quy trình RPA cũng có thể được căn chỉnh và thay đổi.
3.1.4 Quan tâm đến khách hàng / Đội ngũ
Xác định người dùng doanh nghiệp và người dùng CNTT, những người quan tâm đến hành trình RPA, họ không sợ mất việc và tin rằng Chuyển đổi kỹ thuật số có thể giúp họ có được vị trí tốt hơn trong cùng một tổ chức. Nếu người dùng doanh nghiệp sẽ đưa ra tất cả các loại tình huống để đưa ra lựa chọn đúng đắn, thì điều đó sẽ giúp quy trình RPA thành cơng nhất
3.1.5 Kế hoạch dự án phù hợp với ngày bắt đầu RPA và ngày phát hànhtrực tiếp trực tiếp
RPA khơng hồn tồn chỉ cắm và chạy, nó liên quan đến Khám phá, Thiết lập hồng ngoại, Logic kinh doanh, Thiết kế, Phát triển, Kiểm tra, Dàn dựng, Triển khai
& Hỗ trợ. Nhiều nhóm liên quan, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn kế hoạch dự án với Jira, SP hoặc bất kỳ công cụ quản lý dự án nào, để theo dõi, tn theo mơ hình RACI và đảm bảo tuân theo phương pháp dự đốn thay vì phương pháp thích ứng.
3.1.6 Hỗ trợ trực tiếp và Hỗ trợ mở rộng
Đảm bảo, nhà phát triển RPA và nhóm hỗ trợ RPA có kết nối tốt và tham gia ngay từ đầu dự án. Vì vậy, trong giai đoạn đầu, sẽ mất ít thời gian hơn để xác định
các vấn đề cho nhóm hỗ trợ vì họ có kết nối tốt. Chúng ta có thể đạt được điều này với đội CoE phù hợp.
3.1.7 Bộ phận riêng biệt để tái thiết kế quy trình kinh doanh RPA
Tái thiết kế quy trình kinh doanh và triển khai RPA nên thuộc hai nhóm khác nhau. Giống như Maker và checker. Vì vậy, lý tưởng nhất là có hai nhóm nhưng có sự đồng bộ và hiểu biết tốt, điều đó sẽ giúp cải thiện tình hình và khách hàng sẽ nhận được 100% lợi ích thơng qua RPA hoặc tái thiết kế.
3.2 Ngồi ra chúng ta nên tìm lời khun từ các bộ phận sau: a. Đội CNTT và phịng kinh doanh
Các nhóm CNTT nên được tư vấn trước khi xây dựng lộ trình cho giải pháp RPA. Bộ phận CNTT sẽ đóng vai trị là đầu mối giữa các đội, cả nội bộ và bên ngoài, khi cần thiết. CNTT cũng sẽ biết liệu có các vấn đề tích hợp trong tương lai với các hệ thống hiện có hay khơng. Nếu cơng ty đã triển khai RPA, CNTT nên kết hợp cả hai khái niệm, học hỏi từ việc triển khai RPA trước đó. Bên cạnh đó, cần hồn thành sự hợp tác giữa nhóm CNTT và Kinh doanh. Hành trình RPA cần tiến tới sự hợp tác với cả nhóm kinh doanh và nhóm CNTT. Nhóm CNTT sẽ chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng và phát triển. Nhóm kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về quy trình và thử nghiệm bot.
b. Dữ liệu và phân tích
Dữ liệu và phân tích được bao gồm trong hầu hết các chương trình quản lý và bot có thể tạo ra lượng dữ liệu đáng kể. Nếu có liên quan đến phân tích ngay từ đầu, thì các quyết định quan trọng được đưa ra dựa trên dữ liệu có giá trị do bot tạo ra chứ khơng phải thơng tin chẩn đốn thu được từ hầu hết các cài đặt bot.
Nhân sự rất quan trọng đối với sự liên kết. Nếu khơng, các chương trình đào tạo RPA có thể khơng bao giờ được đưa vào lịch trình đào tạo của cơng ty. Đào tạo RPA là rất quan trọng để giảm sự phụ thuộc vào các chuyên gia tư vấn RPA và trao quyền cho nhân viên.
d. Chuyên gia RPA bên ngoài
Các chuyên gia RPA bên ngồi đã đang chạy nhiều quy trình cho các cơng ty lớn. Việc tham khảo ý kiến của các công ty chuyên về RPA là rất hợp lý vì họ đã tích lũy được kinh nghiệm đáng kể trong lĩnh vực RPA.